民營企業(yè)檔案價值研究

■代陽

民營企業(yè)檔案價值研究

■代陽

本文以民營企業(yè)檔案價值為研究對象對我國民營企業(yè)檔案和檔案工作進行了研究。分別闡述了民營企業(yè)檔案價值概述、阻礙民營企業(yè)檔案價值實現(xiàn)的因素以及挖掘民營企業(yè)檔案價值的策略三個方面的問題。揭示了民營企業(yè)檔案和檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題，并針對存在的問題提出了切實可行的建議，對挖掘民營企業(yè)檔案價值、提高檔案工作水平具有借鑒意義。

民營企業(yè)檔案 檔案價值 現(xiàn)狀策略

一、挖掘民營企業(yè)檔案價值的意義

1.檔案給民營企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益

民營企業(yè)以盈利為目的，檔案是圍繞著民營企業(yè)一系列經(jīng)濟活動產(chǎn)生的，檔案從形成之日起即帶有經(jīng)濟色彩。民營企業(yè)檔案多以科技檔案為主，其中包含對新的生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)方式的改革與創(chuàng)新及科學(xué)研究成果等，能直接表現(xiàn)為出經(jīng)濟效益，或能在一定條件下產(chǎn)生經(jīng)濟效益。[1]

2.檔案為民營企業(yè)法律事務(wù)提供證據(jù)

民營企業(yè)檔案之所以能表現(xiàn)為證據(jù)力，是因為檔案具有原始記錄性。原始記錄性是檔案區(qū)別于圖書、資料的本質(zhì)特征，是檔案最原始、最基本的屬性。民營企業(yè)在經(jīng)營過程中難免會遇到法律糾紛，此時，利用檔案舉證能夠最直接、最有力地說明權(quán)益的歸屬、事件的真相。檔案中反映出的情況是真實的記錄，在企業(yè)遇到糾紛時即成為天然的證據(jù)，捍衛(wèi)企業(yè)合法權(quán)益，這體現(xiàn)了檔案的憑證價值。

3.檔案促民營企業(yè)精細化管理

民營企業(yè)平穩(wěn)度過初創(chuàng)期后，便會著力于企業(yè)管理水平的提高，力圖使用現(xiàn)代化管理手段謀求企業(yè)的長遠發(fā)展。檔案記載了民營企業(yè)經(jīng)營、管理的各項事務(wù)，反映了企業(yè)各項管理水平的真實狀況。通過對檔案的分析研究，可以明確了解到民營企業(yè)管理活動中存在的具體問題，使企業(yè)結(jié)合實際情況選擇實現(xiàn)精細管理的方法和手段，促進企業(yè)實現(xiàn)精細化管理。同時，民營企業(yè)決策科學(xué)是管理精細化的一部分。通過對檔案中反映的信息對過去的經(jīng)營情況、生產(chǎn)能力、人才儲備、技術(shù)水平等方面進行綜合分析，有利于保障企業(yè)制定科學(xué)決策，實現(xiàn)精細化管理，這是檔案參考價值的表現(xiàn)。

4.檔案助民營企業(yè)文化代際傳承

據(jù)統(tǒng)計，我國民營企業(yè)中家族企業(yè)占比超過90%。相關(guān)資料顯示，家族企業(yè)的平均壽命僅有24年，這正是家族企業(yè)創(chuàng)始人的平均工作年限。大約只有1/3的家族企業(yè)能傳給第二代，2/9能傳給第三代。[2]數(shù)據(jù)表明，家族企業(yè)的代際傳承是否順利直接影響著企業(yè)能否繼續(xù)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

家族企業(yè)以親情為紐帶，創(chuàng)始人把企業(yè)交給子女或兄弟，子承父業(yè)、兄弟相襲地一代一代傳承下去。在傳統(tǒng)家族企業(yè)法人代際傳承時，往往需要通過口口相傳來從上一任法人口中了解企業(yè)經(jīng)營狀況、人才結(jié)構(gòu)等情況。這種口口相傳的弊端是顯而易見的，若前任法人沒有把企業(yè)基本情況完整、詳細的表達出來，或繼任法人沒有完全接受前任法人傳授的信息都會導(dǎo)致繼任法人對企業(yè)信息掌握不透徹、影響決策制定，造成企業(yè)損失甚至把企業(yè)推向死亡。

檔案就是打破家族企業(yè)代際傳承中存在的信息壁壘的有力工具。檔案是固化的、客觀的信息載體，是企業(yè)各項經(jīng)營活動的活化石，真實地反映了企業(yè)的基本情況。利用檔案可以有效幫助企業(yè)順利完成代際傳承，避免企業(yè)傳承后遺癥的發(fā)作。

二、阻礙民營企業(yè)檔案價值實現(xiàn)的因素

1.檔案意識薄弱

檔案意識是指人們對檔案和檔案工作的態(tài)度及認(rèn)知程度。民營企業(yè)對檔案和檔案工作的認(rèn)知和態(tài)度直接影響檔案管理從收集、整理到利用的各個環(huán)節(jié)，最終影響檔案工作的質(zhì)量和檔案價值的實現(xiàn)。民營企業(yè)最顯著的特點就是企業(yè)法人的“以我為主”，民營企業(yè)法人的認(rèn)識水平深刻影響著企業(yè)的檔案工作。換句話說，民營企業(yè)檔案工作水平的低下歸根結(jié)底是企業(yè)法人的檔案意識薄弱。

