ERP系統(tǒng)中的銷售退貨流程

謝振華

【摘要】ERP實施中的特殊業(yè)務(wù)流程是重點也是難點，本文針對特殊業(yè)務(wù)中的銷售退貨如何結(jié)合ERP系統(tǒng)操作流程做出系統(tǒng)研究。

【關(guān)健詞】ERP特殊業(yè)務(wù)流程銷售退貨

【中圖分類號】F270.7/F426.7

一、ERP系統(tǒng)中的特殊流程

企業(yè)在實施應(yīng)用ERP系統(tǒng)的過程中，有很多成功的案例，也有更多的失敗案例。從大量失敗的案例中，我們發(fā)現(xiàn)，失敗的一個很重要的原因，就是對系統(tǒng)涉及的特殊業(yè)務(wù)的流程定義不清楚或定義的不可操作性。

什么是系統(tǒng)內(nèi)的特殊業(yè)務(wù)呢？就是指那些業(yè)務(wù)總量不多，但操作卻較復(fù)雜的業(yè)務(wù)，比如銷售退貨流程、采購?fù)素浟鞒?、BOM修改流程、調(diào)價流程、訂單變更、物料結(jié)構(gòu)工藝變更等。這些業(yè)務(wù)的總量，往往占企業(yè)業(yè)務(wù)總量5%不到，但他們的復(fù)雜性和操作難度卻遠(yuǎn)高于常規(guī)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)操作，占用操作人員大量的時間和精力。特殊業(yè)務(wù)流程可能對整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、操作的流暢性產(chǎn)生非常不利的影響。因此，研究并規(guī)范特殊業(yè)務(wù)的系統(tǒng)操作流程，對于一個企業(yè)ERP系統(tǒng)實施是否成功至關(guān)重要。

由于特殊業(yè)務(wù)流程種類較多，本文只對系統(tǒng)實施過程中的銷售退換貨問題做重點研究，尋找最簡單且符合法律規(guī)定的方法。希望能為更多的準(zhǔn)備實施或正在實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)提供務(wù)實的、可操作的經(jīng)驗借鑒。

二、特殊流程產(chǎn)生的原因

企業(yè)的類型有很多種，各種類型公司對于ERP系統(tǒng)的需求和使用有很大的不同，沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的模板適用于所有的公司。所以，本文所論及的觀點，主要適用于涉及進出口的中等規(guī)模的生產(chǎn)制造型企業(yè)集團，本文闡述所依據(jù)的ERP系統(tǒng)為用友NC系統(tǒng)。

在系統(tǒng)實施的過程中，盡管很多企業(yè)的前期準(zhǔn)備工作比較充分，但是對一些特殊流程的研究還是不全面的，導(dǎo)致在后續(xù)實施過程中經(jīng)常遇到新問題。這主要有四個方面的原因：一是業(yè)務(wù)本身是復(fù)雜的、千變?nèi)f化的；二是每家企業(yè)的經(jīng)營模式不盡相同；三是某些業(yè)務(wù)流程還要考慮各個部門的實際利益；四是對ERP系統(tǒng)本身各個模塊在開始實施時難以做到充分研究。由于上述原因，軟件開發(fā)商也難以將這些特殊流程固化下來，而是要企業(yè)根據(jù)實際情況重新改造。

在這些特殊流程中，銷售退貨由于其業(yè)務(wù)發(fā)生的普遍性、會計處理的特殊性，以及稅務(wù)、海關(guān)、外匯等政府部門的數(shù)據(jù)監(jiān)管要求，退貨流程必須符合公司內(nèi)外部各部門的工作需要，所以顯得尤為重要。

三、會計準(zhǔn)則和稅法對于銷售退貨的操作實務(wù)

企業(yè)在銷售過程中，由于商品品質(zhì)等原因，造成一部分商品在銷售之后發(fā)生退貨行為。目前在會計準(zhǔn)則中，對于銷售退回的處理規(guī)定很明確，即依據(jù)退庫單和紅字發(fā)票做銷售收入的沖減。

