大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理的優(yōu)化路徑

溫小霞

何謂大數(shù)據(jù)？顧名思義，就是指數(shù)據(jù)類(lèi)型多、數(shù)據(jù)容量大、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)速度快、數(shù)據(jù)應(yīng)用價(jià)值大和具備大智能，就是挖掘和整合一切有用的信息，為人類(lèi)社會(huì)提供更好的服務(wù)。“大數(shù)據(jù)”概念的首次提出是在2011年美國(guó)麥肯錫公司發(fā)布的《大數(shù)據(jù)：創(chuàng)新、競(jìng)爭(zhēng)和生產(chǎn)力的下一個(gè)前沿領(lǐng)域》報(bào)告中，然而，僅僅過(guò)了5年時(shí)間，大數(shù)據(jù)技術(shù)已然滲透到人類(lèi)社會(huì)生活的方方面面，網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物所依賴(lài)的物聯(lián)網(wǎng)以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)，工業(yè)4.0時(shí)代的到來(lái)以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基石，學(xué)校校園信息化建設(shè)以大數(shù)據(jù)技術(shù)為銜接。那么，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)化和更新也必然繞不開(kāi)大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持和服務(wù)。實(shí)際上，中共中央、國(guó)務(wù)院印發(fā)的《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》中明確提出了“教育信息化”的要求，檔案管理作為學(xué)校教育的重要組成部分，必然需要走上信息化管理的道路，才能更好地服務(wù)于教育發(fā)展和學(xué)生成長(zhǎng)成才。本文正是基于此，分析大數(shù)據(jù)時(shí)代引發(fā)學(xué)校檔案管理的新業(yè)態(tài)，審視大數(shù)據(jù)對(duì)學(xué)校檔案管理帶來(lái)的變革，提出大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理的優(yōu)化路徑，更好地發(fā)揮檔案管理對(duì)促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的效能。

一、 大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理發(fā)展的動(dòng)向

大數(shù)據(jù)之所以稱(chēng)之為“大”，除了其數(shù)據(jù)體量“巨無(wú)霸”、數(shù)據(jù)類(lèi)型“多樣化”之外，更在于大數(shù)據(jù)特有的數(shù)據(jù)處理速度快和數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘能力強(qiáng)的特點(diǎn)。由此，可以用4個(gè)“V”來(lái)概括大數(shù)據(jù)的基本特征，即是Volume（信息量）、Variety（信息種類(lèi)）、Value（信息價(jià)值）與 Velocity（信息處理速度）。從學(xué)校檔案管理的角度來(lái)看，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，學(xué)校的檔案在種類(lèi)上和數(shù)量上不可謂不多，尤其是學(xué)生檔案的電子化、無(wú)紙化，更是增加了檔案的體量。由此，在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校檔案的狀態(tài)維度和管理發(fā)展至少具有以下幾個(gè)方面的動(dòng)向。

1.檔案在體量上的動(dòng)態(tài)變化

在我國(guó)教育“國(guó)民化、大眾化”的當(dāng)下，無(wú)論是高等教育亦或是中等教育，都呈現(xiàn)出教育開(kāi)放程度“井噴”的態(tài)勢(shì)，尤其是在信息化的注腳下，教育資源以海量的形式在“爆炸”，學(xué)校內(nèi)部的檔案資源也必然隨之爆炸式增長(zhǎng)，使原本單一的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，變成了包括課件、網(wǎng)頁(yè)、視頻、圖片等在內(nèi)的結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化或者非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，引發(fā)了檔案資源類(lèi)型多樣化和數(shù)據(jù)海量化的管理難題，如果依然遵照傳統(tǒng)單一化歸類(lèi)的檔案管理思維和方法，難免會(huì)出現(xiàn)“無(wú)暇顧及、無(wú)法系統(tǒng)化管理”的問(wèn)題，大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，恰好為這一難題的解決帶來(lái)機(jī)遇。

