PMI項(xiàng)目管理知識(shí)應(yīng)用

摘 要：簡(jiǎn)要分析PMI項(xiàng)目管理知識(shí)體系及國(guó)內(nèi)項(xiàng)目管理存在的不足，討論如何提供國(guó)內(nèi)公司的項(xiàng)目管理水平。希望通過(guò)文章的分析和探討，能夠?yàn)橄嚓P(guān)人士提供一定的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：管理過(guò)程組；項(xiàng)目管理過(guò)程組；啟動(dòng)過(guò)程組；規(guī)劃過(guò)程組；執(zhí)行過(guò)程組；監(jiān)控過(guò)程組；收尾過(guò)程組

1 項(xiàng)目及其特性

美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)主席保羅說(shuō)，“在當(dāng)今社會(huì)，一切都是項(xiàng)目，一切也將成為項(xiàng)目”。那么項(xiàng)目是什么：項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性活動(dòng)。根據(jù)上述定義，可知項(xiàng)目具有以下兩大特性：臨時(shí)性和獨(dú)特性。

項(xiàng)目的臨時(shí)性是指項(xiàng)目過(guò)程具有臨時(shí)性，即項(xiàng)目本身具有起點(diǎn)和終點(diǎn)。其持續(xù)時(shí)間可以很長(zhǎng)，也可以很短，當(dāng)項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成或項(xiàng)目需求不復(fù)存在時(shí)，項(xiàng)目即結(jié)束。但項(xiàng)目創(chuàng)造的產(chǎn)品、服務(wù)或成果往往是持續(xù)性的成果。例如都江堰修建過(guò)程即為一個(gè)項(xiàng)目，在李冰的組織帶領(lǐng)下，歷時(shí)八年，建成了這一歷史工程——都江堰，即修建都江堰項(xiàng)目結(jié)束，但項(xiàng)目成果，都江堰，在兩千多年之后的今天依然發(fā)揮著重要作用。

項(xiàng)目創(chuàng)造的產(chǎn)品、服務(wù)或成果可能存在重復(fù)元素，但這種重復(fù)，并不改變項(xiàng)目工作本質(zhì)上的獨(dú)特性。例如，每個(gè)項(xiàng)目都可能因?yàn)闀r(shí)間不同、環(huán)境不同、執(zhí)行團(tuán)隊(duì)不同、設(shè)計(jì)不同等，而具有獨(dú)特性。

2 項(xiàng)目階段

項(xiàng)目階段是一組具有邏輯關(guān)系的項(xiàng)目活動(dòng)的集合，通常以一個(gè)或多個(gè)交付成果的完成為結(jié)束。例如，石油化工工程建設(shè)項(xiàng)目通常劃分為可行性研究階段、初步設(shè)計(jì)階段、詳細(xì)設(shè)計(jì)階段、施工階段、試車(chē)階段、開(kāi)車(chē)階段、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)階段。項(xiàng)目階段劃分的數(shù)量取決于項(xiàng)目的規(guī)模、復(fù)雜程度等。通常情況下，不同項(xiàng)目階段的工作重點(diǎn)不同，涉及不同的組織，需要不同的技能等。項(xiàng)目階段結(jié)束是重新評(píng)估項(xiàng)目活動(dòng)的節(jié)點(diǎn)，在通常情況下，項(xiàng)目階段結(jié)束需要獲得相應(yīng)的批準(zhǔn)。

3 項(xiàng)目管理過(guò)程組

項(xiàng)目過(guò)程是為創(chuàng)建特定產(chǎn)品、服務(wù)或成果而執(zhí)行的一系列相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)。項(xiàng)目管理就是將知識(shí)、技能、工具及技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)。PMI組織根據(jù)項(xiàng)目管理過(guò)程的特點(diǎn)，將項(xiàng)目管理過(guò)程歸納為五個(gè)過(guò)程組：?jiǎn)?dòng)過(guò)程組、規(guī)劃過(guò)程組、執(zhí)行過(guò)程組、監(jiān)控過(guò)程組、收尾過(guò)程組。項(xiàng)目管理過(guò)程根據(jù)其主要活動(dòng)所在的過(guò)程組進(jìn)行劃分。

