信息系統(tǒng)監(jiān)理中途介入現(xiàn)存問題及解決對策探究

摘 要：中途介入，是監(jiān)理公司實施信息系統(tǒng)監(jiān)理過程中，不可避免的情況。文章通過簡要分析信息系統(tǒng)監(jiān)理的工作流程和內(nèi)容，引出中途介入要面臨的問題并提出解決對策。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；監(jiān)理；中途介入；現(xiàn)存問題；解決對策

隨著社會的進步，信息系統(tǒng)建設(shè)和信息產(chǎn)業(yè)得到了較快發(fā)展，電子科技的進步為其奠定了基礎(chǔ)，越來越多的信息系統(tǒng)爭先恐后建起并使用，也因此產(chǎn)生了不小效益。人們常說：凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。信息系統(tǒng)和信息產(chǎn)業(yè)化建設(shè)在迅猛發(fā)展的當(dāng)下，其存在的問題也日益凸顯：一是，建立起來的信息系統(tǒng)質(zhì)量不可靠；二是，系統(tǒng)建設(shè)很難按時完成；三是，項目建設(shè)資金使用缺乏科學(xué)管理；四是，沒有對相關(guān)資料進行規(guī)范化管理；五是，在項目實施過程中，施工內(nèi)容前后不一致，相關(guān)人員不負責(zé)任，缺乏安全防范意識，對信息系統(tǒng)的建設(shè)與實際用途沒有進行充分評估等問題普遍存在，并嚴重影響信息系統(tǒng)的質(zhì)量，難以保證工程的社會和經(jīng)濟效益。鑒于這一系列問題的存在，很多業(yè)主開始在工程建設(shè)中引入監(jiān)理項目，信息系統(tǒng)因此應(yīng)運而生。監(jiān)理公司這樣中途介入并實施監(jiān)理，勢必會遇到一些困擾，監(jiān)理公司要積極探究解決措施，完善信息系統(tǒng)監(jiān)理工作。

1 信息系統(tǒng)監(jiān)理流程

監(jiān)理公司經(jīng)過競標并中標后，完成法定程序后正式進入監(jiān)理工作。按照既定程序：成立項目指揮中心，相關(guān)人員各就各位，明確、熟悉工作環(huán)境和任務(wù)后，各司其職，制定規(guī)章制度、管理細則，正式展開監(jiān)理工作。監(jiān)理內(nèi)容主要包括：

信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是信息系統(tǒng)建設(shè)的兩種類型，其環(huán)節(jié)包括準備、設(shè)計、實施、驗收四個階段，針對不同的監(jiān)理系統(tǒng)，監(jiān)理工作的定位不同。一套完整的監(jiān)控系統(tǒng)都會涵蓋投資控制、進度控制、質(zhì)量控制、變更與風(fēng)險控制，合同管理、信息管理、安全管理、協(xié)調(diào)關(guān)系等任務(wù)，從而來保障工程項目按預(yù)期目標完成[1]。假如信息系統(tǒng)監(jiān)理中途介入，那么，該項工作就會缺乏完整性，甚至存在監(jiān)理漏洞等問題，如果應(yīng)對措施不當(dāng)，監(jiān)理工作則可能難以進行。

2 信息系統(tǒng)監(jiān)理中途介入可能面臨的問題

信息系統(tǒng)建設(shè)引入監(jiān)理作為一項新興產(chǎn)業(yè)，人們對其功能與作用了解得比較少，很多人在建設(shè)信息系統(tǒng)中后期才意識到要對其進行監(jiān)理，也就是信息系統(tǒng)監(jiān)理中途介入，此時，監(jiān)理人員可能要面臨以下問題：第一，工程施工已經(jīng)先行，監(jiān)理工作無法掌握到此前的任何情況；第二，無法搜集施工前期的相關(guān)資料；第三，監(jiān)理工作可能會受到工程施工方的一些阻撓，難以順利開展。比如，監(jiān)理工作得不到建設(shè)方和施工隊伍的認可、支持，甚至拖拉、推諉，不配合監(jiān)理單位對工程進度計劃表、項目相關(guān)文檔資料的收集工作；第四，監(jiān)理過程中可能還會受到設(shè)備供應(yīng)方不定期的干擾。

