基于“四化”模型的企業(yè)制度體系建設(shè)工作

摘 要：文章是西安電子工程研究所在自身事業(yè)專制，企業(yè)化運行道路上探索走出的以“制度體系搭建、文本分類完善、平臺展示優(yōu)化、數(shù)據(jù)評價修正”為思路的能夠動態(tài)適應(yīng)發(fā)展需求的制度建設(shè)工作歷程，過程中按照“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”的方法（四化模型）作為單項制度建設(shè)的工作過程，將管理以制度化手段去規(guī)范，將制度以流程化手段去提煉，將流程以表單化手段去細化，將表單以信息化手段去執(zhí)行，并利用定性與定量相結(jié)合的制度評價方式，依托流程執(zhí)行后的數(shù)據(jù)積累應(yīng)用來完成對制度實施效果的評價和改進，形成了閉環(huán)式的體系化制度建設(shè)工作體系?？傮w上，核心環(huán)節(jié)主要有三項：構(gòu)建制度體系模型、規(guī)劃制度體系分類圖、建立制度評價機制。

關(guān)鍵詞：“四化”模型；制度；建設(shè)

1 構(gòu)建制度體系模型

制度是用來約定在經(jīng)營管理中某一類業(yè)務(wù)事項應(yīng)按照怎樣的法律依據(jù)、上級要求、內(nèi)部規(guī)定來組織開展的“條款規(guī)定”。流程是用來解決日常工作中遇到的每一件工作應(yīng)按照怎樣的內(nèi)部程序來完成的辦事“路線圖”。表單不同于表格，人們定義為解決每個流程及節(jié)點的順序化“操作標準”，而表格是承載辦理過程信息的“記錄載體”。有了基于制度規(guī)定的記錄載體、路線圖和操作標準每一項工作的就可以順利開展，這是“管理制度化、制度流程化”。而“流程表單化”是將流程節(jié)點中的每一個審批的環(huán)節(jié)主體和客體所要掌握的工作標準、審核要求采用表格方式順序化的列出標準文本，在操作中不需要再查閱制度文本、不需要再依靠頭腦中的經(jīng)驗?！氨韱涡畔⒒笔菍⑺械募堎|(zhì)載體上的見面式辦公室方式，通過OA系統(tǒng)和信息系統(tǒng)開發(fā)變成流程化的不見面的辦公方式，提高一定時間、空間內(nèi)的辦公效率。制度并不能完全覆蓋并解決日常管理工作的所有情況，流程圖能夠全面覆蓋到所有工作的點和面，因此流程和表單來源于制度規(guī)定，但是又不局限于制度內(nèi)容，通過制度+流程圖+流程表單+OA流程的方式實現(xiàn)日常管理工作規(guī)則的全面覆蓋。結(jié)合OA系統(tǒng)的開發(fā)，我們形成了適用于自身實際的“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”的制度體系建設(shè)模式，并通過實踐，走通了管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化之間逐層遞進、循環(huán)優(yōu)化的順序關(guān)系。階段性的做法有：

1.1 管理制度化

以制度規(guī)范建設(shè)，用宣貫強化推進。研究制定《制度建設(shè)管理辦法》，對制度建設(shè)工作進行了規(guī)范，發(fā)布《制度建設(shè)實施方案》，形成了制度建設(shè)工作的指導(dǎo)性文件，明確了制度編制的四項基本原則。發(fā)揮集體智慧，會簽制度文本。形成了能夠兼顧效率與規(guī)范的制度文本意見征集方式——制度文本會簽，以保證制度的合理性與規(guī)范性。

1.2 制度流程化

確定了以制度現(xiàn)行目錄為方向，形成了便于工作查詢的流程圖匯編體系；不斷調(diào)整轉(zhuǎn)變流程管理方式，最終形成了以服務(wù)管理為主的流程建設(shè)理念。在流程編制階段提出了“服務(wù)基層事務(wù)、簡化辦事程序”的原則，在流程審核階段提出了“換位、實踐、簡化”的審定理念，在實踐中思考流程的合理性與復(fù)雜性。

1.3 流程表單化

確立了流程體系建立的第三階段內(nèi)容，即“流程表單化”，研究制定《業(yè)務(wù)流程管理辦法》，明確流程表單的定義、作用及具體做法，形成了以“流程表格”和“操作標準單”兩種載體組成的流程表單化建設(shè)體系。