項(xiàng)目管理五個(gè)過(guò)程組之間相互依存，相互作用，在項(xiàng)目的各個(gè)階段，通常需要反復(fù)實(shí)施各個(gè)過(guò)程組及其過(guò)程。

3.1 啟動(dòng)過(guò)程組

啟動(dòng)過(guò)程組是由定義新項(xiàng)目或現(xiàn)有項(xiàng)目的新階段，并授權(quán)啟動(dòng)該項(xiàng)目或階段的執(zhí)行過(guò)程組成。在啟動(dòng)過(guò)程中，初步定義項(xiàng)目范圍、初步落實(shí)財(cái)務(wù)資源、識(shí)別能夠影響項(xiàng)目總體結(jié)果的內(nèi)部及外部干系人、選定項(xiàng)目經(jīng)理。并分別將上述信息記入項(xiàng)目章程和干系人登記冊(cè)中。

啟動(dòng)過(guò)程組的主要作用是：確保干系人期望與項(xiàng)目目標(biāo)一致。使干系人明晰項(xiàng)目范圍和目標(biāo)，了解其參與項(xiàng)目或項(xiàng)目階段，有助于其期望的實(shí)現(xiàn)。

大型復(fù)雜項(xiàng)目，在項(xiàng)目的各個(gè)階段均要執(zhí)行啟動(dòng)過(guò)程，以便于確認(rèn)最初制定的項(xiàng)目章程和項(xiàng)目干系人所做出的決定是否依然有效，有助于項(xiàng)目干系人判斷項(xiàng)目是否依然符合其業(yè)務(wù)需要，并決定該項(xiàng)目是繼續(xù)、推遲還是終止。

在項(xiàng)目啟動(dòng)過(guò)程中，一旦項(xiàng)目章程獲得批準(zhǔn)，項(xiàng)目也就得到了正式授權(quán)，同時(shí)授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理為開(kāi)展后續(xù)項(xiàng)目活動(dòng)而動(dòng)用組織資源。

我們?cè)趩?dòng)過(guò)程組的執(zhí)行過(guò)程中，通常能夠做到?jīng)Q策迅速，快速制定及批復(fù)項(xiàng)目章程，準(zhǔn)確并有效的識(shí)別項(xiàng)目重要干系人。進(jìn)而能夠有效的把握并獲取項(xiàng)目機(jī)會(huì)。

3.2 規(guī)劃過(guò)程組

規(guī)劃過(guò)程組是由規(guī)定項(xiàng)目范圍、定義和優(yōu)化項(xiàng)目目標(biāo)，及為達(dá)成上述目標(biāo)制定執(zhí)行方案的執(zhí)行過(guò)程組成。規(guī)劃過(guò)程制定項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目執(zhí)行文件。項(xiàng)目管理計(jì)劃需要隨著項(xiàng)目信息及數(shù)據(jù)的收集而逐步更新，項(xiàng)目管理計(jì)劃和執(zhí)行文件的編制是持續(xù)反復(fù)過(guò)程。

規(guī)劃過(guò)程組的主要作用是：為成功完成項(xiàng)目或項(xiàng)目階段規(guī)劃戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)、執(zhí)行方案或路線。對(duì)規(guī)劃過(guò)程組進(jìn)行有效的管理，有助于獲得干系人的認(rèn)可和保證。

