如何做好企業(yè)機(jī)要秘書(shū)工作

企業(yè)機(jī)要秘書(shū)是一個(gè)特殊的工作崗位，機(jī)要文件管理工作是否到位，不僅直接影響到本單位的利益，同時(shí)還影響到黨與國(guó)家的利益。因此，要做好該項(xiàng)工作，最重要的措施就是提高機(jī)要秘書(shū)的工作思想、業(yè)務(wù)素質(zhì)。下面就如何管好機(jī)要文件，淺談幾點(diǎn)體會(huì)：

1 機(jī)要秘書(shū)必須具備強(qiáng)烈的工作責(zé)任心

機(jī)要管理工作是否到位，取決于機(jī)要秘書(shū)是否對(duì)保密文件管理具備強(qiáng)烈的工作責(zé)任心。工作責(zé)任心強(qiáng)烈的人，其工作由始自終是管理有序的，反之則是雜亂無(wú)章，較為容易在工作中出問(wèn)題。在大多數(shù)人看來(lái)，機(jī)要秘書(shū)的工作是一件非常簡(jiǎn)單、非常容易的事，只是收收發(fā)發(fā)、傳傳遞遞的機(jī)械重復(fù)工作；一不動(dòng)腦筋，二不費(fèi)力氣，無(wú)論誰(shuí)都可以把工作做好，表面看的確如此，但事實(shí)上從深層看并不是這樣。機(jī)要文件秘書(shū)必須每天面對(duì)著資料、文件等，日復(fù)一日年復(fù)一年地重復(fù)著單調(diào)的工作，這其中大部分的工作內(nèi)容都具有較強(qiáng)的政治性以及保密性。如果沒(méi)有具備強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，導(dǎo)致容易在工作中出錯(cuò)，且萬(wàn)一出了問(wèn)題就不是小問(wèn)題。另外機(jī)要秘書(shū)一般都兼任很多工作，除文件的收發(fā)管理外，還有兼任公司各類(lèi)印鑒的保管及使用管理、傳真機(jī)的使用管理，以及其他繁瑣的事務(wù)等。因此機(jī)要秘書(shū)要有一種如履薄冰的責(zé)任意識(shí)，做到嚴(yán)格要求自己，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)，都要力求把它做得好。同時(shí)，工作完成后還要考慮該處理方式是否妥當(dāng)，確保不出錯(cuò)或少出錯(cuò)。

2 機(jī)要秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的組織管理能力

機(jī)要文件的管理工作是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致的工作，要做好這項(xiàng)工作，對(duì)于機(jī)要秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的組織和管理能力。其中包括：

（一）熟悉機(jī)要文件的管理程序。

首先要對(duì)照發(fā)文通知單及時(shí)清點(diǎn)、核對(duì)文件；其次對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、登記、以及編號(hào)；最后將供領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件及供各職能部門(mén)執(zhí)行的文件遞送辦公室主任簽閱后，及時(shí)將文件分內(nèi)容、分部門(mén)、分級(jí)別，按時(shí)間的先后順序，及時(shí)進(jìn)行傳閱、催辦、返回。

（二）加強(qiáng)文件閱辦過(guò)程中的控制

傳閱文件是領(lǐng)導(dǎo)同志之間互通信息、交換意見(jiàn)、商決事情、實(shí)現(xiàn)集體領(lǐng)導(dǎo)的重要工作方法。如何組織好文件傳閱，對(duì)于提高工作效率具有重要的作用，其中要注意以下幾方面：

1、時(shí)間性。機(jī)要文件的保密是具有一定時(shí)間性的，在當(dāng)今改革開(kāi)放時(shí)期，各種信息、政策的交流，對(duì)國(guó)家的建設(shè)、安全等方面起著越發(fā)重要的作用?？焖賯鬟f上級(jí)文件精神、及時(shí)報(bào)告下級(jí)的情況，保證上下級(jí)之間信息暢通，是對(duì)機(jī)要文件管理的時(shí)間性要求。

2、時(shí)效性。機(jī)要秘書(shū)收到文件后，對(duì)每一份文件必須閱覽一遍，加深印象并做一個(gè)必要的判斷。注意文件傳遞時(shí)間，不能因文件傳遞不及時(shí)而造成各方面損失，給工作造成被動(dòng)形勢(shì)。對(duì)于需要及時(shí)落實(shí)的文件或事情，如果領(lǐng)導(dǎo)同志因工作忙碌未能及時(shí)批閱，機(jī)要秘書(shū)有責(zé)任提醒和督促。