對于內(nèi)銷商品開具紅字發(fā)票的規(guī)定，實務(wù)中可以總結(jié)成以下兩個方面：

對于跨月退回的銷售發(fā)票，如果未認(rèn)證，銷售方往往選擇銷方申請開具紅字發(fā)票，此時不需要客戶提供拒收證明，銷方自行在開票軟件中開具紅字發(fā)票申請單，憑紅字發(fā)票申請單在開票系統(tǒng)中開具紅字發(fā)票。

對于客戶已認(rèn)證的發(fā)票，無論是否跨月，均需要由客戶先行開具申請單，并到主管稅務(wù)局申請開具通知單，以表明客戶已做進項稅轉(zhuǎn)出，憑紙質(zhì)通知單，銷售方才能開具紅字發(fā)票。

對于外銷商品開具紅字發(fā)票的規(guī)定，需要先提供申請書、國外公證文件、原出口貨物報關(guān)單、核銷或注銷已核外匯證明、《出口商品退運已補稅證明》等文件辦理退貨進口報送手續(xù)。貨物進口報關(guān)后，依據(jù)上述各項文件，開具負(fù)數(shù)出口發(fā)票，辦理補稅手續(xù)等。

以上開票的實務(wù)操作均能符合會計準(zhǔn)則和稅法的要求。但是，在實際開票時，開具紅字發(fā)票（特別是客戶已認(rèn)證的發(fā)票）可操作性較差，主要有三個原因：一是多數(shù)情況下，采購入庫時往往不是全檢，多數(shù)商品發(fā)現(xiàn)不合格的時間點是一個月之后的事，此時發(fā)票已經(jīng)被客戶認(rèn)證抵扣，這也造成了銷售方不能使用銷方申請開具紅字發(fā)票，而必須要客戶開具申請單。二是客戶是上帝，發(fā)生退貨行為一般是由于產(chǎn)品質(zhì)量原因或其他由于供應(yīng)商的原因造成的，開具紅字發(fā)票如果要客戶去主管稅務(wù)局開證明，客戶往往不是很積極配合。三是對于出口商品，辦理退關(guān)手續(xù)比較復(fù)雜，有時也不經(jīng)濟。

另外，很多情況下，客戶對于發(fā)現(xiàn)的不合格品只要求提供換貨，并不是真正地退貨，此時就更不需要按退貨來操作金稅發(fā)票和系統(tǒng)操作了。

鑒于以上原因，企業(yè)在實務(wù)操作時，可以靈活簡便地操作。本文主要針對客戶要求換貨的退貨，且原批次發(fā)貨的金稅發(fā)票已認(rèn)證抵扣的這種情況來進行流程總結(jié)。而對于不要求換貨的退貨，要么在未認(rèn)證的情況下由企業(yè)做紅字發(fā)票申請單，要么在已認(rèn)證的情況下由客戶提供主管稅務(wù)局審批的紅字發(fā)票通知單。此外，也對出口商品的退貨進行流程總結(jié)。

四、ERP系統(tǒng)中的銷售退貨的關(guān)聯(lián)訂單

退貨操作，是關(guān)聯(lián)原銷售訂單還是獨立創(chuàng)建一個負(fù)數(shù)銷售訂單呢？筆者簡要分析如下。

理論上，ERP系統(tǒng)中，退貨是之前銷售的退貨，退貨當(dāng)然是關(guān)聯(lián)原銷售訂單。但在實務(wù)中，所退貨物常常很難確定是哪個銷售訂單的，可能是不同的銷售訂單的，也有可能不是最后一次發(fā)貨的。即使將退貨指定為一個特定的銷售訂單，如果該銷售訂單已完成全部的發(fā)貨收款，自動處于關(guān)閉狀態(tài)，那么需要先手工打開關(guān)閉狀態(tài)。如果所退貨物種類較多，需要判斷各種物料對應(yīng)的原銷售訂單，且可能需要手工打開多個訂單的關(guān)閉狀態(tài)。這樣，操作人員工作量過大，流程變得不具有可操作性。

