內(nèi)部控制制度執(zhí)行有效性的案例分析

文/郭燕靈

內(nèi)部控制制度執(zhí)行有效性的案例分析

文/郭燕靈

企業(yè)應(yīng)建立并實(shí)施有效的內(nèi)部控制。本文通過案例分析企業(yè)內(nèi)部控制制度在執(zhí)行時(shí)存在的問題，并依據(jù)存在問題提出相應(yīng)的對(duì)策。

內(nèi)部控制制度；執(zhí)行的有效性；僥幸心理；定期輪崗

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，建立并實(shí)施有效的內(nèi)部控制，才能保證企業(yè)經(jīng)營管理的合法性和資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告以及信息的真實(shí)完整、提高經(jīng)營效益，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)自己的發(fā)展戰(zhàn)略。

筆者在常年審計(jì)過程中，發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)為了提高整體管理水平，只著重內(nèi)部控制制度的制定，而忽視了制度的執(zhí)行，使得制度形同虛設(shè)。

一、案例介紹

2010年接受某股份經(jīng)濟(jì)聯(lián)合社委托對(duì)其進(jìn)行財(cái)政收支專項(xiàng)審計(jì)。在延伸審計(jì)過程中，發(fā)現(xiàn)出納李某2004年至2011年利用職務(wù)之便侵占聯(lián)社租金收入219萬元和下屬公司管理費(fèi)20萬元。經(jīng)審查，出納侵占公款的手段極其簡單：1.開具發(fā)票收取租戶支票，發(fā)票記賬聯(lián)隱匿未交付會(huì)計(jì)。2.租戶支票填寫收款人，開具現(xiàn)金支票提取現(xiàn)金。3.租戶支票未填寫收款人，支票通過其朋友公司賬戶提現(xiàn)。4.偽造銀行對(duì)賬單。

二、案例背景

聯(lián)社對(duì)其管轄的物業(yè)收取地租、租金和小部分管理費(fèi)，開具稅控系統(tǒng)服務(wù)業(yè)發(fā)票；下屬經(jīng)濟(jì)發(fā)展公司負(fù)責(zé)收取該物業(yè)的大部分管理費(fèi)，并以經(jīng)濟(jì)發(fā)展公司的名義手工開具服務(wù)業(yè)發(fā)票；聯(lián)社部分物業(yè)的租金由經(jīng)濟(jì)發(fā)展公司財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)代為收取，并以聯(lián)社的名義開具稅控服務(wù)業(yè)發(fā)票， 經(jīng)濟(jì)發(fā)展公司出納李某收款后將該收入和發(fā)票記賬聯(lián)及存根聯(lián)交還給西塱聯(lián)社財(cái)務(wù)人員記賬及備查。

三、案例分析

本案是一例典型的由于單位內(nèi)部控制制度未有效執(zhí)行到位，導(dǎo)致出納員李某侵占公款。

（一）票據(jù)與印章管理

聯(lián)合社內(nèi)部控制度規(guī)定：銀行票據(jù)的簽發(fā)印鑒，必須由兩人分別掌管財(cái)務(wù)專用章和企業(yè)法人章。但本案中企業(yè)未按規(guī)定嚴(yán)格管理企業(yè)法人印章，導(dǎo)致出納李某輕易獲得了企業(yè)法人印章，填寫現(xiàn)金支票成功的提取了現(xiàn)金。

（二）發(fā)票的開具與管理

聯(lián)合社內(nèi)部控制度規(guī)定：已開具好的發(fā)票，必須經(jīng)業(yè)務(wù)員復(fù)核無誤后，在發(fā)票登記簿上簽字領(lǐng)取發(fā)票相應(yīng)聯(lián)次，財(cái)務(wù)人員依據(jù)記賬聯(lián)登記入賬。發(fā)票存根要單獨(dú)裝訂成冊(cè)，妥善保管。報(bào)稅人員必須每月核對(duì)開票數(shù)量和開票金額，按每月開票金額計(jì)算應(yīng)交營業(yè)稅及其附加，會(huì)計(jì)人員每月核對(duì)稅費(fèi)。

本案中報(bào)稅人員未能每月認(rèn)真核對(duì)開票系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)和實(shí)際取得的開具發(fā)票數(shù)量和金額。企業(yè)的會(huì)計(jì)也未做到每月核對(duì)開票金額和入賬金額，業(yè)務(wù)員同樣沒有復(fù)核已開具的發(fā)票是否已全額收款。李某開具發(fā)票后讓客戶直接簽收，私人隱匿發(fā)票的記賬聯(lián)。其他財(cái)務(wù)人員在發(fā)票存根裝訂成冊(cè)時(shí)，未檢查出是否存在缺號(hào)情況，更沒有計(jì)算開具發(fā)票總額。稅局的專管員同樣未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)開票金額和計(jì)稅金額之間所存在的差異。

