完全學(xué)分制下高校畢業(yè)生成績(jī)單組卷方法談

文/許行珺

完全學(xué)分制下高校畢業(yè)生成績(jī)單組卷方法談

文/許行珺

高校實(shí)行完全學(xué)分制，同時(shí)入校的大學(xué)生可能不同期畢業(yè)。在彈性學(xué)制下，如何將畢業(yè)生成績(jī)單組卷引發(fā)了高校檔案工作者的思考。有檔案界同仁提出以學(xué)號(hào)為支點(diǎn)的組卷方法。根據(jù)成績(jī)單組卷實(shí)踐，作者給出了適合本校的解決方案

目前，我國(guó)大多數(shù)高校實(shí)行的是學(xué)年學(xué)分制。學(xué)年學(xué)分制（下文簡(jiǎn)稱學(xué)年制）是以“年”為時(shí)間單位，統(tǒng)一規(guī)劃學(xué)生的修業(yè)年限和學(xué)習(xí)課程，賦予不同課程一定的學(xué)分，計(jì)算學(xué)業(yè)成績(jī)的一種教學(xué)管理制度。完全學(xué)分制（下文簡(jiǎn)稱學(xué)分制）指的是一種把學(xué)生修得的總學(xué)分作為衡量是否達(dá)到畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的教學(xué)管理制度。與學(xué)年制相比，學(xué)分制下學(xué)生自由度更大，可以自己選擇課程和任課老師、安排自己學(xué)業(yè)規(guī)劃、決定自己畢業(yè)時(shí)間。當(dāng)然，學(xué)生選課也有一定的規(guī)定，必須根據(jù)本科培養(yǎng)方案的培養(yǎng)目標(biāo)和畢業(yè)要求，完成規(guī)定的必修課和相應(yīng)的選修課，修夠畢業(yè)要求學(xué)分總數(shù)，通過(guò)畢業(yè)答辯方可畢業(yè)。學(xué)分制給予學(xué)生規(guī)劃自己修業(yè)進(jìn)程的權(quán)利，成為高校招生的一個(gè)亮點(diǎn)。

一 完全學(xué)分制的實(shí)行

我校的學(xué)分制改革始于2004年。當(dāng)年，陜西省教育廳正式下發(fā)《關(guān)于同意西安理工大學(xué)參與完全學(xué)分制改革試點(diǎn)的函》和《關(guān)于同意在西安理工大學(xué)進(jìn)行學(xué)分制收費(fèi)改革試點(diǎn)的通知》。同年秋季我校正式實(shí)施學(xué)分制改革。學(xué)分制給我校帶來(lái)巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，學(xué)校的教學(xué)管理的迎來(lái)各種新的問(wèn)題。在解決問(wèn)題的過(guò)程中，學(xué)分制改革在我校順利完成。

二 畢業(yè)生成績(jī)單組卷探討

高校學(xué)生的成績(jī)檔案，是高校教學(xué)和教育效果的記錄。它記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間各門功課的考試成績(jī)，反映了學(xué)生學(xué)習(xí)的真實(shí)狀況。在學(xué)生畢業(yè)后繼續(xù)深造、就業(yè)和申請(qǐng)移民等方面有重要作用。高校畢業(yè)生成績(jī)檔案數(shù)量多，利用效率高，是教學(xué)檔案管理重要的一部分。實(shí)行學(xué)分制，同年入學(xué)的學(xué)生可能因?yàn)楦髯詫W(xué)業(yè)規(guī)劃不同，畢業(yè)時(shí)間前后不同。鑒于此，學(xué)分制下高校畢業(yè)生成績(jī)組卷引發(fā)了高校檔案工作者的思考。其中，朱惠玨在《淺談高校學(xué)生成績(jī)檔案組卷方法》（《浙江檔案》2001年1期）提出按學(xué)號(hào)組卷一說(shuō)，令人耳目一新。

學(xué)號(hào)組卷法的依據(jù)是：學(xué)號(hào)具有唯一性，學(xué)生姓名可能會(huì)重名，學(xué)校院系、專業(yè)可能會(huì)有變化，學(xué)號(hào)與學(xué)生個(gè)體的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系永遠(yuǎn)不變。學(xué)號(hào)組卷法提出這種組卷的優(yōu)點(diǎn)：受教育改革影響少，有較強(qiáng)的獨(dú)立性和可操作性，能保證成績(jī)組卷工作的穩(wěn)定性和規(guī)范性；按入學(xué)年組卷，杜絕了名義上以入學(xué)年，實(shí)際上以畢業(yè)年組織檔案；保持了卷與卷之間的有機(jī)聯(lián)系，便于快速查檔。

