專升本院校檔案工作發(fā)展思路探析
——以淄博師范高等?？茖W校檔案工作為例

文·戚翠霞 張祿軍

專升本院校檔案工作發(fā)展思路探析
——以淄博師范高等專科學校檔案工作為例

文·戚翠霞 張祿軍

2015年，淄博市“十三五”規(guī)劃明確提出“支持淄博師范高等專科學校升格為本科院?！?，并把淄博師范高等?？茖W校（以下簡稱淄博師專）升本工作列入重點項目。這大大激發(fā)了全校師生的工作干勁和熱情。對照教育部《普通本科學校設置暫行規(guī)定》，我校著力加強內涵外延建設，開展全面達標，實行清單銷號制度，年內進行達標驗收，各項工作都在有條不紊的進行。檔案工作是高校的一項重要工作，是高校建設和發(fā)展的重要組成部分，肩負著為高校發(fā)展和社會各方面服務的重任。隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校檔案工作“以史鑒今，資教育人”的作用日益凸顯。

一、淄博師專檔案工作基本情況

淄博師專前身是創(chuàng)建于1951年的淄博師范學校，1993年開始試辦大專班，2004年經(jīng)教育部批準升專，是山東省第一所以培養(yǎng)培訓?？茖哟无r(nóng)村小學、幼兒教師為主的師范?？茖W校。淄博師專于1996年成立綜合檔案室。2010年學校實行“職崗分離”，成立檔案科，定為正科級單位，隸屬于學校辦公室。1998年被考評為省一級檔案室；1999年達到國家二級科技檔案管理標準，并被省人事廳、省檔案局表彰為山東省檔案管理先進單位；2005年被確定為山東省特級檔案室；2010年在山東省教育廳和山東省檔案局對全省高校貫徹落實“27號令”情況檔案工作檢查中，學校被確定為全省檔案工作優(yōu)秀單位；2012年被淄博市檔案局評為檔案管理先進集體；2015年順利通過了山東省檔案工作科學化管理規(guī)范測評，獲先進單位稱號。

截至2016年上半年，綜合檔案室面積220平方米，其中庫房面積140平方米。室藏4個全宗檔案，即淄博十八中全宗、淄博師范全宗、淄博第二師范全宗和淄博師范高等專科學校全宗。其中，案卷7209卷9691件，案卷目錄7209條文件目錄22011條，機讀案卷目錄7209條、文件級目錄22011條，電子文件3134件877.3MB，照片檔案46卷、7050張，聲像檔案（光盤）20張，實物檔案12種、1205件?，F(xiàn)有專職檔案員2人，其中碩士研究生1人，本科1人；兼職檔案員30人，均為本科及以上學歷。

二、淄博師專檔案工作現(xiàn)狀分析

從上述基本情況看，我們不論是在制度建設方面，還是在文化建設、業(yè)務建設等方面都離本科檔案管理目標還有很大差距。學校的檔案庫房面積、檔案室藏數(shù)量、信息化程度、檔案資源的挖掘和利用，都不能完全滿足高等教育戰(zhàn)略目標的需要；檔案裝具及相關儀器設備還達不到要求；從現(xiàn)有電子文件數(shù)字看，檔案信息儲存和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡化過程中，還有許多具體問題需要加以解決。辦公自動化的快速發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生和歸檔，信息共享與信息安全等問題，使學校檔案管理的任務更加繁重和緊迫。面對目前學校的條件，在學校升本后，檔案工作如何發(fā)展是我們急需思考和解決的問題。

三、專升本院校檔案工作發(fā)展思路

教育部和國家檔案局于2008年以27號“令”的形式，聯(lián)合簽署發(fā)布了《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），它是新時期指導高校檔案工作科學發(fā)展的重要法規(guī)性文獻。專升本后，我們應按照《辦法》的相關規(guī)定并結合本校實際，持續(xù)深化和加強檔案工作的改革與規(guī)范化管理，不斷提高檔案工作服務高等教育與社會發(fā)展的能力和水平。

（一）進一步加強對檔案工作的組織領導

實行校長領導檔案工作體制，確定分管檔案工作的校領導，并落實相關工作職責，切實加強對檔案工作的組織領導。將檔案工作列入高校發(fā)展整體規(guī)劃和檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，定期聽取檔案工作匯報，研究部署檔案工作，幫助解決檔案工作中遇到的實際問題，支持檔案部門和工作人員依法履行檔案管理的職能。加強對執(zhí)行檔案法律法規(guī)情況的監(jiān)督、檢查，不定期的開展檔案業(yè)務工作專項檢查，促進高校檔案工作健康發(fā)展。目前我校建校65周年，在校生近萬人，按照《辦法》中關于建校歷史在50年以上，或全日制在校生規(guī)模在1萬人以上，或已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上的高校，應當設立檔案館的要求，應把檔案館建設作為高校文化建設和基礎設施建設的重要內容，列入專項規(guī)劃進行研究。

