高?？蒲袡n案分級管理模式探究

文 / 趙紅霞

高?？蒲袡n案應(yīng)用分級管理模式是符合檔案工作實(shí)際的基本原則。我國于1987年出臺的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案工作實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，也就是國家的所有檔案分別由各級各類檔案保存機(jī)構(gòu)集中管理，全國檔案工作在各級人民政府領(lǐng)導(dǎo)之下，由各級檔案管理單位實(shí)施統(tǒng)一分級管理。這不僅有助于提升檔案的安全性和完整性，而且將極大地提升社會各界對科研檔案的高效利用。然而，現(xiàn)階段高?？蒲袡n案的分級管理模式仍存在一定缺陷，如高?？蒲袡n案管理制度欠完善、各學(xué)院檔案管理水平未適應(yīng)兩級管理體制、高?？蒲袡n案歸檔工作難度大且范圍不明等。我們必須完善分級管理模式，不斷提升高?？蒲袡n案分級管理效率。

一、高?？蒲袡n案分級管理現(xiàn)狀

高?？蒲袡n案指的是高等學(xué)校各院系、部門以及科研機(jī)構(gòu)在科研申報(bào)以及管理工作中產(chǎn)生的具有應(yīng)用價(jià)值、保存價(jià)值的文字材料和音像材料。高校檔案分級管理模式是指高校對檔案進(jìn)行分級管理。我國各種高等院校分校和獨(dú)立綜合性高校數(shù)量較多，此類院校各種科研檔案均開始實(shí)施分級管理模式，使高?？蒲袡n案更具使用價(jià)值。因此，該模式最突出的優(yōu)勢在于管理靈活，職責(zé)明確，檔案使用方便快捷。

現(xiàn)階段高校科研檔案分級管理中，多數(shù)高等院校都已制定提升檔案管理質(zhì)量的規(guī)章制度，從校級、院級、個(gè)人三級入手，切實(shí)強(qiáng)化校級和院級管理，并致力于提高個(gè)人歸檔的積極性。一方面，各大高校對科研檔案的分級管理工作均給予高度重視，給予一定政策支持以及經(jīng)費(fèi)支持。另一方面，二級學(xué)院積極配合學(xué)校積極開展科研檔案分級管理工作，在高校內(nèi)設(shè)置專人負(fù)責(zé)檔案的催交、收集和整理。除此之外，廣大教師群體也充分意識到歸檔工作的重要性，并積極參與此項(xiàng)工作中[1]。

然而，現(xiàn)階段高校科研檔案分級管理中仍存在一定不足，如當(dāng)前收集整理的科研檔案中文字材料較多，光盤、磁盤、圖表、照片以及錄像較少；科研檔案存檔后利用率低，有些存檔沒有意義，大部分檔案只存不用；總體而言，大部分高?？蒲袡n案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不足。此外，因?yàn)榭蒲袡n案歸檔工作缺乏制度保證，高校在科研管理機(jī)構(gòu)設(shè)定崗位過程中，未將歸檔工作列入個(gè)人崗位職責(zé)，直接導(dǎo)致部門科研管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無法主動完成歸檔工作。大部分科研檔案管理人員都是以兼職的身份完成歸檔工作，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，這對科研檔案分級管理質(zhì)量造成了一定的不良影響。

二、高?？蒲袡n案分級管理中存在的主要問題

雖然高校科研檔案的分級管理在一定程度上提升了科研檔案的管理效率，但依舊存在著亟待解決的一些問題。

（一）高?？蒲袡n案分級管理制度欠完善

《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》明確指出，科研檔案是科研管理中不可或缺的關(guān)鍵要素，必須充分體現(xiàn)于科研管理工作中。但當(dāng)前高校科研檔案分級管理制度仍不夠完善，其中有部分規(guī)定過于粗糙，不夠細(xì)化，不利于高?？蒲袡n案工作順利展開。高?？蒲袡n案管理制度之所以欠完善，主要由于高校檔案部門對各學(xué)院科研檔案業(yè)務(wù)管理模式監(jiān)督和指導(dǎo)不到位，未對這項(xiàng)工作給予足夠重視，許多有價(jià)值的科研檔案資源隨之流失，且檔案資源和檔案需求矛盾時(shí)有發(fā)生。

（二）科研檔案管理者的檔案意識亟待提升

現(xiàn)階段，高校很多科研檔案管理者工作態(tài)度不端正。由于高?？蒲袡n案管理者的檔案意識較低，嚴(yán)重降低了科研檔案的分級管理效率，很多科研檔案也沒有被及時(shí)歸檔整理，導(dǎo)致科研檔案資源無法充分記錄和反映科研項(xiàng)目活動的全貌，也無法充分反映出一所高校的整體學(xué)術(shù)水平，有效地開發(fā)利用高?？蒲袡n案資源更是無從談起。