（三）銀行對(duì)賬單管理

聯(lián)合社內(nèi)部控制度規(guī)定：會(huì)計(jì)人員應(yīng)每月逐筆核實(shí)，真實(shí)完整地記錄每一筆資金。

本案中企業(yè)會(huì)計(jì)因每月銀行回單較多，僅核對(duì)每月余額是否正確，沒有逐筆核實(shí)出納日記賬。2009年，出納李某把開具的發(fā)票隱匿，再根據(jù)客戶的支票直接提取相應(yīng)的現(xiàn)金。因?yàn)閾?dān)心會(huì)計(jì)發(fā)現(xiàn)，收取支票未注明收款人，直接拿到朋友公司提現(xiàn)。自2010年起，為減少被會(huì)計(jì)發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，直接偽造銀行對(duì)賬單。

銀行對(duì)賬單是銀行客觀記錄企業(yè)資金流轉(zhuǎn)情況的記錄單，銀行對(duì)賬單具有客觀性、真實(shí)性、全面性等基本特征。企業(yè)在對(duì)賬管理中普遍存在內(nèi)控牽制制度落實(shí)不到位、對(duì)賬流程存在漏洞的問題，只有完善內(nèi)控崗位設(shè)計(jì)、細(xì)化對(duì)賬流程和監(jiān)督對(duì)賬過程等措施，才能達(dá)到防范和規(guī)避資金管理風(fēng)險(xiǎn)。

偽造銀行對(duì)賬單的情況多發(fā)生在內(nèi)部控制不完善的企業(yè)。企業(yè)貨幣資金的管理和控制應(yīng)遵循職責(zé)分工、交易分開、內(nèi)部稽核、定期輪崗等制度。

（四）資產(chǎn)管理制度

聯(lián)合社內(nèi)部控制度規(guī)定：聯(lián)合社按區(qū)域和房產(chǎn)土地等資產(chǎn)分別由不同的責(zé)任人管理，各責(zé)任人負(fù)責(zé)催收租金和承包費(fèi)。會(huì)計(jì)人員每月復(fù)核。

本案聯(lián)合社出租資產(chǎn)復(fù)雜而繁多，不同的租賃期限有不同的優(yōu)惠政策，各責(zé)任人并未每月計(jì)算應(yīng)收租金、已收租金和未收租金，會(huì)計(jì)也未每月將《資產(chǎn)物業(yè)發(fā)展管理部獎(jiǎng)、懲計(jì)算月報(bào)表》統(tǒng)計(jì)報(bào)表的租金收入及管理費(fèi)收入和賬上的收入進(jìn)行核對(duì)。

在長達(dá)五年的時(shí)間內(nèi)，李某侵占金額從2004年每月7600元到2010年半月114，712.82元。但由于聯(lián)社經(jīng)營總收入逐年遞增，侵占金額占總收入比不大，因而隱蔽性強(qiáng)。會(huì)計(jì)僅憑單做賬，按收付實(shí)現(xiàn)制確認(rèn)收入，主觀覺得根據(jù)出納提供的原始單據(jù)做賬不會(huì)出現(xiàn)任何差錯(cuò)；報(bào)稅人員根據(jù)經(jīng)營收入計(jì)算繳納營業(yè)稅及其附加，每年例行的企業(yè)所得稅匯算清繳，中介機(jī)構(gòu)都出具了無保留的鑒證報(bào)告，也從來沒有受到過稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)質(zhì)詢書，主觀認(rèn)為收入和開票金額肯定是一致的。每個(gè)控制環(huán)節(jié)的執(zhí)行者都覺得其他環(huán)節(jié)的人都已經(jīng)嚴(yán)格按章執(zhí)行，自已這個(gè)環(huán)節(jié)只是走一下流程簽名認(rèn)可，而不用費(fèi)時(shí)費(fèi)力再去逐一核對(duì)，致使出納可以隨意的侵占資金。

四、案例啟示

（一）培養(yǎng)員工責(zé)任心，杜絕僥幸心理

廣大員工應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)控意識(shí)，不能制度歸制度，執(zhí)行歸執(zhí)行，以信任代替制度，以感情代替制度，以習(xí)慣代替，導(dǎo)致制度形同虛設(shè)。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部制度執(zhí)行的監(jiān)督

加強(qiáng)內(nèi)部控制制度執(zhí)行的有效性。內(nèi)部控制制度執(zhí)行是否到位，很大程度決定于監(jiān)督力度和處罰力度。

（三）對(duì)重點(diǎn)崗位應(yīng)定期輪崗

輪崗制度能及早地發(fā)現(xiàn)和防范錯(cuò)誤，杜絕舞弊行為，還有利于員工綜合業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。

從上述案例可見，制度的生命在于嚴(yán)格執(zhí)行，要不折不扣抓好制度的落實(shí)，同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部的民主監(jiān)督機(jī)制和控制檢查制度，才能有效地防止職務(wù)犯罪行為。

（作者單位：廣東華納安會(huì)計(jì)師事務(wù)所有限公司）