檔案本身的經(jīng)濟效益較為隱蔽，常常需要通過一定轉(zhuǎn)化才能表現(xiàn)出經(jīng)濟利潤。且這種經(jīng)濟價值不太容易量化，使得檔案工作與企業(yè)經(jīng)濟利益不存在直接聯(lián)系，產(chǎn)出不明顯。投入產(chǎn)出比較低，直接導(dǎo)致企業(yè)法人忽視檔案的重要性。

在家族企業(yè)中，法人多認(rèn)為檔案中包含重要的商業(yè)秘密，檔案的私有意識強烈，不愿意讓“外人”接觸檔案，害怕非家族成員對檔案的管理會泄露商業(yè)秘密，導(dǎo)致檔案收集困難、歸檔率低，最終影響檔案價值的發(fā)揮。

2.文件形成階段管理水平較低

檔案的形成以文件為基礎(chǔ)，文件的管理水平直接影響著檔案工作的質(zhì)量。若文件形成階段的管理水平較低，那么毫無疑問，這會對檔案和檔案工作產(chǎn)生巨大的消極影響。

（1）缺乏科學(xué)有效的文件管理制度

部分民營企業(yè)缺乏成熟、科學(xué)、切合實際的能夠用來規(guī)范企業(yè)文件的形成、流轉(zhuǎn)、辦理、歸檔的制度，或企業(yè)有制度但并未得到有力地貫徹執(zhí)行，致使企業(yè)文件工作散亂無序、呈現(xiàn)隨心所欲的狀態(tài)。同時，在缺乏制度約束的情況下，很容易滋生“文件私有”[3]的意識，即認(rèn)為部門經(jīng)辦的文件是本部門的私有財產(chǎn)。法人拒絕把自己認(rèn)為重要的文件移交給檔案室，員工離職帶走、損毀文件，直接影響檔案收集工作的正常開展，在一定程度上給企業(yè)建立了信息壁壘。

（2）文件價值低

常言道“巧婦難為無米之炊”。檔案價值的大小在一定程度上取決于文件價值的大小。民營企業(yè)對文檔工作重視程度較低，管理缺位，導(dǎo)致企業(yè)形成的文件不規(guī)范、不專業(yè)、文件質(zhì)量較差。另一方面，部分民營企業(yè)法人認(rèn)為企業(yè)文件涉及商業(yè)秘密，為防止泄密，會刻意減少文件的數(shù)量，在企業(yè)發(fā)生重要經(jīng)營活動時不產(chǎn)生、或產(chǎn)生較少的文件，使得文件數(shù)量較少。涉及民營企業(yè)重大經(jīng)營活動的文件數(shù)量較少，其中部分核心文件因員工流動而遺失或被法人收藏，兼之文件質(zhì)量本身較差，這就使得文件價值低下。

（3）民營企業(yè)檔案工作缺乏強有力的領(lǐng)導(dǎo)

《中華人民共和國公司法》中明確規(guī)定了企業(yè)檔案歸企業(yè)所有，企業(yè)檔案屬性與企業(yè)屬性一致。民營企業(yè)是私人所有的，即民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)法人的私有財產(chǎn)。在我國相關(guān)法律法規(guī)中，沒有任何一條法律條文使用民營企業(yè)檔案工作“必須”做到什么的強制性字眼，凡是涉及到民營企業(yè)檔案工作的部分幾乎全部使用“應(yīng)當(dāng)”、“有義務(wù)”等指導(dǎo)性的詞匯。[4]鑒于民營企業(yè)檔案的特殊性，國家檔案行政管理機關(guān)沒有把民營企業(yè)檔案納入國家檔案管理體系，沒有動用行政手段強制規(guī)范民營企業(yè)檔案工作。

另一方面，部分民營企業(yè)法人在意識層面過分夸大了民營企業(yè)的特殊性，拒絕接受國家統(tǒng)一的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，狹隘地認(rèn)為國家標(biāo)準(zhǔn)就是國有企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。與此同時，民營企業(yè)檔案工作整體水平較低，暫時還無法提出科學(xué)、行之有效的“民營標(biāo)準(zhǔn)”。他們無法認(rèn)清行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)其實是經(jīng)得起實踐檢驗的、行之有效的科學(xué)規(guī)律，一味地抵制國家標(biāo)準(zhǔn)，擔(dān)心接受國家標(biāo)準(zhǔn)就會導(dǎo)致民營企業(yè)“國企化”。

（4）檔案部門人力財力不足

近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件的數(shù)量呈現(xiàn)爆炸式增長，隨之而來的就是檔案數(shù)量的幾何級數(shù)增加。檔案工作任務(wù)愈加繁重、壓力不斷上升，但檔案管理員數(shù)量和檔案部門預(yù)算并沒有增加。據(jù)調(diào)查，許多民營企業(yè)檔案工作都是由行政部門某一員工兼職管理或有且僅有[1]人專職管理，檔案管理員往往身兼多職。經(jīng)費短缺、人手不足，難以維持檔案工作的正常、有序開展。