（三）高?？蒲袡n案的歸檔工作范圍不明確

科研檔案管理人員在實(shí)際的檔案管理中，通常會覺得科研檔案歸檔工作難度較大，導(dǎo)致一些高?？蒲谐晒@獎(jiǎng)情況、專利以及科研專著等材料難以及時(shí)完備存檔，科研檔案歸檔范圍也不夠明確。多數(shù)高校在制定屬于自身文件材料歸檔范圍時(shí)，并未將各學(xué)院產(chǎn)生的有保存價(jià)值文件材料融入于歸檔范圍，使得高校檔案部門在很長時(shí)間內(nèi)都忽視了各學(xué)院檔案工作[2]。導(dǎo)致高?？蒲袡n案的歸檔工作難度增大的原因主要有兩點(diǎn)。一是很多高校的教職工為了自身工作的便利性，通常將相關(guān)科研成果以及獲獎(jiǎng)具體情況進(jìn)行自我保存，以備不時(shí)之需。二是由于有些高校的科研部門會統(tǒng)一辦理關(guān)于科研成果登記及受理工作。倘若需要使用某位教師的專利原件，就必須通過借閱制度實(shí)施辦理，程序較為復(fù)雜。

（四）檔案管理水平未能適應(yīng)兩級管理體制

兩級檔案管理體制是指在高校設(shè)置檔案處或高校下屬職能科室設(shè)置二級檔案的檔案室，一級和二級檔案機(jī)構(gòu)屬于業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)關(guān)系，均由高校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。按照學(xué)校的規(guī)章制度和高校集中統(tǒng)一管理檔案的規(guī)定，它們各司其職，做好科研檔案的立卷、歸檔以及利用等工作。然而，許多高校科研檔案處于堆積如山，無人整理的狀態(tài)，校內(nèi)類型豐富的活動檔案無人收集，流失浪費(fèi)的現(xiàn)象較為普遍。各學(xué)院檔案管理工作呈現(xiàn)出缺乏工作規(guī)范、無視管理制度的無序狀態(tài)，上下級檔案管理部門之間并未做到相互監(jiān)督和相互指導(dǎo)。所以，各高?？蒲袡n案管理水平與兩級管理體制的要求不相適應(yīng)，甚至成為當(dāng)前檔案兩級管理背景下高?？蒲袡n案管理工作發(fā)展的阻礙[3]。

三、完善高校科研檔案分級管理模式的對策

高?？蒲袡n案分級管理模式是指高校科研檔案工作由學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行分級管理，學(xué)校所有科研檔案分別由學(xué)校檔案館、各學(xué)院檔案室集中統(tǒng)一、分級、分層管理；在以往管理的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)做好各學(xué)院檔案分類、歸檔范圍以及保管期限的劃分，明確學(xué)校檔案管理保存范圍，構(gòu)建完善的學(xué)院檔案管理體系。

（一）建立科學(xué)合理的科研檔案分級管理制度

在理論層面，我們只有做到與國務(wù)院發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的歸檔要求相符，才能對高?？蒲袡n案管理模式進(jìn)行明確規(guī)范。在實(shí)踐方面，建立制度必須以管理前沿科研管理工作者的意見為依據(jù)，加強(qiáng)溝通以及協(xié)作，保障科研檔案分級管理制度的制定及落實(shí)在民主決策中進(jìn)行，從而提升科研檔案分級管理效率，促使檔案管理工作者的積極性不斷攀升。

我們必須合理定位檔案館的性質(zhì)和職能。這要求明確高校檔案管理機(jī)構(gòu)的主要構(gòu)成，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，從服務(wù)范圍以及服務(wù)對象兩方面，針對學(xué)校檔案館及各院系檔案室進(jìn)行科學(xué)定位。學(xué)校檔案館科研檔案主要服務(wù)于全校所有部門、全體師生及社會各界人士，而各檔案室主要服務(wù)對象是學(xué)院多項(xiàng)工作需求以及其他有關(guān)人群[4]。

（二）提升科研檔案管理者的綜合素質(zhì)及歸檔意識

檔案館應(yīng)當(dāng)對科研檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，并加強(qiáng)保密意識，從而提升高?？蒲袡n案的分級管理水平。首先，科研檔案管理人員要積極參與檔案專業(yè)績效教育，熟悉科研工作的流程，主動參與檔案歸檔工作。其次，科研檔案管理人員需要加強(qiáng)自身的修養(yǎng)和職業(yè)道德教育，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律和保密工作。除此之外，科研檔案管理人員還要強(qiáng)化檔案服務(wù)意識，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神，養(yǎng)成端正的工作態(tài)度、高度的責(zé)任心，以更好地服務(wù)于高?？蒲袡n案的分級管理。