2.檔案在空間上的動(dòng)態(tài)變化

在信息化時(shí)代，學(xué)校檔案信息以無(wú)紙化、電子化的形式存在，意味著原本在檔案信息管理中存在的“信息孤島”問(wèn)題將會(huì)得到破解，取而代之的將是校與校之間、城市與城市之間、省與省之間甚至國(guó)家與國(guó)家之間都會(huì)產(chǎn)生檔案資源交流與共享的行為。實(shí)際上，高校學(xué)生檔案信息已經(jīng)在“學(xué)信網(wǎng)”上實(shí)現(xiàn)共享，下一階段，中等職業(yè)學(xué)校、普通高中乃至義務(wù)教育階段的學(xué)生檔案都會(huì)在“學(xué)籍信息管理系統(tǒng)”中實(shí)現(xiàn)共享，其中將把學(xué)生學(xué)習(xí)的全過(guò)程、全階段的信息都涵蓋進(jìn)來(lái)，這些跨空間的信息資源都是學(xué)校檔案的有機(jī)構(gòu)成，而通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)恰好可以將這些信息鏈接起來(lái)。

3.檔案在時(shí)間上的動(dòng)態(tài)變化

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，學(xué)生檔案信息從生成、加工、歸集到傳播利用等各個(gè)流程都發(fā)生了“質(zhì)的變化”，主要表現(xiàn)為傳統(tǒng)的延時(shí)生成到現(xiàn)在的即時(shí)生成，從檔案信息的定時(shí)加工到歷時(shí)加工、從檔案信息的靜態(tài)傳播到動(dòng)態(tài)傳播等等?？梢?jiàn)，與傳統(tǒng)載體條件下檔案管理不一樣的是，大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理在時(shí)間上實(shí)現(xiàn)了即時(shí)傳輸、實(shí)時(shí)共享、即時(shí)生成，大大方便了檔案管理的流程。但是，也造成了師生學(xué)習(xí)生活的不便，主要體現(xiàn)在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)容的不足，存在數(shù)據(jù)錄入時(shí)的系統(tǒng)癱瘓問(wèn)題，無(wú)法體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息存儲(chǔ)快速處理的優(yōu)勢(shì)。

4.檔案在價(jià)值上的動(dòng)態(tài)變化

挖掘數(shù)據(jù)的價(jià)值是大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要優(yōu)勢(shì)，在海量和多元化的檔案數(shù)據(jù)中，找尋有價(jià)值的檔案信息是大數(shù)據(jù)致力解決的問(wèn)題，通過(guò)上百萬(wàn)臺(tái)計(jì)算機(jī)的云計(jì)算，可以實(shí)現(xiàn)瞬間將有價(jià)值的檔案信息整合起來(lái)，以方便學(xué)校的教學(xué)管理創(chuàng)新。當(dāng)然，在此過(guò)程中，一些問(wèn)題值得關(guān)注，一是傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理中的技術(shù)偏差和制度滯后，難免產(chǎn)生檔案信息的可靠性問(wèn)題，給檔案價(jià)值判斷帶來(lái)梗阻；二是如何利用不同渠道來(lái)源的檔案信息來(lái)校驗(yàn)和印證檔案信息的真實(shí)性，這個(gè)問(wèn)題亟需解決；三是如何實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化，這個(gè)難題需要破解。

二、 大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)學(xué)校檔案管理各個(gè)流程的影響

大數(shù)據(jù)技術(shù)，在改變?nèi)祟?lèi)生活的存在形態(tài)的同時(shí)，更要實(shí)現(xiàn)人類(lèi)工作業(yè)態(tài)的嬗變，使人類(lèi)工作往便捷化方向轉(zhuǎn)變。對(duì)于學(xué)校檔案管理而言，由于管理對(duì)象、技術(shù)載體的變化，對(duì)檔案管理的各個(gè)流程也會(huì)造成相應(yīng)的影響和變革。

