醫(yī)院常用公文寫作誤區(qū)辨析

李傳輝

蚌埠醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，安徽蚌埠 233040

醫(yī)院常用公文寫作誤區(qū)辨析

李傳輝

蚌埠醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，安徽蚌埠 233040

醫(yī)院管理者不但要熟悉醫(yī)院工作流程，還要具備語言表達(dá)、文字總結(jié)、歸納概括能力，準(zhǔn)確使用公文開展工作。醫(yī)院管理者大多是來自臨床一線的醫(yī)生護(hù)士，他們大多不熟悉公文知識，寫作中常出現(xiàn)文種選用錯誤、公文標(biāo)題擬制與格式有疏漏等誤區(qū)。該文對醫(yī)院常用公文寫作誤區(qū)進(jìn)行詳細(xì)的解讀并提出提升醫(yī)院管理公文寫作水平需要從加強(qiáng)理論知識學(xué)習(xí)、熟悉醫(yī)院相關(guān)情況和沉淀文字修養(yǎng)等方面入手。

醫(yī)院；公文寫作；誤區(qū)

能正確運(yùn)用醫(yī)院常用公文是醫(yī)院管理人員的基本素質(zhì)和必備能力。醫(yī)院管理工作的新思想、新理念要得到落實(shí)，管理者不但要熟悉醫(yī)院工作流程，還要具備語言表達(dá)、文字總結(jié)、歸納概括能力。準(zhǔn)確使用公文開展醫(yī)院工作，對每一名醫(yī)院管理者傳達(dá)工作理念、提升管理實(shí)效意義重大?，F(xiàn)實(shí)情況是，醫(yī)院管理者大多是來自臨床一線的醫(yī)生護(hù)士，他們大多不熟悉公文知識，寫作表達(dá)能力欠缺，有的還缺乏行業(yè)基本知識，以至于造成政令不暢、執(zhí)行不到位。對醫(yī)院管理人員來說，醫(yī)院常用公文的系統(tǒng)學(xué)習(xí)、準(zhǔn)確運(yùn)用就顯得十分必要。

1 文種選用常見誤區(qū)

在醫(yī)院公文寫作的常見毛病中，種類選擇一直是個難題，最常見的錯誤就是性質(zhì)近似的種類混著用。比如，分不清什么是“通知”和“通報(bào)”，搞不懂“報(bào)告”和“請示”的區(qū)別，弄不明白“函”和“文件”的差異，也經(jīng)?；煊谩芭尽迸c“批復(fù)”等。

①“通知”、“通報(bào)”和“通告”混用?！巴ㄖ焙汀巴▓?bào)”屬于告知性文件，就是告訴別人有什么事情發(fā)生，有什么工作要做，要怎么做。一般都是上級告訴下級，屬于“往下走”（下行）的文件?！巴ㄖ敝攸c(diǎn)是告訴你干什么、提出工作要求。“通報(bào)”重點(diǎn)是“報(bào)”道一件事情的具體情況，要么說明一件事“為什么”，要么介紹一件事“是什么”，說清楚這件事的來龍去脈?！巴ǜ妗钡摹案妗?，是告知的意思，就是把某個單位和組織的目的和要求讓所有人都知道并且按要求遵守?！巴ㄖ钡摹爸币灿懈嬷囊馑?，不過告知范圍沒有“通告”的大，就是上級告知下級，不告知其他人。若是向社會上所有的人宣傳就應(yīng)該使用通告；而單位內(nèi)部告訴事情，上級告訴下級就應(yīng)該使用通知。正因?yàn)槿绱耍衔呐e例的報(bào)送總結(jié)和計(jì)劃的通知，因?yàn)楦嬷獙ο笫潜締挝幌嚓P(guān)下級部門，所以用“通知”。而XX市《關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院環(huán)境衛(wèi)生管理工作的通告》，因?yàn)楦嬷獙ο髮儆谌兴嗅t(yī)院和全市群眾，所以用“通告”。

②“報(bào)告”和“請示”不分。“報(bào)告”和“請示”都是報(bào)給上級的文件，可是它們出文的目的非常不一樣。“報(bào)告”以“講事情”為主，就是跟上級部門講自己單位最近發(fā)生的事情，開展的工作情況，不要求上級對交出去的報(bào)告有回復(fù)。舉例說《關(guān)于2017年職工考核結(jié)果的報(bào)告》，就是跟上級講自己單位職工年度考核結(jié)果是什么情況的，有多少人考核優(yōu)秀、有多少人考核良好、多少人不及格，不必回復(fù)?！罢埵尽笔钦埱笊霞壟鷾?zhǔn)本單位做某件事，希望得到上級明確的回答。比如《關(guān)于新院建設(shè)工程審計(jì)事務(wù)所邀請招標(biāo)工作的請示》，就是請示上級關(guān)于招標(biāo)工作的做法行不行、管不管，并要求有回復(fù)。

