城建聲像檔案信息化管理分析

殷 翔

（蘇州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，江蘇 蘇州 215000）

城建聲像檔案利用圖片、音頻、視頻等，詳細(xì)記錄了城市發(fā)展歷程，是寶貴的資料，具有重要價值。當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，先進(jìn)技術(shù)在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了不錯成效，將信息技術(shù)和城建聲像檔案管理相結(jié)合，能夠保證資料信息的真實性，提升工作效率的同時，也能夠強(qiáng)化城建聲像檔案管理水平。

1 聲像檔案在城市建設(shè)中的意義

首先，聲像檔案是城市發(fā)展歷史的生動體現(xiàn)。聲像檔案是一種較為特殊的檔案類型，和傳統(tǒng)文字檔案不同，該類型檔案主要由音頻、視頻等組成，能夠更直觀、更真實地反映出城市發(fā)展歷史。當(dāng)前我國城鎮(zhèn)化建設(shè)迅速，城建聲像檔案詳細(xì)記錄了不同時期城市的發(fā)展、變化歷程，能夠為后人研究提供可靠的參考資料。其次，聲像檔案是宣傳城市建設(shè)成果的重要載體。很多城市在宣傳過程中，會將以往的城市面貌和當(dāng)前城市規(guī)劃、城市建設(shè)進(jìn)行對比，從而突出其發(fā)展速度，這主要是因為城建聲像檔案具有內(nèi)容豐富、形式多樣等特點，可以從多個方面反映城市的發(fā)展進(jìn)程。最后，聲像檔案還能夠作為重要的歷史憑證，和紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案更生動，更形象，更能夠充分發(fā)揮其憑證價值。

2 城建聲像檔案信息化管理的必要性

和文字信息相比，照片、音頻、視頻等更加直觀、客觀和生動形象，城建聲像檔案記錄了城市發(fā)展歷程，在城市宣傳方面有著重要作用。傳統(tǒng)檔案管理工作模式較為落后，管理手段、方式方法單一，而且工作效率低下，很容易出現(xiàn)失誤，在查閱某個檔案時，往往需要翻閱很多資料，浪費時間和人力成本。

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種先進(jìn)技術(shù)都被廣泛應(yīng)用到城建聲像檔案制作和管理中來，高清照相機(jī)、攝影機(jī)的應(yīng)用，能讓城建聲像檔案更加清晰，而且在信息技術(shù)的作用下，可以通過“即拍即見”的方式，將所拍攝的照片視頻實時錄入到計算機(jī)系統(tǒng)中，無需像以前一樣進(jìn)行掃描或“洗照片”，可以為后續(xù)工作的順利開展提供極大便利，各種小型攝像機(jī)、錄音筆也便于攜帶，功能多樣，極大程度上提升了城建聲像檔案制作水平。在得到了城市建設(shè)的相關(guān)信息后，可以將檔案資料數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，大力開展信息化建設(shè)，對不同類型的資料進(jìn)行分類保存，方便查詢和借閱，也能夠為使用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 城建聲像檔案管理中存在的問題

3.1 文件儲存介質(zhì)不穩(wěn)定

聲像檔案的數(shù)字化，多用光盤、移動硬盤儲存，這些硬件儲存具有不穩(wěn)定性的特點，且對存放環(huán)境有著嚴(yán)格要求，在長期使用后，光盤數(shù)據(jù)層損壞、硬盤電機(jī)和磁頭故障的概率會增加，加大了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。

3.2 運行程序更新?lián)Q代過快

當(dāng)前科學(xué)技術(shù)日新月異，城建聲像檔案的儲存格式種類繁多，隨著國際組織制定的數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)不斷發(fā)展，很多新程序已經(jīng)無法打開原有格式的數(shù)據(jù)信息，如果未對系統(tǒng)或城建聲像的信息化檔案進(jìn)行更新，就很容易造成數(shù)據(jù)丟失。

3.3 缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系

城建聲像檔案的種類多樣，而且當(dāng)前各種先進(jìn)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，雖然能夠切實提升工作效率，但同時也加大了對不同類型數(shù)據(jù)的管理難度。沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，會讓城建聲像檔案的信息化管理工作十分混亂，管理起來較為困難。

