核電企業(yè)歸檔文件整理改革的現(xiàn)狀、問題及建議

文 / 馬哲文 紀(jì)紅衛(wèi)

國家檔案局于2015年10月25日頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》（標(biāo)準(zhǔn)號：DA/T 22-2015）與《歸檔文件整理規(guī)則》（標(biāo)準(zhǔn)號：DA/T 22-2000）相比，在適用范圍上由紙質(zhì)擴(kuò)展到覆蓋紙質(zhì)和電子兩種載體文件；針對的單位范圍也增加了企事業(yè)單位，覆蓋“各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它社會組織”。在遵循《歸檔文件整理規(guī)則》要求的“簡化整理，深化檢索”大原則指導(dǎo)下，以中國核工業(yè)集團(tuán)公司、中國廣核集團(tuán)公司為首的各級各類核電企業(yè)，按照“參照執(zhí)行”的思路，先后編制程序在本企業(yè)文書檔案保存的歸檔文件整理中實施改革，落實《歸檔文件整理規(guī)則》的精神實質(zhì)。但是，在落實過程中卻出現(xiàn)諸多需要解決的問題。

一、核電企業(yè)歸檔文件整理改革的不同狀況

根據(jù)執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的深度，筆者將核電企業(yè)歸檔文件整理改革的狀態(tài)大致歸納為如下幾類：

首先，中規(guī)中矩型。這類型核電企業(yè)的共同特點是，在國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和核電企業(yè)所隸屬的中央企業(yè)相關(guān)細(xì)則頒布后，就開始考慮以編制內(nèi)部程序的方式在本企業(yè)落地文書檔案整理規(guī)則改革，核心是優(yōu)化部分紙質(zhì)環(huán)境下的歸檔文件整理流程，整理單位改“卷”為“件”。當(dāng)遇到不理解的地方或執(zhí)行中出現(xiàn)新問題，則習(xí)慣于向上請示，由上級給出建議或意見作為最終業(yè)務(wù)裁決。這類核電企業(yè)數(shù)量眾多，在所有核電企業(yè)中占絕對優(yōu)勢。

其次，適當(dāng)拓展型。這類型核電企業(yè)的共同特點是，在落地國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和中央企業(yè)相關(guān)細(xì)則時，非常認(rèn)可歸檔文件整理改革的“簡化整理，深化檢索”原則，根據(jù)自身文檔工作特點，在征求上級意見后，適當(dāng)拓展了按“件”歸檔整理的適用檔案類別范圍，改進(jìn)了部分歸檔業(yè)務(wù)流程。這一做法實際上是考慮效率效益因素，對歸檔文件整理流程進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)。

再次，固守觀望型。一些文檔人員已覺察到《歸檔文件整理規(guī)則》在諸多地方存在可以優(yōu)化或改進(jìn)的空間，其檔案管理理念和整體業(yè)務(wù)水平已經(jīng)領(lǐng)先于絕大部分國內(nèi)企業(yè)，實施紙質(zhì)文書檔案整理改革，短時間內(nèi)成本效益不明顯，不如等其它單位再實踐一段時間或上級將該規(guī)則進(jìn)一步修改完善后再行考慮如何實施。

二、核電企業(yè)歸檔文件整理改革面臨的問題

（一）歸檔文件整理改革的前瞻性不足

自國內(nèi)引進(jìn)和開建大型商用電站的上世紀(jì)八十年底中后期起，大亞灣核電基地、秦山核電基地、田灣核電基地的國內(nèi)核電參建企業(yè)在文檔管理模式、文檔信息化實施策略、文檔人才保障等方面一直遠(yuǎn)遠(yuǎn)走在國內(nèi)其它行業(yè)的前列。這些企業(yè)在引進(jìn)國外核電技術(shù)的同時，也引入了先進(jìn)的文檔控制和服務(wù)理念，建立了適合自身實際的核電企業(yè)文檔管理模式，開創(chuàng)了一個屬于自己的文檔一體化時代。即使是這些核電企業(yè)，歸檔文件整理改革也是力度較小、針對的范圍較窄、前瞻性不足，核電企業(yè)在二十年前就在逐步探索其中的許多問題，以此來引導(dǎo)核電企業(yè)各類歸檔文件整理改革重任著實乏力。

（二）歸檔文件整理改革的整體考量不充分

在一個以核電為主業(yè)的企業(yè)中，無論是運(yùn)營公司、工程公司、設(shè)計公司、研究院，還是設(shè)備生產(chǎn)商、安裝供應(yīng)商、維修供應(yīng)商等，其文書檔案在數(shù)量上一般占5%—20%，科技檔案和專門檔案在數(shù)量上一般占到80%以上。從工作量上說，文書檔案整理規(guī)則改革的矛盾不是核電企業(yè)歸檔文件整理規(guī)則改革所面臨的主要矛盾。涉及到科技檔案、專門檔案的歸檔文件整理改革和涉及到文書檔案的歸檔文件整理改革更為重要和更有現(xiàn)實意義，且有主次之分和先后之別。例如，承包商提交的一臺設(shè)備的電子制造完工報告常常由幾百份以上文件組成，在歸檔整理中如何利用文件控制的基礎(chǔ)合理組成案卷，如何保證紙電介質(zhì)內(nèi)容，《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）等行標(biāo)給出的答案或者操作起來過于復(fù)雜，或者就是“可參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行”[1]。所以，核電企業(yè)實際上更需要的是整體性、能涵蓋文書檔案、科技檔案和專門檔案的歸檔文件整理改革。

