淺談?dòng)?jì)劃生育檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

吳新興

昭通市衛(wèi)生和計(jì)劃生育藥具管理站，云南昭通 657000

淺談?dòng)?jì)劃生育檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

吳新興

昭通市衛(wèi)生和計(jì)劃生育藥具管理站，云南昭通 657000

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和全民意識(shí)的提高，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作提出更高的要求。該文就現(xiàn)代人口計(jì)生檔案管理工作的重要性、實(shí)踐中存在的問(wèn)題等進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何解決好這些問(wèn)題，提高醫(yī)院人口計(jì)生檔案整體管理水平，推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展和服務(wù)于民，提出觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)。

人口計(jì)生檔案；重要性；管理問(wèn)題；對(duì)策；研究

從本質(zhì)上來(lái)講，人口計(jì)生檔案實(shí)際上就是計(jì)劃生育管理工作的集中反映，同時(shí)也是醫(yī)院檔案管理工作的重要內(nèi)容，加強(qiáng)人口計(jì)生檔案管理對(duì)確保國(guó)家計(jì)生政策的全面貫徹的落實(shí)具有非常重要的意義[1]。人口和計(jì)劃生育工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展,對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案（以下簡(jiǎn)稱人口計(jì)生檔案）管理工作提出了更新、更高的要求。人口計(jì)生檔案是人口計(jì)劃生育工作過(guò)程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實(shí)歷史記錄,是制定人口和計(jì)劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計(jì)劃生育工作不可缺少的基礎(chǔ)信息。探索新形勢(shì)下人口計(jì)生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高人口計(jì)生檔案管理水平，對(duì)更好地開(kāi)展新時(shí)期人口和計(jì)劃生育工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用[2]。

1 人口計(jì)生檔案管理工作的重要性分析

所謂人口計(jì)生檔案，實(shí)際上就是醫(yī)院制定的計(jì)生管理制度最原始的資料，同時(shí)也是計(jì)生工作得以落實(shí)的基礎(chǔ)和保障。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視人口計(jì)生檔案及其管理，使其能夠更好地為民服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。

1.1 人口計(jì)生檔案是保險(xiǎn)理賠業(yè)務(wù)辦理的重要參考依據(jù)

隨著我國(guó)法律法規(guī)的不斷健全和完善，人民群眾的法律維權(quán)意識(shí)大幅度提高，對(duì)醫(yī)院加強(qiáng)人口計(jì)生檔案管理，是保證國(guó)家計(jì)生政策得以全面貫徹和落實(shí)的保證。在計(jì)劃生育服務(wù)實(shí)踐中，若服務(wù)對(duì)象的合法權(quán)益受到了損害，則計(jì)劃生育檔案就成了作為保險(xiǎn)理賠的有力證據(jù)[3]。近幾年來(lái)，人們生活水平不斷提高，社會(huì)保障機(jī)制不斷完善，廣大人民群眾的參保意識(shí)和積極性增強(qiáng)，尤其在辦理保險(xiǎn)理賠業(yè)務(wù)時(shí)，人口計(jì)生檔案的作用不可小覷。作為關(guān)鍵的證據(jù)資料，為生殖保險(xiǎn)取證、醫(yī)療糾紛或事故處理，提供了重要的參考依據(jù)。

1.2 人口計(jì)生檔案是醫(yī)院決策做出的參考依據(jù)

計(jì)劃生育檔案是關(guān)于生育方面的數(shù)字統(tǒng)計(jì)資料，通過(guò)分析統(tǒng)計(jì)的人口計(jì)生檔案數(shù)據(jù)信息，為醫(yī)院下一步工作決策的做出提供參考。同時(shí)，統(tǒng)計(jì)所得的結(jié)果可以有效地應(yīng)用在醫(yī)院日后的計(jì)劃生育管理工作上，使工作重點(diǎn)更加的明確，使計(jì)生管理工作更有計(jì)劃性和針對(duì)性[4]。計(jì)劃生育檔案管理，是對(duì)人口有效控制的有利抓手，為計(jì)劃生育決策的做出提供了重要的參考依據(jù)，而且有助于和諧社會(huì)的建設(shè)。

