大數(shù)據(jù)時(shí)代高校校友檔案的建立與開(kāi)發(fā)利用

郎文香

（安徽科技學(xué)院黨委（校長(zhǎng)）辦公室綜合檔案室，安徽鳳陽(yáng)233100）

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校校友檔案的建立與開(kāi)發(fā)利用

郎文香

（安徽科技學(xué)院黨委（校長(zhǎng)）辦公室綜合檔案室，安徽鳳陽(yáng)233100）

校友檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校的一筆寶貴財(cái)富。校友檔案的研究起步晚、基礎(chǔ)弱，最早出現(xiàn)有關(guān)校友檔案研究的文章是在2008年。鑒于此，文章以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，闡述建立與開(kāi)發(fā)利用高校校友檔案的重要意義及如何建立與開(kāi)發(fā)利用高校校友檔案，為今后在實(shí)踐中建立和開(kāi)發(fā)利用高校校友檔案提供理論參考。

大數(shù)據(jù)；校友檔案；建立；開(kāi)發(fā)利用

高校校友檔案主要是指高校各類在校生、應(yīng)往屆畢業(yè)生在校期間及畢業(yè)后形成的對(duì)本人、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。校友檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校的一筆寶貴財(cái)富。胡錦濤同志曾講道：“人才資源是第一資源，而校友資源是學(xué)校最富饒的人才資源”。校友檔案詳細(xì)記錄了校友在校期間及畢業(yè)后的發(fā)展情況，因此，可以通過(guò)校友檔案挖掘校友資源。建立和利用好校友檔案，無(wú)論是對(duì)校友本人成長(zhǎng)還是對(duì)高校發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

有關(guān)高校校友檔案的研究起步晚、基礎(chǔ)弱。最早出現(xiàn)有關(guān)校友檔案研究的文章是在2008年。在中國(guó)知網(wǎng)上，以校友檔案為關(guān)鍵詞，共檢索到10篇文章；以高校校友檔案為關(guān)鍵詞，共檢索到1篇文章；以高校和校友檔案為關(guān)鍵詞，共檢索到2篇文章。經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)，除去重復(fù)的文章，共計(jì)檢索到11篇文章。史健[1]、王婷婷[2]、陳慧蘭[3]等對(duì)高校校友檔案的建立及校友價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行了論述。然而，在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代這個(gè)特殊的背景條件下，如何建立與開(kāi)發(fā)研究高校校友檔案的文章尚未刊載。

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，人們的思維和管理方式也發(fā)生了變革，數(shù)據(jù)量大、類型繁多、速度快、時(shí)效高等是這個(gè)時(shí)代的特點(diǎn)。在此時(shí)代背景下，新的數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)技術(shù)等手段不斷涌現(xiàn)，這給高校校友檔案的建立和開(kāi)發(fā)提供了新的契機(jī)。本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，就建立和開(kāi)發(fā)高校校友檔案的重要意義及如何建立和開(kāi)發(fā)高校校友檔案進(jìn)行詳細(xì)闡述，為今后在實(shí)踐中建立和開(kāi)發(fā)高校校友檔案提供理論參考。

一、建立與開(kāi)發(fā)高校校友檔案的重要意義

(一)建立與開(kāi)發(fā)高校校友檔案可以促進(jìn)母校硬件設(shè)施建設(shè)

高校校友檔案對(duì)校友在校學(xué)籍及畢業(yè)后的發(fā)展情況進(jìn)行了詳細(xì)記錄，通過(guò)校友檔案開(kāi)發(fā)校友資源，有利于促進(jìn)母校硬件設(shè)施的建設(shè)。國(guó)外的一些著名大學(xué)，“校友捐贈(zèng)”已成常態(tài)。在我國(guó)也有很多校友事業(yè)成功后回饋母校的例子，例如，2010年，葉惠全校友捐贈(zèng)1000萬(wàn)元人民幣修繕暨南大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院大樓，2011年，清華大學(xué)100周年校慶時(shí)，由校友捐資興建的新清華校史館落成開(kāi)放。

（二）建立與開(kāi)發(fā)校友檔案有助于促進(jìn)母校教育工作、師資隊(duì)伍建設(shè)和科研水平的提高

通過(guò)查閱校友檔案，可以了解校友在踏出校門后的突出成就，可聘請(qǐng)優(yōu)秀的校友回校擔(dān)任客座教授、兼職教授或研究生導(dǎo)師等。此外，校友中一些成功的企業(yè)家會(huì)通過(guò)建立專項(xiàng)資金的方式支助母校的教育工作。例如，2015年，阿里巴巴集團(tuán)董事局主席馬云為母校杭州師范大學(xué)捐款1億元人民幣，設(shè)立了“杭州師范大學(xué)馬云教育基金”。[1]因此，通過(guò)校友檔案挖掘校友資源，有助于促進(jìn)母校教育工作和師資隊(duì)伍建設(shè)。

