協(xié)同管理視角下高校電子文件管理研究

陳偉斌/福州大學(xué)檔案館

高校電子文件管理是高校檔案管理的重要內(nèi)容，為了改變以往高校電子文件管理“各自為政、組織松散”的現(xiàn)狀，必須綜合運(yùn)用電子文件“前端控制”和“全程管理”的思想，對(duì)高校電子文件形成、流轉(zhuǎn)和歸檔部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立科學(xué)有效的協(xié)同管理模式。

1 高校電子文件協(xié)同管理的重要性和必要性

協(xié)同理論最早由聯(lián)邦德國(guó)斯圖加特大學(xué)哈肯教授提出，指通過(guò)協(xié)調(diào)不同系統(tǒng)或者組織間的資源和功能，使它們行動(dòng)一致地完成某一任務(wù)或者目標(biāo)，以期實(shí)現(xiàn)協(xié)同效應(yīng)。高校電子文件協(xié)同管理不僅涉及部門與部門之間的協(xié)作，也包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間和數(shù)據(jù)資源之間的銜接和共享，協(xié)同管理對(duì)于高校電子文件科學(xué)管理具有重要意義。

1.1 協(xié)同管理是保證高校電子文件管理質(zhì)量的內(nèi)在要求

電子文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論認(rèn)為，電子文件演化為電子檔案是一個(gè)連續(xù)和銜接的過(guò)程，電子文件管理應(yīng)該延伸到電子文件的產(chǎn)生和創(chuàng)建領(lǐng)域。高校電子文件在形成、流轉(zhuǎn)及歸檔等環(huán)節(jié)都需要由業(yè)務(wù)部門和相關(guān)責(zé)任人提前介入控制，各個(gè)業(yè)務(wù)部門和檔案部門之間的協(xié)同水平和協(xié)作程度，將直接影響到高校電子文件的管理質(zhì)量。因此，開展高校電子文件協(xié)同管理不僅符合電子文件管理的客觀規(guī)律，更是高校電子文件管理的內(nèi)在要求。

1.2 協(xié)同管理是提高高校電子文件管理效率的有效手段

當(dāng)前高校電子文件數(shù)量龐大、管理流程復(fù)雜，除了OA辦公系統(tǒng)形成的大量電子公文之外，還有教務(wù)、科研、財(cái)務(wù)、基建等業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的海量電子數(shù)據(jù)，這些高校電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、采集、歸檔和利用過(guò)程涉及眾多業(yè)務(wù)部門，只有部門之間協(xié)同配合，彌補(bǔ)工作的不足之處，才能切實(shí)提高高校電子文件的管理效率，減少許多不必要的重復(fù)勞動(dòng)，從而節(jié)省工作時(shí)間和提高工作效率[1]。

1.3 協(xié)同管理是提升高校電子文件管理水平的必然趨勢(shì)

隨著高校電子文件數(shù)量的日益激增，以往高校電子文件管理的工作模式，已經(jīng)不能滿足新時(shí)期的工作需求。只有構(gòu)建有效的高校電子文件協(xié)同管理機(jī)制，推動(dòng)高校各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間相互協(xié)作，實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間信息交流與共享，才能更好地迎合和適應(yīng)高校電子文件管理的發(fā)展趨勢(shì)，不僅可以減少或消除高校電子文件管理過(guò)程中的各種安全風(fēng)險(xiǎn)，也可以對(duì)高校電子文件的管理流程進(jìn)行全程梳理和改進(jìn)優(yōu)化，是提升高校電子文件管理水平的必由之路。

2 高校電子文件協(xié)同管理存在的問(wèn)題

2.1 協(xié)同管理目標(biāo)缺乏一致性的共識(shí)

高校電子文件形成部門管理的目標(biāo)在于利用電子文件更方便快捷地完成工作，而檔案部門管理的目標(biāo)則在于確保高校電子文件的內(nèi)容信息、背景信息和結(jié)構(gòu)信息齊全完整，以及電子文件存儲(chǔ)格式滿足長(zhǎng)期保管的要求[2]。高校電子文件管理的出發(fā)點(diǎn)和所涉部門的利益不同，因此協(xié)同管理缺乏一致性目標(biāo)，直接影響到業(yè)務(wù)部門與檔案部門相互協(xié)同的積極性。

