如何撰寫二級秘書業(yè)績評估報告

摘 要：在進行國家二級秘書職業(yè)能力鑒定時，單獨增加了一項“業(yè)績實證評估”考試內(nèi)容，這是一種非常新穎的鑒定方式。本文擬從如何選題展開，再以案例作參考，力圖破解這一獨特而頗具挑戰(zhàn)的鑒定方式。

關(guān)鍵詞：二級秘書；業(yè)績評估報告；撰寫可行性報告

基金項目：重慶青年職業(yè)技術(shù)學(xué)院2016年度校級課題：“基于工作過程系統(tǒng)化開發(fā)高職院校商貿(mào)類專業(yè)學(xué)生行政管理能力的策略研究”，資助成果，項目編號：CQY2015Y016

根據(jù)《國家職業(yè)標準秘書》，二級秘書是我國秘書職業(yè)資格等級中的最高級別，也就是最高級秘書。所以在進行職業(yè)能力鑒定時，單獨增加了一項“業(yè)績實證評估”考試內(nèi)容，這不僅有別于秘書其他級別[1]的考試內(nèi)容，更是在其他職業(yè)資格等級考試中所從未出現(xiàn)過的考試方式，是一種非常新穎的鑒定方式?！皹I(yè)績實證評估”由五個模塊構(gòu)成，現(xiàn)就 “撰寫可行性評估報告”第三個模塊進行專題探討。

1 考題分析

該模塊主要評估的是考生撰寫可行性評估報告的能力，而這也是

秘書發(fā)揮參謀作用的重要證明[2] ?？尚行詧蟾鎳@經(jīng)濟建設(shè)項目或行政管理方面的內(nèi)容，就項目的必要性、項目的經(jīng)濟可行性和技術(shù)可行性、組織管理的可行性和社會的可行性等方面進行分析，并根據(jù)以上對項目的可行性分析，應(yīng)該得出一個該項目是否可行的結(jié)論。當(dāng)然，這里面非常重要的環(huán)節(jié)是對項目的分析，并提出具體的操作方案。

在撰寫過程中，首先要寫清楚項目的背景，項目實施的相關(guān)因素和主要目的和意義；其次要對項目進行較詳細的情況分析，要求列舉事實，運用系統(tǒng)分析方法，綜合考慮各方面的因素，對項目實施的可行性作出客觀、全面而準確的預(yù)測、不同類型的可行性報告在該部分通常具有不同的側(cè)重點；第三部分是對項目如何開展進行具體敘述，這也是方案的中心部分；第四部分對該方案的優(yōu)缺點進行評價；第五部分對該方案的實施步驟進行描述；第六部分是結(jié)論。

在撰寫可行性報告中，一定會對方案進行多次修改，涉及到草稿和討論稿，但此模塊同第二模塊“制定工作計劃、監(jiān)控目標完成”不同，只需提交正式稿即可。

另在證人證詞部分需要對報告和完成報告的過程進行評估，在其中特別要突出“收集資料”、“組織論證討論”等方面的能力。

2 案例參考

第一部分：自述背景情況

標題：公司營銷體制改革可行性報告

撰寫時間：2012年12月

地點：公司營銷中心辦公室

立項原由：通過營銷體制重構(gòu)，消除原有銷售體系的弊端，使企業(yè)資源得到優(yōu)化配置，發(fā)揮營銷體系的最大功能，實現(xiàn)企業(yè)的營銷目標和戰(zhàn)略目標。

第二部分：證據(jù)內(nèi)容

公司營銷體制改革可行性報告

一、項目背景及概況

公司在國內(nèi)同行業(yè)中已具備明顯優(yōu)勢，經(jīng)濟規(guī)模連續(xù)四年居同行業(yè)之首，成為重慶市推進新型工業(yè)化的重點企業(yè)。公司發(fā)展的總目標是：經(jīng)濟規(guī)模行業(yè)最大、優(yōu)勢明顯；技術(shù)水平領(lǐng)先國內(nèi)，追趕國際；經(jīng)營管理規(guī)范高效，靈活有序；企業(yè)文化獨特優(yōu)秀，持續(xù)創(chuàng)新。建立完善現(xiàn)代產(chǎn)權(quán)制度，建成具有持續(xù)創(chuàng)新能力和國際競爭力的上市公司。

在這樣的大背景下，公司急需打破常規(guī)進行跨越式發(fā)展，調(diào)整營銷體制與模式，實現(xiàn)公司制定的長遠目標。

公司目前實施的營銷體制是“兩極銷售”體系，即公司的營銷職能由公司各網(wǎng)點和各分廠銷售部門承擔(dān)。這種營銷體制在公司歷史上曾發(fā)揮巨大作用，在開拓市場、提高市場占有率上效果顯著。但隨著市場覆蓋面的增加，銷售人員的增多，這種營銷體制的弊端逐漸體現(xiàn)出來，搶奪市場、互相扯皮的事情時有發(fā)生，公司認為應(yīng)該逐步理順營銷體制，將銷售力量合成一股繩，變“二級銷售”為“一級銷售”體系。

