高校院系資料室工作流程中存在的問題及對策

■ 易慶玲 徐 廳

高校院系資料室工作流程中存在的問題及對策

■ 易慶玲 徐 廳

本文以昆明理工大學(xué)機(jī)電工程學(xué)院資料室為例，闡述了在院資料室工作流程中存在的各種問題，包括管理信息系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)工作流程、軟硬件設(shè)施、人員配備等問題，并提出了一些相關(guān)的改善建議。

高校院系資料室 工作流程 改善

一、院系資料室及教學(xué)資料簡介

高校院(系)資料室是以圖書館為中樞的全校文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的“末梢”，是專為各院(系)教學(xué)、科研服務(wù)的文獻(xiàn)信息資源供應(yīng)機(jī)構(gòu)。它收集保管的文獻(xiàn)信息資源與各院校學(xué)科緊密結(jié)合，內(nèi)容專深，在為各院(系)的教學(xué)科研服務(wù)中發(fā)揮了很好的作用。但是，隨著普通高校的擴(kuò)招、規(guī)模的擴(kuò)大和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日漸普及，院系資料室的管理與建設(shè)逐漸不能與之相適應(yīng)，弊端日益凸現(xiàn)[1]。教學(xué)資料是指在學(xué)校教學(xué)過程中累積的一系列與教學(xué)工作有關(guān)聯(lián)的最原始的教學(xué)資料，比如，考試試卷、考試成績、試卷分析報(bào)告、課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）、學(xué)科的建設(shè)、教學(xué)評估等資料。教學(xué)資料不但記載了高校管理工作的內(nèi)容概況，還對高校教學(xué)管理層次進(jìn)行了真實(shí)的反映。院校每個學(xué)期都有大量的教學(xué)資料需要在教學(xué)部門與教學(xué)管理部門之間形成、流轉(zhuǎn)并保存。教學(xué)資料管理的準(zhǔn)確性和可靠性直接展示了院?；鶎咏逃那闆r，其無論在總結(jié)教育工作方面還是在掌握教育經(jīng)驗(yàn)方面都起著重要作用[5]。因此，探討高校院系資料室存在的主要問題，找出工作流程中存在的問題并加以改善達(dá)到優(yōu)化工作流程，提高工作效率的目的具有重要意義。

二、高校院系工作流程存在的主要問題

（一）資料手工管理，工作環(huán)節(jié)不對接

隨著普通高校的擴(kuò)招，學(xué)院學(xué)生的人數(shù)以及相應(yīng)老師人數(shù)的增多，導(dǎo)致資料室存放資料的量越來越大，包括試卷、課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)習(xí)報(bào)告、學(xué)位論文等等資料。以筆者所在的院系資料室為例，手工管理只能處理一些簡單的事務(wù)，例如資料新增，信息修改等，而不具備資料管理流程中的一些事務(wù)，例如借閱，新進(jìn)資料的記錄等方面的問題；手工管理不具備系統(tǒng)備份的功能，重要資料是需要經(jīng)常備份的，遺失是一筆很嚴(yán)重的損失；手工管理對于不同學(xué)位資料的管理是混亂的，需要資料管理人員親自建立數(shù)據(jù)庫，這樣一來，若是管理人員的調(diào)動，便會導(dǎo)致新來的人員無法接手工作；手工管理缺乏綜合處理技術(shù)和必要的數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檢索困難，利用率低下等問題。手工管理資料歸檔的狀態(tài)只有一種，即收進(jìn)來后即存在，這便會導(dǎo)致資料的狀態(tài)不確定，容易造成混亂，導(dǎo)致很多工作要重復(fù)性的做，浪費(fèi)了成本，工作效率也提不上去。另外就是工作各環(huán)節(jié)端口的不對接，造成的重復(fù)勞動工作量巨大。