3 應(yīng)對信息系統(tǒng)監(jiān)理過程中相關(guān)問題的解決對策

要想有效解決上述問題，確保監(jiān)理工作的順利開展和施工項目的安全、有序推進，監(jiān)理公司應(yīng)采取如下解決措施：（1）建立健全管理機制，結(jié)合業(yè)主委托監(jiān)理合同的內(nèi)容和施工項目的建設(shè)特點，監(jiān)理公司要在施工現(xiàn)場以最快速度成立監(jiān)理項目部，同時將相關(guān)文件送呈建設(shè)單位；（2）多渠道、多方位掌握施工工程的相關(guān)資料，盡可能讓業(yè)主提供與監(jiān)理項目有關(guān)的如招投標文件、設(shè)計文件、施工合同、工程預(yù)算書等資料，同時需要承建方提供網(wǎng)絡(luò)施工進度計劃表、組織設(shè)計方案和開工申請，主要技術(shù)人員和管理人員名冊，及其有關(guān)工程檔案資料[2]。（3）制定完整的監(jiān)理細則，監(jiān)理工作的主要負責(zé)人應(yīng)根據(jù)監(jiān)理對象的實際情況，參照相關(guān)詳細資料制定完整的信息系統(tǒng)監(jiān)理細則，確保監(jiān)理工作有章可依，有條不紊地開展。（4）在搜集相關(guān)資料并制定有關(guān)細則的基礎(chǔ)上，組織建設(shè)方和承建方涉及工程的相關(guān)人員進行一次座談，監(jiān)理方向各方宣讀監(jiān)理合同，明確各方職責(zé)，探討下一步開展相關(guān)工作的事宜，明確提出需要相互配合或支持的工作內(nèi)容，為監(jiān)理工作的順利展開做好鋪墊；（5）以最快的速度掌握監(jiān)理對象的基本情況，結(jié)合監(jiān)理合同，理清思路，明確工作方向，同時謹防漏洞。

4 認真靈活展開監(jiān)理工作

面對上述諸多問題，采取積極應(yīng)對措施的條件下，應(yīng)積極認真而又靈活地展開信息系統(tǒng)監(jiān)理工作。首先，要到項目建設(shè)現(xiàn)場進行實地考察，熟悉施工現(xiàn)場的同時，驗證所搜集到材料的真實性，并且查看有關(guān)設(shè)備的詳細情況（包括其出場的相關(guān)標簽）是否與合同書描述的信息相符，已安裝的軟件與報備的購買材料是否相吻合。其次，通過對施工現(xiàn)場所有設(shè)備進行檢查核對后，監(jiān)理人員最好要求承建方提供與項目相關(guān)的材料進行報備，包括他們施工前后的一切相關(guān)材料，一樣不能漏，此項工作涉及監(jiān)理工作的成敗，要謹慎對待，對于審核不合格的設(shè)備或材料一律不準使用，甚至要更換，直至合格；其次，核查并記錄現(xiàn)場施工人員的相關(guān)證件，尤其是特種作業(yè)證，因為任何一個大的工程，都會有很多各種技能的人員參與其中，監(jiān)理公司對此要嚴格審核他們的資質(zhì)是否達標，確保系統(tǒng)監(jiān)理工程及其相關(guān)人員的工作依法進行，確保項目各方的利益不受損害。其三，如果在實施監(jiān)理工作過程中，出現(xiàn)承建方不配合相關(guān)工作開展的情況，監(jiān)理公司應(yīng)采取書面通知的方式提醒對方，如果他們不按要求和指定時間提交施工進度計劃表資料，監(jiān)理公司應(yīng)同樣以書面形式通知承包單位，責(zé)令其限期并按照要求補交、補齊，保障監(jiān)理工作的有序開展；其四，根據(jù)承包方提交上來的有關(guān)工程進度表，督促施工方切實按計劃進程進行施工，并堅持每天記錄下他們的施工進展情況，以便對未能按計劃和施工要求開展的內(nèi)容進行有效敦促和整改；最后，監(jiān)理公司與各方任何的溝通最好能夠始終以書面形式進行，堅持規(guī)范化的原則，通過多年的實踐積累，作者發(fā)現(xiàn)，在實際工作中，協(xié)調(diào)各方工作是監(jiān)理的重點和難點，報告、交流、座談是組織協(xié)調(diào)工作的主要形式，但是不管哪一種形式，最終都應(yīng)該形成書面的形式和業(yè)主、承建方達成有效溝通，便于保留工作材料，以備日后不時之需，才能保證工程的順利開展。舉個例子，監(jiān)理單位應(yīng)該根據(jù)日常收集到的素材和溝通的情況，有意識地整理成簡報或簡訊，以便建設(shè)單位隨時可以了解到工作的開展情況，以便針對存在的問題進行及時有效溝通，并得到解決。畢竟監(jiān)理工作涉及多方，要與各方形成有效溝通，就必須使協(xié)調(diào)手段多元化，一切以實際工作為著眼點，以業(yè)主、承建方、建設(shè)方監(jiān)理單位的利益為出發(fā)點，所以，在日常的溝通文件方面，監(jiān)理公司應(yīng)注意擬文下發(fā)的通知要一式多份，保證工程相關(guān)單位都能有備份，對工程的開展工作也有所了解，目的也在于保證施工項目能夠按計劃、有條不紊地進行，簡言之，通過文件進行有效溝通，是監(jiān)理工作最大限度避免行業(yè)風(fēng)險的極佳方式。

5 結(jié)束語

信息系統(tǒng)監(jiān)理是社會的新興產(chǎn)物，其中途介入有一定困難，文中所述應(yīng)對措施有一定的實用性，但凡事不可能一勞永逸，監(jiān)理公司應(yīng)不斷積累經(jīng)驗，研究執(zhí)行監(jiān)理過程中遇到的問題，積極探究解決信息系統(tǒng)中途介入的有效策略，才能有效避免監(jiān)理過程中的難題或風(fēng)險，確保信息系統(tǒng)工程建設(shè)的有效推進。

參考文獻

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