建立和開(kāi)發(fā)校友檔案有助于促進(jìn)母?？蒲兴降奶岣?。一方面，可以聘請(qǐng)?jiān)诳蒲械葘W(xué)術(shù)領(lǐng)域有所建樹(shù)的校友為母校相關(guān)領(lǐng)域的廣大師生員工作學(xué)術(shù)報(bào)告，為國(guó)家基金、省基金等項(xiàng)目申報(bào)“問(wèn)診把脈”；另一方面，高?？梢酝ㄟ^(guò)校友資源與該地的企業(yè)尋求產(chǎn)學(xué)研合作，從而促進(jìn)科研水平的提高。

(三)建立與開(kāi)發(fā)校友檔案有助于促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)

建立和開(kāi)發(fā)校友檔案，挖掘校友資源，是促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)的一種重要渠道。一方面，由校友主管的單位，在畢業(yè)季校友可以帶著所需崗位返校，舉辦專場(chǎng)招聘會(huì)，在同等條件下校友一般會(huì)優(yōu)先考慮母校畢業(yè)生，為畢業(yè)生提供就業(yè)崗位或?qū)嵙?xí)基地。同時(shí)，不定期召集企業(yè)中優(yōu)秀的校友回母校作講座，可以幫助畢業(yè)生選擇就業(yè)方向，明確就業(yè)目標(biāo)。另一方面，校友中的成功企業(yè)家可以建立校友專項(xiàng)基金，支助畢業(yè)生創(chuàng)業(yè)。例如，2016年，由浙商創(chuàng)投、紫金港資本等校友企業(yè)發(fā)起的“浙大紫金港未來(lái)創(chuàng)新母基金”啟動(dòng)，擬在未來(lái)5年內(nèi)達(dá)到120億元的規(guī)模，以支持校友創(chuàng)業(yè)。

（四）建立與開(kāi)發(fā)校友檔案有助于提高母校的知名度

母校知名度的提高來(lái)自于兩個(gè)層面：一是母校本身辦學(xué)實(shí)力的增強(qiáng)；二是來(lái)自于校友及社會(huì)媒體對(duì)母校的宣傳。通過(guò)校友檔案持續(xù)跟蹤、關(guān)懷校友，增強(qiáng)校友對(duì)母校的認(rèn)同感，校友才能對(duì)母校進(jìn)行大力宣傳。校友對(duì)母校的宣傳通常有以下幾種方式：一方面，校友可以通過(guò)母校的宣傳影片對(duì)母校進(jìn)行宣傳；另一方面，優(yōu)秀校友本身的發(fā)展情況也是對(duì)母校很好的宣傳，增強(qiáng)了社會(huì)對(duì)該校辦學(xué)實(shí)力的認(rèn)可。其實(shí)校友對(duì)母校的感情及關(guān)注，本身也是校友對(duì)母校宣傳的一種方式。校友對(duì)母校的宣傳，擴(kuò)大了母校在國(guó)內(nèi)外的知名度和影響力，為母校的招生就業(yè)、人才引進(jìn)等打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。[2]

(五)建立與開(kāi)發(fā)校友檔案為畢業(yè)生走向社會(huì)提供可靠憑證

校友檔案是母校與校友之間溝通的紐帶，為校友今后的發(fā)展提供強(qiáng)有力的憑證材料。學(xué)生在考進(jìn)大學(xué)時(shí)，高校就開(kāi)始建立學(xué)生在大學(xué)期間的學(xué)籍檔案，包括招生錄取大表、學(xué)生登記表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績(jī)表等材料。在校生學(xué)籍檔案為校友畢業(yè)后走向社會(huì)提供直接的現(xiàn)實(shí)材料，例如，學(xué)生出國(guó)留學(xué)、考研升學(xué)或入伍當(dāng)兵，都需要出具畢業(yè)生在校期間的成績(jī)表或招生錄取大表等材料。所以，建立和完善校友檔案為畢業(yè)生今后走向社會(huì)提供了可靠憑證。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校校友檔案的建立

（一）強(qiáng)化建立高校校友檔案的意識(shí)