1.檔案收集環(huán)節(jié)的影響變化

在傳統(tǒng)學(xué)校檔案收集過(guò)程中，只注重檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)類(lèi)型，將同種結(jié)構(gòu)的檔案信息進(jìn)行歸類(lèi)，就基本上完成了檔案收集。但是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案收集還必須強(qiáng)調(diào)時(shí)效性，即要求檔案管理人員及時(shí)響應(yīng)教學(xué)、科研、學(xué)生管理中產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)信息，并及時(shí)收集，否則就會(huì)稍縱即逝，出現(xiàn)檔案收集的漏洞。這就需要檔案管理人員樹(shù)立“前端控制意識(shí)”，對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)工作具有預(yù)見(jiàn)性，充分控制學(xué)校各類(lèi)檔案信息的生成環(huán)節(jié)，并將檔案管理的要求嵌入教學(xué)科研和學(xué)籍管理等各類(lèi)系統(tǒng)中，從而保證檔案的真實(shí)可靠。同時(shí)，對(duì)于在學(xué)校論壇、博客、社區(qū)媒體中產(chǎn)生的檔案信息資源也要有意識(shí)地進(jìn)行采集，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資源的深度、廣度、豐富度和價(jià)值度管理，進(jìn)而更好地服務(wù)學(xué)校又好又快發(fā)展。

2.檔案加工方式的影響變化

傳統(tǒng)學(xué)校檔案加工一般以人工鑒定識(shí)別的方式進(jìn)行，確保了檔案加工的質(zhì)量，但是，隨著檔案信息的爆炸式增長(zhǎng)，難免會(huì)帶來(lái)人手不足的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，深刻影響了學(xué)校檔案加工的模式，不是以人工來(lái)識(shí)別鑒定而是通過(guò)人工智能來(lái)展開(kāi)，這不能不說(shuō)是對(duì)傳統(tǒng)檔案整理加工方式的巨大挑戰(zhàn)。然而，在此過(guò)程中，必須要?jiǎng)?chuàng)新加工信息的技術(shù)和方法，才能對(duì)多元化、海量化的檔案信息進(jìn)行快速處理，“提純”價(jià)值信息、找出關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，進(jìn)而大大方便學(xué)校檔案信息的管理，也有助于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)利用的便捷化，厚實(shí)學(xué)校檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)。

3.檔案存儲(chǔ)方式的影響變化

傳統(tǒng)學(xué)校檔案存儲(chǔ)多以有紙化的檔案數(shù)據(jù)來(lái)保存，但是，在信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)在數(shù)量上的爆炸式增長(zhǎng)和在結(jié)構(gòu)上的多樣性變化，勢(shì)必對(duì)傳統(tǒng)檔案保存方式帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)，內(nèi)在要求學(xué)校檔案管理工作必須對(duì)接大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，加大投入建構(gòu)服務(wù)于海量異構(gòu)數(shù)據(jù)的底層存儲(chǔ)及分布式系統(tǒng)架構(gòu)，更為重要的是，所建立起來(lái)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間要具備擴(kuò)展性和可用性的要求，具有前瞻性，滿足未來(lái)檔案數(shù)據(jù)發(fā)展的需求。同時(shí)，要在存儲(chǔ)空間建設(shè)中避免“信息孤島”的問(wèn)題，滿足異地資源共建共享的需要，內(nèi)嵌外部接口和通道，才能充分保證學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)既具有足夠的存儲(chǔ)空間，又能實(shí)現(xiàn)信息資源的快捷融通和敏捷分析。

4.檔案服務(wù)方式的影響變化

在傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理中，對(duì)檔案資源挖掘、用戶(hù)數(shù)據(jù)挖掘、關(guān)系洞察及趨勢(shì)預(yù)測(cè)的要求不高，大數(shù)據(jù)時(shí)代則不同，要求檔案服務(wù)工作必須從“供給導(dǎo)向”向“需求導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變，即是在檔案管理中，要滿足學(xué)校不同部門(mén)對(duì)檔案信息的需求，利用數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析、語(yǔ)義處理、可視知識(shí)挖掘等方法，最大限度地滿足用戶(hù)的需求。同時(shí)，積極建構(gòu)數(shù)據(jù)模型，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)性分析，找出其中的內(nèi)在聯(lián)系，將檔案資源轉(zhuǎn)化為知識(shí)資源，優(yōu)化檔案服務(wù)工作流程，從而彰顯檔案的智能服務(wù)和知識(shí)服務(wù)的功能。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化的路徑

