計算機在檔案管理中的相關(guān)運用

王繼華

摘 要：隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求，面對日益增加的工作量，為檔案管理工作開辟了一條新途徑，將計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可有效提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。本文通過對計算機在檔案管理工作中作用和不足，探討檔案管理新路徑。

關(guān)鍵詞：計算機；檔案管理；運用

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，檔案是歷史的記錄和保存，是國家和社會的寶貴財富，對國家和社會的未來發(fā)展有著重要意義。隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會發(fā)展中顯得日益重要。各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性，并認識到檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理工作的必由之路。在這種背景下，此次研究對計算機技術(shù)充分運用到檔案管理中的相關(guān)運用進行分析探討，并希望為我國各種級別的檔案管理提供技術(shù)參考，為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供新路徑。

1 計算機在檔案管理中的作用

1.1 有利于檔案的管理、收集和存儲

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)用范圍也越來越廣，計算機技術(shù)引用到檔案管理中，充分利用計算機外延設(shè)備，可以將檔案管理中的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，利用這種檔案管理模式為檔案管理提供科技手段，能夠自動處理信息的管理模式，將一些檔案刻錄成光盤或者是電子文件，完成計算機的自動檢測，采用計算機的掃描和光盤存儲，有利于實現(xiàn)檔案管理信息化。

1.2 有利于檔案管理信息的系統(tǒng)化

傳統(tǒng)的手工檔案管理模式在面對多元化、數(shù)量巨大的檔案時，往往需要花費大量的時間，還可能因為檔案管理保管失誤出現(xiàn)檔案破損導(dǎo)致檔案信息殘缺，將計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案，開發(fā)新信息管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)高校管理，有效的提升檔案管理的效率。

2 計算機在檔案管理中的現(xiàn)狀漏洞

2.1 前期的準備工作不充分

多數(shù)檔案管理手段是一味沿用傳統(tǒng)管理手段，陳舊落后的機械管理手段不利于計算機技術(shù)的推廣應(yīng)用，很多檔案館準備信息管理系統(tǒng)時，沒有完全做好檔案管理工作，其中最常見的是檔案數(shù)據(jù)的電子化不到位，在利用計算機技術(shù)進行檔案管理時，出現(xiàn)了很多明顯的錯誤，比如檔案日期、姓名以及檔案館錄入時間錯誤，由于準備工作的不充分，就難以保證計算機技術(shù)在檔案管理中的有效作用。

2.2 檔案管理的計算機不夠充分

在檔案管理中，很多地方的檔案管理部門都已經(jīng)建立了相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，雖然計算機技術(shù)得到應(yīng)用，但是計算機技術(shù)管理模式也是建立在傳統(tǒng)的手工管理模式上，將檔案管理的工作內(nèi)容放在檔案資料上，并沒有充分利用檔案管理的優(yōu)越性，也沒能建立數(shù)據(jù)庫下的多媒體檔案數(shù)據(jù)，由于缺乏檔案管理的有效系統(tǒng)與平臺，在檔案管理上也無法進行高效管理。

2.3 檔案管理的人員素質(zhì)較低

在檔案管理工作中，很多人都將歸為檔案的抄錄保管，作為一項事務(wù)性工作進行管理，沒有深入理解檔案管理的國家財富作用，忽視了檔案管理對社會的間接經(jīng)濟效益。利用計算機技術(shù)進行檔案管理時，檔案管理人員素質(zhì)較低，缺乏有效的計算機的安全防范意識以及安全防范能力，將計算機技術(shù)當成是一種檔案管理的外在手段，但不能夠有效的應(yīng)用。

3 計算機在檔案管理中的實踐探索

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提高計算機應(yīng)用范圍

首先，改變現(xiàn)有檔案管理觀念，從事檔案管理的工作人員要認識到檔案管理的重要性，并積極學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案管理中，促使工作人員改變檔案管理工作態(tài)度，增強自身的責(zé)任意識，將檔案管理工作當做成一項社會事業(yè)認真落實。其次，加大對計算機硬件設(shè)備以及軟件設(shè)施的投入，引入現(xiàn)代化的管理模式，從而提升計算機技術(shù)在檔案管理方面的全面運用，對檔案管理工作人員進行必要的思想教育，增進檔案管理意識，努力將計算機技術(shù)用于檔案管理中，利用查找方便，檢索迅速，保密性好，存儲量大，可靠性高，存儲時間長，成本低等優(yōu)點，逐漸擴大計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用范圍。

3.2 提高檔案管理人員計算機技能水平

檔案管理工作不僅是做好檔案的保管，還需要通過各項檔案的管理做好社會檔案信息化建設(shè)工作，這就需要檔案管理人才要具備相應(yīng)的職業(yè)能力，并合理運用到工作中。檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需要提高管理人員素質(zhì)，并培訓(xùn)其信息化檔案管理的基本技能，鼓勵工作人員自我發(fā)展、不斷進步，讓檔案管理工作在人才的推動下實現(xiàn)信息化檔案管理；同時，通過聘請專業(yè)的計算機技術(shù)人員對檔案管理人員進行專門的培訓(xùn)，對他們的計算機操作提供日常維護和管理上的支持，在不斷的學(xué)習(xí)中，加強檔案管理信息化水平，通過提高計算機技術(shù)應(yīng)用水平，做好檔案管理人員的培訓(xùn)。

3.3 加強創(chuàng)新檔案管理水平

建立詳盡的社會檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各級社會檔案信息資源共享、傳遞、存儲以及利用的一體化管理模式，將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機結(jié)合起來，根據(jù)社會對各種類型檔案的具體要求，逐步建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子檔案進行維護和更新，創(chuàng)建適應(yīng)新的管理模式下的檔案管理制度，在檔案管理中注重以制度確保計算機技術(shù)的應(yīng)用，保障檔案管理工作的有序進行，當然，不論是任何檔案管理單位，從事檔案管理的工作人員在實際的工作中都應(yīng)該不斷提升自身的管理水平，加強檔案管理水平的提高。

4 結(jié)語

計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中已經(jīng)是大勢所趨，注重對檔案管理人員思想的轉(zhuǎn)變、技能的培訓(xùn)，提高檔案管理水平，在新時期檔案管理中應(yīng)用計算機信息技術(shù)，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，讓社會檔案管理發(fā)展緊跟社會前進步伐，促進新時期檔案管理事業(yè)發(fā)展，以更好的適應(yīng)信息時代的歷史洪流。

參考文獻

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