加強(qiáng)高校人事檔案管理的分析與思考

毛崢嶸/浙江師范大學(xué)

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中直接產(chǎn)生的反映個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文件材料。作為國(guó)家檔案的重要組成部分，人事檔案既能為編史修志等提供重要參考，也能為干部職工評(píng)先晉優(yōu)、薪金給付、工齡計(jì)算、戶口遷移等提供有效憑證。具體到高校人事檔案，高校人事檔案反映了高校教職工基本信息，是高校開(kāi)展人力資源管理的重要依據(jù)。當(dāng)前高校人事檔案管理存在的問(wèn)題較多。下面，筆者逐一分析并提出改進(jìn)建議。

1 人事檔案材料缺失現(xiàn)象比較普遍

高校人事檔案應(yīng)當(dāng)包括高校教職工的個(gè)人履歷、學(xué)歷資料、工資材料、工作鑒定與考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。按照中組部《干部人事檔案審核工作檢查驗(yàn)收辦法》的規(guī)定，筆者與浙江省6所高校的人事檔案管理員各自對(duì)本校的50份人事檔案進(jìn)行逐一審核，結(jié)果顯示，300份人事檔案中，5份缺少履歷材料、9份有履歷材料但無(wú)組織審核章、37份缺少考核材料、6份缺少職稱材料、85份缺少學(xué)歷材料（包括工作之后在職攻讀的學(xué)位材料及證書(shū)復(fù)印件）、17份缺少黨團(tuán)材料、59份缺少獎(jiǎng)勵(lì)材料、39份缺少工資材料。由此可見(jiàn)，檔案內(nèi)容缺失現(xiàn)象較為普遍。

2 人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低

高校人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理，要求對(duì)人事檔案實(shí)行統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)等有序化管理控制，以獲得最佳檔案管理效益。要建立和完善人事檔案的術(shù)語(yǔ)、代碼、分類、計(jì)量、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，也要建立和完善檔案的收集、鑒定、整理、編目、檢索等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，還要使檔案材料的歸類、借閱與保護(hù)制度符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際工作中，高校人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低的問(wèn)題很常見(jiàn)。例如，上述300份高校人事檔案中，年度考核表填寫(xiě)不規(guī)范的現(xiàn)象就較為突出，37份是用圓珠筆填寫(xiě)的，58份手續(xù)不完備、需要本人簽字，24份需要單位蓋章。還有一些人事檔案所附的總結(jié)性材料過(guò)多，且沒(méi)有形成時(shí)間及單位公章。

3 人事檔案管理精細(xì)化程度低

高校人事檔案管理工作涉及面廣、信息量大，實(shí)行精細(xì)化管理尤為重要。作為一種高效、集約的管理方式，精細(xì)化管理具有以下特征：一是強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)化和精確性，這是精細(xì)化管理的基礎(chǔ)和前提。檔案材料只有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化、保證其精確性，才能為決策提供參考。二是強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)，精細(xì)化管理體現(xiàn)在管理運(yùn)作的各個(gè)細(xì)節(jié)中，強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)才能提高管理績(jī)效。三是強(qiáng)調(diào)持續(xù)不斷地改進(jìn)，精細(xì)化管理是一個(gè)不斷改善和提高的過(guò)程。四是強(qiáng)調(diào)以人為核心，精細(xì)化管理由人來(lái)操作，為的是人的發(fā)展。五是創(chuàng)新，精細(xì)化管理以持續(xù)改進(jìn)為特征，持續(xù)改進(jìn)是創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。人事檔案管理作為人事工作的重要組成部分，包括人事檔案的整理、收集、鑒別、保管、提供利用服務(wù)等諸多內(nèi)容。當(dāng)前高校人事檔案管理精細(xì)化管理程度低的問(wèn)題十分普遍，人事檔案不能真實(shí)全面地反映個(gè)人情況。

4 改進(jìn)高校人事檔案管理的建議

一要加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)。筆者以金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院的100名教職工為研究樣本，就人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)、人事檔案的具體材料有哪些、是否清楚人事檔案的填寫(xiě)規(guī)范等內(nèi)容進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷100份，回收有效問(wèn)卷90份，占比90%。有效問(wèn)卷中，清楚人事檔案作用的有90人，占比100%；16人能比較完整地回答人事檔案中有哪些材料，占比為17.8%，74人只能回答1至3項(xiàng)內(nèi)容，占比為82%。此外，絕大多數(shù)教職工不了解如何規(guī)范填寫(xiě)人事檔案材料中的表格。顯然，有必要針對(duì)教職工加強(qiáng)人事檔案基本知識(shí)、基本內(nèi)容、基本規(guī)范、基本方法等方面的培訓(xùn)。教職工作為高校人事檔案的形成者與利用者，掌握人事檔案的相關(guān)知識(shí)，能夠確保人事檔案的質(zhì)量，也能充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。

