血站檔案管理標準化研究

劉若凌，李鳳蓮

衡陽市中心血站，湖南衡陽 421001

血站檔案管理標準化研究

劉若凌，李鳳蓮

衡陽市中心血站，湖南衡陽 421001

血站檔案管理是血站規(guī)范化管理的重要內容，隨著采供血法律法規(guī)的不斷健全，血站檔案管理在整個衛(wèi)生管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。該文在分析血站檔案管理標準化意義的基礎上，針對血站檔案管理標準化存在的現(xiàn)實問題提出了具體對策，對提升血站管理科學化、規(guī)范化水平具有積極的現(xiàn)實意義。

血站檔案；管理；標準化

血站檔案是血站在日常業(yè)務開展，以及血站管理過程中所形成的各種公文、簿冊、圖表、人事以及科研等重要信息資源。血站檔案管理標準化是血站采供血、血液保存發(fā)放、血站管理標準化的重要組成部分，也是構成血站檔案標準化的一個個子系統(tǒng)。隨著《標準化條例》的頒布實施，以及血站自身發(fā)展的現(xiàn)實需要，血站檔案管理標準化成為推動血站檔案管理科學化的一項重要載體，也是實現(xiàn)血站檔案管理工作現(xiàn)代化的前提和保障。一套科學、合理的檔案管理制度對于保障血站日常管理的規(guī)范化、科學化發(fā)揮著重要作用。

1 血站檔案管理標準化的意義

血站檔案管理標準化應包括管理標準化和工作標準化兩個部分。其中，管理標準主要包括血站各類文件材料的歸檔范圍、要求、期限，以及案卷質量標準、檔案鑒定標準等。而工作標準則是血站檔案部門與其業(yè)務部門以及工作人員的標準，包括檔案內容要求、檔案工作程序標準等。檔案管理標準具有統(tǒng)一性和穩(wěn)定性特點，總的來說，血站檔案管理標準化的意義主要是以下幾點。

1.1 是實現(xiàn)血站檔案工作現(xiàn)代化的重要前提

血站檔案工作現(xiàn)代化是建立在先進技術的應用、嚴密的人員分工和廣泛機構協(xié)作的基礎之上，血站檔案現(xiàn)代化離不開業(yè)務科室的支持和配合，這就需要從制度上、技術上把分散于血站內部各科室、各部門有機聯(lián)系起來，形成一個分工明確、職責清晰的有機整體，以保障血站檔案從收集、整理、調閱等每一個環(huán)節(jié)順利進行。而管理標準化正是聯(lián)系血站各部門、檔案工作各環(huán)節(jié)的紐帶和橋梁。如果血站檔案工作離開了統(tǒng)一的標準作為共同遵守的依據(jù)和準則，各部門提交的檔案勢必會雜亂無章，也不利于后期的檔案整理和檔案資源的信息共享。因此，檔案現(xiàn)代化程度越高，越離不開標準化保障，此外，檔案標準化的發(fā)展又會促進血站檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.2 是實現(xiàn)血站檔案科學管理的重要手段

血站檔案工作的科學化管理是根據(jù)血站檔案工作的特點和規(guī)律，運用信息化技術和方法，依據(jù)血站檔案管理的相關制度進行管理，開展檔案業(yè)務工作。因此，要求血站檔案管理部門高效、檔案管理方法科學合理、管理手段先進，從而建立起一套符合血站檔案管理特點和規(guī)律的科學管理制度，并將其制定出相應的標準，最終實現(xiàn)血站檔案管理工作的標準化和規(guī)范化，保障檔案工作每個環(huán)節(jié)都始終按照標準的要求進行。如果離開標準化，血站檔案的管理將成為無本之末，無章可循，檔案工作的質量必然會大打折扣，也不利于檔案自身的安全和后期的利用。

1.3 是提升血站檔案工作質量效率的重要保證

從具體標準來看，血站檔案的標準包括檔案的制訂、收集、入卷、保管以及利用等要求?？茖W的血站檔案標準制訂、頒布和實施后，具體從事與血站檔案有關的工作人員便能夠規(guī)范地按照各項具體的標準要求，完成檔案收集、整理、裝訂、歸檔等工作，也能快速地為血站檔案的利用者提供準確、高效服務。因此，血站檔案標準化既能夠保證血站檔案工作質量，又能提高工作效率。此外，標準化還能夠為血站節(jié)省一定的人力和物力。例如，血站的檔案庫房嚴格按照標準進行施工和裝修，建成后的檔案庫房便能夠很好地滿足檔案保管需要。反之，如果檔案庫房安全達不到相關標準，勢必會影響檔案安全，也會造成人力物力財力的浪費。

