醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新思路探究

姜宜明，周亞?wèn)|

江蘇省蘇州市中醫(yī)醫(yī)院，江蘇蘇州 215009

醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新思路探究

姜宜明，周亞?wèn)|

江蘇省蘇州市中醫(yī)醫(yī)院，江蘇蘇州 215009

現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，推動(dòng)了醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)療機(jī)構(gòu)中各方面改革持續(xù)深化，比如用人制度的全方位改革。用人制度改革對(duì)醫(yī)院人事檔案管理造成了較大的影響，使得醫(yī)院中的日常工作管理、正常運(yùn)行等方面出現(xiàn)了相應(yīng)的變化，特別是人事檔案管理工作，此項(xiàng)工作是醫(yī)院人力資源管理工作的重要內(nèi)容，更與醫(yī)院內(nèi)部人才配置、培養(yǎng)、升遷、調(diào)動(dòng)工作息息相關(guān)。該文對(duì)醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新思路進(jìn)行了探討，并提出了相應(yīng)的應(yīng)用措施，以期為醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新工作提供參考依據(jù)。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)；人事檔案管理；創(chuàng)新思路

醫(yī)院人事檔案的管理，是醫(yī)院人事工作的重要組成部份。人事檔案強(qiáng)調(diào)收集、整理、歸集、轉(zhuǎn)移，兼具查閱和統(tǒng)計(jì)的功能，完整、清晰的人事檔案，能確保醫(yī)院人力資源活動(dòng)的有序開(kāi)展。因此，在醫(yī)院人事檔案的管理過(guò)程當(dāng)中，務(wù)必堅(jiān)持以人為本、以檔為根，不斷提高醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)，逐步健全醫(yī)院人事檔案管理制度，努力改善醫(yī)院人事檔案存放條件[1]。在實(shí)際工作中，醫(yī)院的人事檔案管理工作仍然存在著一些不足之處，這些不足制約了醫(yī)院人事檔案管理水平的提升。據(jù)此，探討醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新思路，對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展有著極大的現(xiàn)實(shí)意義。

1 醫(yī)院人事檔案管理的不足之處

1.1 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)

多的精力用于維護(hù)人事檔案[3]。由此種種不利因素，很容易造成人事檔案管理的無(wú)序化，人事檔案的內(nèi)容及質(zhì)量也會(huì)參差不齊，影響了檔案的合理利用，也未能很好地體現(xiàn)檔案的使用價(jià)值。

1.2 檔案保管硬件條件有待改善

該院目前現(xiàn)有人事檔案近1 600份。隨著每年新職工的錄用，在職檔案逐年增加，而退休、死亡人員的人事檔案也同樣需要妥善保存，因此，人事檔案的數(shù)量呈現(xiàn)“只增不減”的局面[4]。該院現(xiàn)有的人事檔案與財(cái)務(wù)檔案共用同一個(gè)檔案室，檔案存放密集架日趨飽和，而檔案室空間有限，無(wú)法增置新的密集架。此外，人事檔案均為紙質(zhì)材料，長(zhǎng)期存放后容易發(fā)生霉變、蟲(chóng)蛀現(xiàn)象，該院檔案室相對(duì)封閉，采光和通風(fēng)條件較差，缺少固定和專(zhuān)業(yè)的除濕、除塵設(shè)備，不僅對(duì)檔案材料缺少有效的保護(hù)，同樣也會(huì)對(duì)檔案管理和使用人員的身體健康造成不利影響，另外，該院定期采購(gòu)、投放防蟲(chóng)藥物也尚未形成一套完善的制度。

1.3 檔案收集和使用的信息化程度較低

①該院人事檔案的收集和使用信息化程度相對(duì)較低，人事檔案在收集時(shí)，往往只是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)材料放進(jìn)檔案盒，再將檔案盒放置于密集架。在取閱時(shí)同樣需要進(jìn)入檔案室，在密集架上人工尋找檔案盒，再?gòu)暮兄蟹喫璨牧?，用完之后再放回密集架，這樣的做法既耗時(shí)又耗力且效率低下，尤其是在遇到同名同姓員工的情況下，時(shí)常會(huì)搞混弄錯(cuò)，造成重復(fù)勞動(dòng)[5]。②檔案中紙張材料也不盡相同，一些材質(zhì)較薄的紙張?jiān)诙啻稳￠喓?，容易破損或污損，影響檔案的后續(xù)使用。③紙質(zhì)檔案材料在外借或使用的過(guò)程中，如有不慎會(huì)發(fā)生丟失現(xiàn)象，不僅可能會(huì)導(dǎo)致個(gè)人隱私的泄漏，同樣也會(huì)影響檔案的完整性。1.4檔案內(nèi)容更新不及時(shí)