二、情況分析

兩級營銷體系具有其優(yōu)劣勢，具體來講：

1.優(yōu)點

（1）從某些角度來看，兩級銷售能最大限度地發(fā)揮各個分廠的積極性，每個分廠作為獨立經(jīng)營的主體，自主性較強，并為實現(xiàn)分廠的收益最大化而努力；

（2）每個分廠都必須而且能夠面對市場，依據(jù)市場需求及其變動趨勢調(diào)整產(chǎn)品及其結(jié)構(gòu)，從而提高了各分廠的適應(yīng)性和經(jīng)營靈活性。

（3）總部員工較少，組織結(jié)構(gòu)較為扁平，能節(jié)約總部管理成本。

（4）交叉銷售呈現(xiàn)出龐大而復(fù)雜的銷售網(wǎng)絡(luò)，市場的滲透能力較強。

2.缺點

（1）兩極銷售，特別是分廠銷售職能的體制，影響公司對市場信息的精確把握，對整體市場的了解不全面、不詳實，難以從整體上把握市場動態(tài)，除非設(shè)立專門的市場調(diào)查部門，否則相關(guān)分廠不會主動整合相關(guān)信息。

（2）兩極銷售體系將不利于成套項目產(chǎn)品的銷售，因分廠銷售體系和網(wǎng)點銷售體系各自獨立，協(xié)同較困難，在現(xiàn)在用戶希望公司能提供系統(tǒng)化解決方案的背景下，這樣的結(jié)構(gòu)體系限制了公司發(fā)揮整體優(yōu)勢，也不利于充分整合面向分銷市場的銷售資源，約束了有效實施對分銷網(wǎng)絡(luò)進行開發(fā)、管理與支持的能力。

（3）統(tǒng)一的價格體系難以形成和維護，內(nèi)部價格競爭激烈，多次發(fā)生爭奪客戶的情況，降低盈利率，損害公司的總體形象。

（4）營銷服務(wù)水平較低或執(zhí)行效果不能很好滿足客戶需求，影響企業(yè)經(jīng)營業(yè)績。

三、項目內(nèi)容

1、主要思想

由營銷中心全權(quán)負責(zé)公司銷售，原分廠銷售隊伍和網(wǎng)點銷售隊伍均納入營銷中心管理。

2、營銷組織架構(gòu)

營銷組織架構(gòu)的主要內(nèi)容是：將兩級銷售體系下各類資源整合到統(tǒng)一的“營銷中心”，其下成立各大區(qū)，負責(zé)各區(qū)域?qū)ｉT的銷售業(yè)務(wù)，原銷售人員根據(jù)自愿原則到加入到各大區(qū)。

3、該營銷模式的關(guān)鍵點說明

（1）價格體系管理

分廠負責(zé)成本核算，營銷中心制定出統(tǒng)一的產(chǎn)品出廠價格及其目錄（根據(jù)分廠提供的成本），以及各級價格管理權(quán)限。

（2）客戶開發(fā)與管理

1）老客戶的深度開發(fā)與維護

在方案執(zhí)行前，各自開發(fā)與維護的老客戶，采取老客戶備案制，由各銷售人員優(yōu)先負責(zé)，如2年之內(nèi)該老客戶沒有訂單，則取消其優(yōu)先權(quán)。按照區(qū)域原則，各區(qū)域客戶由大區(qū)經(jīng)理整體安排。

2）新客戶的開發(fā)與維護

新客戶由各大區(qū)經(jīng)理統(tǒng)籌安排。如出現(xiàn)跨區(qū)域客戶，則根據(jù)業(yè)務(wù)項目總金額的大小，可以分為兩種情況：

單筆業(yè)務(wù)總金額1000萬以下的情況

采用客戶開發(fā)首先申報制，率先獲取客戶需求詳細信息并主

動接洽客戶關(guān)鍵人物的，可以先向營銷中心申報，經(jīng)確認后先接洽者享有銷售談判、合同簽訂優(yōu)先權(quán)，后來者不得搶單。當(dāng)后來者發(fā)現(xiàn)先接洽者提供的信息有重大失誤（比如關(guān)鍵聯(lián)系人、項目總金額、項目技術(shù)要求等），后進入者可以向營銷中心提出要求參與該項目的競投標，從而取消先接洽者的優(yōu)先權(quán)。