2 血站檔案管理標準化的現(xiàn)狀

隨著血站各項業(yè)務工作的制度化、規(guī)范化程度越來越高，作為血站管理重要內容之一的檔案管理工作的作用和地位日益受到重視，但其在標準化方面與快速發(fā)展的血站工作不相匹配，未對血站檔案管理的規(guī)范與標準進行統(tǒng)一[1]。主要表現(xiàn)在以下幾點。

2.1 血站檔案管理內容不清

隨著科技的進步、社會的發(fā)展，血站檔案的內涵和外延也都發(fā)生了深刻的變化。血站檔案由當初的文書、人事勞資、財務、采供血記錄等文書檔案逐漸發(fā)展到如今的采供血設備器械檔案、獻血員檔案（包括個人資料記錄、獻血者的健康征詢、體檢、采血記錄、血液初、復檢記錄、成分血分離制備記錄、血液入庫、保存、發(fā)放等各種記錄[2]）等等，由于血站檔案管理的范圍、書寫、質控、收集整理和歸檔等工作尚未有明確要求，不同的血站根據(jù)自身需要進行日常的檔案管理工作，使得一些本應納入管理的檔案沒有及時納入。

2.2 血站檔案管理職能不清

在一些基層血站，由于人力、物力、財力有限，檔案管理部門常常設立在行政辦公室的綜合檔案部門負責管理，由于血站發(fā)展的歷史因素，以及血站行業(yè)管理的現(xiàn)實要求，綜合檔案室只保管一些文書、科技、會計和部分實物類檔案，對于膠片檔案以及各種業(yè)務部門管理的檔案，在機構內部形成了多頭管理檔案的格局，檔案標準尚未建立，職責不清，導致了檔案管理效率的低下。

2.3 檔案管理標準化水平低

我國血站的檔案標準化建設起步較晚，標準化水平不高，標準制度建設不完善，無論是檔案工作人員還是血站的各業(yè)務科室，對于檔案的標準化意識不強，思想觀念滯后。即便研制出血站檔案業(yè)務應用軟件，但由于標準水平低，軟件功能簡單，導致許多重要檔案數(shù)據(jù)錄入不完整，檔案信息資源的共享程度不高。數(shù)據(jù)庫建設缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，檔案管理存在盲目性。

2.4 缺少統(tǒng)一的協(xié)調機構

目前，受制于血站管理體制和運行機制的現(xiàn)實制約，我國尚未建立一個統(tǒng)一的組織機構來規(guī)劃和協(xié)調血站檔案的統(tǒng)一、標準化建設。血站檔案管理呈現(xiàn)的多是條塊分割、自成體系局面，站與站之間、中心站與中心站之間、區(qū)域與區(qū)域之間的血站檔案信息資源共享尚未完全建立。

3 血站檔案管理標準化的對策

血站檔案管理是血站提供良好服務的一面“窗口”，隨著我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，以及血站數(shù)量和規(guī)模的不斷增加，加強血站檔案管理的規(guī)范化、標準化建設意義重大，是血站檔案適應時代發(fā)展和社會進步的現(xiàn)實需要，也是提高血站檔案信息開發(fā)和醫(yī)療服務水平的必然選擇。

3.1 建立統(tǒng)一的血站檔案管理體系

國家檔案局、國家衛(wèi)生計生委以及國家標準化管理委員會應從頂層做好血站檔案管理的標準化建設，收集檔案法律、法規(guī)以及醫(yī)療行業(yè)的檔案管理標準，運用ISO9000《質量管理體系》認證的管理模式，根據(jù)血站的規(guī)模、級別的差異性，制定出具體的管理程序和辦法，編寫血站檔案標準化管理細則。例如，制訂標準的血站檔案管理名詞術語；設置血站檔案的代號代碼標準，便于血站檔案的整理編目，實現(xiàn)血站檔案的信息資源共享；制定合理的分類方案[3]；制訂血站檔案著錄標準，建立統(tǒng)一的血站檔案檢索體系，實行血站檔案著錄的統(tǒng)一和規(guī)范；血站檔案的收集、整理以及鑒定標準；血站檔案的統(tǒng)計、提供利用標準等等，明確血站檔案提供利用的范圍、密集、閱覽以及職責范圍等等。

