淺析社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作

文·邢保華

淺析社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作

文·邢保華

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是指社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄，具有社會(huì)性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)、檔案量大、門類較多、利用率高的特點(diǎn)。近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，人民群眾參保意識(shí)的不斷增強(qiáng)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)覆蓋面越來(lái)越廣，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案作為單位和個(gè)人參保的重要依據(jù)和原始憑證，其重要地位越來(lái)越不可代替。國(guó)家和社會(huì)大眾對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的重視和關(guān)注，也讓社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理呼之欲出。

一、做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的重要意義

（一）做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作，可以更好的發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的重要憑證作用

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是單位和個(gè)人參保、繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用真實(shí)、全面、詳細(xì)的原始記錄，是維護(hù)參保人員權(quán)益的直接憑證，也是發(fā)放社會(huì)保險(xiǎn)的最終依據(jù)，做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作，可以讓社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的作用發(fā)揮到極致，可以對(duì)參保人員的個(gè)人權(quán)益負(fù)起應(yīng)有的責(zé)任。

（二）做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作，可以為社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)性工作。做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作，可以為社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的開(kāi)展提供依據(jù)和參考，可以大幅度提升社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的工作效率，可以為社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案分散保存

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在工作中形成了大量文件材料，這些文件材料作為最原始的工作記錄，應(yīng)該得以齊全完整地留存下來(lái)。但是由于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)各科室的職能不同，這些社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)保管”的原則會(huì)分別留存在各個(gè)科室，甚至是為了方便使用而留存在個(gè)人手中。這種分散保存狀態(tài)，使得檔案的保管條件、查閱利用、管理狀況都存在差異性，讓檔案的安全保管和便捷利用都得不到保障。

（二）檔案整理規(guī)范化程度參差不齊

像城鎮(zhèn)社保檔案、醫(yī)保檔案等大部分的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，目前都得到了規(guī)范的整理。但是仍有一些數(shù)量大且利用少的社會(huì)保險(xiǎn)檔案還沒(méi)有進(jìn)行整理編號(hào)，也沒(méi)有形成檢索工具，對(duì)檔案的查閱利用還依靠逐盒逐頁(yè)或者電子目錄查詢，導(dǎo)致檔案管理工作的效率不高，嚴(yán)重影響了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)檔案整體的規(guī)范化管理水平。

（三）檔案管理具有隨意性

一是檔案保管具有隨意性。目前，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作缺乏相應(yīng)的專項(xiàng)制度進(jìn)行管理和約束，相當(dāng)多的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都沒(méi)有建立起檔案收集、整理、保管、查閱、保密、銷毀等規(guī)章制度。比如，在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案利用工作中，由于沒(méi)有嚴(yán)格的借閱制度和規(guī)范程序，工作人員可以對(duì)檔案隨意取放，嚴(yán)重影響了檔案的安全保管和利用。

二是檔案存放具有隨意性。有些社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)因?yàn)檗k公用房緊張等問(wèn)題，沒(méi)有專門的檔案室，或是檔案室、辦公室、閱覽室合在一起，導(dǎo)致檔案保管條件極不合乎規(guī)范；有的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)雖然設(shè)有檔案室，但是沒(méi)有對(duì)社保檔案實(shí)行統(tǒng)一集中管理，只統(tǒng)管了文書(shū)檔案這一塊，業(yè)務(wù)檔案沒(méi)存或者只存一部分。

（四）檔案管理的現(xiàn)代化水平低

目前就社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，大部分的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化掃描，沒(méi)有配備統(tǒng)一的能夠快速查閱檔案的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案保管方式單一，抵御風(fēng)險(xiǎn)能力較差。

三、做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的對(duì)策

（一）健全制度，規(guī)范管理，提升現(xiàn)代化管理水平

要建立健全社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，構(gòu)建完整的檔案管理制度體系，做到社保檔案管理工作有法可依、有章可循。努力實(shí)現(xiàn)各個(gè)門類的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集、整理、利用、移交進(jìn)館等步驟的程序化、科學(xué)化，使社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作走向規(guī)范。加快社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作信息化進(jìn)度，對(duì)業(yè)務(wù)檔案實(shí)施全方位數(shù)字化掃描，開(kāi)發(fā)適合社保檔案業(yè)務(wù)的檔案管理軟件，讓社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作與現(xiàn)代化、信息化時(shí)代接軌。

（二）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的安全保管

一是將社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案納入單位綜合檔案室集中存放，那些與日常業(yè)務(wù)工作密不可分的檔案可暫時(shí)分科室存放，但應(yīng)在綜合檔案室登記檔案目錄，接受檔案業(yè)務(wù)檢查，并保證檔案分室存放地點(diǎn)配備符合檔案安全保管標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房和裝具以及必要的防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等“九防”設(shè)施，確保檔案無(wú)論存放在哪里都萬(wàn)無(wú)一失。

二是檔案室應(yīng)建立檔案安全管理責(zé)任制，明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，定期檢查檔案保管情況，清點(diǎn)檔案數(shù)量，確保檔案實(shí)體與檔案目錄、統(tǒng)計(jì)表的登記情況一致。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，要辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案管理不因檔案員的變動(dòng)而出現(xiàn)問(wèn)題。

（三）提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理有賴于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，也很大程度上取決于檔案工作人員的個(gè)人素養(yǎng)。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作人員的理論和業(yè)務(wù)雙重知識(shí)構(gòu)架的培訓(xùn)力度，尤其是加強(qiáng)檔案工作人員對(duì)于實(shí)際操作技能的培訓(xùn)，讓檔案工作人員真正學(xué)會(huì)如何去收集和整理業(yè)務(wù)檔案。同時(shí)，要建立起有效的激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)檔案工作人員各種素質(zhì)的自我提升。

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[1]陳巖峰.淺析社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011（17）.

[2]劉秀紅.做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作之我見(jiàn)[J].勞動(dòng)保障世界（理論版），2010（04）.

[3]高晶.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作探析[J].蘭臺(tái)縱橫，2014（06）.

（作者單位：濱州市人社局社保中心）