巧用Access 2007采集用友A++財政財務(wù)管理軟件導(dǎo)出XML財務(wù)數(shù)據(jù)

龔澤平

2016年8月，曲靖市審計局在對某縣縣長離任進行經(jīng)濟責任審計時，采集到某單位用友A++財政財務(wù)管理軟件（V5.2）備份XML財務(wù)數(shù)據(jù)，采用AO2011數(shù)據(jù)采集模板和SQL數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換等多種方法，始終無法導(dǎo)入A02011系統(tǒng)。

偶然間，筆者想到既然能用Microsoft Excel 2007電子表格處理XML文件，那么也許Microsoft Access 2007數(shù)據(jù)庫也能處理XML數(shù)據(jù)，于是試了一下，果然成功，且過程十分簡單，現(xiàn)將該方法介紹如下。

一、利用Microsoft Access 2007數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能將被審計單位提供的XML格式財務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access，還原成一個完整的財務(wù)數(shù)據(jù)庫

1.在Microsoft Access 2007中新建一個Access數(shù)據(jù)庫XXGA.accdb，鼠標右鍵點擊右邊“表1：表”→“導(dǎo)入（M）” →“XML文件（M）”，選擇要導(dǎo)入的XML文件“公共檔案類”，將其包含的文件全部導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫XXGA.accdb。

2.點擊“創(chuàng)建”→“表”新建表，按（一）步驟導(dǎo)入“總賬類”全部文件。

二、Microsoft Access 2007數(shù)據(jù)庫升遷

XML數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換完成后，利用Microsoft Access 2007據(jù)庫升遷功能，將Microsoft Access 2007數(shù)據(jù)庫XXGA.accdb升遷到SQL Server 2008 R2中。具體步驟如下：

1.更改安全設(shè)置。點擊“安全警告 已禁用了數(shù)據(jù)庫的某些內(nèi)容”后的“選項”按鈕，點擊“啟用此內(nèi)容”更改安全設(shè)置。

2.點擊工具欄上的“SQL Server”按鈕，啟動數(shù)據(jù)庫升遷向?qū)А?/p>

3.選擇（或輸入）SQL數(shù)據(jù)庫服務(wù)器名稱、登錄賬戶、密碼和升遷后的SQL Server數(shù)據(jù)庫名稱（XXGA2014）。

4.按>>按鈕，將可用表全部選擇到“導(dǎo)出SQL Server”中，點擊“下一步”完成數(shù)據(jù)升遷。

需要注意的是，在升遷Microsoft Acess 2007數(shù)據(jù)庫前要關(guān)閉所有已打開的數(shù)據(jù)表，否則會出現(xiàn)“任何數(shù)據(jù)庫對象處于打開狀態(tài)時升遷向?qū)Ь鶡o法運行。請關(guān)閉打開的對象并重試”如下錯誤提示信息：

三、SQL數(shù)據(jù)整理與AO數(shù)據(jù)采集

完成Access數(shù)據(jù)庫升遷后，即可啟動SQL Server 2008 R2，對升遷后的數(shù)據(jù)庫XXGA2014進行數(shù)據(jù)整理，重點檢查科目表、科目余額表有無編碼重復(fù)情況，科目余額表各級科目余額是否齊全，憑證表、余額表借貸是否平衡；以及時間、金額等字段類型是否正確。

科目編碼重復(fù)與各級科目余額不全，是造成AO賬表重建失敗的主要原因之一。如果各級科目余額不全，需要按照末級科目→一級科目的順序逐級匯總。有關(guān)數(shù)據(jù)整理語句如下：

（一）科目表

select 科目編號，科目名稱，余額方向 into XXGA2014.dbo.審計_會計科目表 from XXGA2014.dbo.會計科目

（二）憑證表

SELECT 會計年度，會計期間號 as 會計期間，left（記賬憑證日期，4）+'-'+substring（記賬憑證日期，5，2）+'-'+right（記賬憑證日期，2） as 憑證日期， case when 記賬憑證類型編號='JZ' then '記賬' end as 憑證類型，記賬憑證編號 as 憑證編號，記賬憑證行號 as 分錄號，記賬憑證摘要 as 摘要，科目編號， 輔助項1編號 as 輔助核算代碼，cast（借方本幣金額 as decimal（18，2）） as 借方金額，cast（貸方本幣金額 as decimal（18，2）） as 貸方金額，附件數(shù)，制單人，審核人，記賬人，記賬標志，作廢標志 into XXGA2014.dbo.審計_會計憑證表 FROM XXGA2014.dbo.記賬憑證 where 記賬標志=1 and 作廢標志=0 order by 會計年度，會計期間號，left（記賬憑證日期，4）+'-'+substring（記賬憑證日期，5，2）+'-'+right（記賬憑證日期，2）