4 城建聲像檔案信息化管理策略

4.1 軟硬件建設(shè)

當(dāng)前我國城鎮(zhèn)化發(fā)展進(jìn)程迅速，為了能夠更好順應(yīng)時代發(fā)展需求，在城建聲像檔案信息化建設(shè)過程中，需要加強(qiáng)軟件、硬件建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施?？梢愿鶕?jù)不同部門的實際工作要求，大力研發(fā)信息化管理軟件，使其具備豐富多樣的功能，包括文字錄入、照片處理、聲像存儲等，從而可以極大程度上提升工作效率。除了檔案管理所必須要使用到的計算機(jī)設(shè)備之外，還需要配備配套的硬件設(shè)備，例如攝像機(jī)、掃描儀、聲像采集卡等，以保證城建聲像檔案的全面性。

4.2 合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)

4.2.1 照片、底片檔案數(shù)字化

在信息化管理過程中，可以應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，該工具具有簡單、方便、高效等一系列應(yīng)用優(yōu)勢，利用掃描儀將照片錄入到電腦中制作成光盤即可，在磁盤中列陣保存，便于按照統(tǒng)一格式上傳到城建聲像檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫中。在對照片、底片進(jìn)行數(shù)字化管理時，需要注意以下幾點。（1）照片底片要分類進(jìn)行掃描，照片和底片的掃描儀需要分開進(jìn)行使用；（2）其次，不同尺寸的照片，其掃描分辨率也不相同，要以能夠提升照片清晰度的分辨率為主。如果分辨率過低，就會導(dǎo)致圖片難以辨認(rèn)；而如果分辨率過高，會加大文件的儲存空間；（3）儲存格式、磁盤列陣保存格式、照片格式等都要嚴(yán)格要求，避免對照片、音頻進(jìn)行過度壓縮，否則在后期可能無法正常使用。

4.2.2 錄音帶、錄像帶數(shù)字化

數(shù)字化工具需要卡帶式錄音機(jī)或錄像機(jī)來播放，不同類型的音頻、視頻在轉(zhuǎn)化格式時也要合理進(jìn)行選擇，同時要提升系統(tǒng)的兼容性，要確保能夠讀取各種類型的數(shù)字化檔案。錄音文件采用WAVE格式，錄像文件采用AVI或MXF格式，對于珍貴或有特別用途的檔案，應(yīng)提高錄音、錄像文件的量化位數(shù)。

4.3 注重對實體檔案的管理

紙質(zhì)檔案作為最原始的檔案，具有重要意義，其真實性也最具有說服力。在城建聲像檔案信息化管理工作開展的過程中，很多電子文檔都是以紙質(zhì)檔案作為重要參考的，在信息錄入時，如果沒有加強(qiáng)管理，很容易出現(xiàn)信息修改的問題，引發(fā)爭議，為后續(xù)工作的順利開展造成阻礙。而且當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日益復(fù)雜，一旦城建聲像檔案信息化管理系統(tǒng)受到黑客或病毒的攻擊，且在沒有實體檔案的情況下，數(shù)據(jù)很難恢復(fù)。因此要加強(qiáng)對實體檔案的管理，為光盤儲存創(chuàng)造良好環(huán)境，控制溫度、濕度、壓強(qiáng)科學(xué)合理，定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和檢查，一定要保證原始檔案憑證的真實、完整，以防萬一。