1.3 人口計(jì)生檔案是服務(wù)育齡女性的重要抓手

實(shí)踐中，通過(guò)加強(qiáng)人口計(jì)生檔案管理，可以為育齡女性提供更具針對(duì)性的服務(wù)，有利于醫(yī)院進(jìn)一步改進(jìn)計(jì)生工作方式和方法，最大限度地滿足育齡婦女的客觀需要。在醫(yī)院人口計(jì)生檔案管理工作中，還可以初步了解和把握流動(dòng)人口的生育情況，為流動(dòng)人口建立人口計(jì)生檔案庫(kù)，可以有效滿足流動(dòng)人口對(duì)計(jì)生以及生殖健康方面認(rèn)知需求，從而使流動(dòng)人口能夠在正確的指導(dǎo)下進(jìn)行避孕、節(jié)育，以免出現(xiàn)意外懷孕、流產(chǎn)或者超生等現(xiàn)象。

2 目前國(guó)內(nèi)人口計(jì)生檔案管理工作的缺陷與不足

近年來(lái)，隨著我國(guó)計(jì)劃生育方面的法律法規(guī)不斷健全和全面貫徹落實(shí)，雖然計(jì)劃生育工作取得了一些成績(jī)，但是計(jì)劃生育檔案管理工作中依然存在著一些問(wèn)題與弊端，影響著計(jì)劃生育管理工作的全面發(fā)展。

2.1 對(duì)人口計(jì)生檔案管理工作沒(méi)有足夠的認(rèn)知

在目前國(guó)內(nèi)人口計(jì)生檔案管理工作中，為數(shù)不少的工作人員并未真正意識(shí)到人口計(jì)生檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)知[5]。比如，部分工作人員在日常工作中會(huì)表現(xiàn)出懈怠、或者敷衍了事等狀態(tài)，未能及時(shí)收集和整理檔案資料，更為嚴(yán)重者存在著瞞報(bào)或者漏報(bào)現(xiàn)象，甚至在利益驅(qū)使下造假，以致于人口計(jì)生檔案資料真實(shí)可靠性難以保障，計(jì)劃生育管理工作難見(jiàn)成效。

2.2 檔案管理模式有待改進(jìn)和創(chuàng)新

縱觀國(guó)內(nèi)人口計(jì)生檔案管理工作現(xiàn)狀，很多地區(qū)尤其是邊遠(yuǎn)的地區(qū)，檔案管理仍需采用手工方式，沒(méi)有現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備支撐，嚴(yán)重制約了人口計(jì)生檔案管理工作的全面發(fā)展。在該種情況下，檔案材料的收集以及整理和應(yīng)用，通常采用手工方式進(jìn)行管理，信息數(shù)據(jù)的采集與分析難免會(huì)出現(xiàn)誤差，而且速度非常慢，不利于計(jì)劃生育管理工作的全面開(kāi)展[6]。從國(guó)內(nèi)落后地區(qū)的人口計(jì)生檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，缺乏健全和高效的檔案管理機(jī)制和系統(tǒng)，以致于人口計(jì)生檔案管理出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，給不法分子以可乘之機(jī)，造假現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。