規(guī)劃過(guò)程組制定的項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目執(zhí)行文件應(yīng)該覆蓋項(xiàng)目所有相關(guān)方面，包括項(xiàng)目范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、溝通、人力資源、風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)、干系人等等。在制定項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目執(zhí)行文件時(shí)，應(yīng)征求項(xiàng)目干系人意見(jiàn)，要考慮項(xiàng)目的性質(zhì)、既定的項(xiàng)目邊界、適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控活動(dòng)以及項(xiàng)目所處的環(huán)境等。

規(guī)劃過(guò)程組的執(zhí)行過(guò)程，往往被國(guó)內(nèi)公司所忽視。我們往往在項(xiàng)目初期制定詳盡的項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目執(zhí)行文件，但是，通常無(wú)法保證其隨著項(xiàng)目的進(jìn)程而滾動(dòng)更新，進(jìn)而導(dǎo)致其與項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)程大范圍偏離，進(jìn)而根本無(wú)法據(jù)此管理項(xiàng)目實(shí)施。上述結(jié)果又進(jìn)一步助長(zhǎng)了項(xiàng)目管理計(jì)劃無(wú)用論，使其更不被重視。

在PMI項(xiàng)目管理體系中，規(guī)劃過(guò)程組是非常重要的過(guò)程組，是PMI項(xiàng)目管理理論的核心。通過(guò)規(guī)劃過(guò)程組中的執(zhí)行過(guò)程對(duì)項(xiàng)目范圍、時(shí)間、成本等進(jìn)行分析，并制定科學(xué)的項(xiàng)目管理計(jì)劃。項(xiàng)目管理計(jì)劃是一種手段，以便于科學(xué)的配置項(xiàng)目資源、分配項(xiàng)目時(shí)間。PMI項(xiàng)目管理要求務(wù)必確保項(xiàng)目管理計(jì)劃隨著項(xiàng)目進(jìn)程滾動(dòng)更新，使其能夠與項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)程相符合，以便于更準(zhǔn)確的指導(dǎo)項(xiàng)目工作的執(zhí)行。

3.3 執(zhí)行過(guò)程組

執(zhí)行過(guò)程組是由完成項(xiàng)目管理計(jì)劃中定義的工作以滿足項(xiàng)目規(guī)定的執(zhí)行過(guò)程組成。項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程組需要根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃協(xié)調(diào)人員和資源，管理干系人期望、以及整合及實(shí)施項(xiàng)目活動(dòng)。

在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，可能觸發(fā)預(yù)期活動(dòng)持續(xù)時(shí)間變更，預(yù)期資源的使用效率及可用性變更，及未知風(fēng)險(xiǎn)等。進(jìn)而可能導(dǎo)致項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目執(zhí)行文件的修改，甚至重建。

通常國(guó)內(nèi)公司項(xiàng)目成員較為穩(wěn)定，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員長(zhǎng)期一起工作，相互之間熟悉且已經(jīng)具有默契。因此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員通常在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建立之初，即可形成高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，可以快速實(shí)施并完成項(xiàng)目活動(dòng)。執(zhí)行過(guò)程組通常是國(guó)內(nèi)公司項(xiàng)目管理的核心，其保障了項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成。

但是，國(guó)內(nèi)公司在執(zhí)行過(guò)程組執(zhí)行過(guò)程實(shí)施過(guò)程中，也存在巨大的問(wèn)題。國(guó)內(nèi)公司的項(xiàng)目執(zhí)行程序文件往往流于形式，針對(duì)具體的工作執(zhí)行性差，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在實(shí)際工作中通常按照各自的工作經(jīng)驗(yàn)執(zhí)行。由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)能力存在差異，又缺少切實(shí)可行的執(zhí)行文件，進(jìn)而造成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員經(jīng)驗(yàn)水平嚴(yán)重影響項(xiàng)目的順利實(shí)施。然而，富有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目成員往往是極度缺乏的，很多項(xiàng)目由于優(yōu)秀的項(xiàng)目成員不足，進(jìn)而導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施困難，更甚者可能導(dǎo)致項(xiàng)目目標(biāo)無(wú)法達(dá)成。