單筆項目總金額1000萬以上的情況

如果該項目業(yè)務(wù)總金額超過1000萬，須報營銷中心協(xié)調(diào)，組織雙方共同聯(lián)合競投標。搭建專門化的公關(guān)小組，統(tǒng)一公關(guān)，統(tǒng)一行動。

4、營銷費用管理

原則上營銷中心對公司所有營銷費用擁有監(jiān)督管理的職責(zé)。

四、該方案的評價

1、該營銷模式的優(yōu)點

（1）真正實現(xiàn)“營銷管理一盤棋”，有利于公司的戰(zhàn)略發(fā)展。

（2）有利于全面塑造品牌，提高品牌知名度、滿意度與美譽度。

（3）一定程度上緩解了內(nèi)部價格管理較為混亂的現(xiàn)狀。

（4）有助于原有兩級銷售體系中的銷售隊伍認清市場與競爭形勢，把握未來銷售業(yè)務(wù)的主要競爭態(tài)勢與發(fā)展方向，培育營銷的核心競爭力。

2、該營銷模式的缺點

（1）可能影響分廠部分員工的積極性。由于各分廠的銷售管理將納入營銷中心統(tǒng)一規(guī)劃與管理，其管理職能重點將有所微調(diào)，從而導(dǎo)致分廠上上下下各級各類人員短時間內(nèi)的不適應(yīng)，進而對分廠生產(chǎn)、研發(fā)等相關(guān)人員的工作積極性產(chǎn)生一定程度的影響。

（2）營銷體制的變革可能會影響各類銷售人員在磨合期間的銷售業(yè)績。營銷體制與組織機構(gòu)的變化，以及銷售流程上的變化可能使得各部門之間的協(xié)調(diào)大大增加，銷售代表普遍面臨一些新的問題如老客戶如何維護、各部門如何聯(lián)合開拓新老客戶、利益如何分配等等，這些問題可能在磨合期不一定得到最優(yōu)解決，從而在一定程度上影響營銷效率。

五、該方案的實施步驟

改革方案主要采用內(nèi)部培訓(xùn)會進行，培訓(xùn)會分四步走：

第一步：針對公司高級管理人員（含董事會、副總經(jīng)理以上干部、總經(jīng)濟師、總工程師等在內(nèi)）的內(nèi)部討論會、說明會。

第二步：針對原有市場部所有人員、各網(wǎng)點辦事處負責(zé)人、各分廠廠長及銷售副廠長、等召開擴大會議，就本方案進行解釋與說明。

第三步：針對原有各銷售部門銷售主管、銷售員工以及各分廠技術(shù)骨干、財務(wù)骨干、物流配送人員等部門與人員進行方案解讀，以統(tǒng)一思想、統(tǒng)一行動。

第四步：改革方案正式通報集團公司其他相關(guān)職能部門，并組織專門會議向各部門（含財務(wù)處、人事處、技術(shù)研發(fā)中心、生產(chǎn)計劃處、物流中心、等等）主要負責(zé)人進行解釋與說明。

六、結(jié)論

該方案提出的新的營銷體制改革適應(yīng)了市場競爭的需要，充分考慮內(nèi)部人員對未來新的營銷體系的接受程度，能解決銷售體系目前存在的各種問題，該方案將為公司銷售目標的完成及公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。

第三部分：證詞描述

1、理順營銷體制一直是我公司的重要工作之一，在市場競爭日趨激烈，管理工作日益規(guī)范的趨勢下，出臺一份可行性報告，指導(dǎo)營銷體制的逐步理順已成為迫在眉睫的事情。該考生作為公司營銷中心辦公室副主任，一直全程參與該項目的建設(shè)工作，對公司情況、項目的基本條件較了解，并據(jù)此寫出可行性研究報告的初稿。

2、在撰寫過程中，該考生收集了大量的數(shù)據(jù)和資料， 發(fā)出調(diào)查信息并回收反饋信息，對結(jié)論的形成提出了合理化建議。

3、利用豐富的資料，該考生參與了多次會議討論，就項目的合理性、必要性、可行性進行了論證，歸納整理了專家論證結(jié)果，為報告的最終編制做出了貢獻。

4、總體而言，此份報告是一份結(jié)合公司實際的報告，是凝結(jié)了該考生心血和業(yè)務(wù)水平、業(yè)務(wù)能力的報告。目前該可行性報告的實施工作正在穩(wěn)步推進中。

參考文獻

[1]國家職業(yè)標準秘書（2006）[s].中國勞動和社會保障出版社，2006

[2]秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程二級秘書[M].中央廣播電視大學(xué)出版社，2014

作者簡介

田黎莉（1983-），女，重慶北碚人，中級經(jīng)濟師，碩士研究生，研究方向：企業(yè)管理、行政管理、市場營銷。