社會(huì)化媒體發(fā)展在檔案管理中的重要性

◎張康玲

社會(huì)化媒體發(fā)展在檔案管理中的重要性

◎張康玲

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的新時(shí)代背景下，社會(huì)化媒體顯現(xiàn)出與傳統(tǒng)媒體較大的差異性優(yōu)勢(shì)，在以微博、微信、博客為象征的社會(huì)化媒體應(yīng)用下，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生了顛覆性的影響，給人類社會(huì)帶來(lái)了包容性、開(kāi)放性、互動(dòng)性的新型環(huán)境，在這個(gè)氛圍之中，我們看到社會(huì)化媒體在檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展，需要關(guān)注社會(huì)化媒體在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀，剖析其涵義，促進(jìn)檔案信息管理的良性持續(xù)發(fā)展。

互聯(lián)網(wǎng)正在以驚人的速度迅速波及社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，社會(huì)化媒體在這個(gè)技術(shù)背景下應(yīng)運(yùn)而生，它以其開(kāi)放的、包容的特征引發(fā)了社會(huì)的劇烈變革，并在檔案信息化管理中擔(dān)當(dāng)了重要的角色和作用，為了規(guī)避負(fù)面影響，需要對(duì)社會(huì)化媒體檔案管理實(shí)施有效的管理，在開(kāi)放的、共享的環(huán)境中，在互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的社會(huì)化媒介之下，檔案管理可以扭轉(zhuǎn)原有的管理模式，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮咏橘|(zhì)共存的管理模式，從而，提升檔案管理效率。

社會(huì)化媒體的定義界定及其內(nèi)涵

社會(huì)化媒體與傳統(tǒng)媒體不同，它提供了最大限度的開(kāi)放性空間，可以容納最多的用戶，便于社會(huì)用戶之間的參與和溝通，在這個(gè)平臺(tái)上，信息得以交流和交換，互聯(lián)網(wǎng)成為了個(gè)人的媒體形式，實(shí)現(xiàn)了信息的口耳相傳向網(wǎng)絡(luò)傳遞的轉(zhuǎn)變，并且呈現(xiàn)出豐富多彩的文本、圖像、音視頻等內(nèi)容。以微博和微信為代表的新媒體，可以最大化地實(shí)現(xiàn)全時(shí)空的瀏覽、信息分享和傳播，具有以下幾個(gè)基本特征：

碎片化。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境可以提供碎片化的信息交流和共享，在社會(huì)化媒體平臺(tái)之下，人們可以利用碎片化的時(shí)間進(jìn)行信息閱讀和分享，在自主地對(duì)信息進(jìn)行篩選的整合過(guò)程中，可以實(shí)現(xiàn)信息的最大價(jià)值。

全民參與化。在社會(huì)化媒體環(huán)境下，顯現(xiàn)出全民參與的氛圍和環(huán)境，具有濃郁的草根性，貼近生活，可以實(shí)現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f和反饋。

交互性。在社會(huì)化媒體之中，注重信息的大眾交流和傳遞，顯現(xiàn)出雙向傳播的特征，進(jìn)而模糊社會(huì)化媒體和大眾之間的界限，促進(jìn)信息的快速、雙向傳播和共享。

社交化。社會(huì)化媒體可以不受時(shí)間和空間的限制，具有開(kāi)放性的特征，在這個(gè)平臺(tái)中，不僅可以增強(qiáng)個(gè)人形象，而且可以顯示出個(gè)人在社區(qū)中的地位和作用，其社交化特點(diǎn)也表現(xiàn)為現(xiàn)實(shí)社會(huì)中的社交關(guān)系以及虛擬網(wǎng)絡(luò)中的社交關(guān)系，它雖然沒(méi)有較大的影響力和公共關(guān)注度，然而，對(duì)于用戶而言，卻存在極大的歸屬感和社交粘性。

檔案管理的內(nèi)涵及現(xiàn)狀

檔案管理是對(duì)檔案文件和信息進(jìn)行整合性的規(guī)劃、開(kāi)發(fā)和服務(wù)利用，并有較多的管理內(nèi)容，諸如：檔案文件的收集和整理、檔案的修繕、檔案資料的集成與存儲(chǔ)等，為了提升檔案管理的效率，要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，并將檔案管理工作區(qū)分為實(shí)體管理和網(wǎng)絡(luò)管理方式，其中：檔案的實(shí)體管理主要是指檔案館和資料室的管理，并對(duì)其中的檔案資料進(jìn)行分類、整理和編輯。檔案的網(wǎng)絡(luò)管理主要是線上的管理，是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之下的檔案數(shù)據(jù)管理，要建立數(shù)字檔案管理庫(kù)，進(jìn)行線上的檔案信息瀏覽和選擇。

現(xiàn)有的檔案管理工作存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

檔案管理的重視度不夠。企業(yè)大多將目光集聚在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和效益之上，對(duì)于檔案管理的關(guān)注度不足，認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)、分類整理和保管等內(nèi)容，是工作性質(zhì)較為簡(jiǎn)單的初級(jí)工作。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融入企業(yè)之中時(shí)，社會(huì)化媒體也進(jìn)入了企業(yè)的檔案管理，一些管理者還存在意識(shí)上的偏差，認(rèn)為社會(huì)化媒體只是檔案管理的填充和輔助，并沒(méi)有真正改變檔案管理的工作性質(zhì)，沒(méi)有較大的價(jià)值。

