淺談以檔案室（館）圖書館為主導的高校資源平臺信息服務工作

文·宋天蘇

淺談以檔案室（館）圖書館為主導的高校資源平臺信息服務工作

文·宋天蘇

檔案室（館）和圖書館是高校負責信息資源管理最重要的部門，由其主導建設統(tǒng)一的校內(nèi)信息資源管理平臺，既可以保證充分發(fā)揮信息資源的利用價值，也便于資源建設同步進行。信息服務是資源建設的關鍵，根據(jù)高校專業(yè)設置和特色，從工作實踐中總結，探索符合高校自身發(fā)展的信息服務工作體系，推動資源建設水平提高。

高校信息資源；信息服務；參考咨詢

檔案室（館）和圖書館是高校內(nèi)部機構中的信息資源收集保存利用部門，信息資源的統(tǒng)一共享特質為促使兩部門聯(lián)合主導資源平臺建設打下堅實基礎。檔案室（館）圖書館統(tǒng)籌博物館、網(wǎng)絡信息中心和教學相關部門信息資源建設，共同推動智慧信息化校園，激活研究沉寂資源，為教師學生學習科研和其它創(chuàng)造性成果產(chǎn)生提供資料信息支持。檔案信息資源不同于檔案實體、檔案信息，它是經(jīng)過整理加工的可利用的資源，應具備可開發(fā)性、可利用性，其研究重點不包含對檔案實體的開發(fā)利用，如復制、借閱等。其次，在檔案信息資源與信息資源的關系方面，檔案信息資源是信息資源中不可分離的一部分。[1]圖書館信息資源處于既有文獻資源的集成服務模式（期刊、圖書等傳統(tǒng)信息資源種類，信息資源主要呈現(xiàn)為PDF 文檔和自由文本形式的文獻對象），又有越來越多的第三方知識服務產(chǎn)品日益侵蝕著學術圖書館的服務拓展空間。[2]飽有豐富信息資源的檔案室（館）和圖書館面臨如何破解信息資源的開發(fā)與利用，促使信息資源建設和教學科研水平提速前進的現(xiàn)實應用瓶頸。

一、信息服務是高校信息資源建設的客觀需要

數(shù)字化對高校檔案室（館）與圖書館工作產(chǎn)生深刻影響，需要從循規(guī)蹈矩文本資料收集整理查閱中，轉變?yōu)槲谋举Y料數(shù)字化存儲，對資源進行知識化管理，資源來源更加多樣，信息利用需求快速增長等學界理論研究尚在進行，但工作實踐已迫不及待，必須快速建立統(tǒng)一資源信息平臺和高質量的信息服務。檔案服務工作通過對檔案進行收集、整理、編研等過程，將檔案及檔案相關產(chǎn)品提供給用戶，實現(xiàn)檔案信息共享。檔案館作為檔案事業(yè)的主體，在檔案文獻（紙質或是電子）的組織與服務方面積累了豐富的經(jīng)驗，為社會服務、科研活動和學術交流提供了有力支持。[3]圖書館信息服務包含高校教師教學科研，學生專業(yè)學習、繼續(xù)深造和實習創(chuàng)業(yè)的方方面面。

（一）教學

高校的核心業(yè)務是教學，高等教育的教學內(nèi)容設置和專業(yè)特點密切相關，尤其是藝術類教學既需要基本技法的練習傳授，也需要藝術歷史文化的傳承，在實習實踐中完成對作品的雕琢。教學過程中教師學生對檔案、圖書和一些第三方提供的信息資源需求與日俱增。教師學生對此渴求已久。

（二）科研成果申報立項審批結題

教師科研人員申請省部校級課題過程中，需要對某個領域全面客觀可靠準確的圖書檔案情報信息資料。高校圖書館學科館員開展工作較好的院校，學科館員為科研組或團隊提供全部資料信息支持?？蒲邪l(fā)現(xiàn)也需要檔案圖書資料科學信息化管理后對其提供可研究觀察的脈絡。對教師科研人員的信息服務目前主要由學校檔案室（館）和圖書館擔當。

（三）個人創(chuàng)作

藝術高校教師學生對個人創(chuàng)作一直孜孜以求。傳統(tǒng)技藝和學校優(yōu)勢學科發(fā)展過程中累積的歷史檔案圖書資料是教師學生創(chuàng)作思路來源，檔案室（館）圖書館對學校歷史上有重要影響力的教師和學者都建有較完善的作品、著作收集以及大事活動的相關檔案編研和收藏。

