論檔案管理的信息化

趙寶瑩秦皇島市公路治超管理處

論檔案管理的信息化

趙寶瑩
秦皇島市公路治超管理處

檔案信息化管理是檔案工作為了更好適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的必經(jīng)之路，然而檔案信息化建設(shè)工作具有較為艱苦、周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，所以在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中必須進(jìn)行全面的分析以及理性的思考，不能僅僅追求檔案信息資源的數(shù)字化程度。檔案信息化建設(shè)的根本就是檔案數(shù)據(jù)資源的構(gòu)建，現(xiàn)階段管理人員應(yīng)將檔案信息化建設(shè)的核心放在電子文檔的監(jiān)管方面，并不斷推進(jìn)檔案管理體系以及運(yùn)行機(jī)制的完善進(jìn)程。

檔案；管理；信息化

1.檔案管理信息化的基本內(nèi)容及影響因素

什么是檔案管理的信息化，就是在國(guó)家相關(guān)檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)、設(shè)定以及要求下，在實(shí)際的檔案管理任務(wù)中全方位使用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行安置、管控以及提供必要的服務(wù)過(guò)程。換句言之，檔案管理的信息化主要指的是檔案信息化管理體系從以點(diǎn)為檔案監(jiān)管核點(diǎn)，向以文檔的數(shù)字化資源這種主要模式核心的轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié)。對(duì)檔案管理信息化的過(guò)程提出了以下幾方面的要求：第一，是做到檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化以及拓?fù)浠?；第二，是做到檔案數(shù)據(jù)收集、傳輸、保存以及提供使用的一站式服務(wù)；第三，是要做到檔案數(shù)據(jù)資源的有效分享工作；第四，是要做到檔案管理體系的創(chuàng)新。影響檔案管理信息化構(gòu)建的因素主要包含以下幾個(gè)方面：首先，管理人員對(duì)檔案信息化管理缺乏必要的理解?，F(xiàn)階段管理人員對(duì)信息化檔案管理服務(wù)工作缺乏科學(xué)認(rèn)識(shí)是主要的影響因素。信息技術(shù)根據(jù)檔案管理的不同可以分成三大類(lèi)，根據(jù)不同特點(diǎn)采取有針對(duì)性的管理模式，能夠提升個(gè)人的管理效率以及科學(xué)程度；可以改善、提升多個(gè)管理部門(mén)的職能分配狀況；加強(qiáng)組織的有效性；相關(guān)技術(shù)人員從技術(shù)層次出發(fā)，制定出準(zhǔn)確的技術(shù)體系以及數(shù)據(jù)框架，往往只考慮如何合理分配、如何保證信息的快速運(yùn)輸，卻忽視了客戶收集、分享以及使用數(shù)據(jù)資源的途徑，并且對(duì)收集且提供資源過(guò)程中的感受沒(méi)有高度重視；相關(guān)管理人員只考慮自身的經(jīng)濟(jì)利益及，并且由于自身較為懶惰，而不愿意接受新技術(shù)。因此在信息化檔案管理構(gòu)建過(guò)程中，必須時(shí)刻明確“以人為本”的中心思想，通過(guò)制定一些的標(biāo)準(zhǔn)，讓數(shù)據(jù)變得更加規(guī)范，便于日后的溝通與交流，與此同時(shí)，還能夠解決因分享而造成的問(wèn)題。第二，管理人員在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)的水平問(wèn)題。參與檔案管理及建設(shè)的部門(mén)自身信息化能力存在較大差異。一些檔案管理部門(mén)早在很久之前就已經(jīng)通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)管理工作進(jìn)行把控，然而也有一部分檔案管理部門(mén)仍然使用單獨(dú)操作的模式，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源沒(méi)有得到有效利用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有發(fā)揮，而且辦公人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用效率普遍偏低，有些人只會(huì)編輯、打印文檔或傳輸文件。第三，管理人員的觀念問(wèn)題。對(duì)運(yùn)用信息資源的觀念要轉(zhuǎn)變。檔案資料接收入館很重要，但更重要的是檔案館能否將這些信息化的資源為社會(huì)、公眾更好服務(wù)，帶來(lái)效益。把注意力從取得、存放入館轉(zhuǎn)移到取得并充分利用使用權(quán)上來(lái)。

