淺談企業(yè)法律風險控制長效機制

傅培金

（362000 順豐控股（集團）股份有限公司泉州順路物流有限公司 福建 泉州）

淺談企業(yè)法律風險控制長效機制

傅培金

（362000 順豐控股（集團）股份有限公司泉州順路物流有限公司 福建 泉州）

近年來，與企業(yè)密切相關(guān)的《公司法》、《證券法》、《物權(quán)法》、《勞動合同法》、《反壟斷法》、《侵權(quán)責任法》等一系列法律法規(guī)相繼頒布、修訂，給企業(yè)經(jīng)營管理帶來了廣泛而深刻的影響。同時，伴隨著我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)加快轉(zhuǎn)型升級，綠色低碳、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護、節(jié)能減排、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的標準日趨規(guī)范嚴格，構(gòu)建法律風險防控體系，是我國企業(yè)適應我國法治環(huán)境深刻變化的迫切要求，而加強企業(yè)合同管理能夠有效控制企業(yè)法律風險的發(fā)生。

合同管理；企業(yè)法律風險；控制

企業(yè)法律風險控制具有整體性和持續(xù)性，不同類型的法律風險具有不同的特征，采取單一的辦法勢必降低風險控制的效率，因而要考慮不同部門的特點，業(yè)務性質(zhì)，人員素質(zhì)等，有針對性的制定切實可行的防范控制措施，并且不斷進行調(diào)整完善，才能使企業(yè)法律風險的防范和管理切合企業(yè)自身實際，符合企業(yè)不同時期的發(fā)展要求。根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，我認為加強合同管理是使企業(yè)法律風險得到有效控制的一條必然途徑。

一、合同管理有助于企業(yè)法律風險的事中控制

搞好合同管理有助于及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中發(fā)生和問題，主動采取有效措施，避免不應該發(fā)生糾紛和損失，從而做到法律風險的事中控制。作為獨立法人的公司在對外經(jīng)濟往來中簽訂的合同往往數(shù)量巨大、類別多樣，那么其在合同履行過程中發(fā)生的情況也是千差萬別的，所以合同履行管理工作的難度也較大。要做好這一項工作，必須做到以下的幾點：

首先，要求合同承辦人員切實負責，積極主動地督促履行合同規(guī)定的義務，并要求對方按時按質(zhì)量履行其應履行的義務。如果合同履行中發(fā)生問題，應按照《合同法》、相關(guān)法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部管理制度的規(guī)定主動和對方協(xié)商解決，并依法及時采取補救和應對的措施。需要注意的是，在合同履行過程中，有些合同承辦人員，由于責任心不強，往往會疏忽往來單據(jù)的確認，如對方的專項委托授權(quán)書的確認、貨物出廠票上對方單位的簽字確認。這些工作上的疏忽大意，會出現(xiàn)履行義務舉證不能或舉證不足從而導致敗訴的風險。因此，我們一貫強調(diào)合同管理和承辦人員在合同履行過程中要嚴格按制度辦事，一絲不茍，以維護公司利益為己任，牢牢記住自己的責任。

其次，企業(yè)的法務人員要定期檢查各主辦單位的合同履行情況，督促各合同主辦部門按合同規(guī)定履行各項義務的同時為公司取得各項利益。目前，比較常見的督促手段主要有：定期的合同管理專項檢查、不定期的督促檢查、主辦單位合同履行終結(jié)表的報送及臺帳的管理，這些手段的運用能夠讓企業(yè)法務人員了解到整個企業(yè)經(jīng)濟合同履行的大體狀況。

再次，完善企業(yè)各職能部門之間的配合制約機制。各部門之間要密切的配合，互相制約，做到聯(lián)系制度完備，傳遞手續(xù)齊全，及時的反饋信息，而不能搞“本位主義”、“官僚主義”，如銷售部門要及時反饋信息，把合同的訂立情況與發(fā)貨情況向財務部門通報，財務部門發(fā)現(xiàn)合同履行的問題要及時向企業(yè)相關(guān)管理者報告。

