如何擬寫建筑工程竣工檔案的案卷題名

文/郭 蕊

建筑工程竣工檔案是建筑工程在建設(shè)過程中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。由于建筑工程建設(shè)周期長(zhǎng)，施工工藝較為復(fù)雜，形成的檔案文件種類、內(nèi)容繁多，導(dǎo)致了檔案整理的復(fù)雜性，其中尤以案卷題名的擬寫最為顯著。案卷題名是建筑工程竣工檔案檢索利用的重要窗口，擬寫是否科學(xué)合理，查找的“專指性”強(qiáng)與否，會(huì)直接影響檔案的檢索利用。為此，筆者就建筑工程竣工檔案案卷題名的擬寫談幾點(diǎn)看法供大家參考。

一、構(gòu)成案卷題名的“三要素”

案卷題名是案卷的標(biāo)題，是用來概括和揭示卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和性質(zhì)特征的詞組，是檔案檢索的重要標(biāo)識(shí)。建筑工程竣工檔案的案卷題名是對(duì)案卷內(nèi)工程文件的簡(jiǎn)要描述，是查找利用卷內(nèi)工程文件的主要依據(jù)。根據(jù)日常檢索習(xí)慣，工程名稱、分部工程或?qū)I(yè)名稱、卷內(nèi)文件名稱通常是查找利用檔案的核心要素，下面主要圍繞這三個(gè)要素對(duì)案卷題名的構(gòu)成予以分析：

（一）工程名稱

從檔案利用查找的角度來看，要查找某一工程的檔案，首先應(yīng)搞清楚是什么單位建設(shè)的工程，建設(shè)的什么工程。建筑工程一般按照單位工程立卷，同一建設(shè)項(xiàng)目可能有幾個(gè)單位工程，還應(yīng)搞清楚是建設(shè)項(xiàng)目中的哪個(gè)單位工程。本著檢索利用的目的，工程名稱這一要素應(yīng)涵蓋建設(shè)單位名稱、工程項(xiàng)目名稱、單位工程名稱這三個(gè)基本要素。

（二）分部工程或?qū)I(yè)名稱

分部工程是建設(shè)項(xiàng)目中單位工程的組成部分，一般按照單位工程的部位、專業(yè)性質(zhì)和設(shè)備種類來劃分。建筑工程的分部工程一般包括地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑給排水及供暖、建筑電氣、智能建筑、通風(fēng)與空調(diào)、建筑節(jié)能、電梯十個(gè)分部工程。分部工程還可以再分為若干個(gè)子分部工程，如地基與基礎(chǔ)工程可以分為無支護(hù)土方、有支護(hù)土方、地基及基礎(chǔ)處理、樁基等子分部工程；建筑工程按照專業(yè)可以劃分為土建和建筑安裝兩個(gè)部分，還可以根據(jù)工程規(guī)模情況對(duì)土建和建筑安裝專業(yè)再次劃分。如建筑安裝專業(yè)又可劃分為給排水與供暖、建筑電氣、通風(fēng)與空調(diào)等專業(yè)。

建筑工程竣工檔案通常按照單位工程分別單獨(dú)組卷，在單位工程內(nèi)施工文件部分通常又按照分部工程或?qū)I(yè)組卷，為了查找方便，筆者認(rèn)為案卷題名應(yīng)充分揭示分部工程或?qū)I(yè)名稱。如案卷題名：××市××小區(qū)6#住宅樓建筑裝飾裝修隱蔽工程驗(yàn)收記錄，其中的“建筑裝飾裝修”就揭示了分部工程名稱，以區(qū)別于“建筑給水排水及采暖”、“建筑電氣”等分部工程名稱或?qū)I(yè)名稱。另外，如果工程規(guī)模較大，一個(gè)分部工程或?qū)I(yè)還包括若干子分部工程，形成若干卷子分部工程檔案，為了提高檔案查找的“專指性”，直接擬寫子分部工程名稱應(yīng)該更為科學(xué)合理一些。以“樁基礎(chǔ)工程”為例，“樁基礎(chǔ)工程”是“地基與基礎(chǔ)分部工程”的子分部工程，通常被施工總承包單位分包給專業(yè)單位，一般形成獨(dú)立的樁基礎(chǔ)工程檔案，擬寫案卷題名時(shí)可以將子分部工程——“樁基礎(chǔ)工程”列為案卷題名基本構(gòu)成要素，這樣利用者能夠在第一時(shí)間內(nèi)迅速鎖定查找范圍——“樁基礎(chǔ)工程”，從而大大提高查找效率。如案卷題名：“××市××公司辦公樓樁基礎(chǔ)工程施工技術(shù)文件”。

