醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀與改進(jìn)措施

2015年7月，省委辦公廳、省政府辦公廳召開全省數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)，明確提出到2020年，縣直以上機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位檔案室要全部建設(shè)成數(shù)字檔案室。會(huì)后，省檔案局專門制定了《浙江省機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范（試行）》。為推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，作為醫(yī)院基礎(chǔ)性工作的檔案管理工作必然要跟上時(shí)代步伐。當(dāng)前加快數(shù)字檔案室建設(shè)，既有必要性也有緊迫性。

1　目前醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀

其一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認(rèn)識到檔案工作的重要性及必要性，推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字檔案室建缺乏頂層設(shè)計(jì)和有效措施。

其二是檔案數(shù)字化軟硬件系統(tǒng)還不完善。醫(yī)院檔案數(shù)字化軟硬件系統(tǒng)配置情況在很大程度上決定了醫(yī)院檔案數(shù)字化工作水平。目前不少醫(yī)院辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)未能實(shí)現(xiàn)有效兼容，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與信息共享，檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備還比較落后，檔案數(shù)字化工作水平不高，這無疑加大了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院建設(shè)數(shù)字檔案室的難度。

其三是檔案人員專業(yè)知識欠缺。醫(yī)院檔案人員的業(yè)務(wù)水平、創(chuàng)新意識、信息技術(shù)能力等因素直接影響醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的進(jìn)度。當(dāng)前，大部分醫(yī)院的檔案管理人員是從各職能科室抽調(diào)出的兼職人員，他們本身的業(yè)務(wù)知識比較欠缺，也不具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識等，難以勝任數(shù)字檔案室建設(shè)工作。個(gè)別醫(yī)院對檔案人員隊(duì)伍建設(shè)并不重視，檔案人員專業(yè)知識欠缺的現(xiàn)狀很難在短時(shí)間內(nèi)得到改變。

其四是數(shù)字檔案安全存在風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字檔案以電子文件形式為主，盡管存在空間小、傳遞迅速、利用方便等優(yōu)勢，但由于數(shù)據(jù)可篡改，再加上不能直接讀取、需要相應(yīng)的介質(zhì)，一旦數(shù)字檔案所依賴的系統(tǒng)出現(xiàn)問題，或存儲(chǔ)介質(zhì)載體破損、老化，將導(dǎo)致不可彌補(bǔ)的損失。數(shù)字檔案的安全性得不到保障，制約了醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的進(jìn)度。

2　推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的措施

第一，要建立健全制度。必須嚴(yán)格遵照信息化和檔案管理等方面的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上根據(jù)數(shù)字檔案室的特點(diǎn)，制定并完善數(shù)字檔案室建設(shè)工作制度，使工作規(guī)范、有序。

第二，要建設(shè)管理系統(tǒng)。依托單位現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，選擇功能齊全、適應(yīng)性強(qiáng)以及兼容性好的數(shù)字化檔案管理專業(yè)軟件，并充分實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的兼容，以利于數(shù)字檔案的共享利用。

第三，要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。醫(yī)院要選配愿意從事檔案工作、責(zé)任心強(qiáng)、有一定創(chuàng)新精神的人員擔(dān)任專兼職檔案人員，并加強(qiáng)對他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力和信息化技能等，以適應(yīng)新時(shí)代建設(shè)數(shù)字檔案室的需要。

第四，要確保數(shù)字檔案的絕對安全。這里包含兩層意思，一是確保數(shù)字檔案本身的安全，二是保證數(shù)字檔案所依賴的信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺的安全。首先，對于重要的檔案信息應(yīng)進(jìn)行多次備份處理，并放置在不同的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行保存，定期進(jìn)行檢測與維護(hù)，避免數(shù)據(jù)丟失。其次，選購質(zhì)量過硬的軟硬件設(shè)施設(shè)備，提升系統(tǒng)配置。再次，系統(tǒng)或平臺安裝安全防護(hù)軟件，避免數(shù)字檔案遭受病毒破壞。最后，對于重要的科研檔案信息，應(yīng)進(jìn)行使用權(quán)限分層次受權(quán)，并進(jìn)行防復(fù)制、防盜竊處理。

第五，要做好服務(wù)利用工作。數(shù)字檔案室作為醫(yī)院檔案信息匯集、交流的中心，應(yīng)圍繞醫(yī)院中心工作，以滿足各科室和醫(yī)院管理和醫(yī)技人員的需求為要，做好數(shù)字檔案服務(wù)利用工作。要利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通、共建共享，為醫(yī)院管理、開展臨床診治和科研工作提供高效便捷服務(wù)。