（四）學術和社會重大活動服務

高校越來越多承擔社會服務和重大活動的任務，舉辦有一定影響力的藝術展覽，對省內(nèi)民間藝術歷史梳理總結，對學生創(chuàng)業(yè)孵化提供支持指導。每一項重大活動方案規(guī)劃及影響力資料收集歸檔，為重大活動提供信息資料周到的服務，確保學校重大活動收到良好效果。

（五）工作室教學

教育行政機構對高等教育要求學以致用，重視實踐教學，藝術高校更要強調學生動手能力強的特點。工作室教學是學校針對實踐強的學科培養(yǎng)學生動手能力的創(chuàng)新教學方式。學生可以在學院資料室，充分利用學科資料，現(xiàn)場展研結合，學生和教師一起進行專業(yè)學習。

（六）行政管理

教學計劃的編制、人力資源管理和各部門的協(xié)調配合等行政管理過程需要關于同類重點院校乃至教育行政主管部門的綜合信息資料評估，教師個人學術評定、人才引進、學生學習期間重要記錄都需要檔案室（館）及圖書館提供詳實的原始文本記錄“憑證”和查檢。為學校決策層提供信息資料情報是檔案室（館）圖書館等信息資料管理部門的職責。信息服務高校行政管理，常態(tài)化權威性作用日漸凸顯。

二、信息資源存放分散阻礙信息服務工作的開展

高校信息資源存放部門多，收集管理規(guī)章制度不健全，領導層不重視，部門之間工作協(xié)調銜接機制沒有建立，對新出現(xiàn)的信息資源收集意識不強，信息分析人員工作不主動，導致高校信息資源利用還無法發(fā)揮重要現(xiàn)實作用。例如藝術類高校的教學資源形式多樣、豐富多彩，然而這些傳統(tǒng)資源有著各自的特點，音樂類、舞蹈類、書法類等需要現(xiàn)場感悟的學科，想要將它們轉化成為優(yōu)質的網(wǎng)絡信息資源是非常困難的，藝術類高校的資源信息化程度不高，這種情況造成了網(wǎng)絡信息資源整合對象的缺失。[4]由于檔案室（館）圖書館博物館美術館收藏范圍不甚明晰，造成一定程度的收藏跑冒滴漏現(xiàn)象，二級學院配有資料室，信息資源分散，沒有得到集中信息大數(shù)據(jù)管理，信息分析數(shù)據(jù)基礎不全面，部門之間信息沒有共享，工作缺乏交流，使得信息服務工作開展阻礙重重。

三、檔案室（館）圖書館牽頭建立高校信息資源平臺的契機

高校信息資源平臺建設應建立檔案室（館）圖書館主導，網(wǎng)絡信息部門負責硬件設施維護，教學行政部門聯(lián)合的工作機制。因為圖書館和檔案室（館）長期從事信息資源管理工作，在資源收集著錄檢索方面有成熟的工作經(jīng)驗和人員保障，在設備采購和管理運行方面可以從業(yè)務需要出發(fā)，盡可能減少重復購買或者采購但不能滿足需要的行政浪費，還有助于給信息資源利用部門工作人員提供專業(yè)的信息咨詢服務。檔案資源建設平臺包括兩個板塊：一是館內(nèi)檔案資源建設；二是館內(nèi)外合作，主要包括檔案館與其他檔案館、圖書館、博物館以及其他企事業(yè)單位、個人或組織通過一定的合作共建共享協(xié)議，開發(fā)特定的檔案產(chǎn)品。這種合作往往都基于某種共同的利益而展開。[5]檔案室（館）圖書館共建信息資源平臺有理論和現(xiàn)實基礎。教師學生有特定的檢索信息需求后，通過統(tǒng)一信息資源平臺可以得到全面的信息來源，減少來回切換多個信息持有部門對信息的簡單描述。高校統(tǒng)一信息資源檢索平臺建立順應了信息資源統(tǒng)一共享潮流，也大大開拓了校內(nèi)外信息資源的利用范圍。

