大型國企轉(zhuǎn)型升級過程中檔案管理實踐分析

隨著經(jīng)濟社會快速發(fā)展，大型國有企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型升級，在轉(zhuǎn)型升級過程中如何做好檔案管理工作，是一項全新課題。筆者以杭州鋼鐵集團公司轉(zhuǎn)型升級過程中的檔案管理為例，進行分析。

1　轉(zhuǎn)型升級中檔案管理現(xiàn)狀

一是檔案管理歸屬調(diào)整。2002年12月，經(jīng)省檔案局批準(zhǔn)同意，集團公司設(shè)立杭鋼檔案館，由集團公司辦公室（黨委辦公室）負(fù)責(zé)管理。2016年，杭鋼集團總部機構(gòu)改革全面完成，檔案管理工作職能從總部機關(guān)分離，杭鋼檔案館由浙江杭鋼公共事務(wù)管理有限公司負(fù)責(zé)管理，檔案工作需要經(jīng)歷銜接與磨合的過程。二是關(guān)停單位檔案移交接收難度大。根據(jù)集團公司的要求，供應(yīng)分公司（供應(yīng)處）、煉鐵廠、焦化廠、轉(zhuǎn)爐廠、熱帶廠、電爐廠、小軋公司（紫金實業(yè)公司）、中軋廠、高線公司等9家關(guān)停單位的4萬余卷（件）檔案移交工作必須在規(guī)定時限內(nèi)完成。但上述單位檔案工作的基礎(chǔ)十分薄弱，具體表現(xiàn)為檔案分類混亂、多數(shù)檔案檔號表述不清、檔案不齊全不完整的現(xiàn)象嚴(yán)重、檔案檢索工具不規(guī)范甚至無檢索工具等，總體來說檔案接收難度較大。三是檔案工作人員緊缺。杭鋼檔案館符合安置條件、需要分流的人員占比高達(dá)75%，原在職人員8人，分流后僅剩2人，特別是一批檔案工作經(jīng)驗豐富的老同志響應(yīng)公司政策，選擇分流安置渠道離職；上述9家關(guān)停單位符合安置條件、需要分流的檔案管理人員占比更是高達(dá)100%。造成的結(jié)果是，檔案人員緊缺，檔案工作業(yè)務(wù)力量大為削弱。四是檔案查閱利用頻率高。在各分廠關(guān)停的過程中，大批工作人員因人員安置、設(shè)備遷移、資產(chǎn)處置、土地流轉(zhuǎn)等原因，紛紛查閱利用檔案。但囿于檔案工作人手不足，職工查檔利用需求不能很好地滿足。五是現(xiàn)有檔案庫房飽和。杭鋼檔案館原檔案庫房建筑面積為560m2，目前已基本飽和，無法滿足轉(zhuǎn)型升級關(guān)停單位檔案接收存放的需要。

2　轉(zhuǎn)型升級中加強檔案管理的措施

2.1　強化制度建設(shè)

在杭鋼轉(zhuǎn)型升級過程中，杭鋼檔案館強化制度建設(shè)，對既有的檔案管理制度進行重新梳理，嚴(yán)格規(guī)范工作流程和辦事手續(xù)。同時針對轉(zhuǎn)型升級中遇到的新情況及時制定工作規(guī)章，進一步規(guī)范檔案的流轉(zhuǎn)和利用，如，規(guī)定需移交的檔案包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案、照片檔案、實物資料、聲像檔案等，并規(guī)定移交要求和手續(xù)。此外還協(xié)助相關(guān)部門或單位規(guī)范需歸檔文件材料的移交和做好補遺卷工作，如，根據(jù)工作制度形成業(yè)務(wù)指導(dǎo)PPT，幫助相關(guān)部門或單位加深理解；到各單位現(xiàn)場指導(dǎo)，抽查庫藏案卷，解決檔案移交過程中的一系列問題。

2.2　開展工作培訓(xùn)

杭鋼轉(zhuǎn)型升級過程中各單位檔案人員變動較大，杭鋼檔案館對需移交檔案單位檔案員進行集中培訓(xùn)，明確檔案整理組卷要求，統(tǒng)一檔案移交標(biāo)準(zhǔn)，提供相互溝通交流的平臺。目前開展集中培訓(xùn)6次，參加培訓(xùn)人員200余人。

2.3　加強檔案工作人員隊伍建設(shè)

一是返聘經(jīng)驗豐富的離職老檔案管理員。以此應(yīng)對轉(zhuǎn)型升級初期檔案工作任務(wù)緊、人員少、工作量大的實際困難，特別是理順檔案工作流程、解決關(guān)停單位檔案移交接收難度大的問題、滿足職工查檔利用需求，并做好“傳、幫、帶”工作。二是借調(diào)集團內(nèi)部責(zé)任心強、有意向從事檔案工作的人員。以此充實檔案工作隊伍，解決專職檔案工作人員力量薄弱的問題，并通過工作實踐迅速提升借調(diào)人員的業(yè)務(wù)能力。三是對外招聘檔案專業(yè)高學(xué)歷人才。多渠道選拔人才充實檔案工作人員隊伍，目前已招收了檔案專業(yè)應(yīng)屆畢業(yè)研究生。

2.4　合理規(guī)劃檔案庫房

完善各門類檔案統(tǒng)計表，下發(fā)至需移交檔案的部門或單位，要求按規(guī)范填寫，既便于檔案移交清點，也能為合理安排檔案庫房提供可靠數(shù)據(jù)；實地考察檔案存放用房，多次修改新增檔案庫房方案，并及時請示上級部門，最終確定新增檔案庫房面積162m2；合理利用需移交檔案的部門或單位的檔案裝具，測算可再利用的密集架容量，確定2家需要移交檔案單位的3組密集架拆裝至預(yù)留庫房繼續(xù)使用。

截至2017年4月，杭鋼檔案館共接收9家轉(zhuǎn)型升級關(guān)停單位的檔案25436卷、12607件。目前正積極配合集團公司財務(wù)部門做好供應(yīng)分公司（供應(yīng)處）會計檔案的整改工作，并結(jié)合資產(chǎn)處置進度做好科技檔案接收準(zhǔn)備。