（三）卷內(nèi)文件概要

建筑工程竣工檔案種類繁多，同一案卷內(nèi)可能存在多個(gè)類別的多份卷內(nèi)文件。那么作為查找檔案的核心要素之一，卷內(nèi)文件名稱如何才能在案卷題名中合理地體現(xiàn)出來？是直接羅列還是以概要的形式體現(xiàn)？直接羅列無異于卷內(nèi)目錄，意義不大，也給快速鎖定查找范圍造成不便。因此，卷內(nèi)文件概要應(yīng)該是體現(xiàn)卷內(nèi)文件名稱最為科學(xué)的選擇。例如，某污水處理廠某單位工程在工程準(zhǔn)備階段形成多卷檔案，其中一卷檔案包括發(fā)改委關(guān)于審批土地的批復(fù)、項(xiàng)目建議書的復(fù)函、廠址變更批復(fù)、可研報(bào)告批復(fù)等多份文件，在擬寫卷內(nèi)文件概要時(shí)可以用“立項(xiàng)、用地文件”作簡(jiǎn)要概括，不宜將卷內(nèi)文件名稱羅列一大堆,否則查找者將不能一眼判斷出需要查找的文件是否在該卷之內(nèi)，該卷內(nèi)到底是立項(xiàng)、用地文件，還是勘察、設(shè)計(jì)文件，或者是招投標(biāo)文件，大大降低查檔效率；同時(shí)，繁復(fù)擬寫卷內(nèi)文件名稱也增加了檔案整理的工作量。同理，卷內(nèi)文件概要的擬寫也不能過于簡(jiǎn)單。前述例子中卷內(nèi)文件概要不宜用“工程準(zhǔn)備階段文件”做簡(jiǎn)要概括。因?yàn)椤肮こ虦?zhǔn)備階段文件”可能形成幾卷檔案，太過概括還得逐卷查閱，也會(huì)降低查檔效率。

二、案卷題名的擬寫方法及注意事項(xiàng)

（一）案卷題名的擬寫方法

案卷題名是一卷檔案的“點(diǎn)睛之作”，科學(xué)合理的案卷題名是快速查找與準(zhǔn)確查找的完美結(jié)合。因此，擬寫建筑工程竣工檔案的案卷題名應(yīng)注意結(jié)合案卷實(shí)際內(nèi)容，把握好關(guān)鍵要素，簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。案卷題名的擬寫宜由工程名稱（建設(shè)單位名稱+工程項(xiàng)目名稱+單位工程名稱）、分部工程或?qū)I(yè)名稱及卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容組成。如“××公司××建設(shè)項(xiàng)目1#廠房建筑樁基礎(chǔ)工程施工技術(shù)文件材料”。

（二）擬寫案卷題名的注意事項(xiàng)

通過多年的實(shí)踐觀察，筆者發(fā)現(xiàn)許多檔案從業(yè)人員在擬寫建筑工程竣工檔案的案卷題名時(shí)，通常會(huì)在以下幾個(gè)方面出現(xiàn)問題：

1.“建設(shè)單位”名稱

建設(shè)單位名稱在擬寫時(shí)應(yīng)注意編寫其對(duì)外公開名稱、全稱或通用簡(jiǎn)稱。需要注意的是，一些工程項(xiàng)目的建設(shè)單位并不是該工程的實(shí)際建設(shè)單位，而是被委托的代理單位。如某房地產(chǎn)開發(fā)公司受建設(shè)單位委托代建某建筑工程項(xiàng)目，在編制工程檔案案卷題名時(shí)，工程名稱中“建設(shè)單位”部分應(yīng)寫委托建設(shè)單位的名稱，而不是該房地產(chǎn)開發(fā)公司。如××市××單位5#辦公樓，由××省××房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司建設(shè)，實(shí)為××市××單位辦公樓，其案卷題名中的建設(shè)單位應(yīng)寫成“××市××單位”，而非“××省××房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司”。