根據(jù)我校畢業(yè)生的實(shí)際情況，我們覺(jué)得“學(xué)號(hào)組卷”說(shuō)值得商榷。首先，學(xué)號(hào)組卷法在極端情況下成卷時(shí)間跨度大。從三年至六年跨四個(gè)年度每個(gè)畢業(yè)期都有可能有畢業(yè)生需要插卷，其中還可能出現(xiàn)學(xué)生退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)甚至學(xué)生死亡的情況。有的學(xué)生先辦理休學(xué)，自己出國(guó)讀書，到休學(xué)最后期限再辦理退學(xué)手續(xù)。休學(xué)、退學(xué)生成績(jī)單教務(wù)處是單獨(dú)管理的，我們也是將退學(xué)生成績(jī)單獨(dú)組卷。他們的性質(zhì)和畢業(yè)生不同，按學(xué)號(hào)插到一處不合理。學(xué)號(hào)組卷法延長(zhǎng)了組卷的成卷時(shí)間，這樣組卷的穩(wěn)定性打了折扣。成卷時(shí)間變長(zhǎng)，負(fù)責(zé)成績(jī)檔案的工作崗位一旦出現(xiàn)人事變動(dòng)，在工作交接上可能會(huì)產(chǎn)生疏漏，影響組卷質(zhì)量，影響組卷完整性。一卷檔案的成卷時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，并且最好由一位檔案管理人員負(fù)責(zé)完成。第二，根據(jù)我校的學(xué)號(hào)編碼規(guī)則，包含了入學(xué)年度、入學(xué)專業(yè)、專業(yè)內(nèi)順序號(hào)等信息。在一個(gè)專業(yè)內(nèi)學(xué)號(hào)是連續(xù)的，不同專業(yè)之間學(xué)號(hào)是跳躍。學(xué)號(hào)組卷法所說(shuō)的卷與卷之間的內(nèi)部聯(lián)系不存在。第三，根據(jù)我們提供查詢利用的實(shí)踐，相當(dāng)多利用者無(wú)法提供學(xué)號(hào)信息，需要檔案管理人員再次查詢。

三 畢業(yè)生成績(jī)單組卷實(shí)踐

我校從學(xué)年制延續(xù)下來(lái)的畢業(yè)年度－班級(jí)組卷方法在學(xué)分制下仍舊可行。實(shí)行學(xué)分制后，我校一個(gè)年度畢業(yè)的學(xué)生分為兩期，分別為元月份和七月份。筆者對(duì)2010年至2016年期間畢業(yè)生的情況做過(guò)統(tǒng)計(jì)。元月份畢業(yè)的學(xué)生人數(shù)平均120人，其中是提前半年畢業(yè)的學(xué)生人數(shù)平均24人，滯后半年或一年半甚至兩年半的學(xué)生人數(shù)平均96人，提前一年畢業(yè)的學(xué)生人數(shù)平均1人。近年來(lái)，我校每年本科畢業(yè)生達(dá)4000多人，學(xué)分制后真正提前畢業(yè)的學(xué)生相對(duì)不多，原來(lái)的組卷方法可以延續(xù)。

元月份的這一期，在實(shí)踐中我們?cè)鴨为?dú)組卷。但是，在查閱利用上發(fā)現(xiàn)有不便之處。畢業(yè)生利用成績(jī)主要有找工作、補(bǔ)充檔案和出國(guó)留學(xué)等方面的需求。有的畢業(yè)生身在外地，有的急用又分不開(kāi)身，需要委托親友來(lái)館辦理。而受托人對(duì)委托人的具體信息不了解，畢業(yè)具體是元月份還是七月份不清楚?？紤]到同一年度元月份畢業(yè)學(xué)生人數(shù)相對(duì)較少，近兩年來(lái)就將元月份畢業(yè)生成績(jī)單插入七月份相應(yīng)畢業(yè)班級(jí)組卷。雖然組卷成卷時(shí)間延長(zhǎng)了半年多，但是這樣按年度-班級(jí)組卷較為整端，利用者只要報(bào)出畢業(yè)年度、畢業(yè)班級(jí)及姓名就可很快查出。

四 組卷的思考

實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，任何一種方法是否可行需要接受實(shí)踐的檢驗(yàn)。我校學(xué)分制實(shí)行十多年來(lái)，已經(jīng)有9屆本科畢業(yè)生，畢業(yè)生成績(jī)單按照年度-班級(jí)組卷，組卷方法穩(wěn)定。檔案利用上，也方便可行。

學(xué)分制下應(yīng)用學(xué)號(hào)組卷的最大弱點(diǎn)在于成卷時(shí)間的不確定性，這樣不但給組卷工作帶來(lái)不穩(wěn)定性，而且給后續(xù)的檔案數(shù)字化工作帶來(lái)不便。

高校畢業(yè)生成績(jī)單利用率較高，尤其是在畢業(yè)后的2～3年內(nèi)。畢業(yè)生成績(jī)單是數(shù)字化工作的首選檔案。成績(jī)單尚未成卷，數(shù)字化工作是否進(jìn)行？不進(jìn)行，無(wú)法享受到數(shù)字化檔案給利用帶來(lái)的便捷；進(jìn)行，數(shù)字化工作也要隨著插卷不斷添加。所以組卷成卷時(shí)間的不確定，對(duì)數(shù)字化檔案工作是不利的。

另外，如果某種組卷方法不是利遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊，保持組卷方法的穩(wěn)定性也是需要考慮的。

以上就是我在實(shí)踐中的一些思考，希望能夠拋磚引玉，與高校檔案同仁一起探討。

（作者單位：西安理工大學(xué)檔案館）