疾控中心檔案管理與檔案利用

李守利，張磊

1.山東省昌樂縣疾控中心主任，山東昌樂 262400；2.昌樂縣疾控中心辦公室主任，山東昌樂 262400

疾控中心檔案管理與檔案利用

李守利，張磊

1.山東省昌樂縣疾控中心主任，山東昌樂 262400；2.昌樂縣疾控中心辦公室主任，山東昌樂 262400

疾控中心作為我國重要的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)，在日常工作開展過程中，開展疾病監(jiān)測分析以及防治、健康教育、衛(wèi)生免疫等重要工作，都會形成大量的檔案資料。該文針對疾控中心檔案管理，首先簡要概述了加強(qiáng)疾控中心檔案管理的必要性，并深入分析了目前疾控檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題，最后就改進(jìn)加強(qiáng)疾控中心檔案管理，進(jìn)行了系統(tǒng)的論述分析。

疾控中心；檔案管理；改進(jìn)完善

疾控中心作為疾病預(yù)防控制以及公共衛(wèi)生技術(shù)管理、衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測的重要服務(wù)機(jī)構(gòu)，對于推動疾病預(yù)防控制以及健康事業(yè)發(fā)展，有著非常重要的意義。疾病預(yù)防控制檔案，主要是指疾病預(yù)防控制活動過程中形成的具有重要保存利用價(jià)值的檔案文件、調(diào)查資料、影音圖片等檔案文件。對于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)來說，疾控檔案是非常重要的信息資源，加強(qiáng)疾控中心檔案管理以及開發(fā)利用，不僅可以為疾病預(yù)防控制等業(yè)務(wù)工作開展提供重要數(shù)據(jù)資料支撐，對于疾病預(yù)防控制事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展也有著重要的意義。

1 強(qiáng)化疾控檔案管理及開發(fā)利用的必要性分析

①疾控檔案是疾控工作體系的重要組成內(nèi)容。疾控檔案是疾控部門疾病預(yù)防與控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、疫情報(bào)告和信息管理、健康危害因素的監(jiān)測與干預(yù)、健康教育與健康促進(jìn)和科研教學(xué)等工作過程中形成的檔案資料記錄，可以說是疾控中心工作的重要指南，對于指導(dǎo)工作開展有著重要價(jià)值。

②疾控檔案有著重要的信息價(jià)值，能夠作為疾控中心內(nèi)部學(xué)習(xí)交流的重要工作資料，通過對疾控檔案的全面歸集整理以及有效開發(fā)利用，可以進(jìn)一步總結(jié)疾控工作規(guī)律，對于服務(wù)疾控工作決策管理以及發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)健康衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展都有著非常重要意義。

③疾控檔案是對多年來疾控工作的全面記錄整理，這些檔案資料不僅是疾控工作多年發(fā)展的工作見證，同時(shí)也為疾控工作的下步更好發(fā)展指明了方向，只有妥善保存并充分挖掘利用好這些檔案資料，才能更好地指導(dǎo)疾控工作不斷改進(jìn)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)工作水平的改善提高。

2 當(dāng)前疾控檔案管理中存在的問題分析

雖然現(xiàn)階段，絕大多數(shù)的疾控中心管理部門已經(jīng)認(rèn)識到了檔案管理的重要性，并積極采取了多種措施來加強(qiáng)疾控中心的檔案管理，但是由于受到重視程度、管理制度、基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)水平等多方面的影響，在疾控中心檔案管理工作開展實(shí)施過程中，也出現(xiàn)了不少的問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

①疾控檔案管理規(guī)范化程度不高?，F(xiàn)階段由于對于疾控檔案管理重視不夠，很多疾控機(jī)構(gòu)檔案管理仍然存在著不規(guī)范的問題。特別是疾控檔案涉及到人事管理檔案、文書檔案、疾病案例檔案等一系列的資料，不僅種類內(nèi)容較多，而且工作量較大，很多地方的疾控檔案管理實(shí)際開展過程中，由于疾控檔案管理制度不夠健全規(guī)范，檔案工作流程不夠標(biāo)準(zhǔn)，一些病案資料散落到各個(gè)部門，還有很多檔案資料歸集整理不夠及時(shí)，導(dǎo)致檔案管理中存在著較多的薄弱環(huán)節(jié)。

②疾控檔案管理信息化水平不高。在當(dāng)今時(shí)期，提高疾控檔案管理工作效率，必須重視檔案管理信息技術(shù)在檔案管理過程中的充分運(yùn)用。但是，不少疾控機(jī)構(gòu)檔案管理信息化方面的人力物力投入不夠，無論是檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的硬件投入還是軟件設(shè)施方面，都不夠完善，檔案管理工作的信息化水平整體不夠高，影響了疾控檔案管理工作質(zhì)量和效率。