另一方面，對于很多客戶的管理而言，他們考慮采購流程的簡潔性，也傾向于退貨產(chǎn)生的退款之類的問題放在后續(xù)貨款中處理，而不希望關(guān)聯(lián)到之前的諸多訂單。由于這些原因，退貨時，一般不將所退貨物關(guān)聯(lián)對應(yīng)的原銷售訂單，而是單獨創(chuàng)建一個負(fù)數(shù)銷售訂單，作為后續(xù)銷售結(jié)算、倉庫入庫的依據(jù)?？梢栽黾右粋€銷售訂單類型，即退換貨訂單類型。

由于出口商品的實際操作和內(nèi)銷商品存在較大差異，所以分開討論。

五、內(nèi)銷產(chǎn)品的退貨流程

（一）對于客戶通知退貨時，且倉庫沒有合格品庫存可以換貨的。此時，就是真正意義上的退貨。銷售部在系統(tǒng)中做負(fù)數(shù)銷售訂單（具體操作步驟同正常銷售訂單，區(qū)別就是數(shù)量為負(fù)，訂單類型選擇退換貨訂單）。同時，依據(jù)負(fù)數(shù)銷售訂單，在系統(tǒng)中陸續(xù)生成負(fù)發(fā)貨單、負(fù)出庫單、負(fù)系統(tǒng)開票，最終生成負(fù)數(shù)應(yīng)收單。實際金稅開票時，如果當(dāng)月同類產(chǎn)品有新的發(fā)貨且數(shù)量大于退貨時，可以按正負(fù)抵銷后的扎差數(shù)來開票。如果當(dāng)月同類產(chǎn)品沒有新的發(fā)貨時，或當(dāng)月同類產(chǎn)品新發(fā)貨的數(shù)量小于退貨時，則需嚴(yán)格按照開具紅字發(fā)票的規(guī)定流程來操作，即客戶提供紅字申請單。

（二）對于客戶退貨，倉庫無合格品庫存可提供換貨，同時客戶由于各種原因未能將實物退回的，經(jīng)公司確認(rèn)同意就地報廢的，則簡化操作。系統(tǒng)內(nèi)做負(fù)數(shù)銷售訂單（費用型），財務(wù)依據(jù)負(fù)數(shù)銷售訂單直接做負(fù)數(shù)系統(tǒng)開票。至于開紅字金稅發(fā)票的方法，同第1種情況。

（三）對于客戶退貨時，倉庫有合格品庫存。此時，按照客戶至上的原則，倉庫在收到退貨時，將相應(yīng)的合格品發(fā)運給客戶，保證客戶的經(jīng)營需求不受影響。在ERP系統(tǒng)中不需要做銷售退貨處理，由倉庫直接做轉(zhuǎn)庫單，將成品庫存轉(zhuǎn)至客退庫；待質(zhì)量判定后，將客退庫庫存轉(zhuǎn)至廢品庫或返修庫等。

（四）對于客戶退貨時，倉庫有合格品庫存，但客戶由于各種原因未能將實物退回，經(jīng)公司確認(rèn)同意就地報廢的。處理方法基本同上述第3條，區(qū)別就是倉庫在系統(tǒng)中做轉(zhuǎn)庫單，直接將成品庫存轉(zhuǎn)至廢品庫。