（一）信息資源數(shù)字化、共享理念達成共識

信息資源已不在為存儲容量而發(fā)愁，大數(shù)據(jù)數(shù)字技術解決了存儲數(shù)據(jù)和利用數(shù)據(jù)的障礙，傳統(tǒng)積累下來的紙質、文本、實物等多種形式的檔案圖書資料都可以用數(shù)字表達，信息即為資源，信息資源利用意識逐漸增強，信息資源的開發(fā)共享潮流不可阻擋。研究者的視野范圍得以快速擴大，可以快速得到研究方向的檔案情報圖書多種形式信息資源的多層考察，無論對于撰寫理論綜述，還是古今中外概念辨析，思想智慧的論述都更加趨于理性。

（二）工作機制便于主導建設

檔案室（館）和圖書館主要業(yè)務內(nèi)容貼近于信息資源管理平臺，主要理論基礎共融共通，未來技術趨勢方向一致，主導高校信息資源建設平臺既有理論研究基礎又有實踐積累，是上佳的合適責任承擔者。兩館承擔信息資源建設平臺任務，還需人員意識、業(yè)務和技能方面有所轉變和進一步提高，意識上不再拘泥于本部門業(yè)務范圍，從全校信息資源綜合利用角度安排部署工作步驟，分工與合作并舉，在強調條塊分割時，也要工作中互為補充，齊心協(xié)力才能將信息資源管理平臺框架快速完成細節(jié)極近完美。

（三）利用沉積的資源

圖書館檔案室（館）主導建立信息資源平臺是促使部門發(fā)展的機遇。圖書館是高校文獻信息中心，檔案室（館）是高校重要原始文件記錄重大會議活動記載中心，圖書館涵蓋的信息資源范圍較廣，檔案室（館）的信息資源“憑證”價值較高，綜合利用發(fā)現(xiàn)挖掘信息資源中的知識價值。兩館信息資源豐富，數(shù)字化程度在近幾年飛速前進，信息管理系統(tǒng)建立較早，信息分析工作也是最先開展。例如在檔案領域，數(shù)據(jù)挖掘的對象由檔案管理數(shù)據(jù)，尤其是用戶信息，擴展至檔案內(nèi)容信息；數(shù)據(jù)挖掘的范圍由檔案管理系統(tǒng)中的信息擴展至網(wǎng)絡信息資源；在檔案管理機構的應用由傳統(tǒng)實體檔案館到數(shù)字檔案館，其應用逐步擴展，數(shù)據(jù)挖掘的層次、深度逐步提升。由于檔案領域傳統(tǒng)的信息組織方式無法滿足數(shù)據(jù)挖掘對高質量信息的需求，導致數(shù)據(jù)挖掘技術應用面臨諸多問題。[6]

四、信息服務工作開展的方向

高校教師學生及其他使用信息資源者，對信息資源進行檢索、復制、借閱和下載等行為時，可歸納為信息利用行為范疇。圖書館信息服務和檔案信息服務是信息服務范疇內(nèi)的討論。信息服務的進階是知識服務。從方式方法上， 信息服務依靠的是先進的信息技術與手段開展服務， 而知識服務則是依靠智慧組織服務。信息服務是以規(guī)范化的信息資源收藏和組織為標志， 信息服務是從工作對象而言， 它組織與提供的是信息或信息資源。知識服務是從工作方式而言， 是知識化的服務。[7]高校作為信息服務需求密集機構，信息服務乃至知識服務的作用不容小覷。圖書館檔案館（室）擁有本校、國內(nèi)外信息資源的存儲與來源，也是對外信息資源連接的紐帶，資源平臺的建立與高水平的信息服務工作開展直接影響學校綜合實力和國內(nèi)同行研究能力地位。

（一）咨詢服務的重要性

信息服務的重要體現(xiàn)是幫助用戶使用信息資源，對用戶信息資源的使用行為調查統(tǒng)計，對資源服務反饋調整以達到滿足服務要求。圖書館參考咨詢服務幫助讀者使用圖書館資源，對學科可進行定向課題服務。檔案信息咨詢服務處于“你問我答，你用我取”的被動模式，用戶對檔案的利用需求往往受限于檔案館現(xiàn)有的載體形態(tài)和館藏資源，尚且無法得到綜合性的檔案信息和統(tǒng)計結果。[8]由于教師學生之間信息素質有一定差異，利用信息目的各有不同，論文課題科研立項要求也不盡相同，教師學生對信息服務的要求也眾口難調，因此信息咨詢服務是信息服務工作開展行之有效的方式之一。

