關(guān)于房產(chǎn)檔案信息化管理的幾點探討

高桂玲

（洛陽市住房保障和房產(chǎn)管理局，河南 洛陽 471000）

關(guān)于房產(chǎn)檔案信息化管理的幾點探討

高桂玲

（洛陽市住房保障和房產(chǎn)管理局，河南 洛陽 471000）

現(xiàn)代社會和科技技術(shù)的迅速發(fā)展，促使房產(chǎn)檔案管理必須跟上社會進(jìn)步的步伐，以專業(yè)化、信息化的管理方式為現(xiàn)代城市的建設(shè)和發(fā)展提供完善的服務(wù)。根據(jù)我國房地產(chǎn)近幾年發(fā)展的現(xiàn)狀來看，不斷加快的城市擴(kuò)建和改建以及不斷增加的城市房產(chǎn)交易，致使房產(chǎn)檔案管理的工作量也日趨繁重。為了使房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量得到有效保障，房產(chǎn)檔案管理工作的變革和創(chuàng)新迫在眉睫。

1 ?推動房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，建立房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提是房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。把房產(chǎn)檔案資料和信息進(jìn)行數(shù)字化處理，然后通過計算機(jī)的檢索功能將其整合編輯，這樣就可以把房產(chǎn)資料信息中的每個組成要素如產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋面積和地址等分別作為檢索點，同時生成檢索工具，這種計算機(jī)自動化檢索在很大程度上提高了檢索的工作效率，為檔案資料利用者的信息查詢提供了便捷的服務(wù)。

為了能夠全面、準(zhǔn)確地收集房產(chǎn)信息和資料，應(yīng)使在房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的全部相關(guān)信息和資料自動歸集到房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，并將檔案信息以文本的形式保存起來，從而實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)的有效結(jié)合。此外，房產(chǎn)檔案信息管理部門還可以將房產(chǎn)信息資料處理成圖像，然后將其歸集到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中，圖像信息的形成可以利用掃描儀或數(shù)碼照相機(jī)等技術(shù)設(shè)備進(jìn)行。在計算機(jī)系統(tǒng)中錄入原始數(shù)據(jù)之后，通過計算機(jī)的檢索、分類、組合等功能將收集的房產(chǎn)檔案資料整理成數(shù)據(jù)庫。

2 ?完善房地產(chǎn)檔案的信息歸集和查詢，實現(xiàn)物理件和電子件的協(xié)同發(fā)展

為了確保房地產(chǎn)信息的全面和準(zhǔn)確，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來，一方面將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)形成文本信息加以保存；另一方面利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料加以處理成圖像信息方式歸集到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中進(jìn)行管理；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計算機(jī)后再利用計算機(jī)強(qiáng)大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫。要充分利用計算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房屋的坐落、產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋的面積、交易的時間、產(chǎn)權(quán)的狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一個要素都作為查詢點，從而減輕手工查詢的工作量，提高查詢工作效率，為廣大市民、部門提供高效的信息查詢服務(wù)。

3 ?努力推進(jìn)并實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)

數(shù)字化緩解了檔案保護(hù)與利用的矛盾，提高了檔案的完整性和安全性，提高了辦事效率，方便了人民群眾。相應(yīng)的，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)要對檔案開放范圍和權(quán)限設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對于公眾可以開放的房產(chǎn)檔案，公眾可以在公共網(wǎng)上自行查詢利用，而只可對內(nèi)部開放的檔案，只能經(jīng)由房地產(chǎn)檔案人員通過內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行查詢利用。

我們房產(chǎn)交易工作要結(jié)合房地產(chǎn)管理部門的特點，制定并完善房產(chǎn)檔案管理制度，修訂本行業(yè)檔案崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)，提高房產(chǎn)檔案的管理質(zhì)量，全面建立檔案一體化系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享，使檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，努力推進(jìn)并實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)，并逐漸走向現(xiàn)代化與世界接軌。

4 ?開發(fā)利用房地產(chǎn)檔案的信息資源

歸納起來主要有四種方式。一是宣傳開放式。這是最客觀的開放利用方式。利用報紙、電視等新聞媒介增強(qiáng)全社會的檔案意識，對房地產(chǎn)檔案實例進(jìn)行宣傳，通過舉辦房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)實務(wù)展覽，利用效益圖片展覽館藏內(nèi)容簡介等，使房地產(chǎn)檔案讓社會知悉，擴(kuò)大房地產(chǎn)檔案人員的知名度，辦好房地產(chǎn)期刊。二是咨詢服務(wù)式。這是最通常的開發(fā)利用方式。設(shè)立專門的房地產(chǎn)檔案室進(jìn)行房地產(chǎn)資料的借閱，由專門的房地產(chǎn)檔案人員負(fù)責(zé)接待查詢，為利用者提供較好條件，提供電子檔案在閱覽室查詢，采用多種檢查工具，多探索、多渠道用戶所需檔案。三是開展編研。是對房地產(chǎn)檔案信息資源更深層的開發(fā)利用。房地產(chǎn)檔案編研即是將館藏的房地產(chǎn)檔案資料按照一定的形式，進(jìn)行系統(tǒng)的加工和專門的匯集，使其更具有系統(tǒng)性和專業(yè)性。四是建立房地產(chǎn)檔案信息資源平臺，以網(wǎng)絡(luò)化的方式相互提供利用，在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的資源共享，這也是房地產(chǎn)檔案信息管理利用的發(fā)展趨勢。

5 ?建立檔案的雙套保存機(jī)制

檔案雙套制，是指一套簽署完整的，具有法律效用的紙質(zhì)檔案加一套光盤或磁盤為介質(zhì)的電子檔案。對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行雙保險的管理，這就是在用電子計算機(jī)保存房地產(chǎn)檔案的同時，還要做好紙張檔案儲存，這樣才能盡可能的保證房地產(chǎn)檔案的安全可靠。

既然雙套制有其存在的必要，那么，可以在載體形式上有一些變動。因為基層單位在要求光盤歸檔的時候一般是兩份，即正、副本歸檔制，這樣歸檔的目的是為了確保歸檔以后的檔案不會在被借出的時候被不遵守規(guī)定的人修改，等到圖紙技術(shù)文件同步鑒定保證了圖物一致以后，一套紙質(zhì)檔案與電子檔案同時就歸檔了。在對房地產(chǎn)檔案提供利用的過程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，對外提供利用的電子文件應(yīng)為只讀文件。這樣也能避免房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案過多的與外界環(huán)境接觸，保證檔案安全并提高紙質(zhì)檔案的壽命。

因此，房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新需要房產(chǎn)檔案管理部門要對房產(chǎn)檔案管理建設(shè)進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的規(guī)劃，借助當(dāng)前信息科技的發(fā)展，利用先進(jìn)的科技手段，借鑒傳統(tǒng)的管理方式和經(jīng)驗，促進(jìn)我國房產(chǎn)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，全面提高管理服務(wù)水平。

2017-07-13