內(nèi)銷產(chǎn)品在各種情形下的退貨流程，可以用下圖來表示：

六、外銷產(chǎn)品的退貨流程

對于出口商品的退貨，理論上可以通過出口退貨流程辦理，即要準(zhǔn)備國外公證、原出口相關(guān)文件、補稅證明等，在海關(guān)辦理退運貨的進口報關(guān)手續(xù)。但在實務(wù)中，考慮經(jīng)濟性原則，免除退貨運費和退貨報關(guān)等諸多負(fù)擔(dān)，一般不執(zhí)行出口商品退貨流程，而是采用靈活方法處理。一般采取折讓、就地報廢等方法處理，很少將實物退貨。所以，本文不考慮實物退回這種情況，而只考慮實物實際不退回的退貨情況。

另外，由于每年政府部門會對企業(yè)的年度開票銷售收入、出口報關(guān)金額、財務(wù)賬面確認(rèn)收入進行核對。所以，換貨引起的報關(guān)，會造成報關(guān)金額、出口發(fā)票金額、財務(wù)收入確認(rèn)金額和收匯金額很可能不一致。

在出口產(chǎn)品的退貨流程中，主要涉及的單證包括：1.ERP負(fù)數(shù)銷售訂單、ERP負(fù)數(shù)銷售發(fā)票、ERP負(fù)數(shù)應(yīng)收單；2.報關(guān)單、出口發(fā)票、退稅用進項發(fā)票。出口產(chǎn)品的退貨流程，對于ERP系統(tǒng)操作并不復(fù)雜，主要在于要保證年度總報關(guān)金額、出口發(fā)票金額、財務(wù)收入確認(rèn)金額和收匯金額四者的一致。

（一）對于客戶不退回貨物，倉庫無貨可換時

在系統(tǒng)中做負(fù)數(shù)銷售訂單（費用型），據(jù)以生成負(fù)數(shù)銷售發(fā)票，再生成負(fù)數(shù)應(yīng)收單。在后續(xù)正常貨物報關(guān)時，將后續(xù)報關(guān)單、出口發(fā)票、退稅用進項發(fā)票的金額扣除退貨金額，即降低價格，而總數(shù)量不變。只有這樣，才能保證報關(guān)金額、出口發(fā)票金額和財務(wù)確認(rèn)收入金額、收匯金額四者的一致性。

（二）對于客戶不退回貨物，倉庫有貨可換時，且換貨不報關(guān)

這種適用于小批量貨物。在換貨出口時，如果不報關(guān)（即通過快遞），則倉庫直接將成品庫存轉(zhuǎn)為廢品庫。這種情形的處理方法最簡單。

（三）對于客戶不退回貨物，倉庫有貨可換時，換貨辦理報關(guān)手續(xù)

在這種情況下，倉庫直接將成品庫存轉(zhuǎn)為廢品庫。在后續(xù)正常貨物報關(guān)單中，需將換貨報關(guān)貨物的金額抵減掉，使報關(guān)金額、出口發(fā)票金額和財務(wù)確認(rèn)收入金額、收匯金額四者的一致性。

外銷產(chǎn)品在各種情形下的退貨流程，可以用下圖來表示：

七、結(jié)論與建議

在上述操作中，報廢產(chǎn)品時應(yīng)考慮廢品所涉及的增值稅，以及稅務(wù)報批等，但這不是本文所討論的重點。

每個企業(yè)的經(jīng)營模式都可能不一樣，在實施應(yīng)用ERP系統(tǒng)時，無論選用什么品牌，都要根據(jù)自身的經(jīng)營特點，對特殊業(yè)務(wù)的流程予以清晰地定義。否則，在實際操作時，不同的操作人員對于同一項業(yè)務(wù)的理解可能就不一致。比如，非財務(wù)部門的操作人員很難想到報關(guān)金額、出口發(fā)票金額、財務(wù)確認(rèn)收入金額和收匯金額四者的一致性。

對于其他每一個特殊業(yè)務(wù)的ERP系統(tǒng)流程，我們都應(yīng)該象銷售退貨流程一樣去清晰地定義，以便于各部門人員的實務(wù)操作。

主要參考文獻：

[1]崔曉陽.ERP123—企業(yè)應(yīng)用ERP成功之路.清華大學(xué)出版社，2005.9