二要做好檔案材料審核工作。高校人事檔案相關(guān)材料如沒(méi)有經(jīng)過(guò)組織審查核實(shí)與蓋章確認(rèn)，就沒(méi)有法律效應(yīng)，體現(xiàn)不出作為憑證依據(jù)的價(jià)值。高校人事檔案審核部門(mén)要制訂檔案審核及管理的規(guī)范流程與標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)流程開(kāi)展工作，做好審核管理；要認(rèn)真細(xì)致地核實(shí)材料信息的真實(shí)性，對(duì)已經(jīng)審核完成的材料簽署意見(jiàn)并蓋上公章，完成后及時(shí)移交高校檔案管理部門(mén)并存入本人檔案之中，確保檔案材料完整與規(guī)范有效。

三要加強(qiáng)移交接收工作。在日常高校人事檔案材料審核過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如因時(shí)間推移、單位撤并、領(lǐng)導(dǎo)換屆、檔案管理人員更替等，人事檔案材料沒(méi)有及時(shí)交接，出現(xiàn)“人變檔沒(méi)變”或“人變檔不在”等極為嚴(yán)重的問(wèn)題。分析原因，在于材料移交不及時(shí)、經(jīng)手人對(duì)人事檔案不重視或責(zé)任心缺乏，等等。一旦經(jīng)手人調(diào)離工作崗位或者退休，而新接任工作的人員沒(méi)有辦理好交接手續(xù)，新接任工作的人員由于不了解工作情況，很有可能會(huì)錯(cuò)誤地處理一些看似不重要的人事材料，造成人事檔案“斷檔”“老化”等問(wèn)題，致使教職工需要使用人事檔案時(shí)無(wú)檔可查，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。一份手續(xù)完備的人事材料移交給高校檔案管理部門(mén)后，經(jīng)手人一定要養(yǎng)成及時(shí)接收登記并歸檔的習(xí)慣，并建立人事檔案月抽檢、年例檢工作機(jī)制，避免人事檔案材料遺失或不完整。

需要特別指出的是，人事檔案隨著人員流動(dòng)而走是當(dāng)前人員頻繁流動(dòng)過(guò)程中經(jīng)常發(fā)生的現(xiàn)象。調(diào)出人員人事檔案管理涉及到原單位與新單位的交接問(wèn)題，調(diào)出單位的檔案管理部門(mén)要切實(shí)履行好檔案管理職責(zé)，及時(shí)與檔案接收單位積極溝通，及時(shí)將調(diào)出人員的人事檔案以機(jī)要、保密渠道轉(zhuǎn)遞給接收單位，務(wù)必做好檔案材料的持續(xù)轉(zhuǎn)遞工作，并留意之后材料移交工作中是否還有調(diào)出人員的材料拿來(lái)歸檔，如遇到這樣的情況，必須保存好當(dāng)事人的“散材料”，并及時(shí)把這些材料寄出，以保證其能及時(shí)移交至接收單位，避免“人走材料流”等情況的發(fā)生。

四要提升檔案人員素質(zhì)。高校人事檔案管理人員要具備豐富的專業(yè)知識(shí)、良好的職業(yè)素養(yǎng)與較高的業(yè)務(wù)能力，還要熟知檔案法律法規(guī)、具備檔案法治意識(shí)，最重要的是具備檔案知識(shí)、提升業(yè)務(wù)能力。在新形勢(shì)下，要不斷適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)信息化、數(shù)字化、平臺(tái)化、移動(dòng)化等的發(fā)展需要，通過(guò)崗位培訓(xùn)、在崗學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流等方式不斷豐富專業(yè)知識(shí)和提升崗位技能。建設(shè)一支專職、專業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍，是提升高校人事檔案工作水平的關(guān)鍵所在?，F(xiàn)實(shí)的情況是，很多高校沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的人事檔案管理崗位，人事檔案管理人員兼職較多等現(xiàn)象普遍存在，造成的后果是，工作人員因不熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，錯(cuò)把人事檔案材料歸入綜合檔案中，造成要用人事檔案材料時(shí)不知何處找、找不到或找不齊等問(wèn)題。鑒于人事檔案的重要性，建議高校配齊、配足、配強(qiáng)專職人事檔案管理人員，并定編定崗，明確崗位職責(zé)任務(wù)及問(wèn)責(zé)機(jī)制；同時(shí)建議上級(jí)主管部門(mén)將是否設(shè)置專門(mén)的高校檔案管理人員納入績(jī)效考核范疇，切實(shí)增強(qiáng)高校對(duì)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重視程度。

五要實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。當(dāng)前高校人事檔案管理中，缺少檔案管理標(biāo)準(zhǔn)或有標(biāo)準(zhǔn)不遵守的問(wèn)題比較常見(jiàn)。以檔案整理工作為例，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)檔案整理格式不統(tǒng)一的問(wèn)題，如一本人事檔案材料有多個(gè)裝訂孔，如果不及時(shí)補(bǔ)救，檔案就會(huì)受損。規(guī)格不統(tǒng)一的檔案在裝訂時(shí)，管理人員須剪裁破損一邊，再粘貼上一條完整的貼邊，這樣雖然看上去平整了很多，但最終會(huì)留下一條粘合重疊縫，如果整本都粘貼，會(huì)出現(xiàn)重合處高起，使得檔案看上去不平整、不美觀。針對(duì)這些問(wèn)題，建議有關(guān)部門(mén)制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案裝訂位置、裝訂方法、保存分類、保存位置、保存事項(xiàng)等進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化。

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