校友是一面鏡子，其在社會(huì)中發(fā)展的好與壞，與母校的知名度和影響力息息相關(guān)。因此，對(duì)校友步入社會(huì)后的發(fā)展情況，母校要進(jìn)行適當(dāng)跟蹤，必要時(shí)給予適當(dāng)?shù)膸椭?。而建立和完善校友檔案則是關(guān)心和幫助校友的一個(gè)重要渠道。在國(guó)外許多知名高校非常重視校友檔案工作，專門成立校友檔案部門。在國(guó)內(nèi)專門成立校友檔案部門的高校還很少，在校生學(xué)籍檔案通常和教學(xué)檔案一起歸檔保存，而畢業(yè)生畢業(yè)后的信息資料歸檔保存的也是少之又少。因此，建立高校校友檔案的意識(shí)要進(jìn)一步強(qiáng)化。一是要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)校友檔案的重視；二是把與校友檔案相關(guān)的學(xué)科納入到大學(xué)生公共選修課中來(lái)；三是通過(guò)大學(xué)生的班主任或輔導(dǎo)員不定期召開(kāi)主題班會(huì)，對(duì)大學(xué)生進(jìn)行校友檔案思想教育，通過(guò)校友檔案教育工作，讓大學(xué)生真正意識(shí)到校友檔案的重要性，而不是到畢業(yè)后留學(xué)、考研等需要時(shí)才會(huì)想起檔案。

(二)加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)及資金投入

高校校友檔案的建立離不開(kāi)人、財(cái)、物的投入。是否有強(qiáng)大的人員隊(duì)伍建設(shè)及充足的資金投入，關(guān)系到高校校友檔案能否順利建立。例如，校友檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，尤其是畢業(yè)生成長(zhǎng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，都需要有一支既熟悉檔案業(yè)務(wù)又懂得現(xiàn)代化管理技術(shù)的人員隊(duì)伍和充足的經(jīng)費(fèi)作保障。再有，校友資源的開(kāi)發(fā)，檔案管理系統(tǒng)的利用與維護(hù)等，無(wú)一不需要人員的參與及經(jīng)費(fèi)的投入。所以，要高度重視建立高校校友檔案所需的人員隊(duì)伍建設(shè)及資金投入。

（三）建立校友檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

高校校友檔案主要包括在校生學(xué)籍檔案和畢業(yè)生成長(zhǎng)檔案兩部分[4]。建立在校生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以參照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進(jìn)行分類和整理，具體內(nèi)容主要包括學(xué)生入學(xué)時(shí)的招生錄取大表、學(xué)生登記表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績(jī)表、學(xué)生獎(jiǎng)懲、畢業(yè)信息等材料[3]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，下面的材料也應(yīng)歸檔：反映大學(xué)生在校期間參加重要活動(dòng)或畢業(yè)時(shí)班級(jí)（院系）的經(jīng)典照片、視頻；參加各種級(jí)別比賽獲得的證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌；申請(qǐng)實(shí)用新型專利或發(fā)明專利獲得的證書(shū)及其他科研成果；參加其他活動(dòng)獲獎(jiǎng)的電子作品等。

畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以參照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中的檔案分類法，校友檔案可按下面的方法進(jìn)行編目：一級(jí)目錄為教學(xué)（JX），二級(jí)目錄19表示校友畢業(yè)后的各類材料，根據(jù)需要可設(shè)三級(jí)目錄。傳統(tǒng)校友檔案要進(jìn)行數(shù)字化掃描，并將所有電子目錄、掃描全文、視頻等錄入到校友檔案管理系統(tǒng)中，以便保存、檢索利用。畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)具體內(nèi)容主要包括：畢業(yè)生步入社會(huì)后的聯(lián)系方式，尤其是固定電話和電子郵箱；工作后的豐富工作經(jīng)驗(yàn)或創(chuàng)業(yè)經(jīng)驗(yàn)；具有重要影響的創(chuàng)作作品、論文著作、專利及其他重要成果；參加各種活動(dòng)獲獎(jiǎng)的榮譽(yù)證書(shū)及獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌的照片；參加重要社會(huì)活動(dòng)的照片；校友回饋母校的各種材料，例如，校友對(duì)母校的捐贈(zèng)，回學(xué)校做學(xué)術(shù)報(bào)告等。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校校友檔案的開(kāi)發(fā)與利用

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代高校校友檔案的開(kāi)發(fā)