3.4 監(jiān)控過(guò)程組

監(jiān)控過(guò)程組是由跟蹤、檢查、協(xié)調(diào)項(xiàng)目進(jìn)度與績(jī)效，確定必要的計(jì)劃變更，并啟動(dòng)相應(yīng)的變更所必需的過(guò)程組成。監(jiān)控過(guò)程組包括如下活動(dòng)：

控制變更，推薦糾正措施或?qū)赡艹霈F(xiàn)的問(wèn)題推薦預(yù)防措施；對(duì)比項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目績(jī)效測(cè)量基準(zhǔn)，監(jiān)督項(xiàng)目執(zhí)行情況；監(jiān)控過(guò)程組的主要作用是：定期（或特定時(shí)期）對(duì)項(xiàng)目績(jī)效進(jìn)行考核和分析，以確定其與項(xiàng)目管理計(jì)劃的偏差，進(jìn)而采取糾正或預(yù)防措施，使項(xiàng)目按照項(xiàng)目管理計(jì)劃實(shí)施。

監(jiān)控過(guò)程組的工作基礎(chǔ)是項(xiàng)目管理計(jì)劃文件和項(xiàng)目執(zhí)行程序文件，而國(guó)內(nèi)公司上述文件往往流于形式，進(jìn)而導(dǎo)致項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)控主要依靠項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作經(jīng)驗(yàn)。可以認(rèn)為，國(guó)內(nèi)公司監(jiān)控過(guò)程組的活動(dòng)主要是結(jié)果監(jiān)控，缺乏過(guò)程監(jiān)控手段，僅當(dāng)非目標(biāo)結(jié)果發(fā)生后，依靠高效的執(zhí)行能力進(jìn)行糾正。

3.5 收尾過(guò)程組

收尾過(guò)程組是由結(jié)束所有項(xiàng)目管理活動(dòng)，正式結(jié)束項(xiàng)目、階段或合同責(zé)任的執(zhí)行過(guò)程組成。當(dāng)收尾過(guò)程組完成時(shí)，標(biāo)志著項(xiàng)目或項(xiàng)目階段正式結(jié)束。收尾過(guò)程組，可能包含如下活動(dòng)：獲得客戶或項(xiàng)目發(fā)起人驗(yàn)收，以正式結(jié)束項(xiàng)目或階段；記錄經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；將所有相關(guān)項(xiàng)目文件歸檔，以便作為歷史數(shù)據(jù)使用；結(jié)束所有采購(gòu)活動(dòng)，確保所有相關(guān)協(xié)議的完結(jié)；對(duì)項(xiàng)目成員進(jìn)行評(píng)估，釋放項(xiàng)目資源。

收尾過(guò)程組也用于正式處理項(xiàng)目提前結(jié)束的情形。包括：終止、取消項(xiàng)目。

國(guó)內(nèi)公司在收尾過(guò)程組的主要活動(dòng)集中于釋放項(xiàng)目資源，往往疏忽于經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)及項(xiàng)目文件歸檔。對(duì)于公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展而言，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)及項(xiàng)目文件歸檔應(yīng)該是更重要的環(huán)節(jié)。因?yàn)椋?jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)及項(xiàng)目文件歸檔是將項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等無(wú)形資產(chǎn)由項(xiàng)目組成員向公司轉(zhuǎn)移的過(guò)程，只有經(jīng)過(guò)上述過(guò)程，公司的技術(shù)資產(chǎn)才能不斷的積累，公司的技術(shù)水平才能不斷的提高。

4 如何根據(jù)PMI項(xiàng)目管理體系提高項(xiàng)目管理水平

美國(guó)項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)（PMI）提出項(xiàng)目管理知識(shí)體系是國(guó)際上廣泛認(rèn)可的項(xiàng)目管理知識(shí)體系。我們應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)其先進(jìn)的項(xiàng)目管理知識(shí)，發(fā)現(xiàn)并糾正我們?cè)陧?xiàng)目管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。