（二）進一步建立健全檔案工作體制和機制

堅持檔案工作“統(tǒng)一領導，分級管理”原則。根據(jù)高校建設和發(fā)展的需要，對《淄博師專檔案管理辦法》《淄博師專文件材料收集范圍與保管期限》《檔案資料借閱制度》《電子文件歸檔辦法》《淄博師專檔案考核辦法》等一系列規(guī)章制度進行重新制定或補充完善，并嚴格落實制度要求，實現(xiàn)制度上墻、上網(wǎng)。逐步建立與高校教學、科研和管理相適應，具有高校特點的檔案工作網(wǎng)絡體系。配備具有較強工作能力、高度責任心的人員擔任專兼職檔案員，并注重加強學習和培訓工作，不斷提高檔案人員的綜合素質和能力。嚴格實行“四三二一”檔案管理模式。四是指“四同步”，就是檔案工作與各部門、單位的工作同步管理，即在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作；三是指“三納入”，就是把檔案工作納入單位工作計劃，納入領導議事日程，納入單位教職工的崗位責任制，每年學校及各部門單位工作都能有所體現(xiàn)；二是指“兩必須”，必須抓好收集歸檔源頭，明確收集范圍，把能夠反映立卷單位主要職能活動的檔案移交到檔案室，必須參與重要環(huán)節(jié)，專職檔案員參與重要會議召開、科技成果鑒定、基建工程竣工驗收、重要儀器設備開箱驗收等重要環(huán)節(jié)，保證所形成的檔案完整、準確；一是指“實行歸檔工作通報制”，對各部門單位的歸檔工作信息定期在校內網(wǎng)站予以通報，以提高立卷單位歸檔工作的積極性。

（三）進一步加大檔案資源建設力度

要充分認識加強檔案資源建設的重要性和迫切性，建立覆蓋全校師生的檔案資源體系。以檔案資源建設為核心，著眼學校發(fā)展和社會需求，科學整合高校檔案資源，加強檔案的收集、征集工作，擴大檔案收集范圍，增加社會活動等方面的信息內容，改善檔案室藏結構。直接介入重點、重要檔案資料的形成、收集、歸檔工作，確保重點、重要檔案資料齊全完整安全。面向社會開展重要檔案資料的征集工作，尤其要加大對散存在國內外、校內外屬本校征集范圍的重點檔案征集工作。建立內容豐富，方便共享的優(yōu)質檔案信息資源，并加強檔案資源的集中統(tǒng)一管理，杜絕檔案應歸不歸、據(jù)為己有現(xiàn)象，特別是要抓好科研檔案、基建檔案和財務檔案的整理和歸檔工作。

（四）進一步提升檔案工作服務的層次和水平

檔案機構要準確把握黨和國家的大政方針和學校的工作重點，找準檔案工作服務的切入點、結合點，轉變思想觀念，改變過去那種“你提需求，我服務”的被動服務模式，增強服務的主動性、預見性和前瞻性。面向校園和社會拓展檔案工作的服務領域，構建多功能的服務模式。一方面要積極為領導決策和學校各部門、廣大師生員工開展教學、科研和管理工作提供科學性、系統(tǒng)性的信息參考和依據(jù)。如為學校年度教育發(fā)展報告、教育質量年度報告、校史館籌建等各方面工作提供服務；為學校重大活動的開展如校慶活動、各種教學評估、教代會等提供原始檔案材料及數(shù)據(jù)；為教職員工、學生以及離退休人員提供多種形式的檔案咨詢服務工作，推進和諧校園建設。開發(fā)利用教學講稿、計劃、論文、聲像等教學、科研檔案，為廣大教師提供教學素材、豐富教學方法、激活靈感提供便利，提高學校辦學水平。另一方面要面向社會需求，加工、開發(fā)、開放、傳播高校檔案信息，服務經(jīng)濟社會發(fā)展。

（五）進一步加快檔案信息化建設步伐

高校檔案信息化建設是高校信息化建設的組成部分。學校要按照專升本后的新要求，貫徹落實《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出檔案工作信息化的總體目標，把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規(guī)劃，確保檔案信息化建設與學校信息化建設同步規(guī)劃、同步建設、同步發(fā)展。設立檔案信息化建設專項經(jīng)費，加大對檔案信息化硬件和軟件建設的投入，配置所需的技術設備，不斷完善檔案信息基礎設施建設。大力推行檔案數(shù)字化、文檔一體化、檔案信息利用網(wǎng)絡化建設。根據(jù)學校信息化建設發(fā)展的需要，開展數(shù)字檔案室建設，努力實現(xiàn)檔案存量數(shù)字化、增量電子化。對于以前的存量檔案可以分階段實現(xiàn)數(shù)字化，以學校重要的發(fā)展階段為分期，如60周年校慶、2004年升專、兩所師范學校合并等。同時，要高度重視檔案信息安全，把安全防范意識放在檔案信息化建設的首位，從檔案信息網(wǎng)絡安全、操作系統(tǒng)安全、檔案數(shù)據(jù)庫安全等方面著手，采取有效措施，建立健全規(guī)章制度，確保檔案信息系統(tǒng)安全和信息內容安全。

（六）進一步強化創(chuàng)新意識，打造檔案工作新亮點

勇于創(chuàng)新，是檔案事業(yè)長遠發(fā)展的必然選擇；善于創(chuàng)新，成為檔案人必須肩負的時代使命。面對專升本后的新情況，要實現(xiàn)創(chuàng)新，就要打破傳統(tǒng)思想觀念，樹立“先行”意識，在創(chuàng)新制度、創(chuàng)新技術、創(chuàng)新服務上多動腦子，打好主動仗?？梢允占拘Ｖ麑＜摇W者的學術論文、科研成果、學術專著及他們參加重要學術活動的有關資料等，科學規(guī)范地建立人物檔案，并充分發(fā)揮人物檔案的育人功能，有效的激發(fā)其他學者的治學能力和創(chuàng)造力，增強廣大師生的自信心和自豪感。也可以將建校60周年校慶檔案、省高校設置評議委員會對本校升本的指導檔案等進行收集整理，并建立專題檔案。還可以指導幫助教職工建立家庭檔案，為個人查閱利用提供方便，并在普及檔案知識的同時，提高大家的檔案意識。鑒于本校的悠久歷史及社會影響力，可考慮創(chuàng)設愛國主義教育基地，使高校檔案信息資源走近利用者，服務社會，實現(xiàn)更大的增值。

（作者單位：淄博師范高等?？茖W校 / 山東科技大學泰安校區(qū)）