新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)研究

孟培婷

摘 要：人事檔案管理是每個(gè)單位不可忽視的一項(xiàng)重要策略。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)成了一種趨勢(shì)，這樣不僅有利于確保檔案資料的完整性和安全性，還有利于檔案信息的查詢和資源共享，對(duì)提高整個(gè)人事檔案管理水平，充分發(fā)揮人事檔案的重要作用具有現(xiàn)實(shí)意義。下面將探討分析人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性、存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的建設(shè)策略，希望能夠?yàn)閷?shí)際工作提供指導(dǎo)與參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)

1 新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1、人事檔案管理信息化的存在意義

人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)資源進(jìn)行管理、處置，為人事檔案的使用帶來(lái)便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉(zhuǎn)變，將紙變?yōu)殡娮樱娌饺霐?shù)字化操作模式。

2、全面的信息化建設(shè)的必要性

人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲(chǔ)存等都節(jié)省了很多時(shí)間，而且區(qū)別以往的工作流程，不需要進(jìn)行瑣碎的資料整理工作，通過(guò)專業(yè)化的平臺(tái)快速的將數(shù)據(jù)入庫(kù)分類，提高了人事檔案部門(mén)的工作效率。人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、全面化。有機(jī)統(tǒng)一了薪酬管理、業(yè)績(jī)考核、人事信息、檔案檢索等各個(gè)模塊。減少了對(duì)原始檔案的接觸和破壞，有利于對(duì)檔案紙質(zhì)主體的保護(hù)，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過(guò)人事檔案的信息化管理，對(duì)企業(yè)員工和各級(jí)干部的“德、能、勤、績(jī)、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎(jiǎng)罰提供參考依據(jù)。所以，人事檔案管理信息化建設(shè)是迫在眉睫的。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1、管理觀念滯后，權(quán)責(zé)不明

目前人事檔案的管理模式還主要是傳統(tǒng)的內(nèi)向、封閉式管理，即人事檔案主要由人員所在單位內(nèi)部的組織、人事部門(mén)進(jìn)行封閉式管理，個(gè)人對(duì)自身的檔案并無(wú)知情權(quán)，這就給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，使得人事檔案變得神圣化、權(quán)威化。在現(xiàn)代化的今天，隨著人員流通變動(dòng)頻繁，人員的職稱、考核及學(xué)歷等材料的時(shí)時(shí)變化，使得人事檔案的動(dòng)態(tài)性增強(qiáng)，要對(duì)人事檔案時(shí)時(shí)更新形成，在人事檔案的形成過(guò)程中，由于權(quán)責(zé)不明晰往往會(huì)出現(xiàn)相互推諉、扯皮，對(duì)人事檔案材料的收集不夠重視，使得檔案材料的來(lái)源受制，人事檔案管理工作處于被動(dòng)，不能更全面的為社會(huì)服務(wù)。

2、信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是人事檔案管理的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)就必須建立規(guī)范機(jī)制。在現(xiàn)有的人事檔案管理工作中，很多單位都從自身利益出發(fā)，分別采用不同的管理模式，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去遵循，各搞一套，自稱體系，造成檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)無(wú)法暢通，信息化資源共享也不可能實(shí)現(xiàn)。還有很多單位采用不同的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)往往只能符合它們本單位的需求，在人才流通迅速的今天，無(wú)法滿足檔案信息的社會(huì)化的需求。

3、檔案管理信息化人才隊(duì)伍水平整體不高

人事檔案的信息化建設(shè)要求管理人員在精通傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，還必須掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代管理技術(shù)。目前很多人事檔案管理人員的管理工作還僅僅局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，雖然單位都給管理人員配備了計(jì)算機(jī)，但是也僅局限于人事檔案的基本信息的錄入、打印檔案目錄等，無(wú)法進(jìn)行人事檔案信息的查詢和檢索，人事檔案的數(shù)字化基本沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。檔案管理信息化人才隊(duì)伍的現(xiàn)代管理水平不高，也是阻礙檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)的一大障礙。

3 加快人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是提高人力資源管理水平、推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理的必要途徑。因此事業(yè)單位應(yīng)以現(xiàn)代化科技手段為支撐，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，以全面推進(jìn)其人事檔案管理工作的健康、可持續(xù)發(fā)展。

