試論如何加強(qiáng)城建檔案的管理

陳爽

摘要：開展城市建設(shè)檔案管理，可以為我國城市建設(shè)提供有效的參考，促進(jìn)我國城市化的持續(xù)發(fā)展。然而，我國城市建設(shè)檔案管理還存在許多問題。本文主要研究了我國城市建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，分析了這些問題，并提出了完善我國城市建設(shè)檔案管理的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：如何加強(qiáng)；城建檔案；管理

中圖分類號(hào)：E546 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-3178（2018）20-0389-01

1 優(yōu)化城建檔案管理的價(jià)值分析

在城建工作體系中，檔案管理占據(jù)著核心地位，對(duì)于整體發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。在開展城建工作的實(shí)踐中，經(jīng)過多年發(fā)展，在檔案管理方面已經(jīng)取得了長足的進(jìn)步，但是也仍存在一定的不足，通過強(qiáng)化檔案管理，構(gòu)建現(xiàn)代科學(xué)體系，可以提升管理的綜合效果，滿足現(xiàn)代城建產(chǎn)業(yè)發(fā)展需求，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新常態(tài)。在實(shí)踐中，固守傳統(tǒng)的模式必然帶來落后，要基于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)，通過優(yōu)化配置與組織調(diào)動(dòng)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，提升城建綜合效能。從傳統(tǒng)視角來看，城建工作體系已經(jīng)相當(dāng)完善，而且也積累了豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，需求日益多樣化，局面日趨復(fù)雜化，這對(duì)于城建工作來說，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，如何適應(yīng)新變化，提升管理效能，是提升體系綜合檔案管理效能的關(guān)鍵。基于此，尋求更優(yōu)化的檔案管理與城建路徑，既是適應(yīng)管理發(fā)展的需求，也是提升綜合服務(wù)水平和要求的必然路徑。

2 城建檔案管理的問題

2.1 材料收集困難

筆者從事城建檔案管理20年，感覺到收集城建資料困難，有部分資料不齊，影響了檔案資料完整性。城建檔案資料不僅是城市工程資料，同時(shí)還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃?xì)獾然A(chǔ)性市政工程資料。工程竣工后，有些相關(guān)資料沒有及時(shí)送交城建部門歸檔、整理、形成完整的文件，致使有的工程資料，特別是地域結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的情況不明，為日后建設(shè)埋下隱患。

2.2 檔案管理系統(tǒng)過于簡單

在傳統(tǒng)的檔案管理中，相關(guān)工作的開展主要依賴的是人工，通過人工將所有的圖紙與其他城建資料進(jìn)行歸納和整理，這種方法需要消耗大量的人力、物力，而且在管理工作開展過程中稍有不慎，可能就會(huì)出現(xiàn)失誤，造成檔案錯(cuò)誤。如在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理者在對(duì)檔案進(jìn)行歸類時(shí)，所依據(jù)的就是首字母歸類法，通過首字母進(jìn)行歸類和排序，這種管理方法給后期的檔案查詢工作帶來了較多的不便。而部分地區(qū)雖然嘗試引入了信息化技術(shù)開展管理工作，但是信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)也并不是十分完善，如信息技術(shù)的最大作用就是對(duì)一些圖紙和資料進(jìn)行儲(chǔ)存，信息化技術(shù)其他方面的作用未能得到有效的開發(fā)。

2.3 管理方式和技術(shù)比較陳舊，缺乏系統(tǒng)性

在當(dāng)前的城市建設(shè)管理部門，仍然有很多還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理方法，在城建檔案管理的工作過程中，數(shù)據(jù)信息采集的準(zhǔn)確性不夠高，工作程序比較繁瑣，缺乏一定的系統(tǒng)性等，大大影響了工作效率。雖然也已經(jīng)引入的計(jì)算機(jī)管理模式，但是仍然會(huì)受到傳統(tǒng)管理理念的影響，對(duì)知識(shí)的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會(huì)對(duì)其新的需求。

3 完善城建檔案管理工作的措施

3.1 加大隊(duì)伍建設(shè)、提升專業(yè)技能

城建檔案管理工作在方法、內(nèi)容以及技術(shù)方面都會(huì)隨著時(shí)代的變化而進(jìn)步，所以也需要對(duì)管理人員提出更高的要求。要組建一支優(yōu)秀的城建檔案管理隊(duì)伍，就必須做好幾個(gè)方面：制定和健全管理人員培訓(xùn)的制度，使城建檔案管理人員的知識(shí)水平、專業(yè)技能以及素質(zhì)得到有效的加強(qiáng)；提高檔案的服務(wù)意識(shí)，重視對(duì)管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)；提高城建檔案管理人員的工作待遇，才可留住優(yōu)秀的管理人才；根據(jù)對(duì)口專業(yè)招聘相關(guān)的人才，并且采用科學(xué)的配置、明確的分工，讓管理人才可以各盡其責(zé)。