（二）管理體制不順，運(yùn)作模式封閉

目前，大多數(shù)高校圖書館由學(xué)校管理，而院系資料室沿用兩級管理體制，業(yè)務(wù)上屬圖書館管理，而行政事務(wù)屬院系管理。目前這種管理體制，導(dǎo)致資料室名義上屬圖書館及院系兩家管理，但實(shí)際上又屬兩不管的真空狀態(tài)。院系資料室基本獨(dú)立于校圖書館之外，校圖書館對其無約束力。資料室與圖書館的業(yè)務(wù)也缺乏協(xié)調(diào)，文獻(xiàn)購置及組織利用全由院系決定，資料人員也由院系安排和管理，這種情況實(shí)際上是一校多館，圖書館與院系資料室各自為政[2]。因而，院資料室的很多事務(wù)難以統(tǒng)籌安排。再有，每年學(xué)生離校，清退院級資料處于真空區(qū)域。

（三）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的工作流程

學(xué)院資料室的工作既復(fù)雜又繁多，雖然工作仔細(xì)是每一名資料工作人員應(yīng)當(dāng)具備的品質(zhì)，但是由于種類繁多，事務(wù)繁雜導(dǎo)致再細(xì)致的人員也忙得暈頭轉(zhuǎn)向。例如，學(xué)院要進(jìn)行資料的歸檔整理需要先到學(xué)院教務(wù)處得到學(xué)院老師的任課信息，而這個認(rèn)可信息雖然是與學(xué)校的教務(wù)的信息是一致的，但是由于多了學(xué)院教務(wù)處中轉(zhuǎn)的這一環(huán)節(jié)，導(dǎo)致某些信息失真，使得某些工作做了但是毫無意義。每一名進(jìn)入資料室工作的基礎(chǔ)人員都需要資料管理員親自對其進(jìn)行指導(dǎo)，當(dāng)基礎(chǔ)人員過多時導(dǎo)致資料管理人員忙得不可開交。學(xué)院資料室的紙質(zhì)資料管理主要是分為兩個方面，一是教學(xué)資料方面，二是圖書、期刊等資料方面。都缺乏標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，很多都是資料管理人員描述給工作人員如何進(jìn)行工作，需要達(dá)到一個什么樣的標(biāo)準(zhǔn)，而缺乏紙質(zhì)的文檔供工作人員研究學(xué)習(xí)。當(dāng)教師來提交教學(xué)資料時，工作人員又要向教師敘述一次該如何進(jìn)行提交，同時，對于教師來說，每次提交資料需要找到自己所擔(dān)任的課程確認(rèn)并簽字。有些老師需要翻閱很久才能找到自己的課程，工作效率提不上去，造成了很多人員和時間上的浪費(fèi)。

（四）配置簡單，服務(wù)手段滯后

目前有相當(dāng)一部分院系資料室尚未配備計(jì)算機(jī)及一般的基礎(chǔ)設(shè)施，仍處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作階段，沒有清晰的服務(wù)作業(yè)流程，沒有統(tǒng)一的借閱制度，資料室的管理仍停留在蓋章、登記等原始手工操作階段，文獻(xiàn)檢索采用卡片式、書本式、目錄式等陳舊的手工檢索方式。有些院系的資料管理實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化，但也只是將計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)和運(yùn)行的機(jī)制確定在對院系資料目錄編制、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)性管理上，缺乏綜合處理技術(shù)和必要的數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檢索困難，利用率低下以及圖書流失嚴(yán)重。院系資料室這種落后的技術(shù)手段不僅不利于文獻(xiàn)的利用，更難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的服務(wù)要求，有礙院系資料室服務(wù)水平的提高和服務(wù)工作向高水平、深層次的方向發(fā)展[1]。筆者所在學(xué)院資料室便是后一種情況，雖然配備有計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)硬件設(shè)施，但只是用于運(yùn)行一個資料管理軟件和打印些紙質(zhì)資料等基礎(chǔ)工作，對于資料的入庫還是停留在蓋章、填寫資料信息（包括年級、專業(yè)編號、年度、盒號、起止件號等）、錄入資料管理信息系統(tǒng)等基礎(chǔ)的操作，缺乏必要的硬件設(shè)施。這樣一來增加了很多不必要的操作，降低了工作效率。

