新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)策略

劉亞君

(鎮(zhèn)江高等專(zhuān)科學(xué)校 圖書(shū)館，江蘇 鎮(zhèn)江 212003)

新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)策略

劉亞君

(鎮(zhèn)江高等專(zhuān)科學(xué)校 圖書(shū)館，江蘇 鎮(zhèn)江 212003)

分析新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作面臨的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)。

檔案管理；信息化；高校；新媒體

高校檔案是高校教育改革、人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)的直接記錄，是高等教育的重要組成部分，對(duì)高校的發(fā)展至關(guān)重要。近幾年來(lái)，隨著手機(jī)、電腦、網(wǎng)絡(luò)等的廣泛應(yīng)用，人們獲取信息的方式發(fā)生了重大改變，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，信息也隨之成倍增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足人們的需求，高校檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。新媒體環(huán)境下，利用數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，可以更好地服務(wù)于高校的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展。

1 發(fā)展機(jī)遇

目前，以手機(jī)、電腦為代表的新媒體改變了人們的生活習(xí)慣和行為方式。高校是新思想、新潮流、新技術(shù)的發(fā)源地和輻射區(qū)，廣大師生是新媒體的重要使用者[1]。新媒體環(huán)境下，高校應(yīng)該積極利用新技術(shù)整理、加工、傳遞和交流檔案信息，促使檔案管理工作面向現(xiàn)代化、信息化。

1.1 新媒體豐富了檔案管理的載體形式和傳播方式

傳統(tǒng)的檔案管理工作以收集、保存紙質(zhì)檔案為主。這種載體形式在檔案存儲(chǔ)、傳播、調(diào)取過(guò)程中處于劣勢(shì)地位，也使得檔案服務(wù)內(nèi)容單一、手段落后、靈活性較差。新媒體具有資源豐富性、時(shí)空無(wú)限性、記錄便捷性、傳播開(kāi)放性等特點(diǎn)，逐漸成為高校檔案管理的新載體。

首先，新媒體可以為高校檔案管理增添多種載體形式，增強(qiáng)其吸引力。新媒體依托先進(jìn)的通信技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以加工、壓縮、存儲(chǔ)各種信息，并且可以集文字、圖片、影音于一體，還可以全天候、多方位地接受和傳播各種信息。

其次，借助新媒體可以快速傳播信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。利用數(shù)字技術(shù)加工處理過(guò)的檔案信息可以借助新媒體在全球范圍內(nèi)快速傳遞和交流，實(shí)現(xiàn)資源的共享，人們足不出戶就可以輕松獲取信息。

1.2 新媒體拓寬了檔案管理的空間范圍和展示平臺(tái)

進(jìn)入新媒體時(shí)代之前，高校的檔案管理受時(shí)間和空間的限制而相對(duì)獨(dú)立，高校的“圍墻”成為檔案管理的邊界。各高校之間的檔案管理，無(wú)論是收藏內(nèi)容，還是服務(wù)對(duì)象，都彼此孤立，自成體系，互不共享。而新媒體以其獨(dú)特的時(shí)空無(wú)限性打破了傳統(tǒng)媒體的時(shí)空界限。一方面，新媒體成為高校檔案館連接社會(huì)的通道，高校檔案管理人員可以跨出“圍墻”，與校外讀者和其他高校檔案管理人員交流信息，豐富館際資源共享的內(nèi)容，而檔案信息開(kāi)放度的提高和館際的頻繁交流會(huì)加快檔案管理信息化進(jìn)程；另一方面，高校檔案管理人員還可以借助新媒體發(fā)布新聞動(dòng)態(tài)和研究成果，創(chuàng)建展示平臺(tái)，提高知名度和影響力。

1.3 新媒體提高了檔案管理的服務(wù)時(shí)效和服務(wù)質(zhì)量

紙質(zhì)檔案管理和服務(wù)主要是手工方式，效率不高，質(zhì)量不盡如人意?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，用戶更傾向于利用開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)快速獲取信息。利用快速發(fā)展的新媒體推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。新媒體時(shí)代，檔案信息借助于數(shù)字技術(shù)可以加工、壓縮成電子檔案，便于存儲(chǔ)、搜索，借助于新媒體可以快速地在全球范圍內(nèi)傳遞和交流，便于人們快速獲取信息，拓寬視野。所以借助新媒體能夠提高檔案管理工作的服務(wù)時(shí)效和服務(wù)質(zhì)量。借助新媒體，檔案信息可以實(shí)現(xiàn)合理分配和有效利用，而且每個(gè)人都是檔案信息的生成者、傳播者和利用者，有效提升了檔案信息的利用率。

2 面臨的挑戰(zhàn)

2.1 管理觀念面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)

