試論事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策

袁曉虹

目前，事業(yè)單位正在不斷的改革，各個(gè)單位通過重組、轉(zhuǎn)型、重構(gòu)、轉(zhuǎn)制等方式獲得了發(fā)展。為了保證事業(yè)單位持續(xù)有效、循序漸進(jìn)的發(fā)展，檔案管理發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。因此，不斷的進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范，對于目前事業(yè)單位建設(shè)與發(fā)展具有重要意義。

一、行政事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的原則

（一）規(guī)范與靈活相統(tǒng)一的原則。在事業(yè)單位檔案管理中，需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來實(shí)施，以達(dá)到制度的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于不同的單位有著不同的規(guī)模，工作特點(diǎn)也不盡相同。因此，其管理制度與制度規(guī)范沒有統(tǒng)一要求。各個(gè)事業(yè)行政單位的檔案管理部門要按照相關(guān)部門的特點(diǎn)進(jìn)行不斷的總結(jié)。逐步建立起一套全面、完善且符合本單位實(shí)際情況的制度管理體系。

（二）權(quán)益與職責(zé)兼容的原則。在事業(yè)單位檔案管理制定時(shí)，要分工明確且規(guī)定工作范圍及權(quán)限。如事業(yè)行政單位檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)目標(biāo)的制定、檔案管理工作任務(wù)對其進(jìn)行不定期檢查和相關(guān)指導(dǎo)等。另一方面，如果忽略工作人員相關(guān)權(quán)益就會極大的影響工作人員的工作熱情，進(jìn)而影響整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展。建立行政事業(yè)單位檔案管理制度時(shí)需要在明確相關(guān)責(zé)任的同時(shí)，也要注重保護(hù)相關(guān)工作人員的合法權(quán)益。因此，在建設(shè)事業(yè)單位檔案管理的職責(zé)與權(quán)益，做到兩者兼顧。

（三）制定與執(zhí)行相互并重原則。按照有關(guān)部門自身特點(diǎn)進(jìn)行不斷探索、總結(jié)，形成一套科學(xué)、合理、系統(tǒng)的檔案管理制度尤為重要。例如，在檢驗(yàn)檔案管理制度是否符合本單位發(fā)展需求，是否能夠高效的調(diào)動工作人員積極性等，最關(guān)鍵的就是考察制度執(zhí)行情況。因此，在事業(yè)行政單位進(jìn)行管理時(shí)，在實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)，使制度更加合理化、人性化、規(guī)范化。

（四）動靜結(jié)合原則?，F(xiàn)如今，隨著社會改革不斷深入，事業(yè)行政單位的各項(xiàng)管理制度也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身情況不斷完善改進(jìn)現(xiàn)行檔案管理制度，使我國各項(xiàng)事業(yè)逐步與世界接軌的同時(shí)，行政化事業(yè)也逐步走上國際化道路。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理時(shí)存在的相關(guān)問題及其原因

（一）檔案管理重視程度不夠。由于有些事業(yè)單位對于檔案管理制度的相關(guān)法律法規(guī)貫徹力度不足，存在認(rèn)識缺陷，使單位對檔案管理工作缺乏重視，造成了工作混亂狀態(tài)。

（二）檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱。目前，相關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度仍然存在不夠完善、監(jiān)督不到位、管理不規(guī)范、組卷不符合要求等問題，造成了嚴(yán)重的工作混亂狀況。例如，有些單位沒有開展檔案建立工作或著沒有按照法律程序就擅自銷毀應(yīng)該分類、歸檔、保存的文件資料。

（三）設(shè)備落后。由于單位對相關(guān)管理制度重視程度不夠、缺乏資金使許多單位檔案管理部門設(shè)備落后、辦公條件較差、檔案管理現(xiàn)代化落實(shí)不到位。例如，個(gè)別單位存在檔案室和庫房簡陋，辦公條件差，未實(shí)現(xiàn)檔案室、接待室和辦公室的三分開，很多單位的檔案保護(hù)設(shè)備配置嚴(yán)重缺乏等問題。