“報(bào)告”和“請示”寫的內(nèi)容也不一樣?！罢埵尽崩镱^可以說說情況、提提意見、講講道理，有一點(diǎn)匯報(bào)的意思擱里面?！皥?bào)告”就不行，里面不能有請示的意思。兩種文件的結(jié)束語也不一樣?！皥?bào)告”經(jīng)常講“以上報(bào)告如有不妥，請指示”；“請示”都是講“當(dāng)否，請批復(fù)”。還有，這兩種公文對時間的要求不一樣：“報(bào)告”屬于那種事情干過了再講，“請示”是事情還沒干之前先問問能不能干，等上級同意后再干。

③“批示”與“批復(fù)”混淆。這兩種公文讓人分不清就是因?yàn)椤芭边@個字。它們都可以被上級用來向下級表明意見，都是“往下走”的文件。“批復(fù)”的“復(fù)”是答復(fù)的意思，“批示”就不大一樣，比如下級打個工作報(bào)告給上級，不需要上級給指示。如果上級覺得這個報(bào)告很給力、有意義，就可以在報(bào)告上寫點(diǎn)感想再發(fā)給下級，這就是“批示”?！芭鷱?fù)”都是上級給某個特定下級的；“批示”就不一樣了，有的是上級給一個下級，有的是上級給所有下級學(xué)習(xí)、借鑒。

④“函”以“文件”代用。“文件”一般是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位或正規(guī)企業(yè)的公文，是正式的材料，需要接收文件的人或者單位執(zhí)行.函就是沒有隸屬關(guān)系的單位或平級之間使用的公文，它屬于“平著走”的文件。比如，民政部與財(cái)政部要合作做一件事，一個學(xué)校和一家公司之間需要協(xié)商一件事，都可以發(fā)“函”給對方。

2 公文標(biāo)題與格式誤區(qū)

2.1 醫(yī)院公文標(biāo)題的常見錯誤

標(biāo)題一般由“發(fā)文單位”、“發(fā)文原因”和“文件種類”組成，被稱作“三要素”，排列公式是：“單位＋關(guān)于＋事情＋的＋公文種類”。對醫(yī)院來說，發(fā)文單位就是“XX醫(yī)院”、“中共XX醫(yī)院委員會”。公文標(biāo)題不但要寫清楚主要內(nèi)容，還要方便閱讀、分類管理和使用，要做到結(jié)構(gòu)完整、原因清楚、種類合適、語言簡潔。在醫(yī)院公文寫作中，起標(biāo)題有以下常見問題。

①“三要素”不全。有的缺少醫(yī)院名稱，比如《關(guān)于XX的通知》，應(yīng)該是《XX醫(yī)院關(guān)于XX的通知》。有的缺少公文種類，比如《XX醫(yī)院關(guān)于XX的總結(jié)》，用“總結(jié)”這類詞代替種類，這樣的標(biāo)題不規(guī)范。還有，轉(zhuǎn)發(fā)通知的時候常把種類給漏掉了，比如《XX醫(yī)院關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)》，應(yīng)該是《XX醫(yī)院關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)的通知》。

②種類使用得“四不像”。有的把兩個種類放在一塊使用，最常見的是將“請示”和“報(bào)告”放在一起，如《XX醫(yī)院關(guān)于XX工作的請示報(bào)告》，再比如《XX醫(yī)院關(guān)于XX同志任職批復(fù)的通知》，就將“批復(fù)”和“通知”放在了一起。還有把“請示”寫成“申請”的，把“批復(fù)”寫成“批文”的等等，用得隨心所欲。

③“關(guān)于”這個詞用得不合適?！瓣P(guān)于”這個詞應(yīng)該放在“XX醫(yī)院”的后面，如《XX醫(yī)院關(guān)于向XX醫(yī)學(xué)院的XX請示》，這是正確寫法。有的卻放在了“XX醫(yī)院”前面：《關(guān)于XX醫(yī)院向XX醫(yī)學(xué)院的XX請示》，這就不對了。

