醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案管理初探

黃燕

醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案管理初探

黃燕

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和醫(yī)院的改革創(chuàng)新，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購的方式已逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)檎袠?biāo)采購。有效地對招標(biāo)采購中形成的大批檔案進(jìn)行科學(xué)管理，充分發(fā)揮其檔案價(jià)值，對醫(yī)院招標(biāo)采購管理形成制度化、規(guī)范化具有重要意義。本文旨在探討如何做好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案的管理。

醫(yī)療設(shè)備；政府采購；招標(biāo)檔案；檔案管理

醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)在對醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行招標(biāo)采購過程中逐漸形成的，具有利用和保管價(jià)值。其表現(xiàn)形式為紙質(zhì)文件、電子文檔、錄音錄像等檔案[1-2]。它涵蓋了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的采購申請、預(yù)算編制、招標(biāo)計(jì)劃、辦公會(huì)紀(jì)要、參數(shù)論證、需求公告、招標(biāo)會(huì)議、中標(biāo)公示、簽署合同、入庫驗(yàn)收等全過程原始記錄，可以為醫(yī)院設(shè)備的后期維保維修以及報(bào)廢鑒定等工作提供有效的參考依據(jù)，是做好醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)工作的重要內(nèi)容之一。因此，對醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案進(jìn)行管理具有十分重要的作用。

1 科學(xué)管理招標(biāo)檔案的作用

1.1 經(jīng)濟(jì)糾紛的佐證

醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案涵蓋了招標(biāo)采購中各項(xiàng)決策進(jìn)程，既體現(xiàn)著采購人嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)法律的情況，又實(shí)時(shí)跟進(jìn)各級管理部門為改革創(chuàng)新制定的各項(xiàng)新政策、新規(guī)定，還反映了采購人遵循公開、公平、公正、誠信原則進(jìn)行采購的具體過程。科學(xué)、妥善地保存政府采購檔案，可以為解決政府采購爭議、政府審計(jì)提供依據(jù)。

1.2 未來招標(biāo)項(xiàng)目的有力借鑒

醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案真實(shí)、全面、完整的記錄了招標(biāo)過程以及招標(biāo)結(jié)果，能夠科學(xué)有效地進(jìn)行整理，并對有效數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、歸納，逐漸建立并完善科學(xué)的供應(yīng)商評價(jià)體系，建立動(dòng)態(tài)地供應(yīng)商考核機(jī)制，為未來的招標(biāo)項(xiàng)目提供有力指導(dǎo)與借鑒。

1.3 醫(yī)院招標(biāo)管理規(guī)范化、制度化的必要措施

醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案是招標(biāo)工作的歷史總結(jié)?？茖W(xué)管理招標(biāo)檔案是規(guī)范招標(biāo)工作的重要組成部分，對于促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)招標(biāo)管理工作的、規(guī)范化、科學(xué)化、制度化具有極其重要的促進(jìn)作用[3-4]。

2 醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏招標(biāo)檔案管理制度

部分醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案收集成冊后，缺乏后續(xù)的整理，類別混亂，雜亂無章，難以在最需要之時(shí)快速、準(zhǔn)確地提取出來，加以利用。管理制度的缺失導(dǎo)致檔案管理混亂，無章可循，漏洞百出，有些包含投標(biāo)人商業(yè)秘密的投標(biāo)檔案，有時(shí)會(huì)被當(dāng)做普通檔案任意借出，造成供應(yīng)商的商業(yè)秘密外泄，甚至遭到索賠或訴訟。

2.2 管理部門職責(zé)分工不明確

醫(yī)療機(jī)構(gòu)各個(gè)職能部門職責(zé)分工不清，各自為政，常出現(xiàn)重復(fù)管理或管理空白，原因在于在實(shí)際工作中，各職能部門對醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案的重視程度不夠，只重視招標(biāo)項(xiàng)目本身給醫(yī)療機(jī)構(gòu)帶來的經(jīng)濟(jì)效益，常常忽視招標(biāo)檔案本身的管理效益，管理中常常缺少協(xié)調(diào)與溝通，缺乏嚴(yán)格的流程與規(guī)范，造成醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案管理工作很難有序開展。而醫(yī)療設(shè)備采購檔案管理的不完善，無法為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的設(shè)備管理及政府部門節(jié)約資金提供參考，勢必會(huì)造成損失[5-6]。

2.3 檔案收集整理與實(shí)際業(yè)務(wù)不同步、管理脫節(jié)

醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案是在招標(biāo)過程中逐漸形成的，在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，每一個(gè)流程都會(huì)有新的檔案形成，所以檔案的及時(shí)收集整理，保持與實(shí)際業(yè)務(wù)的同步對保證檔案的完整性至關(guān)重要。但由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理缺失，崗位職責(zé)設(shè)計(jì)不合理，造成政府采購檔案文件收集脫節(jié)，導(dǎo)致政府采購檔案歸檔不完整及管理的脫節(jié)。

2.4 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致

由于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的缺失，哪些需要收集整理、以什么樣的形式保管等等這些標(biāo)準(zhǔn)只停留在經(jīng)驗(yàn)管理的程度上，使得各個(gè)職能部門自行收集整理，處于分散管理的狀態(tài)，造成了醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)檔案科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理困難，也給檔案的查閱利用帶來不便。