該院人事檔案材料內(nèi)容更新頻次較少，往往不能充

檔案學(xué)是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的學(xué)科，它不光要求檔案管理人員掌握檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編研學(xué)、檔案法規(guī)學(xué)、檔案保護(hù)學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要求檔案管理人員具備優(yōu)異的思想素質(zhì)和過(guò)硬的實(shí)操能力[2]。由于醫(yī)院工作環(huán)境的特殊性與局限性，招錄專(zhuān)業(yè)的檔案學(xué)畢業(yè)生顯得十分困難，因此，人事檔案的管理工作只能由醫(yī)院人事部門(mén)的工作人員來(lái)兼職完成。而人事科的工作人員，大多是畢業(yè)于管理專(zhuān)業(yè)或從臨床、護(hù)理、藥劑等衛(wèi)生類(lèi)崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái)，并沒(méi)有系統(tǒng)性地學(xué)習(xí)過(guò)檔案學(xué)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案的分類(lèi)、編目、檢索、編研和保護(hù)往往缺乏經(jīng)驗(yàn)，只能在平時(shí)的工作中不斷地摸索積累經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)各種主管部門(mén)或社會(huì)上的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)到一些基本的檔案管理理論。另外，由于是兼職管理檔案，人事工作者大部份的時(shí)間仍然忙于處理日常的人事事務(wù)，并沒(méi)有太分反映工作人員現(xiàn)有的業(yè)績(jī)和能力[6]。職工在個(gè)人信息、職稱(chēng)、學(xué)歷、職務(wù)變動(dòng)后，未及時(shí)將新的證件、證書(shū)、證明等材料復(fù)印留檔，檔案材料滯后于人員現(xiàn)狀，長(zhǎng)此以往，很容易造成信息不對(duì)稱(chēng)。該院曾有一位工作多年的副主任醫(yī)師在準(zhǔn)備晉升主任醫(yī)師時(shí)，因?yàn)楦敝魅吾t(yī)師資格證書(shū)遺失，無(wú)法證明現(xiàn)有專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)，翻閱檔案后，發(fā)現(xiàn)其人事檔案中的內(nèi)容仍然停留在他主治醫(yī)師時(shí)期的材料，晉升副主任醫(yī)師后沒(méi)有及時(shí)更新檔案、留存證書(shū)，后來(lái)雖經(jīng)多方努力取得了相關(guān)證明材料，但終究延誤了主任醫(yī)師的晉升，造成了不必要的遺憾。檔案材料及內(nèi)容的及時(shí)更新與補(bǔ)充工作，看似很不起眼，卻關(guān)系重大，關(guān)鍵時(shí)刻往往能起到十分重要的作用。

2 醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新思路

2.1 建章立制，完善檔案管理的規(guī)章制度

醫(yī)院人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格貫徹落實(shí)《檔案法》《國(guó)家保密法》等有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章，對(duì)醫(yī)院人事檔案的收集、歸檔、維護(hù)、借閱、銷(xiāo)毀、轉(zhuǎn)移、交接等全流程制定一套完整的管理制度。所有制度應(yīng)在檔案室的醒目位置予以公示，人事檔案管理人員也要對(duì)各項(xiàng)制度銘記于心，并熟練掌握各項(xiàng)辦事流程。醫(yī)院層面應(yīng)建立檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系，由醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查與考核，不斷提高人事檔案管理水平。

2.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，補(bǔ)充檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)