有些高校的管理者認(rèn)為，檔案管理就是簡(jiǎn)單的記錄和保管，工作內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，無(wú)需投入大量的人力和財(cái)力加強(qiáng)建設(shè)，致使檔案管理工作地位不高，職責(zé)不明，常被忽視，其建設(shè)與發(fā)展在一定程度上受阻。從某種角度看，新媒體環(huán)境下，高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)不僅有技術(shù)層面的，還有思想觀念層面的。

首先，高校管理者必須更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，增加投入，加快建設(shè)，提高檔案管理信息化、科學(xué)化水平。

其次，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變等客上門(mén)的觀念，重新定位，調(diào)整工作思路和方法，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式和開(kāi)放式服務(wù)，從經(jīng)驗(yàn)管理走向科學(xué)管理。

2.2 管理模式面臨全新挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，主要面向本校師生提供服務(wù)，對(duì)象單一；采取坐等用戶上門(mén)的模式，方法被動(dòng)；依靠手工查找和調(diào)閱資料，手段落后；存儲(chǔ)的是未加工整理的原始信息，內(nèi)容有所欠缺。檔案管理的根本目的在于利用，而高校傳統(tǒng)的檔案管理沒(méi)有向社會(huì)開(kāi)放，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息在不同領(lǐng)域傳播和利用，檔案的利用率低，有些教學(xué)、管理檔案信息成了“死檔案”，檔案管理人員成了名副其實(shí)的“保管員”。

新媒體時(shí)代，高校檔案管理的主體、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容等都發(fā)生了巨大的改變，即管理主體多元化、服務(wù)對(duì)象廣泛化、服務(wù)內(nèi)容豐富化，其服務(wù)模式、服務(wù)手段等應(yīng)及時(shí)創(chuàng)新，以適應(yīng)新媒體的開(kāi)放性和即時(shí)性。

2.3 管理人才面臨更高要求

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案、手工記錄為主，操作相對(duì)簡(jiǎn)單，對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)要求較低，因此往往被高校管理者忽視，經(jīng)常安排非專(zhuān)業(yè)人士管理。傳統(tǒng)模式下的檔案管理隊(duì)伍存在因人設(shè)崗、“四多四少”(年齡大的多，年齡小的少；學(xué)歷低的多，學(xué)歷高的少；女性多，男性少；需要照顧的多，勝任工作的少)等現(xiàn)象[3]。

進(jìn)入新媒體時(shí)代，隨著各種先進(jìn)技術(shù)(如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù))的廣泛應(yīng)用，檔案管理的技術(shù)更加先進(jìn)、內(nèi)容更加豐富、分工更加精細(xì)，對(duì)檔案管理人員的要求越來(lái)越高，不僅要具有全面扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要熟悉其他學(xué)科的知識(shí)，如雖然不要求個(gè)個(gè)是計(jì)算機(jī)高手，但要求人人能熟練掌握計(jì)算機(jī)的基本操作。只有這樣，才能為高校檔案管理的信息化建設(shè)提供智力支持和人才保障。

3 建設(shè)策略

新媒體是一把雙刃劍，高校的檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，也面臨前所未有的發(fā)展機(jī)遇。新媒體環(huán)境下，高校應(yīng)加速推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，把高校檔案館建成現(xiàn)代化檔案館，促進(jìn)檔案管理個(gè)性化發(fā)展，提升高校檔案的利用率。

3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是高校檔案管理現(xiàn)代化、信息化的重要基礎(chǔ)。目前高校檔案管理缺乏統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃、著錄格式和標(biāo)準(zhǔn)，各自為政，彼此交流困難，也難以在其他領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)。高校所建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)格式各不相同，雖然電子檔案在各自的環(huán)境下運(yùn)轉(zhuǎn)良好，但在調(diào)動(dòng)和流轉(zhuǎn)時(shí)容易出現(xiàn)不兼容的問(wèn)題。這種狀況持續(xù)下去，勢(shì)必影響高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。因此，高校應(yīng)該制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成規(guī)范化的、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，使高校檔案管理信息化建設(shè)有章可循，有規(guī)可守。

首先，在內(nèi)容方面，收集、加工、整理、存儲(chǔ)檔案時(shí)，采用國(guó)家檔案局制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)引規(guī)則和著錄格式，以利于檔案信息的傳遞、交流和共享。

其次，在技術(shù)方面，采用標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、磁帶交換格式，以及統(tǒng)一的縮微復(fù)制品質(zhì)量和規(guī)格等[4]，統(tǒng)一不同區(qū)域、不同類(lèi)型高校之間的檔案著錄格式，并將數(shù)據(jù)庫(kù)連接組網(wǎng)，以方便工作人員的交流、檔案信息的流轉(zhuǎn)利用。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)檔案為主，需要人工登記、歸檔和調(diào)閱。這種管理方式在檔案信息量較少的情況下能體現(xiàn)出一定的優(yōu)勢(shì)，但是隨著檔案信息的爆炸式增長(zhǎng)，其程序繁瑣、費(fèi)時(shí)費(fèi)力、容易出錯(cuò)的缺點(diǎn)逐漸顯現(xiàn)，而且在調(diào)檔過(guò)程中存在丟失、損耗的風(fēng)險(xiǎn)。相比紙質(zhì)檔案，電子檔案的錄入、傳輸、保存更方便和穩(wěn)定，存儲(chǔ)電子檔案可以有效提高工作效率。