④標(biāo)題里缺少“的”。有的標(biāo)題中“的”是不能省的，省了就有毛病、讓人讀不懂。比如，《XX醫(yī)院關(guān)于招聘醫(yī)護(hù)工作人員報(bào)名通知》，應(yīng)該改成《XX醫(yī)院關(guān)于招聘醫(yī)護(hù)工作人員報(bào)名的通知》，讀起來就順口很多。還有，《XX醫(yī)院關(guān)于公開選拔科級干部通知》應(yīng)改為《XX醫(yī)院關(guān)于公開選拔科級干部的通知》。還有一種情況，“的”放的位置不對，比如《XX醫(yī)院關(guān)于XX的情況報(bào)告》，應(yīng)該改成《XX醫(yī)院關(guān)于XX情況的報(bào)告》等。

⑤標(biāo)題亂用標(biāo)點(diǎn)符號。除了有時候用書名號，一般題目都不用標(biāo)點(diǎn)符號。個別表示特定意義的專用詞語可使用引號。標(biāo)題亂用標(biāo)點(diǎn)符號最常見的就是轉(zhuǎn)發(fā)文件不用書名號而用引號，比如《XX醫(yī)院關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)“XX省衛(wèi)生廳關(guān)于XX的通知”的通知》，應(yīng)該改成《XX醫(yī)院關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)的通知》。

2.2 醫(yī)院公文格式常見錯誤

公文由“版頭”（腦袋）、“主體”（軀干）和“版記”（雙腳）三部分組成。公文的“腦袋”，包括文件編號、保密程度和期限、文件的緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)記（如“XX醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院文件”）、簽發(fā)人、分隔線。公文的“軀干”，包括標(biāo)題、送交的單位、正文、附件、發(fā)文單位名稱、發(fā)文時間、公章；公文的“雙腳”，包括分隔線、抄送單位、發(fā)文單位和發(fā)文日期、頁數(shù)。

3 醫(yī)院公文寫作水平提升途徑

醫(yī)院管理是“按照醫(yī)院工作的客觀規(guī)律，運(yùn)用現(xiàn)代管理理論和方法，對人、財(cái)、物、信息、時間等資源，進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制，以充分發(fā)揮整體運(yùn)行功能，優(yōu)化績效的管理活動過程”[1]，涉及組織、文化、人資、財(cái)務(wù)、服務(wù)、信息、后勤、風(fēng)險(xiǎn)、績效等方方面面，因此醫(yī)院公文寫作運(yùn)用是一個長期動態(tài)的過程。

①要加強(qiáng)醫(yī)院管理專業(yè)知識學(xué)習(xí)。理論水平不夠，寫公文往往就事論事，深度不夠，精煉不到位。掌握醫(yī)院管理專業(yè)知識是寫好公文的基礎(chǔ)。另一方面可以提高工作方法科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。醫(yī)院管理適用的法律法規(guī)較多的有《中華人民共和國執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》等，熟知這些，寫作公文才能對法律法規(guī)依據(jù)信手拈來。

②要弄明白醫(yī)院的“上下左右”。所謂弄明白“上下左右”就是搞清楚醫(yī)院與相關(guān)部門是上下級還是兄弟部門、平行部門，這是公文行文關(guān)系確定的基礎(chǔ)。要在分清醫(yī)院內(nèi)外關(guān)系的同時，厘清行文的上行、下行和平行三種方向，避免超越職權(quán)和違反隸屬關(guān)系行文，避免因黨政不分導(dǎo)致的混亂行文。

③要不斷沉淀語言修養(yǎng)和文字功底?！氨鶅鋈叻且蝗罩?，高超的公文寫作水平也不是幾日就能達(dá)到的。重視平日積累是提高公文寫作水準(zhǔn)的必由之路，“言之無文，行而不遠(yuǎn)”，平時積累還包括傳統(tǒng)經(jīng)典優(yōu)秀的文學(xué)藝術(shù)作品[2]，在大量閱讀和沉淀中提升遣詞造語水平，進(jìn)而提升公文寫作水準(zhǔn)。

綜上所述，公文寫作及辦理不僅需要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)、提升理論修養(yǎng)，它更是一種工作實(shí)踐。不斷總結(jié)在公文寫作和辦理中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，探索公文寫作的規(guī)律方法，長期堅(jiān)持下去，從而不斷提升寫作水平。

[1]陳潔.醫(yī)院管理學(xué)[M].北京：人民衛(wèi)生出版社，2005.

[2]黃海，宋潔.淺議如何提高軍用公文寫作能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（S1）：61.

R197

A

1672-5654（2017）09（b）-0192-02

2017-06-20）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.26.192

李傳輝（1978-），男，安徽懷遠(yuǎn)人，碩士，高級政工師，研究方向：醫(yī)院管理、黨建、思想政治教育和共青團(tuán)工作。