1、轉(zhuǎn)變觀念、健全制度、加大投入、穩(wěn)定隊(duì)伍

人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該從轉(zhuǎn)變觀念開(kāi)始，在根本處認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設(shè)和系統(tǒng)運(yùn)行所需經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)及人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的研究和開(kāi)發(fā)工作。同時(shí)建立健全系統(tǒng)安全保密體系、信息化工作自檢自查制度，為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。另外，重視隊(duì)伍建設(shè)，建立高效培訓(xùn)機(jī)制，培養(yǎng)一批既具備人事檔案管理知識(shí)和技能，又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)、信息化系統(tǒng)操作知識(shí)等的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

2、加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)之前，應(yīng)結(jié)合單位的實(shí)際情況，對(duì)全體的職工進(jìn)行檔案信息的甄別核實(shí)，以保證錄入系統(tǒng)的資料是準(zhǔn)確的，通過(guò)電子檔案和數(shù)字化的管理，建設(shè)完備的基本情況庫(kù)、干部職歷庫(kù)、工資情況庫(kù)、專業(yè)技術(shù)人員科研成果庫(kù)、表現(xiàn)情況庫(kù)（德能勤績(jī)廉等）干部照片庫(kù)、人事任免工作庫(kù)等。同時(shí)還要不斷的豐富人事檔案信息，將職工的工作變動(dòng)，取得的成績(jī)等錄入信息庫(kù)，以保證每一份人事檔案的全面性、真實(shí)性。將信息庫(kù)進(jìn)行模塊分類，需要查閱檔案資料時(shí)，分類檢索，結(jié)果快速準(zhǔn)確，有效的促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)科學(xué)有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。

3、加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

以事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器為數(shù)據(jù)平臺(tái)，重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和人事檔案管理信息化的輔助軟件建設(shè)，提供安全、可靠的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，擴(kuò)大人事檔案信息化涵蓋的范圍。同時(shí)以單位各職能部門(mén)的管理權(quán)限為準(zhǔn)劃分模塊，融合相關(guān)部門(mén)的數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)多方面的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，建立完整、多層次、智能型、安全保密的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為人事決策提供參考依據(jù)。

4、對(duì)人事檔案部門(mén)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)

想要促進(jìn)人事檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，基礎(chǔ)條件就是對(duì)計(jì)算機(jī)的掌握。當(dāng)前，我們必須對(duì)人事檔案工作者進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)。對(duì)軟件的使用，還有對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)管理，都要依靠熟練的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成。由此，建議各企事業(yè)單位集中相關(guān)工作人員進(jìn)行能力培養(yǎng)課程，掌握先進(jìn)的電子技術(shù)，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業(yè)可以定期的對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考核，以督促人事檔案工作者不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)崗位價(jià)值。

5、加強(qiáng)人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

加強(qiáng)人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)完全防護(hù)，應(yīng)注意，第一，重視網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)工作，將入侵檢測(cè)系統(tǒng)配備到共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上，及時(shí)統(tǒng)計(jì)分析進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流。第二，要指定有效的應(yīng)對(duì)措施，設(shè)立安全的訪問(wèn)密碼，防止出現(xiàn)信息平臺(tái)被惡意破壞和攻擊的情況出現(xiàn)。信息庫(kù)的數(shù)據(jù)要及時(shí)做好備份，一旦遭受到攻擊，通過(guò)已備份的資料進(jìn)行還原。避免影響企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)。第三，配備訪問(wèn)控制軟件系統(tǒng)或通過(guò)防火墻技術(shù)加強(qiáng)訪問(wèn)控制。通過(guò)以上措施的實(shí)施，以加強(qiáng)信息庫(kù)管理與維護(hù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，人事檔案記錄著一個(gè)人的成長(zhǎng)、工作經(jīng)歷、相關(guān)的成績(jī)以及思想認(rèn)識(shí)和個(gè)人能力等，它是相關(guān)的人事單位進(jìn)行人才選拔的重要依據(jù)。因此，對(duì)于人事檔案的管理具有十分重要的作用，特別是在新形勢(shì)下，對(duì)于人事檔案進(jìn)行信息化的管理更是一項(xiàng)十分重要的工作。

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