三、挖掘民營企業(yè)檔案價值的策略

民營企業(yè)檔案工作中尚存在諸多問題與不足，若不能及時、認(rèn)真地解決問題、彌補不足，將難以持續(xù)推進檔案工作的正常開展，難以實現(xiàn)檔案價值，最終影響民營企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，不利于我國國民經(jīng)濟的協(xié)調(diào)穩(wěn)定發(fā)展。民營企業(yè)應(yīng)針對目前存在的問題，制定切實可行、符合實際的方法與策略，才能從根本上扭轉(zhuǎn)困境、實現(xiàn)檔案價值最大化。

1.提高法人檔案意識

當(dāng)前導(dǎo)致民營企業(yè)檔案工作難以開展的關(guān)鍵在于法人檔案意識薄弱。提高法人的檔案意識最直接、最有效的手段莫過于用事實說話。民營企業(yè)檔案部門可統(tǒng)計挖掘企業(yè)檔案價值的較為生動的典型實例，運用檔案給企業(yè)帶來巨大收益的實際案例來提高法人的直觀認(rèn)識，使民營企業(yè)法人能夠真實地感受到挖掘檔案價值在調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略、構(gòu)建營銷網(wǎng)絡(luò)、提高研發(fā)能力、解決糾紛等企業(yè)經(jīng)營活動的各方面發(fā)揮的重要作用。讓民營企業(yè)法人看到挖掘檔案價值帶來的巨大收益才能從根本上引起法人對檔案和規(guī)范化的檔案工作的重視、提高檔案意識，增加對檔案工作的投入力度、提高檔案部門的待遇。[5]

2.加強檔案隊伍建設(shè)

民營企業(yè)要充分開發(fā)利用檔案信息資源、深度挖掘檔案價值，必須相信人才、依靠人才、重視人才，利用檔案人才的專業(yè)知識和判斷來指導(dǎo)檔案工作。只有“人和”才能帶動民營企業(yè)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化。這就要求民營企業(yè)為檔案部門引入專業(yè)化人才，聘請科班出身、具有實踐經(jīng)驗的人來管理檔案。同時，提高檔案管理人員的待遇，完善獎勵機制，鼓勵檔案管理人員參與民營企業(yè)的管理活動，激發(fā)檔案管理員的工作熱情。

3.健全檔案制度

開展制度建設(shè)是做好每一項工作的基礎(chǔ)和保障，民營企業(yè)檔案工作也需要從制度層面抓起。建立和規(guī)范切實有效的文件管理制度、檔案管理制度，完善檔案監(jiān)督體系，降低在檔案工作中可能產(chǎn)生的各種風(fēng)險，避免檔案工作的停滯不前給企業(yè)帶來的損失，是保障民營企業(yè)檔案工作健康有序發(fā)展的需要，也是目前民營企業(yè)想要充分挖掘檔案價值為企業(yè)服務(wù)必須解決的現(xiàn)實問題。

4.加強檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)階段民營企業(yè)檔案多采用紙質(zhì)檔案與電子文件并存的“雙套制”管理模式。但是隨著辦公自動化、企業(yè)資源計劃、企業(yè)管理信息系統(tǒng)等軟件的廣泛應(yīng)用，電子文件的數(shù)量和地位持續(xù)攀升，許多紙質(zhì)檔案僅僅是為存檔而形成的，傳統(tǒng)以手工整理為主的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代民營企業(yè)快捷、高速的檔案利用需求，加強民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)勢在必行。為保障民營企業(yè)檔案價值的順利實現(xiàn)，企業(yè)應(yīng)盡快實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

民營企業(yè)檔案符合檔案的一般價值規(guī)律，對民營企業(yè)甚至社會有著巨大意義。目前民營企業(yè)檔案工作尚存在檔案意識、文件管理水平、檔案管理水平等方面的不足，民營企業(yè)應(yīng)及時解決檔案工作中的問題，切實推動檔案工作的順利開展。挖掘民營企業(yè)檔案價值，應(yīng)成為民營企業(yè)檔案工作者的基本工作方向，不斷改進工作方式、方法，開發(fā)民營企業(yè)檔案價值，力爭實現(xiàn)檔案價值最大化為民營企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

[1]高曉霞.試談企業(yè)檔案的信息利用價值[J].蘭臺內(nèi)外，2015(1):60-60.

[2]劉彥文，張曉紅.公司治理第2版[M].清華大學(xué)出版社，2014:12-50.

[3]高單飛.民營企業(yè)檔案工作管理體制的現(xiàn)狀及創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2009(12):51-52.

[4]張世林.企業(yè)檔案資產(chǎn)和所有權(quán)分析[J].檔案學(xué)通訊，2011(2):29-31.

[5]周妍.民營企業(yè)檔案指導(dǎo)工作要“民營化”[J].黑龍江檔案，2012(5):28-29.

作者單位：四川大學(xué)公共管理學(xué)院