首先，我們必須糾正對(duì)規(guī)劃過(guò)程組中項(xiàng)目管理計(jì)劃認(rèn)識(shí)。項(xiàng)目管理計(jì)劃是一種管理工具，我們通過(guò)這種管理工具使資源配置、時(shí)間分配更為科學(xué)。項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)程可以與項(xiàng)目管理計(jì)劃不一致，但是我們不能因此而忽視、甚至放棄項(xiàng)目管理計(jì)劃；項(xiàng)目管理計(jì)劃務(wù)必保持與項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)程滾動(dòng)更新，且漸進(jìn)明細(xì)，這樣項(xiàng)目管理計(jì)劃才能有效的管理項(xiàng)目實(shí)施。項(xiàng)目管理計(jì)劃是PMI項(xiàng)目管理體系的核心內(nèi)容，也是執(zhí)行過(guò)程組及監(jiān)控過(guò)程組的活動(dòng)基礎(chǔ)。

其次，公司應(yīng)該完善項(xiàng)目執(zhí)行程序文件的編制及管理，使其能夠適合、指導(dǎo)及規(guī)范項(xiàng)目成員活動(dòng)。這樣公司才能夠真正成為一個(gè)更為廣闊的平臺(tái)，從管理制度及項(xiàng)目執(zhí)行程序上保證項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)及水平將成為管理制度及執(zhí)行程序的強(qiáng)有力的補(bǔ)充。使項(xiàng)目最終擺脫項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的限制，符合項(xiàng)目要求的成員，只要按照公司的管理制度及項(xiàng)目執(zhí)行程序工作，即能夠確保項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成。進(jìn)而從根本上解決優(yōu)秀的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員缺乏的問(wèn)題。

完成上述工作之后，監(jiān)控過(guò)程組的監(jiān)控活動(dòng)才能做到有章可循。根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃，我們可以對(duì)項(xiàng)目過(guò)程展開(kāi)監(jiān)控，在活動(dòng)結(jié)果尚未產(chǎn)生之前，發(fā)現(xiàn)其可能存在的問(wèn)題，并提前做出調(diào)整，進(jìn)而管理項(xiàng)目實(shí)施。完善的項(xiàng)目執(zhí)行程序文件，不僅可以規(guī)范項(xiàng)目成員活動(dòng)，同時(shí)也為監(jiān)控活動(dòng)提供了重要依據(jù)，并確保項(xiàng)目成品文件可控，項(xiàng)目成品文件的質(zhì)量不再因項(xiàng)目成員的不同而不同。

最后公司應(yīng)建立項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)及歸檔，項(xiàng)目執(zhí)行程序文件更新完善的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。對(duì)個(gè)人而言，受限于工作時(shí)間、專(zhuān)業(yè)背景及工作內(nèi)容等因素，工作經(jīng)驗(yàn)是有限的。但是，對(duì)于公司而言，卻不受上述條件限制，其可以通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)制度、企業(yè)文化等措施將公司成員個(gè)人的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等無(wú)形資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為公司的有形資產(chǎn)。項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)的過(guò)程，同時(shí)也應(yīng)該是項(xiàng)目執(zhí)行程序文件不斷更新、完善的過(guò)程。項(xiàng)目執(zhí)行文件只有不斷更新、完善，才能夠保持其生命力，適應(yīng)并滿足項(xiàng)目管理的需要。公司的技術(shù)水平也將隨著經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)、知識(shí)的積累、項(xiàng)目執(zhí)行文件更新而不斷提高。同時(shí)，上述工作也會(huì)極大的促進(jìn)下公司內(nèi)部項(xiàng)目成員技術(shù)水平的提供，進(jìn)而保障公司項(xiàng)目管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)

[1]A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE （PMBOK？誖 Guide）-Fifth Edition[Z].