3.2 建立完善的血站檔案管理流程

根據(jù)血站檔案的管理特點，建立符合血站檔案管理規(guī)律的程序規(guī)范，實現(xiàn)血站檔案工作的規(guī)范化、標準化，實現(xiàn)血站檔案保管價值利用的最大化、檢索利用的便捷化以及案卷歸檔的完整性。例如，血站檔案的立卷歸檔應堅持以本級機構形成的檔案文件為主，要把握檔案文件立卷歸檔的時效性，要保證血站現(xiàn)行文件任務的完成，否則不能立卷或歸檔，防止給檔案管理造成混亂。要明確立卷歸檔的重點，注意區(qū)分相似的血站檔案文件。檔案歸檔時要分清主次，把住裝卷宗的入口關，既要防止不應歸檔的檔案資料混入，也要注意防止應歸檔的檔案資料的散失，要保證血站檔案立卷歸檔之后所形成的檔案的完整。

3.3 以標準為主導，抓好血站檔案源頭管理

檔案的源頭是各種文件和資料，長期檔案管理工作的實踐表明，即便是這種文件和各種資料與具體的血站檔案管理工作方式方法內容等有著很大差異，并且具有一定的獨立性，但文件和資料作為血站檔案的源頭，檔案只是其歸宿，因此，兩者又構成了文檔工作流程緊密相關的工作環(huán)節(jié)，存在密切聯(lián)系。這就需要血站檔案工作人員結合文檔的工作特點，把標準、流程、程序和細則作為工作的一條主線，堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，大力推進血站文檔工作的標準化、規(guī)范化，強化程序意識和標準化意識，努力從源頭做好檔案的標準化，嚴把文件資料處理的入口關。

3.4 提升血站檔案管理人員標準執(zhí)行力

血站要加強具體從事檔案管理人員的業(yè)務培訓，使其具備血站檔案管理標準化的水平和能力，了解和掌握血站檔案管理的標準化要求和專業(yè)技術，經(jīng)常深入到血站各個部門了解一線業(yè)務部門的主要業(yè)務活動，幫助各業(yè)務部門滿足統(tǒng)一的檔案立卷要求，使血站的各個業(yè)務部門在日常工作中所形成的具有保存價值的文件資料能夠及時得以立卷，并定期向血站的檔案部門歸檔。歸檔時，檔案管理人員要保持檔案的橫向和縱向聯(lián)系，通過區(qū)別檔案保存價值，做好血站檔案的分類、立卷。在血站檔案的借閱、歸還等方面也要嚴格按照標準的流程和要求進行，防止因亂借、亂發(fā)導致檔案的分散和流失。此外，血站管理人員要加強對具體從事檔案管理人員的考核，以考核來促使其熟練掌握檔案的規(guī)范和標準要求，提升血站檔案標準的執(zhí)行力。

4 結語

近年來，為強化檔案標準化建設和管理，國家標準化委員會以及國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局陸續(xù)發(fā)布了一系列檔案管理方面的國家標準，使得任何1份檔案的交接以及檔案完成都有較為明確的歸檔國家標準管理模式，例如《檔案分類標引規(guī)則》（GB/T15418-2009）、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）等多個檔案方面的國家標準。廣大血站管理部門應在此基礎上，結合血站檔案特點，積極做好檔案資料的收集、分類、管理的標準化，切實發(fā)揮血站檔案在服務社會、提升醫(yī)療機構形象和社會發(fā)展進步方面的重要作用。

[1]趙曉紅.關于血站檔案管理質量貫標的探討[J].臨床醫(yī)藥文獻雜志，2016（18）：3715-3716.

[2]常群英.對血站檔案管理規(guī)范化建設的思考[J].檔案，2016（7）:61-62.

[3]付海忠，崔悅，解京泉，等.血站文書檔案的標準化管理探討[J]辦公室業(yè)務，2014（10）：214-215.

R197.1

A

1672-5654（2017）08（b）-0197-02

2017-05-16）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.23.197

劉若凌（1984-），女，湖南衡陽人，碩士，中級政工，主要從事檔案管理研究工作。