轉(zhuǎn)型發(fā)展背景下會(huì)計(jì)檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

文 / 樊燕萍 邢曉強(qiáng)

當(dāng)前，以手工憑證為主、電子信息化為輔的會(huì)計(jì)檔案管理方式存在著效率低下、費(fèi)用高昂、不能完全滿足管理需求等問(wèn)題，難以在經(jīng)濟(jì)決策層面發(fā)揮應(yīng)有的指導(dǎo)功能。伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的轉(zhuǎn)型發(fā)展、信息技術(shù)的飛速進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)主體的現(xiàn)實(shí)需求，全社會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的改革創(chuàng)新提出了更高層次、更加迫切的要求。

一、轉(zhuǎn)型發(fā)展環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

第一，重視程度不夠。治國(guó)理政，關(guān)鍵在人。作為各企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理核心工作的財(cái)務(wù)管理工作亦是如此。會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理工作的基礎(chǔ)，重要性不言而喻。盡管近年來(lái)會(huì)計(jì)檔案的重要性逐漸被企業(yè)管理人員所認(rèn)識(shí)，但這種認(rèn)識(shí)是被動(dòng)型的，目的是應(yīng)對(duì)審計(jì)、稅務(wù)稽查以及各個(gè)環(huán)節(jié)的檢查，主動(dòng)層面上的支持力度依然不足。例如，在轉(zhuǎn)型發(fā)展中，為了響應(yīng)國(guó)家“三去一降一補(bǔ)”的政策號(hào)召，許多企業(yè)進(jìn)行了兼并重組。在此過(guò)程中，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只要有地方存放就可以了，而存放地是否達(dá)標(biāo)就不聞不問(wèn)了。這導(dǎo)致部分會(huì)計(jì)檔案損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只重視單位的經(jīng)濟(jì)效益和運(yùn)行機(jī)制，對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理缺乏應(yīng)有的重視。他們把財(cái)務(wù)工作過(guò)程中大量文件材料的匯集、整理和歸檔看作是一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事情，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，以為只要夯實(shí)了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，檔案工作便水到渠成。這種錯(cuò)誤思想導(dǎo)致企業(yè)的檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)嚴(yán)重的偏差。

第二，規(guī)范化程度不夠。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》于2016年1月1日起施行。它的頒布對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化具有重要意義。在《辦法》施行后，許多行政事業(yè)單位、企業(yè)都對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了整改。但目前仍有個(gè)別大型企業(yè)的分公司、子公司各自為戰(zhàn)，數(shù)據(jù)分散，給總公司統(tǒng)一規(guī)劃部署造成了許多不便。與此同時(shí)，小微企業(yè)作為活躍市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要力量，在經(jīng)濟(jì)下行壓力的影響下，由于其“小”的特點(diǎn)，可能存在著因?yàn)闀?huì)計(jì)機(jī)構(gòu)不健全、忙于應(yīng)對(duì)激烈競(jìng)爭(zhēng)而忽視會(huì)計(jì)檔案管理的一些問(wèn)題，如會(huì)計(jì)憑證填寫混亂、賬冊(cè)裝訂不規(guī)范、會(huì)計(jì)資料不完整、缺乏專門的會(huì)計(jì)檔案管理制度、無(wú)專門人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理、權(quán)責(zé)不明確等。這些問(wèn)題對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息的安全性產(chǎn)生了或多或少的影響。誠(chéng)然，會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理對(duì)于小微企業(yè)來(lái)說(shuō)需要付出一定的成本，尤其是自身財(cái)力本來(lái)就緊張的企業(yè)會(huì)更加忽視這方面的工作，無(wú)形之中阻礙了企業(yè)的持續(xù)成長(zhǎng)。

第三，專項(xiàng)管理費(fèi)用不夠。就目前轉(zhuǎn)型發(fā)展中因兼并重組形成的子公司、分公司眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的超大國(guó)企而言，會(huì)計(jì)檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的數(shù)字可能驚人卻效率低下，同時(shí)也造成了一定的浪費(fèi)。就行政事業(yè)單位而言，個(gè)別單位存在會(huì)計(jì)檔案管理方面設(shè)備、設(shè)施、人員方面的投入不夠到位的現(xiàn)象。就小微企業(yè)而言，它們多忙于應(yīng)對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面的投入可謂是能少則少、少之又少。

第四，管理信息化程度不夠。目前會(huì)計(jì)電算化、ERP等企業(yè)信息化工作開(kāi)展順利，但會(huì)計(jì)檔案管理要實(shí)現(xiàn)全面的電子化、信息化仍有相當(dāng)長(zhǎng)的路要走。企業(yè)中的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)任務(wù)重、流程多、文件生成量大，因此電子文件和檔案管理問(wèn)題尤其突出。近幾年紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案增長(zhǎng)明顯，現(xiàn)有的傳統(tǒng)管理方法使一些企業(yè)不堪重負(fù)。會(huì)計(jì)檔案等檔案的存放保管占據(jù)了相當(dāng)大的空間，電子檔案打印成紙質(zhì)存檔會(huì)產(chǎn)生高額打印費(fèi)用。一方面，仍然存在著個(gè)別稅務(wù)機(jī)關(guān)、銀行只認(rèn)紙質(zhì)資料而不認(rèn)電子資料的障礙。另一方面，建設(shè)一套電子化檔案一次性費(fèi)用較高，也造成了一定的阻礙。另外，由來(lái)已久的會(huì)計(jì)記賬習(xí)慣，導(dǎo)致人們對(duì)電子會(huì)計(jì)資料備份的重視程度不夠。