醫(yī)院人事部門(mén)應(yīng)指派專(zhuān)人從事檔案管理工作。人事檔案管理人員應(yīng)自覺(jué)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，通過(guò)各種層次、類(lèi)型的學(xué)習(xí)班、培訓(xùn)班、學(xué)術(shù)交流會(huì)議，更新人事檔案管理的理念、知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，熟練掌握并運(yùn)用人事檔案的保管期限、檔案目錄的編制、檔案文書(shū)的書(shū)寫(xiě)規(guī)范等基本技能；醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的思想政治教育，提高人事檔案管理人員的政治素質(zhì)和原則性，使之時(shí)刻牢記自己肩負(fù)的責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)其保密意識(shí)，注重保護(hù)個(gè)人隱私，防止檔案資料外泄；醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)指導(dǎo)，使人事檔案管理人員熟練掌握各類(lèi)檔案管理技術(shù)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)的日常使用與維護(hù)，努力提高人事檔案管理的工作效率[7]。

2.3 優(yōu)化環(huán)境，改善檔案材料的保存條件

醫(yī)院應(yīng)重視與加強(qiáng)人事檔案存放場(chǎng)所的日常維護(hù)。定期做好檔案室的保潔與整理工作，去除衛(wèi)生死角，保證檔案室干凈、整潔；醫(yī)院安保部門(mén)應(yīng)定期檢查檔案室防盜門(mén)、窗是否完好，檔案室作為消防重點(diǎn)保衛(wèi)部位，應(yīng)定期排查防火安全隱患、更換消防滅火用具，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的消防安全培訓(xùn)。將與檔案無(wú)關(guān)的材料及時(shí)清理，做到“專(zhuān)室專(zhuān)用”，使密集架、保險(xiǎn)柜等空間用于檔案存放專(zhuān)用，杜絕檔案材料的隨意擺放。醫(yī)院應(yīng)在檔案室增加除濕、恒溫設(shè)備并定時(shí)開(kāi)啟，確保室內(nèi)溫濕度恒定，避免檔案材料發(fā)生霉變，后勤保障部門(mén)要定期采購(gòu)和投放防蟲(chóng)藥物，預(yù)防蟲(chóng)蛀、鼠害現(xiàn)象的產(chǎn)生。

2.4 提升思路，實(shí)現(xiàn)檔案材料使用信息化

醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)建立人事檔案信息化、數(shù)字化管理平臺(tái)，將現(xiàn)代化科學(xué)手段融入人事檔案管理之中。添置檔案管理專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、裝訂器等設(shè)備，及時(shí)將更新的人事檔案材料在紙質(zhì)材料保存的同時(shí)將其數(shù)字化存儲(chǔ)。邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員設(shè)計(jì)檔案使用系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便日常使用與管理，并嚴(yán)格設(shè)置管理員權(quán)限及密碼，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。如有必要，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可與醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)、醫(yī)院HIS信息系統(tǒng)相連接，簡(jiǎn)化人事檔案的查找與借閱流程，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)讀取、調(diào)閱人事檔案材料，盡量減少紙質(zhì)材料的翻取次數(shù)，最大限度地保證人事檔案完整性，避免人事檔案資料丟失或損壞。定期做好系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份，確保人事檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的持續(xù)深化，醫(yī)院的各項(xiàng)工作尤其是人事制度已面臨著嚴(yán)峻的改革形勢(shì)，人事檔案管理工作雖小，卻是人事工作不可分割的一部份，我們應(yīng)不斷地總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)自身管理理念不斷革新與創(chuàng)新，讓人事檔案管理水平及質(zhì)量得到提升，確保醫(yī)院人事檔案管理工作及其他相關(guān)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。該文對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的不足之處進(jìn)行了探討，并從完善檔案管理制度、學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)、改善檔案保存條件、實(shí)現(xiàn)檔案信息化等4個(gè)方面，探討了醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新思路，以期為醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新工作提供參考依據(jù)。

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R197

A

1672-5654（2017）09（b）-0127-02

2017-06-14）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.26.127

姜宜明（1984-），男，江蘇蘇州人，本科，助理研究員，主要從事醫(yī)院管理工作。

周亞?wèn)|（1971-），女，江蘇蘇州人，本科，高級(jí)政工師，主要從事醫(yī)院管理工作，E-mail:776188405@qq.com。