2.3 專項(xiàng)資金不足，缺乏專業(yè)人才

在科技快速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，向著信息化管理方向發(fā)展，這樣才能確保計(jì)劃生育管理工作有效進(jìn)行。從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理工作的信息化建設(shè)，需要投入很多的資金和設(shè)備，并且對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使他們能夠熟練掌握檔案管理技術(shù)和技巧。目前國(guó)內(nèi)的計(jì)劃生育工作經(jīng)費(fèi)源于國(guó)家財(cái)政支出，人口計(jì)生檔案管理工作中所需的設(shè)備購(gòu)置資金，未納入到財(cái)政范疇，以致于信息化設(shè)備的采購(gòu)因缺乏資金而被擱置，人口計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)乏力。人口計(jì)生檔案管理過(guò)程中，缺乏專業(yè)人員。對(duì)于計(jì)劃生育檔案管理工作而言，若想進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，使其朝著更加專業(yè)和規(guī)范的方向發(fā)展，專業(yè)管理人員是必不可少的，通過(guò)帶動(dòng)作用的發(fā)揮來(lái)提升人口計(jì)生檔案管理水平。然而，實(shí)踐中卻并非如此，由于對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)知，較之于其他工作，計(jì)劃生育檔案管理工作往往被認(rèn)為無(wú)關(guān)緊要，在該種思想影響下，檔案專業(yè)人才大流流失，現(xiàn)役人員或是兼職，或是離退休人員。

3 加強(qiáng)人口計(jì)生檔案管理的有效策略

基于以上對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性以及存在的問(wèn)題分析，筆者認(rèn)為要想改變現(xiàn)狀，解決實(shí)踐中存在的問(wèn)題，提高人口計(jì)生檔案管理工作水平，使其能夠更好地服務(wù)于民，首先應(yīng)當(dāng)做好以下工作。

3.1 對(duì)人口計(jì)生檔案管理工作的重要性有正確的認(rèn)知

以筆者之見(jiàn)，針對(duì)當(dāng)前國(guó)內(nèi)計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)狀，若想提高工作質(zhì)量和充分發(fā)揮檔案的作用，首先應(yīng)當(dāng)從思想上對(duì)其進(jìn)行正確的認(rèn)知。人口計(jì)生檔案管理工作，對(duì)國(guó)內(nèi)民眾的生育狀況影響是深遠(yuǎn)的，尤其在人口控制以及優(yōu)生優(yōu)育方面，所起的作用不可小覷。為此，有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員進(jìn)行普及知識(shí)和加強(qiáng)宣傳，使工作人員能夠?qū)θ丝谟?jì)生檔案管理有更加全面的理解和認(rèn)知。在對(duì)人口計(jì)生檔案管理工作有正確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理。實(shí)踐中，人口計(jì)生檔案管理人員需對(duì)工作計(jì)劃規(guī)范化管理，并在此基礎(chǔ)上建立完善的管理機(jī)制，從而使人口計(jì)生檔案管理更具權(quán)威性。在檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中，管理人員需了解和熟練掌握新設(shè)備和新技術(shù)的操作與應(yīng)用流程，并對(duì)專業(yè)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和保養(yǎng)，以此來(lái)對(duì)人口計(jì)生檔案資源規(guī)范化管理和合理應(yīng)用，真正提高人口計(jì)生檔案管理水平。

3.2 人口計(jì)生檔案情報(bào)管理

情報(bào)管理是復(fù)雜數(shù)據(jù)和信息處理的保障，通過(guò)在人口計(jì)生檔案管理中對(duì)新信息模式應(yīng)用來(lái)建立數(shù)據(jù)樹(shù)，并且應(yīng)用二進(jìn)制代碼對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一處理。與此同時(shí)，通過(guò)合理應(yīng)用數(shù)碼技術(shù)，可有效提高人口計(jì)生檔案情報(bào)管理的安全性、通用性以及可視性和標(biāo)準(zhǔn)化水平。案情報(bào)管理過(guò)程中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)咨詢以及實(shí)時(shí)瀏覽功能的應(yīng)用，對(duì)人口計(jì)生檔案信息數(shù)據(jù)及時(shí)更新，并實(shí)現(xiàn)檔案資源及時(shí)共享。先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用過(guò)程中，可以大大提高人口計(jì)生檔案管理效果，通過(guò)文檔管理集成系統(tǒng)的應(yīng)用，可實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)管理軟件以及數(shù)據(jù)庫(kù)程序的技術(shù)支撐，在改進(jìn)和優(yōu)化工作流程、提高檔案管理功能方面，起到了非常重要的作用。