（五）工作人員隊(duì)伍建設(shè)不足

由于很多學(xué)院是屬于學(xué)校中的大院，資料量龐大也是大院的一個標(biāo)志，當(dāng)面臨一些大型的檢查或者參觀等事件時，需要做一些準(zhǔn)備工作，這就需要大量的人手，而筆者所在處是招募一些勤工儉學(xué)的同學(xué)，屬于兼職人員，這些同學(xué)有的是剛來的新生，有的是已經(jīng)入學(xué)幾年的學(xué)生，還有一些是學(xué)院的研究生。學(xué)生是需要上課的，部分學(xué)生的隨意性很強(qiáng)，這就導(dǎo)致很多緊急的情況發(fā)生時找不到人員來幫忙，緊急情況很難處理的問題便產(chǎn)生了。專職人員人數(shù)不夠，當(dāng)遇到開會、監(jiān)考、培訓(xùn)等情況則無法估計(jì)資料室工作，導(dǎo)致工作停滯；學(xué)院、圖書館對人員的培訓(xùn)力度不足，致使很多工作進(jìn)展緩慢、服務(wù)形式落后。

三、改善高校院系資料室工作流程建議

（一）引進(jìn)先進(jìn)的資料管理系統(tǒng)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，我們深刻感受到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，為教學(xué)科研人員查詢獲取文獻(xiàn)資料提供了極大的便利，為資料室開發(fā)信息資源，提供新的服務(wù)項(xiàng)目創(chuàng)造了良好的條件。新開發(fā)的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備對不同學(xué)位的學(xué)生的資料的分類管理功能，使得管理規(guī)范化；具備將整個學(xué)院的教師的信息整合到一起，根據(jù)不同的身份分配不同的權(quán)限，以便不同身份的教師進(jìn)行自身資料進(jìn)行查閱和維護(hù)；具備數(shù)據(jù)備份功能，對系統(tǒng)中重要的資料信息隨時進(jìn)行備份；具備與學(xué)校教務(wù)處進(jìn)行信息交互的功能，對任課信息進(jìn)行批量導(dǎo)入和導(dǎo)出功能，可防止任課信息失真的情況發(fā)生；具備檔案借閱利用功能并對用戶信息進(jìn)行維護(hù)，進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計(jì)以便對借閱情況進(jìn)行查看；具備文檔實(shí)時狀態(tài)瀏覽，以便于查看教師的資料的狀態(tài)，是提交準(zhǔn)備中，還是已提交狀態(tài)；具備相應(yīng)的歸檔模塊，理論教學(xué)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、課程設(shè)計(jì)、實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告；資料管理系統(tǒng)采用C/S架構(gòu)，運(yùn)用當(dāng)前流行的Java作為其開發(fā)語言，同時采用開源的Eclipse作為其開發(fā)平臺進(jìn)行開發(fā)。系統(tǒng)功能分為數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)查詢和系統(tǒng)設(shè)置三大模塊。主界面布局上采用橫、縱交叉模式，各種常用功能一目了然[6]。

1.數(shù)據(jù)管理模塊

根據(jù)資料室管理對象的特點(diǎn)，我們將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)劃分為圖書、期刊、物品和讀者四大類。這四類對象既有共同的屬性，也有特有的屬性。例如，編號、名稱、價(jià)格、庫存數(shù)量等為共同屬性，圖書作者、期刊版次、讀者卡號等為各自的特有屬性。系統(tǒng)把這四類對象的增、刪、改、查縱向整合，統(tǒng)一在同一界面進(jìn)行管理，有效簡化了系統(tǒng)管理人員的操作。作為核心的借閱管理，我們則將圖書、期刊、物品橫向整合，使得管理員可以在同一界面一次性完成相關(guān)的借閱操作。同時，為了適應(yīng)用戶的使用習(xí)慣，提供菜單欄和導(dǎo)航欄兩種選擇方式[6]。