（二）統(tǒng)一信息描述，統(tǒng)一著錄

信息資源的平臺建立，信息資源的統(tǒng)一標準化著錄、信息標準化描述勢在必行。在堅持圖書館檔案室（館）著錄格式基礎上，信息資源建設標準化應對高校信息資源建設的內(nèi)容和形式做統(tǒng)一規(guī)定，組建標準化建設機構，以特定形式發(fā)布，作為高校信息資源建設共同遵守的準則和依據(jù)。主要研究內(nèi)容包括：一信息資源建設內(nèi)容標準；二信息資源描述標準；三信息資源建設服務標準；四信息資源建設管理標準等。[9]信息資源系統(tǒng)的建設注重信息資源分類編目質量，檢索結果數(shù)量和查準率依賴信息資源的管理，提高信息資源管理水平可以提高信息服務工作水平。

（三）建立工作交流機制

以檔案室（館）牽頭建立高校信息資源平臺，檔案室（館）與圖書館應當建立密切聯(lián)系工作制度，二者信息資源收集范圍各有分工，但對高校而言也會有所交叉，為避免遺漏應當研究圖書資料檔案收集界限與價值。在國家相關規(guī)定存繳的基礎上，突出院校特色資源建設。在信息服務工作過程中，分析信息需求修訂信息資源建設工作方案。資源建設與信息服務關系密切，檔案資源建設與檔案服務之間是一種雙向聯(lián)動的關系。一方面，檔案資源建設是檔案服務開展的強力支撐。另一方面，通過檔案服務的開展，廣大檔案用戶的需求得到滿足，這對于構建良好的檔案利用體系具有重要的導向作用，檔案服務就能為檔案資源建設提供不竭的動力。

（四）合理利用信息資源

信息服務工作的開展應當注意利用信息資源的界限。根據(jù)信息資源的類別、來源和性質，確定合理使用的人群和范圍。圖書館資源館藏紙質資源，公開政府信息，教學重大會議活動檔案等可公開使用的資源，圖書館購買第三方公司電子資源的提供需要相關協(xié)議規(guī)定予以明晰，還有法定需要保密和涉及隱私信息、國家安全和保密期內(nèi)信息則不予提供。

（五）移動服務

檔案與圖書館移動服務如火如荼開展，高校信息資源手機用戶受眾最廣。移動終端實用信息資源的特色是，信息資源要求簡單快捷全面，檢索服務次數(shù)頻繁，對內(nèi)容獲取質量要求較高。高校圖書館最先開展移動信息服務，在用戶需求驅動下，圖書館通過移動圖書館平臺，切實履行了“以人為本”的服務理念，將圖書館的數(shù)字資源推送到用戶“掌中”，更好地推動圖書館資源的充分使用，實現(xiàn)了圖書館資源的價值。[10]檔案館對移動服務的研究和工作實踐也日漸開展起來。作為信息服務開展工作較早的部門，應始終關注信息資源的建設和信息使用者的體驗。

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[1] 牛力、王鈺涵.面向政府的檔案信息資源開發(fā)利用研究綜述[J].檔案學研究，2016 （2 ）:61.

[2] 孫坦.開放信息環(huán)境: 學術圖書館信息資源建設的重定義與再造[J].中國圖書館學報，2013（5）:13.

[3] 王蘭成、劉曉亮、黃永勤.論互聯(lián)網(wǎng)新媒體檔案信息資源的建設與服務[J].檔案與建設，2014（1）:18-19.

[4]陳勇軍.藝術類高校網(wǎng)絡信息資源整合有關問題的探析[J].南京藝術學院學報，2013（6）:165.

[5][10] 周耀林、趙躍.檔案資源建設與服務聯(lián)動模式探析[J].檔案學通訊，2015（5）:52-54.

[6] 馬廣惠、朝樂門.信息分析方法在檔案領域的應用現(xiàn)狀綜述[J].北京檔案，2015（5）:21.

[7]柯平.當代圖書館服務的創(chuàng)新趨勢[J].高校圖書館工作，2008（2）:4.

[8] 王晨、李耀庭.大數(shù)據(jù)視閾下檔案學研究的困境和啟示——基于CNKI 檔案類期刊的共詞聚類分析[J].北京檔案，2016（6）:17.

[9] 富琳、鐘永文.國內(nèi)高校圖書館信息資源建設研究述評[J].圖書館學研究，2016（22）:34.

[10]高春玲、張文亮.關于我國移動圖書館服務的理性思考[J].圖書館建設，2013（11）：82.

（作者單位：山東工藝美術學院）