公路檔案信息開發(fā)利用的現(xiàn)狀調(diào)查與分析

【摘要】改革開放以來，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展帶動了公路建設(shè)的同步發(fā)展?，F(xiàn)今，公路事業(yè)形成了大量業(yè)內(nèi)資料，日積月累的檔案信息資料對檔案管理工作帶來了極大挑戰(zhàn)，本文結(jié)合工作實(shí)際就公路檔案信息的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對公路檔案信息開發(fā)利用的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查與分析。

【關(guān)鍵詞】公路；檔案管理；信息開發(fā)利用

1、公路檔案信息的現(xiàn)狀

1.1公路檔案信息的特點(diǎn)

與其他系統(tǒng)檔案相比，公路建設(shè)時間緊、任務(wù)重、涉及面廣、工作量大、組成復(fù)雜等特點(diǎn)，這使得公路檔案信息在形成與管理方面，與其他方面檔案有著較大區(qū)別，具有以下明顯特征：

1.1.1專業(yè)性和復(fù)雜性

檔案內(nèi)容大部分是技術(shù)方面的，專業(yè)性很強(qiáng)，尤其在公路工程科研、設(shè)計、施工、養(yǎng)護(hù)等過程中形成的記錄和文件，是對公路有關(guān)專業(yè)技術(shù)內(nèi)容及方法、手段的集中體現(xiàn)。因此，公路工作檔案作為工程技術(shù)活動產(chǎn)物，具有鮮明的專業(yè)特點(diǎn)。與此同時，公路工作檔案不僅在自身體系需要，更是涉及交通部、交通廳、建設(shè)單位、設(shè)計單位、多家施工單位、多家監(jiān)理單位，總數(shù)達(dá)數(shù)十家直接相關(guān)單位；同時，沿途還需涉及政府、電力電訊、材料供應(yīng)廠家等多個部門，大大提高了公路檔案的復(fù)雜性和管理難度。

1.1.2周期長和階段性強(qiáng)

一個工程項(xiàng)目從立項(xiàng)審批、可行性研究、圖紙?jiān)O(shè)計、招投標(biāo)、工程施工、交工驗(yàn)收、直至最后的竣工驗(yàn)收，往往需要跨越較長的時間，通常在2年以上。而各類檔案信息，也是伴隨著項(xiàng)目建設(shè)活動的開展所形成的，其形成周期同樣很長。

同時在項(xiàng)目施工的全過程當(dāng)中，通常需要?dú)v經(jīng)路基、橋梁、隧道、通訊、綠化等各階段的工程建設(shè)，需要各種專業(yè)化的施工隊(duì)伍參與，這都使得檔案的形成具有很強(qiáng)的階段性特點(diǎn)，必須在各階段中都加強(qiáng)檔案的管理工作，以免影響到后續(xù)工程的施工。

1.1.3唯一性和重復(fù)使用性

一項(xiàng)工程，需要結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況進(jìn)行設(shè)計，然后根據(jù)設(shè)計進(jìn)行施工，在全國范圍內(nèi)，完全相同的公路和橋梁不存在，這是工程項(xiàng)目的唯一性，因此與其對應(yīng)的檔案也是唯一的。確保公路工作檔案的齊全完整，對檔案管理人員提出了更高的要求。另一方面，盡管公路工作檔案具有唯一性，但公路工程在技術(shù)細(xì)節(jié)上可以進(jìn)行借鑒，甚至能重復(fù)使用。

1.2公路工作信息開發(fā)利用工作中存在的問題

1.2.1對檔案信息認(rèn)識不足

檔案管理意識的缺乏，是檔案工作發(fā)展的一大制約因素，直接影響檔案資料的收集和整理。有的單位沒有重視資料的整理歸檔，有的單位對重大事件不注重積累和保存原始資料及證明材料，還有的單位對容易散失、遺漏的資料不積極追索。時過境遷，造成珍貴檔案資料的殘缺、丟失、變質(zhì)、失去檔案價值。

1.2.2檔案信息軟、硬件設(shè)施較差

網(wǎng)絡(luò)信息時代到來使檔案管理進(jìn)入了信息化數(shù)字化時代，重要性在多年的檔案管理發(fā)展當(dāng)中得以清晰的體現(xiàn)。公路檔案信息量巨大的特點(diǎn)對軟、硬件設(shè)施的要求更高。但有些檔案管理部門并沒有清晰認(rèn)識到這個問題。檔案部門較小、計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀老化，跟不上信息時代的要求，軟件系統(tǒng)更新慢，難以實(shí)現(xiàn)資源共享，并且系統(tǒng)防御力差，容易遇到網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，造成檔案丟失和損壞。