2.2 協(xié)同管理技術(shù)存在銜接上的差距

高校電子文件管理很大程度上依賴軟硬件系統(tǒng)技術(shù)的支撐，需要軟件系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)的兼容和共享。但是，由于高校文件形成部門、信息技術(shù)部門和檔案部門之間相互獨(dú)立，不同部門使用不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致系統(tǒng)平臺(tái)之間不能兼容數(shù)據(jù)或者數(shù)據(jù)無(wú)法銜接[3]；加之業(yè)務(wù)部門軟件系統(tǒng)經(jīng)常升級(jí)或更換，容易產(chǎn)生電子文件數(shù)據(jù)丟失或者難以讀取的問(wèn)題，給高校電子文件在線歸檔和長(zhǎng)期保存帶來(lái)許多技術(shù)困難。

2.3 協(xié)同管理的整體規(guī)劃不完善

由于絕大多數(shù)的高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)都不具備電子文件歸檔功能，要彌補(bǔ)這一缺陷就必須系統(tǒng)升級(jí)或者開發(fā)接口，這就需要相應(yīng)地增加資金投入，而在制定高校電子文件管理規(guī)劃時(shí)，往往只規(guī)劃了檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)費(fèi)用，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口開發(fā)建設(shè)費(fèi)用以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件質(zhì)量控制和保障費(fèi)用沒(méi)有專門規(guī)劃，協(xié)同管理整體規(guī)劃不完善，影響協(xié)同管理的整體進(jìn)程。

2.4 協(xié)同管理制度有待進(jìn)一步細(xì)化

現(xiàn)有的教育部27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)于高校電子文件管理要求的規(guī)定較為籠統(tǒng)，缺乏對(duì)電子文件管理程序性機(jī)制的規(guī)定，開展協(xié)同管理有待各高校制定出操作性強(qiáng)的實(shí)施細(xì)則。例如，高校電子文件管理聯(lián)席會(huì)議的運(yùn)作制度缺失，聯(lián)席會(huì)議的參加成員、召開時(shí)間、召開條件、議題確定程序和討論程序等都沒(méi)有相應(yīng)規(guī)定。

3 加強(qiáng)高校電子文件協(xié)同管理的對(duì)策

3.1 提高認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)協(xié)同

要充分提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的思想認(rèn)識(shí)，明確以“電子文件共享和利用”作為高校電子文件管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，加強(qiáng)高校電子文件管理的統(tǒng)籌規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)，在管理工作過(guò)程中融入?yún)f(xié)同思想，并明確高校電子文件協(xié)同管理的重要性和現(xiàn)實(shí)意義；以建立“高校電子文件共建共享大平臺(tái)”為統(tǒng)一目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)各部門、各系統(tǒng)之間電子文件信息資源的有效整合，并對(duì)電子文件形成部門、檔案管理部門和信息技術(shù)部門進(jìn)行功能整合和結(jié)構(gòu)調(diào)整，充分滿足各部門電子文件利用需求，實(shí)現(xiàn)以共識(shí)和共贏為基礎(chǔ)的目標(biāo)協(xié)同。

3.2 搭建平臺(tái)，推進(jìn)技術(shù)協(xié)同

為有效解決高校電子文件管理系統(tǒng)不兼容的難題，可依據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，采取以下兩種方案：一是由學(xué)校信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)、各個(gè)業(yè)務(wù)部門相互協(xié)作，搭建全校統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，將學(xué)校各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)一整合在共享平臺(tái)上，由各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接上傳電子文件數(shù)據(jù)，再由信息技術(shù)部門通過(guò)共享平臺(tái)的數(shù)據(jù)推送渠道，對(duì)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。二是由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)、各個(gè)業(yè)務(wù)部門配合，檔案部門和業(yè)務(wù)部門協(xié)同開發(fā)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的歸檔功能，對(duì)學(xué)校業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，共同開發(fā)電子文件歸檔管理的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)電子文件無(wú)縫銜接，提升業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的資源流動(dòng)性和功能拓展性，從而更好地實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔和共享。但是，不管采取哪一種方案，都需要檔案部門、技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門之間密切協(xié)作，定期對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的功能、運(yùn)行狀態(tài)以及電子文件的歸檔格式、歸檔內(nèi)容和歸檔要求等各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行跟蹤反饋，同時(shí)針對(duì)電子文件管理的不足之處提出改進(jìn)建議并加以落實(shí)。