（四）管理人員不穩(wěn)定業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠。很多單位對于檔案管理的重要性和專業(yè)性認(rèn)識不到位，使人員變動頻繁，難以形成真正的專業(yè)能手。例如，有些檔案管理部門，搞月月培訓(xùn)，而相關(guān)檔案人員卻一直是新手，在檔案管理崗位上，缺乏固定人員進(jìn)行管理。

（五）檔案資源利用不完善。由于事業(yè)單位對于檔案管理的整理、收集、保管工作過于注重，忽略了檔案資源的開發(fā)利用。因此，相關(guān)部門應(yīng)該充分的利用這一寶貴資源，使之發(fā)揮最大作用。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新之路與相關(guān)方法

（一）建立健全檔案管理制度。第一，科學(xué)合理的建立檔案管理制度，使各種規(guī)章制度切實(shí)符合本單位檔案管理工作的實(shí)際需求；第二，建立檔案管理制度時(shí)，要求相關(guān)制度簡明扼要、具有良好的可操作性、簡單實(shí)用，才能更好的發(fā)揮規(guī)章制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用；第三，要求制度約束時(shí)具有地位的平等性，建立的相關(guān)制度，要能約束各個(gè)層次的成員即包括職工、領(lǐng)導(dǎo)等，同時(shí)作為制度的主要執(zhí)行者和制定者的職工和領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持制度約束的平等性是制度順利實(shí)施的重要保證；第四，獎(jiǎng)罰分明，檔案部門是各種規(guī)章制度的管理者和執(zhí)行者，在規(guī)章制度執(zhí)行時(shí)，要保障制度執(zhí)行的公平性、合法性、嚴(yán)肅性，切實(shí)做到有過必糾、有功必獎(jiǎng)、獎(jiǎng)罰分明。

（二）深化改革提升管理水平。事業(yè)單位要定期組織學(xué)習(xí)檔案管理制度、加強(qiáng)宣傳、提高重視程度。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)檢查與指導(dǎo)，建立一套切實(shí)可行的考核制度及質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，推動管理制度的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)提高工作質(zhì)量。檔案管理改革創(chuàng)新的首要目的是合理開發(fā)資源、提高工作效率、延長檔案使用壽命，為了滿足新時(shí)代下檔案管理的相關(guān)要求，使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段運(yùn)用于檔案管理建設(shè)中顯得尤為重要。第一，相關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)信息化管理，及時(shí)準(zhǔn)確的傳遞信息，保證檔案管理的時(shí)效性；第二，相關(guān)管理部門利用掃描儀、計(jì)算機(jī)等新型設(shè)備對相關(guān)檔案資料進(jìn)行精確保存，進(jìn)行相關(guān)技術(shù)處理，使相關(guān)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，從而切實(shí)保證檔案的備份；第三，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理創(chuàng)新，提供持續(xù)高效的檔案管理服務(wù)，以達(dá)到檔案信息資源的有效共享，既提高了工作效率與質(zhì)量，又方便了廣大民眾的需求。

（四）強(qiáng)化相關(guān)單位檔案保密工作。第一，嚴(yán)格遵守國家關(guān)于庫房選址建造有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行庫房門窗加固防治被盜；第二，指定相關(guān)人員負(fù)責(zé)看管庫房，禁止無關(guān)人員進(jìn)人；第三，培養(yǎng)庫房管理人員時(shí)，強(qiáng)化對保密文檔和保管文檔的正確區(qū)分。

四、結(jié)語

目前，事業(yè)行政單位檔案管理在走向國際化道路，有一套科學(xué)合理、切實(shí)可行的制度顯得尤為重要。在完善制度過程中要堅(jiān)持制度規(guī)范化與靈活話相統(tǒng)一，權(quán)益與職責(zé)兼容，制定與執(zhí)行相互并重，動靜結(jié)合的原則，同時(shí)要建立健全檔案管理制度，深化改革提升管理水平，加強(qiáng)信息化建設(shè)提高工作質(zhì)量，強(qiáng)化相關(guān)單位檔案保密工作，這樣將使檔案管理更加哭惡化，合法化，人性化。