法治思維下的特殊載體檔案數(shù)字化管理

文 / 杜建松

隨著黨的“十九大”的圓滿落幕，法治化建設(shè)議題再次成為全社會高度關(guān)注的熱點，進(jìn)一步提升全民法律意識和法治思維勢在必行。特殊載體檔案的數(shù)字化管理是伴隨社會科技與檔案事業(yè)發(fā)展應(yīng)運而生的新型檔案管理模式，然而受制于傳統(tǒng)思維，在管理實踐中普遍缺乏法治思維的融合引導(dǎo)，從而降低了特殊載體檔案數(shù)字化管理的實效性?；诖?，立足于法治思維深入探討特殊載體檔案數(shù)字化管理模式的特點和現(xiàn)存問題，并探尋行之有效的針對性措施具有重要的現(xiàn)實意義。

一、特殊載體檔案概述

特殊載體檔案是現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的產(chǎn)物。其“特殊”性表現(xiàn)于采用現(xiàn)代信息化存儲方式實現(xiàn)大量檔案信息的數(shù)字化集中存儲，有效避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲模式的諸多問題。目前常見的特殊載體檔案包括磁盤、光盤、硬盤等。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，特殊載體檔案的形式也越來越豐富。其優(yōu)勢主要在于依托信息化技術(shù)，無論是檔案信息的記錄還是調(diào)取，都不再受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式那樣的時間與空間影響，能夠大大提升檔案管理的效率。

相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式而言，特殊載體檔案管理依據(jù)信息化特點而對管理實踐提出了更高的要求。首先，特殊檔案載體多為光盤、磁盤等現(xiàn)代化存儲工具。這些載體對存儲條件有著特殊的要求，相比于紙質(zhì)檔案而言，更容易受到外界因素的影響，同時載體本身的保存年限也有明顯的限制，一旦存儲不當(dāng)或者存儲時間過長，則可能因載體本身故障而影響檔案資源的調(diào)取和利用，嚴(yán)重者還將造成難以挽回的檔案信息損失。其次，信息存儲方面，特殊載體檔案不僅能展示基本的圖文資料，而且能夠以視頻、聲頻、圖片等更加豐富的形式展示信息，有利于提升檔案信息的全面性。再次，相比于紙質(zhì)檔案，特殊載體檔案成本更高。新技術(shù)及新存儲材料的應(yīng)用使得載體成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案載體，同時對于載體存儲條件的要求也更高。它不僅要設(shè)置專門的庫房進(jìn)行分架存儲，而且要配合專業(yè)的硬件設(shè)施，對資金、設(shè)備、人力等條件都有著嚴(yán)格的要求。

二、特殊載體檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）載體難以兼容

科學(xué)技術(shù)的大進(jìn)步帶動了特殊載體檔案的發(fā)展。特殊載體檔案在不同時期應(yīng)用不同的載體，從最初的磁盤、光盤到硬盤、U盤，再到當(dāng)前的云盤，載體更新?lián)Q代不斷加快。它在優(yōu)化存儲條件、提升存儲質(zhì)量的同時，也帶來了載體兼容性問題。目前很多檔案館都開始應(yīng)用特殊載體檔案，這些檔案多以磁盤和光盤的形式存儲，但年代跨度過長，載體種類繁雜，檔案規(guī)模龐大。這些載體本身具有不同程度的差異性，相互之間并不兼容，大大提高了檔案管理實踐工作的復(fù)雜性，也降低了檔案信息處理的效率[1]。

（二）信息容易失真

數(shù)字化信息處理過程就是信息轉(zhuǎn)換的過程。目前的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)還存在一定的限制，包括技術(shù)不足、設(shè)備缺陷等，導(dǎo)致特殊載體檔案在數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程中，原檔案信息真實性保留存在困難。例如，對檔案信息進(jìn)行壓縮處理便可能影響到檔案原本的清晰度和畫面質(zhì)量。除了檔案館自身原因外，特殊載體檔案也可能因為存放時間過長、存放方法不當(dāng)?shù)瘸霈F(xiàn)不同程度的硬件損耗。很多特殊載體檔案內(nèi)容并不規(guī)范，格式差異明顯，缺乏統(tǒng)一模板，在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中經(jīng)常需要考慮多種因素?？梢姡绾谓鉀Q特殊載體的損壞問題，如何在最大限度內(nèi)維持特殊載體檔案信息的完整性，都是數(shù)字化管理過程中不可忽略的重要問題[2]。

（三）法治思維缺失

檔案數(shù)字化管理依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，容易涉及到版權(quán)問題。我國部分檔案館侵權(quán)問題的嚴(yán)重性往往被忽略。特殊載體檔案在數(shù)字化管理過程中依然不能避免這樣的問題。一旦檔案管理人員忽視對特殊載體檔案信息權(quán)益的有效保護(hù)而隨意使用或傳播特殊載體檔案信息，則出現(xiàn)問題的可能性大大提升。除此之外，如今檔案館管理制度普遍存在漏洞，制度約束性的缺失極易使檔案管理人員違規(guī)操作，難以保障特殊載體檔案管理的規(guī)范性。

三、法治思維下全面推進(jìn)特殊載體檔案數(shù)字化管理的對策

（一）增強教育力度，強化法治培訓(xùn)