3 醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案管理的改進(jìn)措施

3.1 制定符合實(shí)際情況的招標(biāo)檔案管理制度

遵照《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》和各級相關(guān)管理部門對檔案管理工作的要求，結(jié)合政府采購工作的特點(diǎn)和各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，制定符合實(shí)際情況的招標(biāo)檔案管理制度，包括歸檔的時(shí)間、內(nèi)容、類別、立卷、保密保管、傳遞、查閱、銷毀等做出明確詳細(xì)的規(guī)定，定期核查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)和處理，確保醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案工作有章可循[7-8]。

3.2 明確各部門職責(zé)，形成上下聯(lián)動(dòng)的管理機(jī)制

為了破解管理部門職責(zé)分工不明確的癥結(jié)，確保招標(biāo)采購管理部門的統(tǒng)籌管理、分級指導(dǎo)的地位具有重大意義，避免各自為政的尷尬局面。需求科室上報(bào)招標(biāo)項(xiàng)目資料，代理機(jī)構(gòu)發(fā)布招標(biāo)公告，供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)文件的上報(bào)，招標(biāo)采購管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備招標(biāo)采購資料的收集、整理、立卷，最終移交檔案科存檔。同時(shí)做好資料的保密工作，任何人不經(jīng)過招標(biāo)采購管理部門允許不得擅自查閱、復(fù)制檔案資料。

3.3 招標(biāo)檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)人管理，及時(shí)歸檔

招標(biāo)采購管理部門經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對指標(biāo)檔案的收集整理與管理，實(shí)行動(dòng)態(tài)歸檔，及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，保證項(xiàng)目檔案的連貫性、及時(shí)性。設(shè)立專門的醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購檔案室，配備專職人員對移交的檔案資料進(jìn)行管理，審查備案、排序上架。項(xiàng)目檔案未移交時(shí)，由招標(biāo)采購管理部門經(jīng)辦人員妥善保管，對招標(biāo)資料按照項(xiàng)目編號成冊存放，并確保資料真實(shí)、完整、有效。

3.4 定期對招標(biāo)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素養(yǎng)

招標(biāo)活動(dòng)是嚴(yán)格依照法律法規(guī)來進(jìn)行的一項(xiàng)采購活動(dòng)，為了提高醫(yī)院招標(biāo)檔案的管理水平，定期對管理人員進(jìn)行法律法規(guī)及業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，使其與時(shí)俱進(jìn)，不斷開闊視野，更新業(yè)務(wù)知識，推動(dòng)醫(yī)院招標(biāo)工作的不斷發(fā)展。

總之，醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)是保證醫(yī)院正常運(yùn)行和重要保證，是保證醫(yī)療質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)療設(shè)備政府采購招標(biāo)檔案的管理是對日常工作總結(jié)，整理和升華，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作。提升管理水平，規(guī)范管理流程，是一項(xiàng)長期的探索性工作。

[1] 張家明． 淺談醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購檔案的管理[J]． 黑龍江檔案，2016（2）：61．

[2] 歐豐霞，王健智，席鳳梅． 科學(xué)管理招標(biāo)檔案為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)[J]． 中醫(yī)藥管理雜志，2013，21（3）：310-311．

[3] 胡玉華，秦玉芝． 淺談醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購中應(yīng)注意的問題[J]． 中國醫(yī)療設(shè)備，2011，26（10）：78-79．

[4] 李慧，陳珍，倪萍． 淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)[J]． 中國醫(yī)學(xué)裝備，2014，11（7）：86-87．

[5] 劉靜，尚輝，王國忠． 淺議醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)中的幾個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)[J]． 中國醫(yī)療器械信息，2005，11（4）：12-13．

[6] 黃瑞峰． 淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策[J]． 醫(yī)療裝備，2007，20（1）：25-26．

[7] 金鑫，龔純貴． 淺談利用信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備電子檔案[J]． 中國醫(yī)學(xué)裝備，2012，9（6）：64-67．

[8] 吳芝芝，柯大觀． 淺談現(xiàn)階段醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)和加強(qiáng)措施分析[J]． 數(shù)理醫(yī)藥學(xué)雜志，2016，29（11）：1731-1732．

Preliminary Study on the Management of Medical Equipment Procurement Bidding Archives

HUANG Yan Assets and Bidding Management Office, The Affiliated Hospital of Qingdao University, Qingdao Shandong 260000, China

The procurement method of medical equipment was changed into purchasing by invitation to bid gradually in the wake of the development of economy and the reform and innovation of hospital. Managing the large number of fles formed in purchasing by invitation to bid scientifcally and effectively can give full play of the archives, and also have a significant meaning for the institutionalization and normalization of hospital bidding procurement management. In this study, we aimed to investigate how to complete the archives management of government procurement auction of medical equipment.

medical equipment; government procurement; bidding archives; archives management

R197．32；G271

A

1674-9316（2017）02-0012-02

10．3969/j．issn．1674-9316．2017．02．008

青島大學(xué)附屬醫(yī)院資產(chǎn)與招標(biāo)管理辦公室，山東 青島 260000