3.3 改進(jìn)檔案管理手段，加強(qiáng)專業(yè)人員培訓(xùn)

隨著現(xiàn)代科技水平的不斷提高，新科技手段逐漸融入到我們的生活和工作之中。對(duì)于計(jì)劃生育檔案管理人員而言，更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并且將計(jì)算機(jī)技術(shù)有效應(yīng)用運(yùn)用到計(jì)劃生育工作之中[7]。在此過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)避免受到傳統(tǒng)思想觀念和管理理念的影響，更不能受傳統(tǒng)工作習(xí)慣和機(jī)制的束縛，而是應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)拓視野，優(yōu)化創(chuàng)新工作思路。對(duì)檔案資料進(jìn)行學(xué)習(xí)，并運(yùn)用到實(shí)際工作之中。在計(jì)劃生育檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科技手段，結(jié)合自身工作，整合數(shù)據(jù)信息，對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)進(jìn)行積極的探索，對(duì)現(xiàn)有資源及時(shí)的更新；對(duì)難以理解的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)及時(shí)組織討論，在找準(zhǔn)管理方式以后，在具體落實(shí)。同時(shí)，還要不斷加強(qiáng)人才教育培養(yǎng)，通過(guò)提高人口計(jì)生檔案管理人員的素質(zhì)和技能，來(lái)提高檔案管理水平。檔案管理是計(jì)劃生育管理工作中的重要一環(huán)，檔案資料的整理專業(yè)要求比較高，需注重引進(jìn)人才，讓從業(yè)人員隊(duì)伍的素質(zhì)和技能得到整體提升。在人才選用上，切忌片面選擇，而是應(yīng)當(dāng)全面開(kāi)展有效人才的選聘工作，注重人才專業(yè)素養(yǎng)和技能的掌握，從而使人口計(jì)生檔案管理工作更加地規(guī)范化和專業(yè)化。在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)配備過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重能力參考，配備具有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和技能的領(lǐng)導(dǎo)。采用該種方式，有助于提高管理水平，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)踐中存在的缺陷和問(wèn)題，并對(duì)管理者深入了解和充分認(rèn)知，有效指導(dǎo)工作。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人口計(jì)生檔案管理工作至關(guān)重要，然而其中也存在著很多的問(wèn)題，比如重視度不夠，缺乏管理意識(shí)和技能，沒(méi)有形成一套科學(xué)高效的檔案管理模式，而且缺乏專業(yè)人員，嚴(yán)重制約著我國(guó)計(jì)劃生育工作的全面開(kāi)展。為此，應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，采取針對(duì)性措施和方法，避免上述問(wèn)題出現(xiàn)，使檔案管理更加的規(guī)范化、嚴(yán)格化。同時(shí)這也是計(jì)劃生育管理工作得以順利進(jìn)行，為群眾提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基礎(chǔ)。

[1]崔彩萍.談基層人口和計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化[J].黑龍江檔案，2015(5)：82.

[2]王樹(shù)菊.試論人口與計(jì)劃生育檔案規(guī)范化管理途徑[J].蘭臺(tái)世界，2015(S3)：116.

[3]王俊霞.淺談新時(shí)期計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理[J].智富時(shí)代，2016(S2)：244.

[4]彭蓮花.新時(shí)期我國(guó)人口和計(jì)劃生育的檔案管理工作[J].河南科技，2014(2)：225.

[5]楊和菊.淺談如何做好衛(wèi)計(jì)檔案管理工作[J].科技視界，2015(8)：164.

[6]朱鴻雁.新時(shí)期計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理研究[J].大家健康：學(xué)術(shù)版，2016(9).

[7]劉波.新形勢(shì)下人口檔案管理工作探析[J].讀天下，2016(15)：193.

R19

A

1672-5654（2017）09（a）-0120-02

2017-06-07）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.25.120

吳新興(1968-)，女，云南大關(guān)人，本科，館員，主要從事檔案管理和會(huì)計(jì)工作。