3.3 整合資源，完善保障協(xié)同

《電子文件管理暫行辦法》明確規(guī)定“各級(jí)財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)為電子文件管理工作提供資金保障”。因此，要確保高校電子文件協(xié)同管理的有效性，檔案部門應(yīng)當(dāng)積極爭(zhēng)取學(xué)校對(duì)電子文件管理所需的資金、設(shè)備、技術(shù)資源等的支持。一方面，檔案部門可建議學(xué)校將電子文件管理納入學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃之中，制定電子文件管理專項(xiàng)子規(guī)劃，力求從學(xué)校層面統(tǒng)一規(guī)劃電子文件管理，以獲得更多的人財(cái)物保障；另一方面，檔案部門應(yīng)認(rèn)真梳理工作需求，并制定電子文件管理長(zhǎng)期規(guī)劃，向?qū)W校財(cái)務(wù)部門爭(zhēng)取開展電子文件管理的專項(xiàng)資金，用于貼補(bǔ)電子文件形成部門在接口開發(fā)、質(zhì)量控制和安全保障等工作中的所需經(jīng)費(fèi)，提高業(yè)務(wù)部門與檔案部門進(jìn)行協(xié)同管理的積極性。

3.4 相互溝通，形成流程協(xié)同

高校電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔等各個(gè)管理階段，都需要業(yè)務(wù)部門與檔案部門的密切配合和共同協(xié)作。只有不斷加強(qiáng)二者之間的相互溝通，及時(shí)分析并幫助解決業(yè)務(wù)部門在協(xié)同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，理順高校電子文件管理的工作流程，明確業(yè)務(wù)部門與檔案部門之間的職責(zé)關(guān)系，建立有效的協(xié)作機(jī)制，積極爭(zhēng)取業(yè)務(wù)部門對(duì)電子文件管理工作的支持和配合，才能在協(xié)商和共識(shí)的基礎(chǔ)上共同加強(qiáng)高校電子文件的協(xié)同管理。同時(shí)，高校應(yīng)該明確各個(gè)部門電子文件管理的崗位職能和工作考核指標(biāo)，建立高校電子文件形成部門、檔案部門和信息技術(shù)部門的電子文件協(xié)同管理考核體系，定期對(duì)電子文件管理情況展開量化考核，并將考核結(jié)果納入對(duì)相關(guān)工作人員的年度考評(píng)之中，集中體現(xiàn)業(yè)務(wù)部門人員在電子文件協(xié)同管理中的價(jià)值。

3.5 建章立制，強(qiáng)化制度協(xié)同

高校需要制定并完善高校電子文件協(xié)同管理工作的管理制度、工作機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保工作的制度化、常態(tài)化和規(guī)范化。一方面，根據(jù)《電子文件管理暫行辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等，結(jié)合國(guó)家檔案局、國(guó)家教育部和上級(jí)有關(guān)部門電子文件歸檔的管理標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求，制定并完善科學(xué)規(guī)范的高校電子文件管理制度和管理辦法，明確各個(gè)部門在高校電子文件形成、保存、移交、保管和利用等環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容、管理要求和權(quán)利職責(zé)；另一方面，要建立高校電子文件管理聯(lián)席會(huì)議制度，并明確聯(lián)席會(huì)議的機(jī)構(gòu)職責(zé)、職能分工和運(yùn)行制度等，以統(tǒng)籌規(guī)劃高校電子文件管理工作，保障高校電子文件協(xié)同管理機(jī)制的有效運(yùn)行。

注釋與參考文獻(xiàn)：

[1]畢建新,張照余.基于協(xié)同理論的高校電子文件管理模式研究[J].檔案學(xué)研究,2013(5):42-45.

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