3、保密性。機(jī)要文件傳閱是具有嚴(yán)格的規(guī)定，要嚴(yán)格控制傳閱范圍，傳閱的范圍必須合理，要寬嚴(yán)適度。若收文上標(biāo)具有閱讀范圍，必須按照規(guī)定的的范圍組織進(jìn)行傳閱，不允許私自隨意擴(kuò)大閱讀范圍。凡屬于國(guó)家秘密的資料、文件，隨到隨傳，必須保證做到人不離件，件不離人，當(dāng)天送，當(dāng)天收。為隨時(shí)掌握文件的流程和走向，避免機(jī)要文件橫傳。同時(shí)根據(jù)需要，制做文件傳閱單，一份附在傳閱文件夾內(nèi)，一份保管在機(jī)要秘書(shū)手中，隨時(shí)掌握文件去向，收回后立即清點(diǎn)份數(shù)。

4、作用性。文件的作用包括兩個(gè)方面：其一是具有普遍指導(dǎo)意義的文件；其二是有特定作用的文件。譬如，某些文件對(duì)企業(yè)有用，但對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，作用并沒(méi)那么大；某些文件從標(biāo)題看，與本單位無(wú)關(guān)，但在內(nèi)容上可能涉及到本單位的工作。因此，要充分發(fā)揮文件的作用，機(jī)要秘書(shū)必須做到以下兩個(gè)熟悉：一要對(duì)文件的內(nèi)容熟悉，二要對(duì)本單位的工作情況熟悉；綜上所述，才能根據(jù)不同類(lèi)型的文件，結(jié)合本單位的實(shí)際，有規(guī)律性地進(jìn)行服務(wù)，充分發(fā)揮文件的作用。

5、靈活性。機(jī)要秘書(shū)要熟悉領(lǐng)導(dǎo)同志的工作分工，了解領(lǐng)導(dǎo)人和各部門(mén)的工作時(shí)間安排及工作活動(dòng)規(guī)律，準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)指示精神，掌握文件急緩程序。按合理的傳閱順序進(jìn)行組織傳閱，對(duì)于極為重要的急件，要區(qū)別對(duì)待，快遞傳閱。

（三）加強(qiáng)文件催辦工作

“催辦”是文件辦理過(guò)程中一個(gè)重要的必不可少的環(huán)節(jié)。對(duì)有時(shí)限性要求的文件，如突發(fā)事件、會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)、紀(jì)念活動(dòng)等內(nèi)容的文件，一般對(duì)時(shí)限性有緊急的要求，要及時(shí)提醒、催辦，給相關(guān)部門(mén)、及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)留有一定時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。在傳閱文件過(guò)程中，機(jī)要秘書(shū)要注意做到“勤送、勤取、勤催”。

“催辦”的內(nèi)涵要寬要廣，不僅是要向承辦單位要情況、要結(jié)果，同時(shí)還有大量的協(xié)調(diào)工作需要機(jī)要秘書(shū)來(lái)溝通。因此，做好催辦工作，不僅可以防止機(jī)要文件的泄漏或誤用，同時(shí)亦可加快文件的傳閱速度，提高機(jī)關(guān)服務(wù)水平和工作效率，提高機(jī)要秘書(shū)的協(xié)調(diào)能力。從某種意義上說(shuō)，“催辦”也是機(jī)要秘書(shū)應(yīng)具備的基本功之一。

（四）加強(qiáng)文件的清退、銷(xiāo)毀工作

機(jī)要文件的清退工作可以說(shuō)是機(jī)要文件管理工作中的亮點(diǎn)。要嚴(yán)格文件清退制度。定期、及時(shí)地對(duì)文件進(jìn)行梳理，按文號(hào)分類(lèi)整理，按序號(hào)排放整齊，確保文件及時(shí)清退。年終要全面清退文件，該上交的應(yīng)如數(shù)上交，該歸檔的根據(jù)單位要求進(jìn)行存檔，該銷(xiāo)毀的文件則要按規(guī)定執(zhí)行，切忌任意處理。

3 機(jī)要秘書(shū)必須按章辦事，實(shí)行規(guī)范化管理

機(jī)要保密工作制度化是保密管理的基本措施。機(jī)要文件管理工作只依賴教育、依賴自覺(jué)性、依賴責(zé)任心是不足夠的。應(yīng)同時(shí)要結(jié)合實(shí)際情況，制定與健全機(jī)要保密規(guī)章制度，做到有法必依，有章必行，實(shí)行規(guī)范化管理。針對(duì)保密工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題要對(duì)保密制度進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充、完善，努力建立健全規(guī)章制度，明確機(jī)要保密管理要求，落實(shí)工作職責(zé)和措施。