4.4 提升城建聲像檔案的安全性和保密性

信息技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，為城建聲像檔案管理工作提供了技術(shù)支持，但作為一把雙刃劍，一方面能夠有效提升工作效率；從另一方面來看，互聯(lián)網(wǎng)時代信息公開程度更高，電子文件的保密性、安全性成為了令檔案管理人員頭疼的問題。和紙質(zhì)文件相比，電子檔案在錄入、整理和分析的過程中，還有可能因為人為工作失誤，出現(xiàn)誤刪的情況。因此，為了有效解決上述各種問題，可以從以下幾個方面進(jìn)行。首先，要提升檔案工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)。人才是城建聲像檔案管理信息化建設(shè)的落實者，提升從業(yè)人員專業(yè)能力，就是為檔案管理工作質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。有關(guān)單位要定期開展培訓(xùn)活動，不僅要提升其專業(yè)能力，更要加強(qiáng)其信息化素養(yǎng)，以及職業(yè)道德修養(yǎng)，讓檔案管理人員熟練掌握計算機(jī)軟件操作技巧，成為滿足崗位需求的專業(yè)化人才。其次，國家以及檔案主管部門要建立健全的法律法規(guī)，從制度層面加強(qiáng)管理，保護(hù)數(shù)字化檔案著作權(quán)。第三，要對數(shù)字化聲像檔案進(jìn)行鑒定，對部分不能開放的機(jī)密文件進(jìn)行加密，設(shè)置訪問權(quán)限。第四，可設(shè)置雙重訪問系統(tǒng)，內(nèi)部和外部人員要分開進(jìn)行訪問，可最大程度上避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。最后，還要加強(qiáng)軟件、硬件管理水平。在硬件管理方面，要定期檢查設(shè)備是否存在故障，將計算機(jī)放置于適宜的環(huán)境中，做好機(jī)房的防火、防短路等工作。從軟件來看，要定期對系統(tǒng)中存在的漏洞進(jìn)行修復(fù)，安裝殺毒軟件，設(shè)置防火墻系統(tǒng)，對重要程序、信息等進(jìn)行備份，避免數(shù)據(jù)丟失。

4.5 強(qiáng)化城建聲像檔案儲存標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在城建聲像檔案信息化、數(shù)字化管理過程中，不同類型的文件儲存格式不同，圖片、音頻、視頻的清晰度也會存在差異，因此在將檔案錄入到信息化管理系統(tǒng)中時，一定要明確儲存標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)格式上的統(tǒng)一。對于照片文件而言，可以選擇TIFF、JPEG格式，或是直接對照片文件存檔。在視頻圖像資料處理方面，可以選擇MPEG標(biāo)準(zhǔn)，可以隨時進(jìn)行播放，并按照使用要求，對視頻文件進(jìn)行修改；音頻文件的儲存通常選用WAV格式，主要是因為該格式并不會壓縮音質(zhì)，可有效保證音頻的清晰度。在利用先進(jìn)技術(shù)建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，要明確標(biāo)注城建聲像檔案的拍攝時間、地點、審核人、攝影者、文件編號等各方面信息，當(dāng)后期發(fā)現(xiàn)檔案存在問題時，能夠及時找到負(fù)責(zé)人；標(biāo)注完整信息也能夠便于實時查詢和借閱，十分方便。

4.6 充分挖掘檔案資源，加強(qiáng)交流共享

當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展十分迅速，在城建聲像檔案信息化建設(shè)中，可利用云計算、大數(shù)據(jù)等各種技術(shù)，開放城建聲像檔案的目的是為了讓更多人了解城市發(fā)展歷史。因此有關(guān)部門可開展多元化的活動，包括專題紀(jì)錄片、攝影大賽等，讓人們積極主動參與其中，充分挖掘檔案資源的作用和價值。除此之外，隨著當(dāng)前智慧檔案館的不斷發(fā)展，電子檔案在保存、傳輸、借閱方面已經(jīng)十分成熟，可以打破時間、空間的局限性，完成無障礙傳輸和共享。不管是利用信息化平臺，還是線下的多樣化活動，其主要目的都是為了提升檔案資料利用率，讓更多人對城市發(fā)展歷史有更全面地了解。

5 結(jié)語

總而言之，隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，城建聲像檔案朝著信息化、現(xiàn)代化方向已經(jīng)是必然趨勢，這也是提升工作效率的重要手段。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想理念，積極主動將新技術(shù)應(yīng)用到日常工作中，深入分析當(dāng)前工作存在的問題，并制定針對性地解決對策，有關(guān)單位要加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，加大資金投入力度；合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實現(xiàn)照片、底片、音頻、視頻的數(shù)字化管理；充分意識到實體檔案管理的重要性；提升城建聲像檔案的安全性和保密性；強(qiáng)化數(shù)字檔案儲存標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；充分挖掘檔案資源，加強(qiáng)信息交流共享，全面提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，從而真正滿足城建聲像檔案的信息化管理要求。