在校生學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)相對(duì)容易一些，主要通過(guò)高校檔案館（室）的專職檔案人員及教務(wù)處、招生與就業(yè)處、各教學(xué)學(xué)院（部）的兼職檔案人員等對(duì)學(xué)生在校期間的信息資料進(jìn)行收集整理。畢業(yè)生走向社會(huì)后分布在五湖四海，對(duì)其信息的收集難度較大，也是開(kāi)發(fā)完善校友檔案的難點(diǎn)所在。建立和完善高校校友檔案中的畢業(yè)生成長(zhǎng)檔案通常有以下幾種方式：一是專門成立校友辦公室；二是充分發(fā)揮輔導(dǎo)員、班主任的聯(lián)絡(luò)員作用，聯(lián)系各地校友；三是成立片區(qū)校友聯(lián)誼會(huì)，定期走訪校友、開(kāi)展活動(dòng)；四是建立校友的專門網(wǎng)站，網(wǎng)站內(nèi)容要豐富，包括設(shè)計(jì)互動(dòng)、增加BBS留言及聯(lián)系我們等模塊；五是要利用高校的校慶日，邀請(qǐng)校友回母校參加校慶，從而收集校友信息；六是通過(guò)學(xué)校的論壇、QQ群、微信群等聯(lián)系各地校友，特別是著名的校友；七是在校舉行的大型研討會(huì)，邀請(qǐng)?jiān)搶I(yè)的杰出校友參加研討。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代高校校友檔案的利用

傳統(tǒng)的校友檔案查找利用主要是通過(guò)手工目錄檢索。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)量大、速度快、時(shí)效高等是這個(gè)時(shí)代的特點(diǎn)。以手工目錄檢索為主的查找檔案方式顯然已不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，這就需要開(kāi)發(fā)校友檔案資源管理系統(tǒng)。

傳統(tǒng)的校友紙質(zhì)檔案和照片等可以通過(guò)掃描成電子版存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)上，然后將電子目錄及掃描的全文錄入到校友檔案資源管理系統(tǒng)中，而新形成的電子文件、照片或視頻等可通過(guò)文檔一體化方式自動(dòng)歸檔到校友檔案資源管理系統(tǒng)。在校友檔案資源管理系統(tǒng)中，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞，就可以查找相關(guān)的檔案信息。檔案管理員在該系統(tǒng)后臺(tái)通過(guò)授權(quán)，校友通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登錄母校的校友檔案資源管理系統(tǒng)就可以在異地查找自己的學(xué)籍檔案等相關(guān)信息[4]。由此可以看出，校友信息資源管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)利用，一方面保護(hù)了傳統(tǒng)的校友紙質(zhì)檔案，減少其磨損程度；另一方面節(jié)省了時(shí)間和空間，提高了校友檔案的查找利用效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，筆者認(rèn)為，為了更好地建立和開(kāi)發(fā)利用高校校友檔案，挖掘校友資源，一是要充分認(rèn)識(shí)建立和開(kāi)發(fā)高校校友檔案的重要意義；二是要切實(shí)增強(qiáng)建立高校校友檔案的意識(shí)；三是要加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)和資金投入；四是要有開(kāi)發(fā)利用高校校友檔案的工作方案，只有做好以上幾點(diǎn)才能使高校校友檔案工作取得更大的成效。

[1]史健.高校校友檔案的建立與管理研究[J].中國(guó)外資,2014，(4):267-267.

[2]王婷婷,汪建武.高校校友檔案價(jià)值與建設(shè)新探[J].蘭臺(tái)世界,2010，(11):54-54.

[3]陳惠蘭.建立高校校友檔案管理體系為校友工作服務(wù)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2012，(21):299-300.

[4]程術(shù)兵.基于校友檔案管理與利用研究[J].蘭臺(tái)世界,2015,(17):76-77.

Establishment and Development of University Alumni Archives in the Era of Big Data

LANG Wen-xiang
(Anhui Science and Technology University,Fengyang 233100,China)

Alumni archive is an important part of archives in universities,and is the precious wealth.Alumni archive was researched lately,and the foundation of research was weak,the first reports of alumni archival research was in 2008.In view of this,based on the big data era as the background,the significance of the establishment and development of university alumni archive was elaborated in detail and how to establish and develop university alumni,the establishment and development of university alumni archive can provide theoretical reference for the future in practice.

big data;alumni archives;establishment;development

G647.24

A

1009-3583（2017）-0172-03

2017-05-03

郎文香,女，遼寧葫蘆島人，碩士，安徽科技學(xué)院黨委（校長(zhǎng)）辦公室綜合檔案室館員，主要研究方向?yàn)楦咝n案管理。

（責(zé)任編輯：徐國(guó)紅）