4 機(jī)要秘書(shū)要主動(dòng)性地工作

機(jī)要秘書(shū)工作是一項(xiàng)服務(wù)性、輔助性的工作，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的要求來(lái)開(kāi)展工作，這決定了其工作的被動(dòng)性。作為一個(gè)出色的機(jī)要秘書(shū)，僅處于被動(dòng)的工作是不夠的，可以從以下幾個(gè)方面發(fā)揮工作的主觀能動(dòng)性，主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作。第一，了解領(lǐng)導(dǎo)同志的工作，全面掌握領(lǐng)導(dǎo)同志的在一段時(shí)間內(nèi)抓的工作中心，“知情方能出辦”，服務(wù)工作才能做到點(diǎn)子上，是掌握工作主動(dòng)權(quán)，搞好主動(dòng)服務(wù)的前提。第二，要善于積累和提供情況。機(jī)要秘書(shū)應(yīng)做到，“腦勤、手勤、腿勤”，要勤想、勤記、勤跑。上至中央和上級(jí)黨委、政府的重大方針、政策具體規(guī)定，下至各部門(mén)和基層和各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及各種動(dòng)態(tài)、反映，都應(yīng)進(jìn)入機(jī)要秘書(shū)的大腦。只有平時(shí)不怕“麻煩”，勤于積累，到了領(lǐng)導(dǎo)同志需要之時(shí)，才能得心應(yīng)手，及時(shí)提供，這是搞好主動(dòng)服務(wù)的基礎(chǔ)。第三，要注意文件傳閱效果，對(duì)重要的機(jī)要文件，要提煉內(nèi)容要點(diǎn)，供領(lǐng)導(dǎo)參閱；要注意領(lǐng)導(dǎo)在機(jī)要文件上的批示，做好傳閱落實(shí)；要注意領(lǐng)導(dǎo)批示是否有誤，如有誤要當(dāng)面恰當(dāng)?shù)靥岢鲂薷囊庖?jiàn)；要注意領(lǐng)導(dǎo)口頭吩咐，做到準(zhǔn)確記錄；要注意需協(xié)調(diào)相關(guān)單位承辦的，要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)。

5 機(jī)要秘書(shū)要有一個(gè)健康的心態(tài)

機(jī)要崗位工作環(huán)境相對(duì)獨(dú)立封閉，工作人員活動(dòng)空間比較狹小，工作對(duì)象較單一，雜事較多，心理壓力較大，不可避免地給機(jī)要秘書(shū)帶來(lái)一些負(fù)面的影響。如思想鈍化、心態(tài)老化、社交能力弱化、工作方法機(jī)械等傾向就是這種負(fù)面影響的具體體現(xiàn)。作為機(jī)要秘書(shū)，要善于在工作中控制自己的情緒，適時(shí)地調(diào)整心態(tài)，駕馭環(huán)境，在領(lǐng)導(dǎo)和同志們面前始終保持一種熱情誠(chéng)懇、樂(lè)觀向上的良好狀態(tài)。

6 機(jī)要人員需要銳意進(jìn)取精神

當(dāng)今時(shí)代，以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的新興技術(shù)已被廣泛運(yùn)用于機(jī)要部門(mén)，機(jī)要工作現(xiàn)代化水平越來(lái)越高、服從管理范圍也越來(lái)越大，這給做好新形勢(shì)下的機(jī)要工作提出大量需要解答的新課題。譬如：如何適應(yīng)、推動(dòng)機(jī)要密碼通訊專用網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供更好的辦公支持；如何構(gòu)建人機(jī)結(jié)合的新型管理模式，提高網(wǎng)絡(luò)安全性；如何為黨政系統(tǒng)內(nèi)部的信息共享、交換、組織、監(jiān)控提供更好的協(xié)同工作環(huán)境等等。這些都迫切要求每一個(gè)機(jī)要人員不但要善于發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的工作方法存在的問(wèn)題，還要善于創(chuàng)造新的工作方法與技術(shù)手段，使機(jī)要工作水平上一個(gè)新的層次。

作者簡(jiǎn)介

周秀玲（1963-），女，廣東恩平，漢，大專，中交廣州航道局有限公司任機(jī)要秘書(shū)，助理政工師。