第五，管理人員的綜合水平不夠。電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)完成，大多數(shù)會(huì)計(jì)檔案管理人員多為會(huì)計(jì)從業(yè)人員，他們所掌握的軟件安裝、升級(jí)等方面計(jì)算機(jī)知識(shí)欠缺，這在一定程度上導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的損壞或丟失。近年來(lái)，隨著各企業(yè)信息化進(jìn)程的推進(jìn)，尤其是ERP項(xiàng)目的實(shí)施，會(huì)計(jì)人員的工作量無(wú)形中加大。這要求會(huì)計(jì)檔案管理人員成為復(fù)合型專業(yè)人才，適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的時(shí)代。

二、轉(zhuǎn)型背景下完善會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化制度建設(shè)和法律法規(guī)的落實(shí)

財(cái)政部與國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》后，各地各單位應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)者需要從對(duì)企業(yè)、對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)的高度，提綱挈領(lǐng)地完成好本單位會(huì)計(jì)檔案管理的工作。各單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合最新《辦法》制定符合自身實(shí)際的制度，完善制度方面存在的漏洞，做到職責(zé)明確、目標(biāo)清晰，在提高工作效率同時(shí)保證工作質(zhì)量，使本單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作在制度框架下有序地開(kāi)展。建立相應(yīng)制度后，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該使用科學(xué)合理的手段，保證會(huì)計(jì)檔案不丟失、不損毀、不泄密。會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案信息化意識(shí)，樹(shù)立現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理和利用意識(shí)，逐步使會(huì)計(jì)檔案從傳統(tǒng)“館藏”向信息化過(guò)渡，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案信息化在經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面的重要作用。

（二）適當(dāng)增加會(huì)計(jì)檔案管理投入，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)

面對(duì)30年的保管期限，僅僅做好紙質(zhì)檔案的保管是不夠的。原始會(huì)計(jì)憑證是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)來(lái)龍去脈的反映，年限越長(zhǎng)，原始憑證保管難度越大，而一旦無(wú)法查閱，后果將不堪設(shè)想，我們必須把數(shù)量龐大的原始憑證制作成電子數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)需要資金支持和技術(shù)支撐。首先，加強(qiáng)基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)。這要求配備先進(jìn)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和達(dá)標(biāo)的檔案存放地，以滿足會(huì)計(jì)檔案管理軟硬件設(shè)施的需要。其次，積極探索會(huì)計(jì)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化的路徑，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)化的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。這種模式不僅能夠節(jié)約保管費(fèi)用，節(jié)省占地空間，提高經(jīng)濟(jì)效益，而且能夠增強(qiáng)檔案原件保護(hù)，讓檔案的使用更加安全。再次，研究適合會(huì)計(jì)電子檔案可備份、易查詢、防篡改的制度。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案部門可以編制或采購(gòu)會(huì)計(jì)檔案檢索工具，使信息利用者通過(guò)這些工具可以快捷地檢索自己需要的信息。

（三）注重從業(yè)人員培訓(xùn)的全面性與長(zhǎng)效性

這要求提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的認(rèn)識(shí)。目前大部分單位和企業(yè)缺乏專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，檔案管理人員多數(shù)是由財(cái)會(huì)部門人員兼任。在這樣的情況下，財(cái)會(huì)人員的工作負(fù)擔(dān)加大。但是，財(cái)會(huì)人員仍應(yīng)當(dāng)本著對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真完成檔案工作。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理部門應(yīng)督促管理人員提高認(rèn)識(shí)，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量。一是要重視會(huì)計(jì)檔案管理人員技能的全面性培養(yǎng)。會(huì)計(jì)檔案管理人員必須先通過(guò)會(huì)計(jì)檔案的理論知識(shí)學(xué)習(xí)。會(huì)計(jì)檔案管理人員只有成為集會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)、全面法律意識(shí)以及良好職業(yè)道德素養(yǎng)為一體的復(fù)合型人才，才能在信息化建設(shè)浪潮中立于不敗之地。二是要重視長(zhǎng)效性的培養(yǎng)。這要求通過(guò)及時(shí)和經(jīng)常的培訓(xùn)，促使會(huì)計(jì)檔案管理人員掌握前沿的檔案管理專業(yè)知識(shí)。

各會(huì)計(jì)檔案管理工作的主體單位應(yīng)該結(jié)合本單位實(shí)際，加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入，應(yīng)用安全高效的信息化技術(shù)，提高會(huì)計(jì)管理人員綜合素養(yǎng)，全方位構(gòu)建完善的會(huì)計(jì)檔案管理體系，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)轉(zhuǎn)型發(fā)展應(yīng)有的作用。

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