信息化管理與檔案管理人員素質(zhì)提升研究

摘 要：隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，一些信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)開(kāi)始運(yùn)用于檔案管理工作之中，檔案管理信息化就對(duì)相關(guān)工作人員提出了更高的要求，我國(guó)的檔案管理工作人員都應(yīng)積極應(yīng)對(duì)信息化管理的客觀要求，正視自身存在的不足，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升工作業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞：信息化管理；檔案管理人員；素質(zhì)提升

檔案材料是記載每位員工成長(zhǎng)、學(xué)習(xí)、工作與其他經(jīng)歷的原始資料，對(duì)每位員工的原始資料進(jìn)行真實(shí)記載、完整收集、分類整理、密封保存就是人事管理工作員工的一項(xiàng)基本任務(wù)。隨著現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中人才流動(dòng)的不斷加速，相關(guān)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人才招聘、人才調(diào)查、人事考核時(shí)，就需要了解這位員工在以前的政治立場(chǎng)、思想品格、技術(shù)能力、工作業(yè)績(jī)與較為重要的原始材料，這就凸顯出檔案材料對(duì)員工過(guò)去以往經(jīng)歷的重要性，故此，每個(gè)單位都應(yīng)高度重視員工的檔案管理工作。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，一些信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)也開(kāi)始運(yùn)用于檔案管理工作之中，檔案管理信息化就對(duì)相關(guān)工作人員提出了更高的要求，我國(guó)的檔案管理工作人員都應(yīng)積極應(yīng)對(duì)信息化管理的客觀要求，正視自身存在的不足，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升工作業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升檔案管理的信息化水平。

1 信息化管理對(duì)檔案管理工作人員的能力要求

1.1 業(yè)務(wù)操作能力

我國(guó)檔案管理正處于從紙質(zhì)化管理邁向信息化管理的關(guān)鍵時(shí)期，對(duì)相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)操作能力的要求也越來(lái)越高，每位工作人員除了具備一些基礎(chǔ)的操作技能之外，比如文書(shū)立卷、檔案整理、編目、鑒定、檔案保護(hù)等，還應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，熟悉相關(guān)軟件的操作程序；此外，隨著人才國(guó)際化的程度不斷加深，我國(guó)檔案管理人員還應(yīng)具備一定的外語(yǔ)運(yùn)用能力，具備查閱國(guó)際人才檔案材料的能力，以及把我國(guó)尖端人才的檔案材料翻譯為外國(guó)語(yǔ)言的能力等。

1.2 檔案管理能力

檔案管理是一種綜合性、復(fù)合型的工作，不僅僅涉及到檔案材料的收集與整理，更為重要的是對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒定、保管、開(kāi)發(fā)、統(tǒng)計(jì)以及綜合利用等管理性工作，因此，檔案管理人員必須具備相應(yīng)的管理能力，全面統(tǒng)籌好檔案材料的綜合管理工作，把這些管理程序做到完美銜接，便于相關(guān)人員進(jìn)行查閱和利用，提升工作效率。

1.3 持續(xù)學(xué)習(xí)的能力

信息技術(shù)的發(fā)展速度已經(jīng)超出了人類的想象，信息技術(shù)的推出層出不窮、各種操作軟件升級(jí)換代的節(jié)奏和頻率大為提升，這就要求檔案管理人員具備持續(xù)學(xué)習(xí)的能力，樹(shù)立起終身學(xué)習(xí)的理念，不斷學(xué)習(xí)各種操作軟件的使用要領(lǐng)，還應(yīng)學(xué)習(xí)統(tǒng)計(jì)學(xué)、管理系、古典文獻(xiàn)學(xué)、以及本專業(yè)的相關(guān)知識(shí)，提升自身理論素養(yǎng)，力爭(zhēng)使自己成為一名復(fù)合型檔案管理人才。

2 信息化管理背景下我國(guó)檔案管理工作存在的不足

2.1 一些員工對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不到位

檔案管理信息化是伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的，檔案管理工作覆蓋面強(qiáng)、工作量巨大，涉及到方方面面面的內(nèi)容，檔案管理人員需要與人事、財(cái)務(wù)、后勤、工會(huì)、管理階層等部門(mén)打交道，長(zhǎng)時(shí)間處理一些繁瑣、枯燥的工作，工作量的巨大往往使得一些工作人員忽視了對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)也不到位，很多員工的檔案管理工作仍處于書(shū)面抄寫(xiě)、紙質(zhì)管理的初級(jí)階段，這就使得一些檔案管理工作的工作效率難以得到有效提升，工作人員也付出了艱辛的勞動(dòng)，但檔案管理質(zhì)量整體仍然偏低，這就是值得深思的現(xiàn)象。