③疾控檔案資料的利用不夠充分。疾控檔案資料中蘊(yùn)含著較大的價(jià)值，一些疾控部門在完成檔案資料的歸集整理以后，便把檔案資料置于一旁，缺少對疾控檔案資料的編研利用，導(dǎo)致了疾控檔案利用效率不高，沒有真正為疾控工作的開展提供有效的指導(dǎo)服務(wù)。

3 加強(qiáng)疾控檔案管理與利用的實(shí)施措施

進(jìn)一步加強(qiáng)疾控中心檔案管理以及開發(fā)利用水平，應(yīng)該重點(diǎn)在思想重視、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、人員能力水平提升等方面采取有力措施，共同推進(jìn)疾控中心整體檔案管理工作水平的改進(jìn)提高。具體可以采取以下幾項(xiàng)措施。

①完善疾控檔案管理組織結(jié)構(gòu)體系。疾控部門應(yīng)該高度重視檔案管理在疾控部門內(nèi)部管理中的重要作用把檔案管理工作作為疾控機(jī)構(gòu)重要的基礎(chǔ)性工作，針對檔案管理完善領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)設(shè)置，并將檔案管理與業(yè)務(wù)工作進(jìn)行同步規(guī)劃和發(fā)展。應(yīng)該根據(jù)疾控中心內(nèi)部管理的實(shí)際情況，明確檔案管理部門的主要職責(zé)，重點(diǎn)包括以下幾方面：接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管本單位形成的全部檔案及有關(guān)資料；編輯檔案參考資料，編制各種檢索工具，積極開發(fā)利用檔案信息資源；加強(qiáng)檔案工作的橫向聯(lián)系，開展多種形式的協(xié)作，積極開展檔案信息交流及學(xué)術(shù)研究活動；負(fù)責(zé)收集檔案利用效果的反饋信息，宣傳利用檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，擴(kuò)大檔案工作影響。同時(shí)，應(yīng)該針對疾控檔案管理加強(qiáng)內(nèi)部宣傳，提高疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)部門的檔案工作意識，積極支持檔案管理工作的開展，逐步在疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部構(gòu)建以檔案管理部門牽頭，內(nèi)部各個(gè)職能科室共同配合的疾控中心檔案管理組織體系，為疾控檔案管理工作開展打下良好的組織基礎(chǔ)。

②規(guī)范完善疾控中心檔案管理規(guī)章制度。由于疾控中心檔案資料內(nèi)容豐富、種類繁雜，而且分布較散、專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)，因此改進(jìn)疾控中心檔案管理必須建立系統(tǒng)完善的疾控中心檔案管理規(guī)章制度，對疾控中心檔案的分類、整理、排列、編號、編目等進(jìn)行規(guī)范完善。在疾控中心檔案管理規(guī)章制度的制定方面，應(yīng)該重點(diǎn)包括疾控檔案立卷歸檔制度、檔案管理責(zé)任制度、檔案借閱利用制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案鑒定制度、檔案銷毀制度、檔案保密制度以及信息化檔案管理制度，通過健全完善的檔案管理制度，對檔案管理機(jī)制、檔案硬件設(shè)施方面、綜合檔案管理、檔案移交進(jìn)館、檔案編研成果、檔案管理信息化及安全管理等進(jìn)行有效的約束指導(dǎo)，確保檔案歸檔渠道通暢，檔案庫房建設(shè)先進(jìn)，全宗卷以及各類文書、科技、照片、實(shí)物檔案收集及時(shí)、整理歸范，電子文件與紙質(zhì)文件歸檔管理“雙軌制”運(yùn)行有序，疾控中心檔案管理工作整體規(guī)范有序開展。

③提高疾控中心檔案管理業(yè)務(wù)水平。在疾控中心檔案管理方面，應(yīng)該對疾控檔案管理工作業(yè)務(wù)流程進(jìn)行完善，尤其是對以下兩方面進(jìn)行完善：一方面，應(yīng)該注重檔案歸集整理的規(guī)范化，嚴(yán)格按照檔案法以及檔案管理制度的相關(guān)要求，對檔案歸集的內(nèi)容、范圍、時(shí)間、格式等相關(guān)要求進(jìn)行明確，并注重積極開展疾控中心檔案管理的前端控制和智能化歸集，提高檔案資料歸集整理的及時(shí)性。同時(shí)，對各類檔案資料進(jìn)行合理分類以及科學(xué)編目，及時(shí)進(jìn)行歸檔保存。另一方面，應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，對文書、會計(jì)、業(yè)務(wù)、科研、基建、設(shè)備、照片以及實(shí)物檔案等資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理分類及編目，確保疾控檔案管理工作規(guī)范有序開展。此外，還應(yīng)該注重積極采取多種措施加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，按照檔案法中檔案集中統(tǒng)一管理原則，加強(qiáng)建檔管理和檔案資源整合，完善檔案征集網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)優(yōu)質(zhì)檔案資源建設(shè)，不斷加大檔案征集工作力度。