1.2.3人員素質(zhì)不高

目前，在公路工程的檔案管理人員中，專職人員較少，而兼職人員偏多，多數(shù)管理人員都是由該工程項(xiàng)目的技術(shù)人員所兼職的。盡管這類管理人員具備較高的學(xué)歷水平與工程管理經(jīng)驗(yàn)，但是卻缺乏對檔案工作的了解，不熟悉檔案管理的相關(guān)流程與業(yè)務(wù)，也缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，容易導(dǎo)致檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，甚至出現(xiàn)遺漏問題。

2、公路檔案信息化開發(fā)的必要性

公路檔案信息化是指在公路檔案管理活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對公路檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理和提供利用服務(wù)。在計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用的情況下，信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。

2.1公路檔案信息化有利于檔案管理省時省力，提高人力資源成本利用率

公路檔案信息化后，網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時化的特點(diǎn)使檔案信息只需一次錄入，檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)多次利用并實(shí)現(xiàn)信息共享，信息可以進(jìn)行打印、復(fù)制等操作，便于檔案的調(diào)閱。

2.2公路檔案信息化有利于提高檔案的快速性、準(zhǔn)確性和及時性

公路檔案信息化的情況下，只需通過網(wǎng)絡(luò)即可及時查詢，更為快捷。管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等選取最佳查詢方案，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

通過對公路檔案信息化管理，一方面能通過對檔案信息的收集、整理與分析，以及早發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)過程中所存在的問題與隱患，并通過實(shí)施技術(shù)調(diào)整、工藝調(diào)整或施工隊(duì)伍更換等措施，以確保項(xiàng)目施工的安全與順利進(jìn)行；另一方面，當(dāng)公路工程事故一旦發(fā)生時，公路檔案還能作為事故分析、程度判斷、根源查找以及責(zé)任確定的重要憑據(jù)，從而有利于公路工程事故及問題的及早解決。

3、實(shí)現(xiàn)公路檔案信息化的途徑

3.1加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，打造高素質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍

公路檔案信息化建設(shè)給檔案管理人員提出了更高要求，這就必須培養(yǎng)一支掌握檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，具有較高政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力的高素質(zhì)隊(duì)伍。當(dāng)務(wù)之急就是對公路檔案管理人員的培訓(xùn)，使之能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

3.2完善公路檔案信息化軟、硬件設(shè)施，提高檔案信息資源利用率

運(yùn)用科學(xué)合理的軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)對公路檔案信息的數(shù)字化處理，加強(qiáng)對公路檔案的軟件的建設(shè)，通過積極采用現(xiàn)代化的檔案管理軟件，建立公路檔案的管理網(wǎng)站等方式，以確保公路檔案信息的有效錄入、存儲與管理、利用。

公路檔案的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善相應(yīng)的硬件設(shè)備，在硬件設(shè)備的購置過程中，掃描儀、計算機(jī)等設(shè)備應(yīng)該具備經(jīng)濟(jì)性與實(shí)用性，盡可能地保證資金的合理運(yùn)用，避免購置一些性能差而價格高的設(shè)備。

3.3逐步完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化

根據(jù)公路檔案管理的相關(guān)規(guī)定要求，公路檔案信息資源的共享，進(jìn)一步統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍結(jié)合公路檔案管理的實(shí)際情況以及公路管理部門的特殊性，積極轉(zhuǎn)變原有的管理理念，并通過不斷完善檔案管理制度，以推動其不斷向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的方向邁進(jìn)。

因此適應(yīng)新形勢的發(fā)展，建立電子計算機(jī)與現(xiàn)代通訊技術(shù)相結(jié)合的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，突破空間的限制，使檔案管理能夠在信息網(wǎng)上進(jìn)行工作已成為趨勢。要以與時俱進(jìn)的精神和樂于探索的勇氣，敢于開創(chuàng)公路檔案信息開發(fā)工作的新局面，更好地為公路建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]周析.如何做好公路工程檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2014（5）.

[2]吳佩.高速公路檔案信息化建設(shè)探析[J].經(jīng)營管理者，2014（31）.

[3]索學(xué)艷.公路工程檔案管理工作的難點(diǎn)與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2014（4）.