2.2 一些單位對(duì)檔案管理信息化的重視程度不高

檔案管理信息化不僅僅是一種時(shí)代趨勢(shì)，更為重要的是各種信息技術(shù)的應(yīng)用，需要相關(guān)單位進(jìn)行大量的資金投入，購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的設(shè)備與操作軟件，還應(yīng)準(zhǔn)備相關(guān)設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)費(fèi)用、軟件的升級(jí)服務(wù)費(fèi)用，然而，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，并不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，一些單位管理階層就找種種借口，輕視檔案管理過(guò)程中各種信息技術(shù)的應(yīng)用，這其實(shí)是對(duì)檔案管理信息化的重視程度不夠，這就在整體上不利于我國(guó)檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程，使得我國(guó)檔案管理工作整理上落后于西方發(fā)達(dá)國(guó)家。

2.3 一些員工對(duì)檔案管理工作不夠重視

檔案管理工作不僅僅是檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部事務(wù)，更是一項(xiàng)社會(huì)性、整體性事務(wù)，需要每位員工、每個(gè)人員、相關(guān)單位的配合與合作，檔案材料是對(duì)一個(gè)員工過(guò)去成長(zhǎng)、學(xué)習(xí)與工作情況的總體衡量，是考核一個(gè)員工最為直接的原材材料，檔案材料涉及到每個(gè)員工或個(gè)人就業(yè)、升遷、就職、提干、述職等等情況，每個(gè)員工都應(yīng)重視和配合檔案管理人員的工作，然而，一些員工對(duì)檔案管理工作的重視力度不夠，認(rèn)為檔案材料是可有可無(wú)的事情，檔案管理人員隨意寫(xiě)上幾頁(yè)紙就可以了，有些高校畢業(yè)生為了圖省事，干脆把檔案材料找個(gè)地方隨意一放，以后去另外一個(gè)城市或單位就業(yè)時(shí)，不及時(shí)辦理檔案調(diào)動(dòng)手續(xù)，這不僅僅為相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)與工作人員帶來(lái)不便，也為自己的發(fā)展造成了一些不利因素。更有甚者，有些員工或個(gè)人長(zhǎng)期忽視自己的檔案材料，連自己的檔案在哪里都不知道，這就造成了自己工作情況檔案材料的斷檔，檔案管理人員就無(wú)法對(duì)其做出全面的記載，如果這名員工向往更高層次的單位發(fā)展時(shí)，檔案材料就會(huì)成為一種瓶頸，這種情況帶來(lái)的后果就會(huì)相當(dāng)嚴(yán)重。

3 檔案管理信息化對(duì)相關(guān)工作人員的要求

3.1 按照信息化的要求來(lái)進(jìn)行檔案管理

相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理階層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作信息化重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)決策對(duì)于檔案管理工作的影響及作用，加大對(duì)檔案管理部門(mén)的資金投入，確保信息化檔案管理所需要的硬件設(shè)備與軟件程序，認(rèn)真落實(shí)相關(guān)的檔案管理制度，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法、創(chuàng)新工作模式，將責(zé)任落實(shí)到人，讓檔案價(jià)值從靜止?fàn)顟B(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)，滯后性轉(zhuǎn)為超前性，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值。

3.2 建立適合信息化需要的檔案管理制度

檔案工作制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，建立的規(guī)章制度要符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，具有可操作性，其建立要以方便實(shí)用，簡(jiǎn)便易行，可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，加快檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，為檔案利用者搭建便捷、快速服務(wù)平臺(tái)，提高服務(wù)水平和質(zhì)量，在檔案鑒別過(guò)程中，能明辨是非，堅(jiān)決把虛假的資料拒之門(mén)外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

3.3 按照信息化的要求加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

新形勢(shì)下，檔案管理工作有了新的進(jìn)展，因此也需要檔案管理人員的素質(zhì)能夠隨著信息化的進(jìn)展而有所提高，相關(guān)工作人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，提升自身素質(zhì)；每家單位也應(yīng)做好檔案管理人員的培訓(xùn)管理工作，培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑。首先，要促進(jìn)培訓(xùn)的經(jīng)?；?、制度化。實(shí)踐中很多單位對(duì)于檔案管理人員缺乏培訓(xùn)，或采取隨機(jī)培訓(xùn)的方式，這實(shí)際上不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高?？梢钥紤]將培訓(xùn)工作納入單位發(fā)展計(jì)劃或年度工作計(jì)劃，有針對(duì)性開(kāi)展培訓(xùn)工作，確保實(shí)效。其次，要注重培訓(xùn)方式多樣化。以往大都采取聽(tīng)報(bào)告、講座的方式，內(nèi)容枯燥無(wú)味，應(yīng)用性不強(qiáng)，要結(jié)合參觀訪問(wèn)、實(shí)習(xí)交流等多種形式，培訓(xùn)效果將會(huì)更加突出。

檔案管理信息化是我國(guó)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，每家單位和相關(guān)人員都應(yīng)按照信息化的要求來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作，提升工作效率，提高我國(guó)檔案管理的整體水平，為用人單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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