2.查詢模塊

支持圖書管理、期刊管理、物品管理、讀者管理以及豐富的統(tǒng)計(jì)分析功能。系統(tǒng)以編號為主索引將讀者與圖書、期刊、物品相聯(lián)系，在同一界面顯示讀者與借閱信息，實(shí)現(xiàn)快捷的處理操作。管理人員可以根據(jù)管理制度將借閱規(guī)則輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)則可以執(zhí)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了館藏信息查詢、超期信息查詢、丟失信息查詢和當(dāng)日借閱查詢，主要數(shù)據(jù)包含館藏總數(shù)、借閱次數(shù)、在借總數(shù)、現(xiàn)存總數(shù)、超期總數(shù)、丟失總數(shù)等信息，這些是我們在研究院系資料室之后專門針對小型資料室設(shè)計(jì)的，具有信息量大、統(tǒng)計(jì)全面、操作便捷的特點(diǎn)[6]。

3.系統(tǒng)設(shè)計(jì)模塊

主要包括讀卡器設(shè)置、條碼設(shè)置、密碼設(shè)置和顯示設(shè)置。系統(tǒng)預(yù)留有讀卡器接口，可以方便地接駁射頻識別儀，實(shí)現(xiàn)自動化管理。條碼管理窗口主要完成條碼的設(shè)置、打印功能，為建立電子數(shù)據(jù)庫打下基礎(chǔ)。密碼設(shè)置中可以創(chuàng)建不同的用戶，分配相應(yīng)的密碼及權(quán)限，有效地提高了系統(tǒng)的安全性。顯示設(shè)置指可以根據(jù)用戶喜好對系統(tǒng)顯示如背景圖片、名稱以及聯(lián)系方式等信息進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的個性化定制[6]。

（二）適應(yīng)發(fā)展需要，理順管理體制

理順院系資料室與校圖書館的體制關(guān)系。實(shí)行院系資料室在行政上由院系領(lǐng)導(dǎo)，而業(yè)務(wù)上則由校圖書館統(tǒng)一管理，資料室人員的變動，院系應(yīng)該征求校圖書館的意見[3]。圖書館應(yīng)該定期對資料室專職和兼職管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其應(yīng)注意信息管理系統(tǒng)等電子信息技術(shù)方面的指導(dǎo)，提供使用者的工作效率。

（三）制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程

標(biāo)準(zhǔn)工作流程，又稱標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書（SOP）。有了一個標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)流程，就避免了工作上很多簡單而又重復(fù)的流程，一方面是教師提交資料的工作流程，另一方面是培養(yǎng)新進(jìn)資料室的工作人員；前者的流程可以在新版的管理信息系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn)，后者可以有圖書管理人員制作，在不斷的實(shí)踐中總結(jié)出一套標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，用于指導(dǎo)新工作人員作業(yè)。由需要使用的人員親自瀏覽，一來提高了管理人員的工作效率，二來規(guī)范了工作中的相關(guān)流程。當(dāng)遇到學(xué)科評估、學(xué)位點(diǎn)認(rèn)證等重大事項(xiàng)，完善的工作流程可提高工作效率，避免因緊張混亂出現(xiàn)的錯誤，影響評審評估結(jié)果。例如學(xué)科評估前的自查工作由任課教師完成，教師可依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的工作流程上繳教學(xué)材料，這樣就減少了自查的工作量，教師可將大部分精力放在學(xué)科評估上。

（四）加強(qiáng)橫向聯(lián)合

實(shí)現(xiàn)資源共享就目前高校圖書資料室的現(xiàn)狀看來，圖書資料室建立橫向聯(lián)合是非常必要的，不僅圖書資料人員可以進(jìn)行廣泛的業(yè)務(wù)交流，相互學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，而且，各院(系)圖書資料室在書刊資料的收集方面，也能起到互補(bǔ)的作用，減輕經(jīng)費(fèi)不足的困難。此外，通過聯(lián)合，開展室際互查、互借活動，及時為教師提供文獻(xiàn)信息和情報(bào)資料。在具體進(jìn)行橫向聯(lián)合時應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，發(fā)揮各院(系)的優(yōu)勢和特長，使橫向聯(lián)合取得最佳效果[4]。

