會計檔案管理

◎于海燕

會計檔案管理

◎于海燕

隨著現(xiàn)代文明社會的進(jìn)步，會計檔案管理受到了越來越高的關(guān)注，作為會計業(yè)務(wù)不可分割的部分，其重要性得到了普遍認(rèn)同，因而對會計檔案管理的要求也自然被提升到了前所未有的高度。但是我們要清楚地認(rèn)識到，當(dāng)前會計檔案管理依然純在著很多的問題。本文在介紹會計檔案管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對于當(dāng)前會計檔案管理所存在的，亟待解決的諸多問題進(jìn)行嘗試性的分析和解答，進(jìn)而希望企業(yè)、單位在實現(xiàn)自身的效益同時能夠?qū)崿F(xiàn)社會效益。

會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是機關(guān)、企事業(yè)單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要利用價值。會計檔案具體內(nèi)容：包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類和其他類；包括以書面形式存放或存儲在計算機硬盤中的會計檔案及存儲在各種介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和與會計軟件系統(tǒng)有關(guān)的文檔資料、結(jié)構(gòu)圖、流程圖、源程序等。

會計檔案的特點及作用

會計檔案的特點

會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但是由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點：

來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專業(yè)手段。

形成過程的嚴(yán)密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進(jìn)行連續(xù)系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴(yán)密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性。

會計檔案的作用

依據(jù)作用。會計檔案是會計分析和會計核查的主要依據(jù)。無論在制定經(jīng)濟計劃，進(jìn)行經(jīng)濟活動可行性研究，作為經(jīng)濟活動決策等都需要會計檔案提供大量信息。

憑證作用。會計檔案可以作為事后考查某個會計事項的書面證明。會計檔案，尤其是會計憑證，既是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。

史料的作用。會計檔案是研究經(jīng)濟、財政、財務(wù)歷史的可靠系統(tǒng)資料。它可以反映出一個地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的歷史過程，反映出一個單位財務(wù)收支和生產(chǎn)經(jīng)營活動的歷史面貌，還可以反映出不同時期、不同年度活動的特點。

會計檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

會計檔案管理制度不健全、發(fā)展不均衡。近些年來，隨著各行業(yè)相關(guān)從業(yè)人員的共同努力會計檔案制度建設(shè)方面取得了較大的成績。但是，我們也要認(rèn)識到，會計檔案管理的發(fā)展存在著各個單位之間不平衡，良莠不齊的局面。

對會計檔案管理的不重視，工作難展開。會計檔案管理是會計常規(guī)工作的重要組成部分，由于意識的失位，一個比較長的時間內(nèi)，單位的領(lǐng)導(dǎo)層，對會計檔案的認(rèn)識，在主觀意識上出現(xiàn)了偏差，導(dǎo)致一種較為普遍的認(rèn)識偏失。

會計檔案管理方式落后，科技性較差。傳統(tǒng)的會計檔案管理普遍采用人工管理方法，不僅人力資源浪費，而且，會計檔案管理處于低水平。隨著社會信息化程度的不斷深化，對單位會計檔案管理同樣受到影響。

相關(guān)專職人員素質(zhì)較差，能力不足。目前會計人員綜合素質(zhì)不高是困擾會計檔案工作可持續(xù)發(fā)展的核心因素，但是，不得不面對我國會計檔案管理從業(yè)人員普遍綜合素質(zhì)不高這一現(xiàn)實。

會計檔案的基礎(chǔ)工作不規(guī)范、不扎實。由于歷史的原因，會計檔案管理人員的素質(zhì)偏差，甚至不能夠勝任檔案管理的相關(guān)工作。在科技迅猛發(fā)展的背景下，對于會計檔案管理的技術(shù)和規(guī)范往往會提出更高的要求，而現(xiàn)實狀況是，會計檔案管理的基礎(chǔ)難以滿足這樣的要求。

會計檔案管理問題的應(yīng)對

加強會計從業(yè)人員關(guān)于會計檔案管理的技能培訓(xùn)，審查與監(jiān)督制度。會計相關(guān)的從業(yè)人員首先要樹立會計檔案管理重要性的意識，增強其專業(yè)性、規(guī)范性的會計檔案管理能力。

設(shè)立專職人員或部門，對會計檔案進(jìn)行有效的管理。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)一、利用分析、編研及鑒定銷毀等主要環(huán)節(jié)，需要有專門的部門或?qū)Ｂ毴藛T負(fù)責(zé)，便于工作的連貫性及管理的科學(xué)性。

單位設(shè)立健全的、科學(xué)的、規(guī)范的會計檔案管理制度。健全的制度是開展工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，設(shè)立科學(xué)的會計檔案管理制度，使該項工作開展有條理、有依據(jù)，無疑會更好地促進(jìn)工作的開展。

充分利用現(xiàn)代化手段，優(yōu)化會計檔案管理工作。在會計檔案管理的相關(guān)工作中更好的使用計算機技術(shù)，有利于檔案的存儲及查對，也更便于檔案的歸納分類。當(dāng)時用的同時也要定期的維護(hù)看管，防止數(shù)據(jù)的損壞外泄。

隨著管理學(xué)科的興起及科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新，會計檔案管理已不再是從前的樣貌，其重要性得到了廣泛的認(rèn)可。會計檔案管理所包含的新的科學(xué)內(nèi)涵和更高的管理要求，也讓我們認(rèn)識到只有專業(yè)的、科學(xué)的、規(guī)范的方法和手段才能滿足如今會計相關(guān)事業(yè)以及會計檔案管理的需求。

（作者單位： 新疆阿勒泰市拉斯特鄉(xiāng)財政所）