基于以上分析，為了能夠更好地應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)的影響變化，必須積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)為學(xué)校檔案管理工作保駕護(hù)航。具體來(lái)說(shuō)，就要通過(guò)以學(xué)校內(nèi)部大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)為核心，深入挖掘檔案信息內(nèi)在價(jià)值的措施來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建共享，以期發(fā)揮檔案資源服務(wù)社會(huì)、服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生的效能。

檔案管理工作是學(xué)校其他工作又好又快發(fā)展的重要保障，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員需要摒棄傳統(tǒng)單一化的檔案管理思維，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化供給導(dǎo)向，最大限度地發(fā)揮檔案資源的效用，才能凸顯檔案管理的價(jià)值。

首先，要樹(shù)立“以需為本”的服務(wù)理念。無(wú)疑，對(duì)于學(xué)校的檔案，其需求者不僅僅限于學(xué)校內(nèi)部，還在于社會(huì)大眾，要求檔案服務(wù)不能僅僅囿于學(xué)校內(nèi)部，在不侵害國(guó)家秘密、個(gè)人隱私和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的深度和廣度，以增強(qiáng)檔案的信度和效度。同時(shí)，在服務(wù)的實(shí)踐中，不能將檔案服務(wù)簡(jiǎn)單地理解為“索取-提供”的關(guān)系，應(yīng)該是全程服務(wù)，包括事前、事中和事后，通過(guò)服務(wù)的增值來(lái)贏得用戶(hù)的口碑，以最優(yōu)的服務(wù)來(lái)突出大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵。

其次，要把握技術(shù)發(fā)展的最新步伐。在信息化時(shí)代，技術(shù)發(fā)展和更新的速度不斷加快，今天的大數(shù)據(jù)技術(shù)，明天極有可能被更加先進(jìn)的技術(shù)替代，當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛運(yùn)用，已經(jīng)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值，其中所包括的諸多技術(shù)解決方案和理念模式，對(duì)于檔案管理模式的更新可以直接移植。但是，對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，這顯然不是終點(diǎn)，只有與時(shí)俱進(jìn)、與科技俱進(jìn)才是檔案管理者的選擇，這就需要不斷學(xué)習(xí)，不僅要掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代的“全數(shù)據(jù)模式”技術(shù)，還要掌握云計(jì)算技術(shù)，緊跟技術(shù)進(jìn)步的節(jié)奏。

最后，要挖掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)本身巨大的數(shù)據(jù)挖掘和集成功能，學(xué)校檔案管理者必須敏銳認(rèn)識(shí)到自身所擁有的信息數(shù)據(jù)寶庫(kù)，要深入考量如何發(fā)揮數(shù)據(jù)“礦產(chǎn)”的價(jià)值，通過(guò)收集整理、挖掘分析和深度加工，建立內(nèi)部的“檔案資源集成數(shù)據(jù)庫(kù)”，為優(yōu)質(zhì)服務(wù)夯實(shí)基礎(chǔ)。從大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的遠(yuǎn)期來(lái)看，從學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)化來(lái)審視，學(xué)校檔案館可以通過(guò)引入第三方來(lái)打造“學(xué)校檔案信息云服務(wù)”，對(duì)眾多學(xué)校的“大數(shù)據(jù)”進(jìn)行預(yù)測(cè)性分析和預(yù)備性收集，進(jìn)而為師生乃至社會(huì)提供個(gè)性化或小眾化服務(wù)，從而釋放出更多檔案信息數(shù)據(jù)資源的潛藏價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)校檔案管理工作不可能將大數(shù)據(jù)技術(shù)拋之腦后，要與整個(gè)時(shí)代發(fā)展的步伐一致，要深刻認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)學(xué)校檔案管理帶來(lái)的變化和挑戰(zhàn)，積極適應(yīng)變化、應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，樹(shù)立“以人為本”的服務(wù)理念、把握技術(shù)發(fā)展的最新步伐、深入挖掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，才能確保檔案管理工作最大程度的促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展。

（作者單位：珠海市理工職業(yè)技術(shù)學(xué)校）