檔案管理專業(yè)能力欠缺。由于檔案管理工作的重視度不夠，檔案管理的專業(yè)人才也顯現(xiàn)出匱乏的現(xiàn)象，專業(yè)的檔案管理人員配備不足，檔案管理者的業(yè)務(wù)能力不夠全面，這在極大的程度上制約了社會(huì)化媒體在檔案管理中的價(jià)值發(fā)揮，不利于構(gòu)建數(shù)字化檔案管理架構(gòu)。

檔案管理?xiàng)l件不佳。檔案管理在企業(yè)之中不受重視，相關(guān)的檔案管理設(shè)施條件也較為簡(jiǎn)陋，由于檔案管理投入較少，檔案資料出現(xiàn)了信息缺失的問(wèn)題，同時(shí)，計(jì)算機(jī)在一些企業(yè)的檔案管理工作中，還處于簡(jiǎn)單的操作層面，無(wú)法實(shí)現(xiàn)社會(huì)化媒體的功能。

檔案管理模式還有待提升。傳統(tǒng)的手工檔案管理方式明顯出落后的劣勢(shì)，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代迅速發(fā)展的背景下，檔案管理要充分發(fā)揮出潛在的價(jià)值，就需要在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和社會(huì)化媒體的應(yīng)用下，由純粹的紙質(zhì)介質(zhì)向電子介質(zhì)共存的模式轉(zhuǎn)變，從而提升檔案管理的數(shù)字化水平。

社會(huì)化媒體在檔案管理中的重要性及應(yīng)用實(shí)踐

社會(huì)化媒體——博客在檔案管理中的應(yīng)用。博客是在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下的產(chǎn)物，它具有顛覆性的意義，它的草根特性使不同階層可以自主表達(dá)自己的思想，徹底扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)傳媒的壟斷地位，開(kāi)啟了自媒體新時(shí)代，在博客的平臺(tái)上，將靜止的文檔信息轉(zhuǎn)化為了動(dòng)態(tài)的圖文并茂的信息媒介，將社會(huì)知識(shí)的生產(chǎn)和傳播由中心化過(guò)渡到社會(huì)化階段。

博客在檔案管理中的應(yīng)用，成為了傳統(tǒng)檔案管理的有益補(bǔ)充，在金字塔式的檔案管理體系之下，可以長(zhǎng)期、完整地保存檔案資料，在博客的社會(huì)化媒體應(yīng)用之下，可以更為直接而全面地對(duì)檔案信息進(jìn)行采集和管理，并推動(dòng)檔案信息的宣傳和教育功能的實(shí)現(xiàn)，使博客不僅成為檔案信息的重要而直接的來(lái)源，而且成為檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)。

社會(huì)化媒體——微博在檔案管理中的應(yīng)用。微博也是一種新興的自媒體形式，它有強(qiáng)大的功能，可以實(shí)現(xiàn)用戶的自主和信息共享，在微博應(yīng)用于檔案管理的過(guò)程中，可以增進(jìn)檔案管理的透明化管理，在對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程中，增強(qiáng)各部門之間的良性互動(dòng)。

微博平臺(tái)可以追蹤社會(huì)熱點(diǎn)新聞，利用其開(kāi)放性、交流性的特點(diǎn)，為檔案管理開(kāi)辟全新的、通暢的渠道，微博也為檔案的全面采集提供了條件，實(shí)現(xiàn)了官方微博與網(wǎng)民之間的互動(dòng)與交流。同時(shí)，政務(wù)微博還可以通過(guò)及時(shí)的參與體驗(yàn)、新穎的互動(dòng)方式，增加閱讀量和參與度，使檔案信息資料具有代表性和普適性。同時(shí)，還要對(duì)微博產(chǎn)生的原創(chuàng)內(nèi)容進(jìn)行集中歸檔和存儲(chǔ)，要運(yùn)用科學(xué)有效的方法，對(duì)微博原創(chuàng)信息進(jìn)行管理和存儲(chǔ)，要使其具有可操作性。

社會(huì)化媒體——微信在檔案管理中的應(yīng)用。社會(huì)化媒體——微信具有注冊(cè)簡(jiǎn)便、可操作性強(qiáng)、信息精準(zhǔn)的社交性能，在微信應(yīng)用于檔案管理的過(guò)程中，可以為檔案管理提供良好的條件，由于微信用戶具有群體穩(wěn)定、社交粘性高、成本低的特點(diǎn)，因而，檔案管理中微信的運(yùn)用可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的廣泛傳播和服務(wù)，同時(shí)，在微信公眾號(hào)的支持環(huán)境下，檔案信息管理部門也可以利用微信發(fā)布新穎有趣而個(gè)性化的檔案信息，扭轉(zhuǎn)原有檔案管理的沉悶、神秘的形象，顯示出檔案管理的新穎而個(gè)性化的服務(wù)特點(diǎn)，構(gòu)建檔案資源的在線社交群，在檔案管理微信公眾號(hào)中通過(guò)視頻傳播檔案信息，從而增強(qiáng)檔案管理的互動(dòng)性，提升用戶的忠誠(chéng)度。

綜上所述，社會(huì)化媒體徹底扭轉(zhuǎn)了原有的信息采集、處理和存儲(chǔ)模式，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支撐下，傳統(tǒng)的檔案管理模式要加以改變，充分利用先進(jìn)的微博、博客、微信等社會(huì)化媒體形式，收集檔案管理資源，在轉(zhuǎn)變檔案管理思路的前提下，建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相契合的檔案管理體制，構(gòu)建數(shù)字化、服務(wù)型的檔案管理新模式。

（作者單位：浙江省第七地質(zhì)大隊(duì)）