1.4 表單信息化

確立了流程體系建立的第三階段內(nèi)容，即“流程表單化”，研究制定《業(yè)務(wù)流程管理辦法》，明確流程表單的定義、作用及具體做法，形成了以“流程表格”和“操作標準單”兩種載體組成的流程表單化建設(shè)體系。

2 規(guī)劃制度體系分類圖

為有序推進基于“四化”模型的制度文本建設(shè)工作，我們開展部門職能梳理工作，厘清職責界限，以職能體系為基礎(chǔ)規(guī)劃制度體系，繪制制度體系分類圖，并將分類圖的應(yīng)用作為工作重點。主要是從認識層面逐步統(tǒng)一制度體系及制度體系圖的存在不僅僅是一種展示圖，更為重要的是一種工具圖，價值在于對制度建設(shè)工作狀態(tài)動態(tài)反映，工作方向的指引，其功能：一是具備對制度體系完備性的查漏補缺，是否還存在無章可循的制度空白；二是具備直管反映現(xiàn)行制度的執(zhí)行起點、使用期限，擇機選擇性的進行評價修訂；三是可以與集團公司等上級單位制度進行對接梳理，確保自身制度與上級策的一致性。并在此基礎(chǔ)上，進行梳理制度目錄，制定有重點分階段的制度建設(shè)計劃，促進制度建設(shè)規(guī)劃的落地，整理現(xiàn)有目錄，將集團公司現(xiàn)行制度目錄和上報制度編制計劃的通知一并發(fā)布，各單位可對標制度分類圖，查找制度的空白點和缺失點，有針對性的提出本單位的制度、流程、表單、OA等工作的建設(shè)計劃，最終匯總形成較為系統(tǒng)的年度制度體系建設(shè)工作計劃，加強了制度體系的頂層設(shè)計，提高了建設(shè)推進步伐的計劃性。

3 建立制度評價機制

建立以執(zhí)行為導(dǎo)向的評價機制是形成制度體系建設(shè)管理閉環(huán)的重要一環(huán)。對于制度來說，評價機制的建立是一項難度大、復(fù)雜性高的任務(wù)。經(jīng)過近幾年的嘗試，形成了以流程數(shù)據(jù)應(yīng)用為主要依據(jù)的制度評價程序。

3.1 制度評價程序

制度評價程序的提出經(jīng)歷了試點、研討、修正、小范圍試運行、正式推廣幾個階段。在這個過程中，電子院制度建設(shè)辦公室通過與人事、財務(wù)、監(jiān)審、資產(chǎn)等部門溝通討論，吸取了效能監(jiān)察、財務(wù)審計、人力調(diào)研等方面的業(yè)務(wù)經(jīng)驗，形成了包括自查、協(xié)商評價、意見采納、出具評價意見書等階段在內(nèi)的評價程序。

3.2 制度評價體系

制度評價體系主要由三部分組成：一是宏觀評價，即利用制度體系“四化”模型的成熟度評價，對制度的完整性進行概括性評價；二是微觀評價，即利用多維度要素構(gòu)成的評價表單對制度進行細節(jié)分析，結(jié)合信息平臺積累意見進行條款合理性進行結(jié)論性評價；三是數(shù)據(jù)檢驗，即利用OA流程中的積累數(shù)據(jù)，分析制度規(guī)定在操作執(zhí)行中的時效性、審批節(jié)點的必要性與合理性，對制度的可操作性進行修正性評價。通過這三個維度建立起制度評價的成熟度評價模型，與制度體系建設(shè)的“四化”模型相對應(yīng)的，從而構(gòu)成涵蓋制度文本、制度流程、制度表單以及制度信息化等方面的制度評價體系。評價表單體系包含制度評價過程所使用的一系列表單，其中主要包括制度評價自查表、制度評價意見表、流程數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析表、評價意見采納情況表等四大部分。

3.3 制度評價意見書

制度評價意見書是制度評價體系末端的結(jié)論性記錄文件，在評價意見書中詳細記錄了參與部門在自查環(huán)節(jié)、協(xié)商評價環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析環(huán)節(jié)、意見采納環(huán)節(jié)的工作情況，從宏觀評價、圍觀評價、數(shù)據(jù)檢驗等三個維度給出的評價結(jié)果。制度評價意見書由制度承編部門、交叉制度評價部門以及制度建設(shè)辦公室三方確認簽字后形成正式效力，由制度承編部門根據(jù)評價結(jié)果對相應(yīng)制度進行修訂、宣貫或者廢止。