（五）引進(jìn)先進(jìn)倉儲設(shè)備，提高工作效率

隨著物理倉儲技術(shù)的發(fā)展，高校院系資料室應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)變革管理模式，提高工作效率，根據(jù)學(xué)科特點(diǎn)建設(shè)具有特色的資源數(shù)據(jù)庫。應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，盡快普及計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，配備與之相適應(yīng)的打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，使資料室信息管理都能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。引進(jìn)先進(jìn)的檔案試實(shí)體庫和掃描儀，入庫出庫采用掃描條形碼的形式進(jìn)行，可大大簡化工作流程，縮短工作流程中所消耗的時間，提高工作效率。

（六）加強(qiáng)工作人員隊(duì)伍建設(shè)

一方面資料室在人員設(shè)置上可適當(dāng)增加管理人員，很多院級資料室都是配備一名管理員，從圖書、期刊到報(bào)紙的上架、下架、整理以及借閱等一系列工作均由這一個人完成，由于院資料室坐落于本院的教學(xué)樓內(nèi)這種獨(dú)特的地理位置上，導(dǎo)致讀者借閱量非常之大，鑒于資料員的時間與精力有限，除能做些收發(fā)、提供計(jì)算機(jī)管理的借還圖書等簡單的服務(wù)性工作外，很難再抽出時間開展深層次的情報(bào)資料服務(wù)和研究工作；另一方面，可適當(dāng)增加兼職人員，一個兼職人員時間雖然少，但是多個兼職人員的時間就多了，進(jìn)行統(tǒng)一的管理，統(tǒng)籌的方法分配工作時間，便能提高工作效率。除此之外，兼職人員還可參與各個教研室、課程活動，充分了解課程、教師的教學(xué)安排，例如，有多位老師參與教學(xué)的某全校性課程，資料室無法掌握每位老師所負(fù)責(zé)班級的實(shí)際掛科、重修情況。這時應(yīng)有兼職人員參與該課程的教學(xué)、實(shí)踐環(huán)節(jié)等，了解實(shí)際情況，成為資料室與課程教師之間溝通的橋梁，本兼職人員可由教師或管理人員擔(dān)任。

四、結(jié)語

高校院系資料室收集保管的文獻(xiàn)信息資源與各院校學(xué)科緊密結(jié)合，內(nèi)容專深，在為各院(系)的教學(xué)科研服務(wù)中發(fā)揮了很好的作用，但院資料室工作流程繁雜，要做好這一項(xiàng)工作，做好工作流程的改善，需要對資料室的硬件設(shè)施（包括倉儲設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等）、軟件設(shè)施（包括信息系統(tǒng)建設(shè)等）進(jìn)行合理的購置；需要有一套標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)流程，避免工作上很多簡單而又重復(fù)的工作或者工作流程，一來規(guī)范了工作中的相關(guān)流程，二來提高了工作效率，節(jié)約了大量的時間成本和人力成本，進(jìn)而提升了院系資料室的服務(wù)質(zhì)量；需要加強(qiáng)橫向聯(lián)合，圖書資料管理員的工作很多方面都是相通的，進(jìn)行橫向溝通可以起到互相學(xué)習(xí)的作用，也可以提高工作效率；需要強(qiáng)大的人員隊(duì)伍，院系資料室的工作量大是大家有目共睹的，對于人員的配備也是必須的，統(tǒng)籌的方法分配工作，可以節(jié)約人力成本，提高工作效率；還要有至關(guān)重要的溝通和與時俱進(jìn)的意識，適應(yīng)發(fā)展需要，理順管理體制才能將院資料室的這一類工作做得盡善盡美。

[1]劉芬.高校院系資料室管理存在的問題及對策[J].寧波教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（8）：31-33.

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作者單位：昆明理工大學(xué)機(jī)電工程學(xué)院