二、及時履行合同管理的閉環(huán)手續(xù)，做好法律風險的事后控制

合同的關(guān)閉，就是指合同的權(quán)利義務終止。企業(yè)對完成的工作成果，如沒有特殊情況，應該按照合同約定及時驗收，及時關(guān)閉合同，在關(guān)閉合同時，要求主辦方要對相對人資質(zhì)及合同中的關(guān)鍵要素再次認真審查。合同的閉環(huán)管理在整個合同管理流程中處于最后的一個階段，但它在企業(yè)法律風險事后控制中確又是非常之重要，其作用主要有以下幾個方面：

（1）合同關(guān)閉管理與企業(yè)內(nèi)部財務監(jiān)管制度相銜接，突出了風險控制點的管控措施。如果缺少了這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，那么再嚴密的合同條款都有可能形同虛設。企業(yè)經(jīng)營管理上的出血點可能會逐漸放大，最終傷害到整個企業(yè)正常運營。

（2）合同關(guān)閉管理是法律風險事后控制的一個重要方面，合同管理人員與財務人員在付款審查的視角不同，前者從法律的角度出發(fā)，更關(guān)注結(jié)算時的法律風險，排除合同關(guān)閉的隱患；而后者更關(guān)心量、價的變化以及書面形式真實性。以前，合同簽訂后是否得到正確履行，是否合法關(guān)閉，合同管理部門均不得而知，法律風險難以有效控制。推行合同結(jié)算前法律審查后，合同結(jié)算前法律審查與合同簽訂前會簽互相呼應，把住了“入口關(guān)”與“出口關(guān)”，堵住了“出血點”。另一方面，風險不僅來自對方，也要確保我方不違約，例如付款要按約定及時、足額支付，否則會招致對方的索賠。特別是我方較為強勢的情況下很容易忽視合同條款而自行其事，這為今后可能的糾紛埋下了隱患。

（3）合同關(guān)閉管理不僅是一個履行程序的問題，同時也是一個法制宣貫的過程。企業(yè)法務人員的強力介入，在合同關(guān)閉前法律審查中揭示出一些問題，說明了“一個條款完備的合同要強于事后補救”的道理。同時也有助于改變一些企業(yè)員工中頭腦中固有東西，從而認真對待合同關(guān)閉前的法律審查，保證企業(yè)的利益不流失。

（4）對合同關(guān)閉前法律審查的不斷研究，可以反過來促進企業(yè)更加注重使用合同示范文本，通過對個案的總結(jié)梳理與提煉，可以將經(jīng)驗教訓化作最佳實踐，指導未來的各項合同業(yè)務。同時，通過研究對方單位在合同關(guān)閉時的行為，促使企業(yè)在合同管理中拾遺補缺，更好地運用合同化解法律風險。

三、注重合同管理的現(xiàn)代化建設，完善法律風險控制長效機制

信息化技術(shù)和手段，為實現(xiàn)合同管理現(xiàn)代化墊定了技術(shù)基礎(chǔ)，合同管理工作的現(xiàn)代建設就是把合同從文本選擇、擬定、會簽、審批、授權(quán)、結(jié)算、查詢直至終結(jié)全過程納入計算機信息化管理，通過信息化管理手段，首先可以更好地推廣應用標準合同文本，降低法律風險；其次強化合同履行結(jié)算審核職能，減少了資金支付風險；再次以計算機程序化管理合同流程，提高了經(jīng)濟業(yè)務合同簽署率，加快合同辦理效率。高效而科學的管理必然加強企業(yè)應對外部法律風險的能力，從而實現(xiàn)法律風險事后管理向事前管理的根本性轉(zhuǎn)變，讓合同管理活動更好地服務于企業(yè)經(jīng)營管理，切實規(guī)避和防范法律風險，完善法律風險的控制的長效機制。

綜上所述，科學的、有效的合同管理機制，一方面就如同為企業(yè)法人穿上了防護服，有效的防范了外界的各種法律風險，保證其正常生產(chǎn)經(jīng)營活動能夠順利進行，另一方面又有助于在這一階段總結(jié)以往工作經(jīng)驗，分析合同管理中存在的問題，詳盡識別法律風險源和法律風險點，進而揭示法律風險防范的重點領(lǐng)域和重要環(huán)節(jié)，提煉出管理建議，預警法律風險。提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效益，促進企業(yè)的發(fā)展。