為了將法治思維有效地融入到特殊載體檔案數(shù)字化管理工作中，最主要的是要改變檔案管理人員的傳統(tǒng)管理理念，提升他們對法治化檔案信息管理的認(rèn)識，進(jìn)而為特殊載體檔案的法治化管理實踐奠定基礎(chǔ)。首先，各級檔案管理部門應(yīng)將普法工作作為一項內(nèi)部常態(tài)化建設(shè)項目，將法制教育與日常工作相結(jié)合，不斷增強教育力度，不僅要在檔案一線管理部門，還應(yīng)該在更多部門拓展法制教育培訓(xùn)，以形成良好的法治氛圍。其次，要拓展宣傳途徑并豐富宣傳模式，將普法工作融入新媒體宣傳中，利用網(wǎng)絡(luò)平臺宣傳形式根據(jù)實際情況組織檔案管理人員學(xué)習(xí)法律知識，提升其在工作中對檔案權(quán)益保護(hù)的重視程度。最后，要積極總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，以同行業(yè)案例分析講解為切入點，積極組織管理人員學(xué)習(xí)并分析案例，帶動管理人員積極參與培訓(xùn)，提升個人工作素質(zhì)和能力，不斷在特殊載體檔案數(shù)字化管理過程中強化法治意識，提高守法自覺性。

（二）遵守法律法規(guī)，推動業(yè)務(wù)優(yōu)化

充分理解法律法規(guī)是在實際工作中融合法治思維的必要前提。為了有效彌補特殊載體檔案數(shù)字化管理過程中管理制度與模式上的不足，檔案管理部門應(yīng)高度重視立法，完善各項法律法規(guī)，增強相關(guān)法律的針對性，發(fā)揮法律對實踐行為的重要指導(dǎo)和規(guī)范作用。具體而言，要以《檔案法》等相關(guān)法律制度為基礎(chǔ)，完善管理制度，構(gòu)建分級管理體系，確保特殊載體檔案數(shù)字化管理工作能夠進(jìn)一步完善，實現(xiàn)整體工作的法制化與規(guī)范化開展，提升工作水平與質(zhì)量；要強化安全意識和責(zé)任意識。也就是說，管理部門應(yīng)在內(nèi)部構(gòu)建監(jiān)督機制和安全防范機制，及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，并設(shè)立應(yīng)急預(yù)案對可能存在的風(fēng)險進(jìn)行有效控制。此外，檔案管理部門還應(yīng)對既往業(yè)務(wù)的開展情況積極自查并修正，以最大限度彌補其工作中存在的不足。

（三）完善獎懲機制，重視制度落實

在特殊載體檔案數(shù)字化管理中融入法治思想，發(fā)揮了對理念和行為的引導(dǎo)作用，有利于法治化內(nèi)部環(huán)境的建設(shè)?？茖W(xué)的管理制度作為檔案工作得以順利開展的重要保證，除了需要加強制度內(nèi)容的完善外，還應(yīng)最大程度確保制度的可操作性，也就是要保證其能夠在實際工作中發(fā)揮作用，切實可行地管理約束員工行為。首先，落實責(zé)任制，每一個管理人員都應(yīng)清楚自己在特殊載體檔案數(shù)字化管理工作中所處的位置和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，如果出現(xiàn)問題需按照責(zé)任歸屬及時找到責(zé)任人并依據(jù)相關(guān)制度條款追究責(zé)任。這不僅有利于帶動所有工作人員提升責(zé)任意識和工作重視程度，而且能借此強化工作人員的法律意識，降低責(zé)任事故的發(fā)生率。其次，完善獎懲機制。法治化能夠?qū)`法行為做出有力處罰，通過強制性手段維護(hù)社會的穩(wěn)定。特殊載體檔案數(shù)字化管理也應(yīng)依托《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》設(shè)置獎懲措施，對違反管理制度的工作人員嚴(yán)肅處理，若其行為觸犯法律并引發(fā)嚴(yán)重后果就應(yīng)視具體情況決定是否移交公安部門處理，以此強化對檔案管理人員的約束，使之逐漸養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的法治觀念，提高特殊載體檔案數(shù)字化管理水平。

（四）把握網(wǎng)絡(luò)特點，樹立維權(quán)意識

數(shù)字化模式在特殊載體檔案管理中的應(yīng)用離不開網(wǎng)絡(luò)的支持，而網(wǎng)絡(luò)本身存在諸多的不確定風(fēng)險，如黑客的襲擊、檔案信息資源的病毒式傳播以及非法下載等。于是，管理人員應(yīng)重點做好兩方面工作。首先，要充分了解網(wǎng)絡(luò)特點，慎重構(gòu)建管理系統(tǒng)，選擇確保適用性的應(yīng)用技術(shù)，在整個管理過程中始終將維護(hù)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性放在首要位置，全力打造安全系統(tǒng)并及時完成設(shè)備升級，保障應(yīng)用空間充足。其次，要樹立維權(quán)意識。法治思維不僅要求管理人員用法律觀念約束自身行為，同時也要求管理人員能夠應(yīng)用法律武器保護(hù)檔案信息主體的合法權(quán)益，一旦其權(quán)益受到侵害，就要通過法律渠道積極維權(quán)，為檔案信息安全性做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)[3]。

[1]周玲玲.互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下教育管理檔案的信息化研究[J].山西檔案,2017(4):69-71.

[2]蘇貴友.網(wǎng)絡(luò)時代版權(quán)制度的擴張與重構(gòu)——技術(shù)發(fā)展視角下的著作權(quán)未來[J].出版廣角,2014(14):60-62.

[3]陳妮.淺議以數(shù)字化為核心的特種載體檔案管理模式[J].治維,2012(1):46-47.