3.2 加強(qiáng)城建檔案館認(rèn)知水平

在我國城市化進(jìn)程發(fā)展當(dāng)中，首先要從根本上改變以往傳統(tǒng)的思想認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步明確城建檔案管理工作的重要意義，把城建檔案館融入到城市規(guī)劃建設(shè)的范疇中，對(duì)檔案基礎(chǔ)管理工作做出具體的劃分，按照城市的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀來制定最為適合的政策，同時(shí)，創(chuàng)建完善化的檔案管理部門，對(duì)于城建過程中的問題進(jìn)行針對(duì)性的有效處理，在政策方面要對(duì)城建檔案基礎(chǔ)管理工作給予強(qiáng)大的支持，這樣才能夠確保為城建檔案管理工作的有序開展創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)保障。城建檔案基礎(chǔ)管理工作在現(xiàn)代化城市建設(shè)中是非常重要的構(gòu)成內(nèi)容，為此，城建檔案館一定要明確自己的職責(zé)，將在歷史保存、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的重要職能充分發(fā)揮出來，把握好日常管理工作的重點(diǎn)，對(duì)信息化資源進(jìn)行深入挖掘，不斷地進(jìn)行服務(wù)理念的實(shí)時(shí)性創(chuàng)新，創(chuàng)建完善化的服務(wù)機(jī)制，促使各種現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的作用得到最大限度的發(fā)揮，從而推動(dòng)城市的不斷發(fā)展。

3.3 規(guī)范管理

因城市建設(shè)地域性的不斷增強(qiáng)，我們無法按照事先的規(guī)劃來進(jìn)行城市發(fā)展，為此，需要根據(jù)社會(huì)的發(fā)展變化來做出相應(yīng)的改變，這就要求城建檔案管理部門能夠根據(jù)城市的發(fā)展變化開展相應(yīng)的城建檔案資料收集工作，這樣才能夠確保檔案資料的完整無缺。所以，一定要從自身的現(xiàn)實(shí)條件入手進(jìn)一步完善檔案管庫建設(shè)，從而確保檔案具有良好的保管條件，同時(shí)，不斷強(qiáng)化檔案管庫的安全防護(hù)措施、提升整體的防火能力、對(duì)庫房的溫濕度進(jìn)行科學(xué)合理性的掌控等，從而確保檔案處于安全的管理狀態(tài)。此外，積極地挖掘檔案潛藏的重要價(jià)值，將檔案的有效利用率提升到最高的水平。

3.4 加強(qiáng)城建檔案的收集、整理、鑒定等業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作

檔案收集工作是整個(gè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)，只有做到及時(shí)歸檔，將檔案收集齊全完整，才能有豐富的室藏結(jié)構(gòu)。檔案的整理工作是不可或缺少的環(huán)節(jié)，是檔案管理中最具決定性意義的工作，它決定著檔案的存與毀，同時(shí)也是難度最大的工作，因?yàn)槌墙n案的鑒定受專業(yè)特點(diǎn)、時(shí)間、地理環(huán)境、城市規(guī)模、性質(zhì)等諸多因素的影響，而且鑒定工作又是一個(gè)復(fù)雜的過程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環(huán)節(jié)中。鑒定工作是優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)，提高案卷質(zhì)量的重要保證。所以，要想提升城建檔案質(zhì)量，必須加強(qiáng)室藏建設(shè)。

3.5 尋求有效的人才隊(duì)伍支撐

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，城建檔案管理工作呈現(xiàn)出復(fù)雜化、專業(yè)化的局面，作為城建檔案管理工作人員，要從自身角度入手，提升工作能力。在開展檔案管理工作中，離不開專業(yè)化人才的支撐，只有打造高質(zhì)量的人才隊(duì)伍，才能適應(yīng)新形勢下城建檔案管理工作的新需求。在人才培養(yǎng)中，要注重復(fù)合人才的培養(yǎng)，檔案管理工作具有較強(qiáng)的體系性和復(fù)雜性，對(duì)于人員應(yīng)對(duì)復(fù)雜局面的能力要求比較高，在人才引進(jìn)方面，要進(jìn)行綜合考量，引進(jìn)適合檔案管理工作的專業(yè)化人才，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)原有工作隊(duì)伍的鍛煉，通過多種方式培養(yǎng)原有工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，進(jìn)而適應(yīng)城建工作的發(fā)展新需要。

4 結(jié)語

綜上所述，城建檔案管理工作對(duì)于城市的規(guī)劃和建設(shè)具有非常重要的促進(jìn)作用。它全面記錄了城鄉(xiāng)建設(shè)、城市面貌以及居民生活發(fā)展變化的歷史過程，具有較高的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，必須做好城建檔案管理工作，在工作的過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在科學(xué)發(fā)展觀和社會(huì)主義核心價(jià)值觀以及十九大“以創(chuàng)新為發(fā)展引擎”的指導(dǎo)下，努力做好城建檔案管理工作，充分發(fā)揮城建檔案管理的重要作用，促進(jìn)城市的現(xiàn)代化管理。

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