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)將存儲(chǔ)在紙質(zhì)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化加工主要有以下幾種方法：

1) 利用掃描儀掃描紙質(zhì)檔案，再進(jìn)行加工處理。

2) 把已有的紙質(zhì)檔案按照統(tǒng)一規(guī)定的格式輸入計(jì)算機(jī)，變成電子文檔。

3) 接收已形成的各類(lèi)電子文件。

檔案管理人員要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，按照數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行操作，為檔案信息交換和資源共享提供便利條件[5]，保證檔案的數(shù)字化建設(shè)工作順利進(jìn)行。

3.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理大多采用紙質(zhì)記錄的方法，查閱、傳輸存在一定的困難，要實(shí)現(xiàn)一定區(qū)域內(nèi)檔案信息的共享更是難上加難，檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用、實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。在新媒體環(huán)境下，人們期待迅速、準(zhǔn)確地獲取檔案信息，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性凸顯。高校檔案管理人員應(yīng)積極使用數(shù)據(jù)采集工具，搭建網(wǎng)絡(luò)收集平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源全面、系統(tǒng)地在線歸檔，統(tǒng)一管理和整合，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，搭建一站式檢索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源一站式查詢和利用，使廣大用戶能夠不受時(shí)空的限制，方便、快捷地獲取所需資料。運(yùn)用數(shù)據(jù)共享和交換技術(shù)，實(shí)現(xiàn)一定區(qū)域內(nèi)的檔案信息資源的共享[6]。

4 需要注意的問(wèn)題

加強(qiáng)高校檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，利用電腦、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)檔案信息，極大地減少了檔案存儲(chǔ)的物理空間，實(shí)現(xiàn)了信息快速查閱、交流和共享。新媒體環(huán)境下，隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，給了“黑客”竊取涉密信息以可乘之機(jī)，來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的襲擊將對(duì)檔案的保密工作產(chǎn)生極大的影響。部分檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)保密工作不夠重視，會(huì)無(wú)意間泄露重要信息。因此隱私與安全是檔案管理工作面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)之一，它不僅涉及理念和技術(shù)層面，還涉及法律層面。

在新媒體環(huán)境下，檔案管理的發(fā)展方向是“規(guī)范化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、安全化”。

首先，必須逐步完善檔案信息安全管理體制，加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)，確保歸檔文件真實(shí)、有效、安全。

其次，檔案管理人員必須提高警惕，強(qiáng)化主動(dòng)防護(hù)意識(shí)，通過(guò)安裝防火墻軟件、殺毒軟件等防止電腦中毒，預(yù)防檔案信息的丟失。

再次，加強(qiáng)防護(hù)設(shè)備的建設(shè)。一些“黑客”借助某些先進(jìn)技術(shù)可以在一定的距離之外通過(guò)設(shè)備掃描電腦中的文件和信息，所以涉密部門(mén)要在電腦周邊安裝電磁防干擾、防竊密設(shè)備以保證檔案信息的安全。

[1] 譚偉貞,邱圣暉,曾智華.新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)策略[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報(bào),2016(3):122-125.

[2] 夏利宏.檔案管理工作信息化建設(shè)討論[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2016(5):79,81.

[3] 李芬.高職院校檔案的現(xiàn)代化管理[J].西部皮革,2016(16):268-269.

[4] 王莉娜,蘇穎超,張海峰.高校檔案信息化管理的探索[J].榆林學(xué)院學(xué)報(bào),2016(4):115-117.

[5] 王輝.談?wù)勑畔r(shí)代如何加強(qiáng)檔案管理[J].蘭臺(tái)世界,2016(s1):49.

[6] 劉萍.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的探析[J].新媒體研究,2016(13):34-35.

〔責(zé)任編輯： 盧 蕊〕

Strategies of information construction of university file management under the new media environment

LIU Yajun

(Library of Zhenjiang College, Zhenjiang 212003, China )

The file management of universities under the new media environment is facing new challenges and opportunities. University should strengthen the standardization and normalization, digitization construction and network construction to promote information construction of university file management.

file management; informatization; colleges and universities; new media

2016-10-08

劉亞君(1979—)，女，江蘇泰興人，館員，碩士生，主要從事現(xiàn)代管理理論與方法研究。

G271

C

1008-8148(2017)01-0048-03