（三）余額表

1.原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

SELECT 會計年度，會計期間號 as 會計期間，科目編號，case when 期初余額方向='借' then cast（期初本幣余額 as decimal（18，2）） else '0.00' end as 期初借方余額，case when 期初余額方向='貸' then abs（cast（期初本幣余額 as decimal（18，2））） else '0.00' end as 期初貸方余額 into #科目余額 FROM XXGA2014.dbo.科目余額及發(fā)生額 where 會計期間號='1' order by 會計年度，會計期間號，科目編號

2.查看科目編碼長度及重復(fù)情況

select distinct 會計年度，LEN（科目編號） as 碼長 from #科目余額 group by 會計年度，科目編號 order by 會計年度，LEN（科目編號） ---科長分別 為目6、8、10、12共4級，無1級科目

select distinct 會計年度，科目編號，count（科目編號） as 次數(shù) from #科目余額 group by 會計年度，科目編號 having count（科目編號）>1 order by 會計年度，科目編號

（1）查詢末級明細科目，生成5級科目余額

SELECT會計年度，科目編號，sum（期初借方余額） as 期初借方余額，sum（期初貸方余額） as 期初貸方余額 into XXGA2014.dbo.審計_科目余額表 FROM #科目余額 group by 會計年度，科目編號 order by 會計年度，科目編號

（2）匯總5級科目，生成4級科目余額

insert into XXGA2014.dbo.審計_科目余額表 select 會計年度，left（科目編號，10） as 科目編號，sum（期初借方余額） as 期初借方余額，sum（期初貸方余額） as 期初貸余額 from XXGA2014.dbo.審計_科目余額表 where len（科目編號）=12 group by 會計年度，left（科目編號，10） order by 會計年度，left（科目編號，10）

（3）匯總4級科目，生成3級科目余額

insert into XXGA2014.dbo.審計_科目余額表 select 會計年度，left（科目編號，8） as 科目編號，sum（期初借方余額） as 期初借方余額， sum（期初貸方余額） as 期初貸余額 from XXGA2014.dbo.審計_科目余額表 where len（科目編號）=10 group by 會計年度，left（科目編號，8） order by 會計年度，left（科目編號，8）

（4）匯總3級科目，生成2級科目余額

insert into XXGA2014.dbo.審計_科目余額表 select 會計年度，left（科目編號，6） as 科目編號，sum（期初借方余額） as 期初借方余額， sum（期初貸方余額） as 期初貸余額 from XXGA2014.dbo.審計_科目余額表 where len（科目編號）=8 group by 會計年度，left（科目編號，6） order by 會計年度，left（科目編號，6 ）

（5）匯總2級科目，生成1級科目余額

insert into XXGA2014.dbo.審計_科目余額表 select 會計年度，left（科目編號，4） as 科目編號，sum（期初借方余額） as 期初借方余額，sum（期初貸方余額） as 期初貸余額 from XXGA2014.dbo.審計_科目余額表 where len（科目編號）=6 group by 會計年度，left（科目編號，4） order by 會計年度，left（科目編號，4）

（四）輔助核算信息

由于各單位輔助核算設(shè)置不一致，因此難形成統(tǒng)一的轉(zhuǎn)換腳本。以下腳本僅供參考。

1.輔助信息

SELECT distinct 檔案名稱 as 輔助類別，檔案值編碼 as 輔助代碼，檔案值名稱 as 輔助名稱 into XXGA2014.dbo.審計_輔助信息表 FROM XXGA2014.dbo.自定義檔案項 a left join XXGA2014.dbo.自定義檔案值 b on a.檔案編碼=b.檔案編碼 order by 檔案值編碼。

2.輔助余額表

SELECT 會計年度，會計期間號，科目編號，輔助項編號 as 輔助代碼，期初余額方向， cast（期初本幣余額 as decimal（18，2）） as期初余額 into 輔助余額表 FROM XXGA2014.dbo.科目余額及發(fā)生額。

3.輔助憑證

SELECT會計年度，會計期間號，cast （substring（記賬憑證日期，1，4）+'-' + substring（記賬憑證日期，5，2）+'-'+ substring（記賬憑證日期，7，2） as DATE） as 記賬憑證日期，記賬憑證類型編號，記賬憑證編號，記賬憑證行號，科目編號，記賬憑證摘要，輔助項編號， cast（借方本幣金額 as decimal（18，2）） as 借方金額， cast（貸方本幣金額as decimal（18，2）） as貸方金額，附件數(shù)，制單人，審核人，記賬人 into 輔助憑證表 FROM XXGA2014.dbo.記賬憑證 where 記賬標志=1 and 作廢標志=0

整理完成后即可利用AO2011系統(tǒng)輔助導(dǎo)入功能將科目表、憑證表、余額表及輔助核算信息導(dǎo)入AO系統(tǒng)進行賬表重建，供AO審計分析。

（作者單位：云南省曲靖羅平縣審計局）