2.“工程時(shí)間”特征

工程時(shí)間特征主要指建筑工程的建設(shè)年代，用于區(qū)別該工程過去曾多次修建所形成的不同年代的建筑工程檔案。如某市的某古建筑，上世紀(jì)60年代曾大修一次，2000年以后又大修一次。為了區(qū)別不同的維修年代，擬寫該建筑工程案卷題名時(shí)應(yīng)注明時(shí)間特征，以方便日后查檔。

3.“工程地址”特征

工程地址特征主要用于區(qū)別在不同地址建設(shè)的具有相同建筑工程名稱的工程。如“××大學(xué)××校區(qū)1#學(xué)生公寓樓工程”，其中“××校區(qū)”是工程地址特征，以區(qū)別××大學(xué)其他校區(qū)。

4.“工程性質(zhì)”特征

工程性質(zhì)特征主要是指建筑工程是擴(kuò)建、改建、遷建、維修還是翻建。如“××市××醫(yī)院門診樓遷建工程”，“遷建”即為該工程的性質(zhì)特征。一般新建工程無須標(biāo)明“新建”。

5.“卷內(nèi)文件概要”

實(shí)踐中案卷題名擬寫出現(xiàn)問題最多的通常是卷內(nèi)文件概要的擬寫。有冗長(zhǎng)羅列卷內(nèi)文件名稱的，有太過簡(jiǎn)要的，也有概要與文件名稱羅列同時(shí)存在的，還有題名與內(nèi)容不符或斷章取義的等等。這些不太規(guī)范的擬寫方法沒有統(tǒng)一的原則和標(biāo)準(zhǔn)，無疑加大了日后檔案查找利用的難度。從結(jié)構(gòu)層次來看，建筑工程文件的劃分不外乎三個(gè)層次（以工程準(zhǔn)備階段文件為例）：第一層次，大類級(jí)別——“工程準(zhǔn)備階段文件”；第二層次，屬類級(jí)別——立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、拆遷文件等；第三層次，小類級(jí)別——可行性研究報(bào)告、巖土工程勘察報(bào)告等具體文件?！熬韮?nèi)文件概要”擬寫不規(guī)范的主要原因是擬寫的結(jié)構(gòu)層次沒有掌握好。以工程準(zhǔn)備階段文件為例，如果該階段工程僅形成一卷檔案的，可以啟用第一層次，以大類名稱——“工程準(zhǔn)備階段文件”作為卷內(nèi)文件概要；如果工程準(zhǔn)備階段文件形成多卷檔案的，可以啟用第二、第三層次，可以用屬類名稱或小類名稱作為文件概要。如：“立項(xiàng)、用地文件”，或“巖土工程勘察報(bào)告”。究竟應(yīng)該啟用三個(gè)層次中的哪一層次，需要根據(jù)卷內(nèi)文件的實(shí)際情況靈活掌握。

6.“案卷名稱相同”的問題

能夠存檔的檔案都是“孤本”，應(yīng)該保持其“唯一性”。案卷題名也不例外，不應(yīng)該出現(xiàn)案卷題名相同的現(xiàn)象。建筑工程竣工檔案中尤其以施工文件為多，一個(gè)分部工程或?qū)I(yè)形成的施工文件通常有若干卷，難免會(huì)出現(xiàn)“案卷題名相同”的問題。如何對(duì)這些“案卷題名相同”的案卷進(jìn)行區(qū)分，有以下兩種方法：

第一種方法，對(duì)于數(shù)量不多的同類文件或圖紙，需要組成數(shù)卷檔案時(shí)，可以加入卷冊(cè)序號(hào)或圖號(hào)等以示區(qū)別。如：

××大學(xué)圖書館土建工程施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄（一）

××大學(xué)圖書館土建工程施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄（二）

××大學(xué)圖書館建筑竣工圖（建竣1～建竣 15）

××大學(xué)圖書館建筑竣工圖（建竣16～建竣 30）

第二種方法，對(duì)于數(shù)量較多的同類文件或圖紙，為了充分揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，方便檢索利用，可以在案卷題名后進(jìn)行注解。如：

××商務(wù)大廈土建工程施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄（土方、基坑）

××商務(wù)大廈土建工程施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄（地基處理）

總之，案卷題名的擬寫有章法無定法，針對(duì)不同的案卷，還應(yīng)具體情況具體對(duì)待。