④強(qiáng)化疾控檔案資料的開發(fā)利用。在疾控檔案管理方面，應(yīng)該把檔案資料的開發(fā)利用作為重要內(nèi)容，加強(qiáng)檔案編研工作，為檔案管理科學(xué)決策、政策研究、內(nèi)部管理、權(quán)益維護(hù)等提供參考和依據(jù)。在這方面，關(guān)鍵應(yīng)該加強(qiáng)與科研院校、醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的聯(lián)系合作，形成共同開發(fā)研究檔案資源的機(jī)制，實(shí)現(xiàn)疾控檔案資料有關(guān)內(nèi)容的深度挖掘分析，為決策提供具有規(guī)律性的檔案依據(jù)。同時(shí)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳播優(yōu)勢，更大程度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會共享，讓方方面面更加方便利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資料價(jià)值的充分利用。

⑤提高疾控中心檔案管理的信息化水平。較好的信息化管理體系，是確保疾控中心檔案管理質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。應(yīng)該按照檔案管理信息化的相關(guān)要求，采用先進(jìn)的管理技術(shù)和軟件設(shè)備，對檔案管理傳統(tǒng)方式和工作進(jìn)行改進(jìn)，做好存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化工作，推進(jìn)檔案存貯數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，逐步使檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、信息化、智能化。同時(shí)，應(yīng)該注重加強(qiáng)疾控檔案資源整合與共享，依托信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺，收集整合各類檔案信息，運(yùn)用信息管理技術(shù)，建立聯(lián)網(wǎng)集中保管和網(wǎng)上統(tǒng)一利用的檔案服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的充分利用。這一過程中，關(guān)鍵是應(yīng)該及時(shí)推進(jìn)檔案的收集、分類、整理、著錄、掃描和數(shù)字化等工作，特別是將件號、責(zé)任者、文件號、題名、日期、頁數(shù)和備注等錄入信息目錄，概括檔案的主要內(nèi)容和形式，為利用者提供比較完備的檢索途徑，提高了檔案檢索的高效性和準(zhǔn)確性。

⑥強(qiáng)化對疾控檔案工作人員的教育培訓(xùn)。提高疾控檔案管理工作水平，必須具有一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理工作人員，在疾控檔案管理方面，必須重視對檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)。一方面，應(yīng)該針對檔案工作內(nèi)涵意義、檔案的種類、如何做好檔案工作、檔案的整理與編目等基礎(chǔ)工作內(nèi)容，對檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，確保檔案工作人員能夠準(zhǔn)確掌握檔案管理和整理歸檔操作中的要點(diǎn)和注意事項(xiàng)。另一方面，應(yīng)該針對檔案管理專業(yè)技術(shù)，特別是在疾控檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及檔案管理新方式新方法的運(yùn)用方面，強(qiáng)化技能培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員做好疾控檔案管理的業(yè)務(wù)本領(lǐng)。此外，還應(yīng)該針對疾控檔案信息化管理等相關(guān)工作，強(qiáng)化對檔案管理工作人員檔案管理信息化智能化手段運(yùn)用的培訓(xùn)，確保疾控檔案管理工作的規(guī)范有序高效開展。

4 結(jié)語

疾病預(yù)防控制檔案作為重要的信息資料，與疾控中心工作息息相關(guān)。但是疾控檔案由于具有內(nèi)容涵蓋廣泛、種類較多、專業(yè)性強(qiáng)等一系列的特點(diǎn)，因而對于檔案管理以及開發(fā)利用提出了較高的要求。在疾控檔案管理開展過程中，應(yīng)該注重完善檔案管理制度體系，提高疾控檔案管理信息化水平，并加強(qiáng)對檔案資料的深度開發(fā)利用，以不斷提高檔案管理工作水平，真正發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。

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R7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1672-5654（2017）11（c）-0131-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.33.131

李守利（1972-），男，山東昌樂人，本科，主要從事疾病預(yù)防控制工作。

2017-08-26）