（三）科學(xué)劃分檔案室保管范圍

在高?？蒲袡n案中，高校教職工科研成果占據(jù)重要地位。提升教職工的歸檔意識，能夠?qū)Ω咝？蒲袡n案分級管理模式的完善起到重要促進(jìn)作用。廣大教職工們應(yīng)當(dāng)自覺上交重要科研材料進(jìn)行存檔，相關(guān)檔案管理者和基層檔案員也應(yīng)當(dāng)大力提升歸檔意識，對學(xué)校下達(dá)的文件進(jìn)行解讀分析，從中篩選出有效信息[5]。

我們應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理地劃分高校檔案館以及檔案室的保管范圍及保管期限。在院校兩級管理體制下，高?？蒲袡n案分級管理模式的難點(diǎn)及重點(diǎn)集中體現(xiàn)在保管范圍和保管期限的劃分方面。我國出臺的《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》對這兩項(xiàng)指標(biāo)均做出了詳細(xì)的規(guī)定。各大高校應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際情況，以科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，制定出檔案室自行保管科研檔案的歸檔范圍、整理分類以及著錄細(xì)則，讓科研檔案分級管理模式能夠有規(guī)可循[6]。

（四）構(gòu)建檔案資源共享平臺

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，高校應(yīng)當(dāng)用發(fā)展的眼光來進(jìn)行科研檔案分級管理。在具體工作中，我們不僅要收集傳統(tǒng)紙質(zhì)材料，而且應(yīng)注重綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，收集相應(yīng)電子文檔進(jìn)行妥善保存，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，使科研信息查找更加方便。

在管理體制方面，高校檔案管理人員不僅要對各學(xué)院的科研檔案資源收集管理工作給予高度重視，而且需不斷提升檔案使用效率，把各學(xué)院科研檔案工作納入學(xué)校檔案工作整體范疇中綜合考慮。在監(jiān)督指導(dǎo)方面，我們可建立學(xué)?？蒲袡n案館和各學(xué)院檔案人員的交流平臺，如QQ群、微博以及微信平臺等，不定期地對各學(xué)院的科研檔案進(jìn)行全面的調(diào)查研究。在檔案宣傳方面，我們可以靈活運(yùn)用校園網(wǎng)、大學(xué)學(xué)報(bào)、校園廣播電視以及QQ、微信、微博等新媒體進(jìn)行大力宣傳，強(qiáng)化廣大教職工心中的檔案意識[7]。在科研檔案資源查詢方面，我們應(yīng)當(dāng)靈活運(yùn)用電子信息化技術(shù)，對教師論文進(jìn)行電子保存，還要提供比紙質(zhì)版本清晰度更高的電子文檔，以供教師隨意使用。在合作機(jī)制方面，我們要做到共建共享，互相補(bǔ)充。學(xué)校檔案館以及各學(xué)院檔案室應(yīng)當(dāng)合作建立檔案資源共享平臺，讓所保存的科研檔案互相補(bǔ)充，最大程度地滿足院校兩級管理體制下學(xué)院對檔案的需求[8]。

[1]史向云.論圖書出版檔案管理的功能及強(qiáng)化[J].出版廣角,2015(11):52-53.

[2]王曉榮.高校學(xué)生黨員檔案管理困境及優(yōu)化路徑探析[J].山西檔案,2016(1):106-108.

[3]王玉玲.高校檔案機(jī)構(gòu)職能延伸的困境與出路[J].檔案學(xué)通訊,2013(2):81-84.

[4]曹勤民.從“獨(dú)享”走向“共享”——論高校檔案信息資源社會價(jià)值的實(shí)現(xiàn)路徑[J].檔案學(xué)通訊,2012(5):49-52.

[5]孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對策研究[J].情報(bào)科學(xué),2012(2):254-258+263.

[6]顏海.檔案學(xué)專業(yè)本科人才培養(yǎng)方案的重構(gòu)——基于“圖書館、情報(bào)與檔案管理”國家一級重點(diǎn)學(xué)科平臺[J].檔案學(xué)研究,2016(2):36-38.

[7]莫碧泉.高?？蒲袡n案歸檔及其相關(guān)問題淺析[J].蘭臺世界,2014(2):74-75.

[8]李娟,許雯倩.基于數(shù)據(jù)共享技術(shù)的高校科研檔案管理平臺的構(gòu)建[J].山西檔案,2015(5):75-77.