2.目前檔案管理信息化建設(shè)工作存在的問(wèn)題

目前檔案管理信息化建設(shè)工作主要存在以下兩個(gè)方面的問(wèn)題，第一個(gè)方面：檔案信息化理論機(jī)制構(gòu)建的研究成果較為落后。從實(shí)際出發(fā)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行整體分析，不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)的檔案信息化研究成果較為分散，還沒(méi)能組建成一種體系。檔案信息化的建設(shè)工作大多數(shù)還處于管理者的理解之中，距離形成完善且健全的科學(xué)理論機(jī)制還需要較長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行磨合。所以，由于檔案信息化理論機(jī)制構(gòu)建的研究成果較為落后導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作始終無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息的基本要求，并逐漸變成影響檔案信息化進(jìn)程的主要因素。久而久之，不但會(huì)對(duì)人力、物力以及成本投入帶來(lái)影響，還會(huì)抑制檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展，甚至是破壞檔案管理信息化的安全性。第二個(gè)方面：在檔案管理信息化體系建設(shè)過(guò)程中，保障機(jī)制沒(méi)能有效構(gòu)建起來(lái)。檔案管理信息化體系的構(gòu)建是一項(xiàng)十分復(fù)雜、所需周期較長(zhǎng)的工程，在實(shí)際工作期間，需要各個(gè)部門(mén)的共同努力、一同完成，只有這樣才能最大程度保證人力、物力以及資金投入的正產(chǎn)運(yùn)行。通過(guò)采取這種多方面合作的方式，從根本上滿足現(xiàn)階段檔案管理信息化的基本需求，以便于檔案管理信息化機(jī)制建設(shè)工程的順利開(kāi)展，在真正意義上對(duì)理論基礎(chǔ)起到指引作用。可是，根據(jù)目前發(fā)展情況來(lái)看，我們對(duì)檔案管理信息化機(jī)制建設(shè)當(dāng)中的保障環(huán)節(jié)還不夠重視，投入力度較低，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理信息化所能獲得的研究成果少之又少，即使得到一些研究成果，也受到其自身可靠性較差的制約。而且多數(shù)檔案管理信息化研究成果都存在實(shí)用性和可操作性不高的問(wèn)題，進(jìn)而從整體上影響了檔案管理信息化進(jìn)程。

3.針對(duì)目前問(wèn)題加快檔案管理信息化建設(shè)的措施

加快檔案管理信息化建設(shè)的措施主要包含以下幾方面的內(nèi)容：第一，提高電子文檔的收檔管理效率，加強(qiáng)檔案管理信息化的能力。根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理的基本需求，必須對(duì)各種類(lèi)型的檔案（比如說(shuō)，紙質(zhì)檔案、圖片、聲音、視頻等）進(jìn)行現(xiàn)代化處理以及格式轉(zhuǎn)變工作，只有這樣才能確保所收檔的電子文檔具有真實(shí)、可靠、先進(jìn)以及有效等特點(diǎn)。與此同時(shí)，要不斷研究、創(chuàng)新電子檔案的接收以及使用方法，并確定電子檔案的基本管理方案。第二，壯大檔案管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)服務(wù)，從事檔案管理工作的人員需要從雜業(yè)型向?qū)I(yè)型進(jìn)行過(guò)渡。只有這樣才能確保檔案管理信息化體系具有現(xiàn)代化的特征，并且始終處于有序、平穩(wěn)發(fā)展的過(guò)程中。第三，目前參與檔案信息化管理工作的人員普遍缺乏軟件開(kāi)發(fā)以及精通檔案知識(shí)的能力，所以必須不斷挖掘高技術(shù)人才，從而提高團(tuán)隊(duì)的素養(yǎng)。相關(guān)企業(yè)或是單位可以構(gòu)建競(jìng)爭(zhēng)制度，以便最大程度激發(fā)工作人員的主觀能動(dòng)性。構(gòu)建獎(jiǎng)懲機(jī)制，科學(xué)分配相關(guān)管理崗位。將工作進(jìn)行量化處理，充分彰顯檔案信息化管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，筆者相信這樣可以充分發(fā)揮管理人員的創(chuàng)造思維。

4.結(jié)論

綜上所述，我國(guó)開(kāi)展檔案信息化管理工作也已經(jīng)有些年頭，目前我國(guó)在該領(lǐng)域取得了顯著的成效，但是還是存在諸多問(wèn)題。所以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須加大對(duì)檔案管理信息化的重視程度，只有這樣才能保證檔案信息化管理更好的發(fā)揮自身作用。

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