（三）歸檔文件整理改革的簡約性不夠

實施《歸檔文件整理規(guī)則》的核電企業(yè)發(fā)現(xiàn)，文書檔案整理中少了擬寫案卷題名、案卷裝訂等環(huán)節(jié)，但多了按“件”蓋歸檔章和按“件”裝訂的步驟，仍然存在繁瑣的程序和可以進(jìn)一步簡化的空間?？傮w上講，核電企業(yè)文書檔案的歸檔文件整理效率有所提高，但與改革的期望值仍有距離。如果考慮原生性的電子文件歸檔整理，從核電企業(yè)科學(xué)管理和成本效益角度講，紙電雙套制有無更好替代策略、以電子文件為主的工作文件能否再次采用簡便的紙質(zhì)文件歸檔整理方法、紙質(zhì)文件歸檔整理的流程和裝訂方法是否存在其它更為簡單的操作途經(jīng)等問題需要得到正面回應(yīng)。這表明，核電企業(yè)正期待著一場更為簡潔的歸檔文件整理改革。

三、核電企業(yè)歸檔文件整理改革的具體建議

如果說《歸檔文件整理規(guī)則》的出臺是繼1930年代“行政效率運(yùn)動之后文檔工作的第二次變革”[2]的話，那么信息化背景下針對所有檔案類別范圍的歸檔文件整理改革則是我國文檔工作的第三次變革。

（一）明確歸檔文件整理改革的目標(biāo)和任務(wù)

核電企業(yè)歸檔文件整理改革是一場全面的改革，立足于核電企業(yè)以電子文件為主要工作文件這一基本前提，目標(biāo)是針對核電企業(yè)所有類別檔案的歸檔文件整理深度改革，核心任務(wù)是在統(tǒng)籌所有檔案類別的歸檔文件整理大范圍變革，在信息化環(huán)境下實現(xiàn)文檔業(yè)務(wù)流程重組，在歸檔文件整理的方法體系上不斷改進(jìn)。這需要在征得檔案行政管理部門及上級企業(yè)主管部門同意后，在各類核電企業(yè)選擇試點。從標(biāo)準(zhǔn)化復(fù)制實施、快速部署的角度講，尤其要在實施多基地項目管理的工程公司和實施群堆模式的運(yùn)營公司試點。我們要對各類試點核電企業(yè)編制實施方案固化上述目標(biāo)和任務(wù)，并根據(jù)責(zé)權(quán)利對等的原則，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的文件形成部門和相關(guān)核電承包商參與。

（二）統(tǒng)籌所有類別的歸檔文件整理改革

從成本效益的角度講，核電企業(yè)更需要的是整體性的歸檔文件整理改革措施。針對產(chǎn)生數(shù)量較少的紙質(zhì)文書檔案的歸檔文件整理改革，屬于零打碎敲式的業(yè)務(wù)優(yōu)化動作。不解決核電企業(yè)文檔管理的主要矛盾，就難以真正提高文檔工作的整體效率。在奉行“按程序辦事”的核電企業(yè)，為了統(tǒng)籌所有檔案類別范圍內(nèi)的歸檔文件整理改革，最好的辦法是通過試點核電企業(yè)編制程序的方式落實改革意圖，同步考慮文書檔案、科技檔案和專門檔案的歸檔文件整理改革。當(dāng)然，我們在程序體系中需要考慮各類檔案整理規(guī)則的普遍性和特殊性，力求實用為先。信息化程度高的核電企業(yè)可以通過程序方式同步推動文書檔案、科技檔案和專門檔案的歸檔文件整理改革。核電行業(yè)應(yīng)該盡快落實編制和出版《核電企業(yè)歸檔文件整理規(guī)則》。

（三）不斷改進(jìn)歸檔文件整理的方法體系

為了實現(xiàn)試點核電企業(yè)歸檔文件整理改革目標(biāo)，我們只有按照實用、簡潔的要求，在歸檔文件整理的方法體系上不斷改進(jìn)，才能找到落實改革任務(wù)的基點。其一，在檔案實體分類方案修訂中，我們需要根據(jù)核電企業(yè)信息化要求，增加一級類、二級類、三級類的數(shù)量，為每個部門、項目形成的不同職能歸檔文件找到一個檔案分類表上的歸屬。其二，研究打通文號、檔號通用的可能，進(jìn)行檔號套用文號、文號代替檔號或者建立文檔號的嘗試[3]，賦予最低一級類目文件所在檔案類別的檔號。其三，規(guī)范元數(shù)據(jù)項目的設(shè)置和配置規(guī)則的使用，明確文檔全生命流程中各業(yè)務(wù)人員、文檔人員的角色設(shè)置和責(zé)任分?jǐn)偅岣咴獢?shù)據(jù)著錄效果的使用效率，達(dá)到一次著錄、多次使用的效果。其四，以電子文件為主要工作文件方針確定后，在信息化手段尚不能保證電子文件歸檔整理絕對安全的前提下，在《核電廠質(zhì)量保證記錄制度》（HAD/003-1991）等核安全法規(guī)沒有依據(jù)信息化形勢正式認(rèn)可電子文件的證據(jù)價值之前，在試點核電企業(yè)中不能輕易否定“紙電雙套制”中的那一套歸檔文件整理方法。所以，在歸檔文件整理的方法體系中，在主導(dǎo)電子文件歸檔整理流程不斷優(yōu)化的前提下，我們可以盡量簡化但不宜取消或過度弱化紙質(zhì)和其它載體檔案的歸檔文件整理力度。

[1]國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局,國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會.科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/T 11822-2008)[EB/OL].http://www.ordosda.gov.cn/daggz/daly/201610/t20161013_1785727.html.

[2]王靜.對以“件”為單位立卷方法改革的思考[J].山西檔案,2001(4).

[3]紀(jì)紅衛(wèi).國內(nèi)核電企業(yè)文號檔號配置一體化的措施及反思[J].檔案與建設(shè),2015(2).