ERP在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用分析

衛(wèi)亭廷

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ERP在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用分析

衛(wèi)亭廷

蘇州大學(xué)計算機科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，江蘇 蘇州 215006

隨著時代的進步，信息技術(shù)逐漸在社會各個行業(yè)中普及。國內(nèi)許多企業(yè)開始將傳統(tǒng)的采購模式結(jié)合新的信息技術(shù)，從而使采購管理更加高效、合理。ERP系統(tǒng)將信息技術(shù)與傳統(tǒng)采購管理結(jié)合，展現(xiàn)供應(yīng)商、客戶以及企業(yè)三者的實際情況，從而最大限度的控制企業(yè)成本。研究主要分析ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用。

ERP系統(tǒng)；企業(yè)采購；流程化

ERP系統(tǒng)將當代信息技術(shù)與企業(yè)采購管理結(jié)合，使企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營活動與客戶需求、供應(yīng)商所提供的資源緊密鏈接，從而為企業(yè)的成本管理、工作效率化以及資金運行情況等一系列問題提供解決的依據(jù)和細部的數(shù)據(jù)。當企業(yè)處于競爭日益激烈的經(jīng)濟環(huán)境中，采購的成本控制堪比品質(zhì)提高、銷售擴大的重要性，尤其是在勞動密集型企業(yè)中更為突出。

1 ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理當中的作用

在企業(yè)的采購管理當中，采購業(yè)務(wù)是預(yù)計、實行與調(diào)控的整個管理過程[1]。在企業(yè)當中，采購工作非常重要并且也是非常繁瑣的，因為采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而影響整個企業(yè)運行流程的現(xiàn)象屢見不鮮[2]。傳統(tǒng)的采購模式當中，對商品供應(yīng)商的價格查詢方式主要是通過電話，其無法保留信息記錄，也無法展現(xiàn)真實的供應(yīng)商信息，從而使采購活動中出現(xiàn)許多安全隱患[3]。ERP通過整個供應(yīng)商、客戶以及銷售網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)的銷售、供應(yīng)以及生產(chǎn)有機的聯(lián)系在一起，從而做到及時、快速、有跡可循地生產(chǎn)經(jīng)營，達到提升生產(chǎn)效率等目的。

2 ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理當中的應(yīng)用

2.1 建立有效的供應(yīng)鏈

將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到企業(yè)采購管理當中，能夠幫助企業(yè)建立供應(yīng)商信息檔案，并依據(jù)供應(yīng)商所能提供的資源進行分類，對所有供應(yīng)商進行主次分類，分為首選、次選[4]。同時，還可以進行嚴格監(jiān)督，記錄不良率。價格、不良率和產(chǎn)能都是影響供應(yīng)商評價的重要KPI指標，這些數(shù)據(jù)甚至歷史記錄可以在ERP系統(tǒng)中完整保留和查詢。在實行采購計劃時，需要先分析對應(yīng)供應(yīng)商的資料，然后再分析采購商品的信息，最終才能夠確定采購方案。

2.2 生成采購計劃

依據(jù)ERP的物料需求，可以生成行之有效的采購計劃，并在采購之前，考慮商品的L/T、訂貨量、運輸方式以及物料的存儲方式等，并利用ERP系統(tǒng)對物料進行分類、合并[5]。假設(shè)某些物料的采購周期較長，供應(yīng)商的生產(chǎn)、供應(yīng)、庫存管理和市場營銷的不穩(wěn)定性加劇，對此，ERP系統(tǒng)可以最及時反映物量變化并幫助制定商品合理的采購計劃。

2.3 合理選擇供應(yīng)商

在選擇供應(yīng)商的過程中，采購部門可以利用ERP系統(tǒng)對供應(yīng)商的信息進行收集并進行分類對比。直觀的展現(xiàn)供應(yīng)商的不良率、價格、納期等KPI指標，作為采購部門量化的考評依據(jù)。依此得出優(yōu)秀協(xié)力社可成為向后物量分配等采購經(jīng)營戰(zhàn)略制定的參考。

2.4 生產(chǎn)采購用款

在制定采購計劃之后，ERP系統(tǒng)會自動的生成采購總款數(shù)額，并制定用款計劃[6]。采購部門可以將用款計劃上報給財務(wù)部門，并在財務(wù)部門確認之后，將反饋的信息、意見提供給采購部門，兩個部門的共同認可之后進行付款。

2.5 下達采購訂單

ERP系統(tǒng)能夠依據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品儲存量、采購時間、采購總量、商品運輸方式、采購用款計劃以及計劃外的額外費用等信息自動生成采購訂單。每日訂單的發(fā)送也可以根據(jù)ERP系統(tǒng)中的最新物量進行及時調(diào)整，對長期庫存或者產(chǎn)能不足等情況提前管理，有效減少因為供貨不足而導(dǎo)致停線情況的發(fā)生。

2.6 跟催采購訂單

利用ERP系統(tǒng)設(shè)置訂單追蹤周期以及時期，從而形成跟隨計劃，采購部門可以依據(jù)ERP系統(tǒng)所給出的計劃對供應(yīng)商開展跟催活動，在跟催訂單的過程中，ERP系統(tǒng)能夠給采購部門提供供應(yīng)商的商品質(zhì)量情況以及生產(chǎn)、運輸進度等信息。

2.7 驗收商品

在商品的過程中，采購部門可以對供應(yīng)商所提供發(fā)票以及訂單進行詳細的檢驗，并將發(fā)票以及收貨單信息錄入到ERP系統(tǒng)當中。同時，ERP系統(tǒng)將可以依據(jù)企業(yè)的實際流程以及集成特點，從資材管理員手中將貨物按照訂單進行驗收。

2.8 采購總費用結(jié)算

在商品的驗收完成之后，采購部門需要配合財務(wù)部門對整個采購活動進行費用的整體結(jié)算，并且依據(jù)采購結(jié)算單以及計劃外費用的實際情況，計劃出采購活動整體的投入成本數(shù)量。

2.9 結(jié)算采購訂單

ERP系統(tǒng)能夠自動的結(jié)算采購訂單，在上訴所有步驟均完成之后，便可以利用ERP系統(tǒng)對采購清單進行分析，并依據(jù)訂單進行采購活動的整體費用結(jié)算，最終由ERP系統(tǒng)按照付款結(jié)算的方式進行費用結(jié)算。

2.10 維護系統(tǒng)數(shù)據(jù)

ERP采購系統(tǒng)經(jīng)過一系列的采購活動之后，會產(chǎn)生采購信息、供應(yīng)商信息以及商品信息等基本數(shù)據(jù)。對于這些數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)能夠自動的進行儲存、備份，從而防止數(shù)據(jù)意外丟失，保障數(shù)據(jù)的可靠性。

3 總結(jié)

綜上所述，ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理當中的作用不僅能夠協(xié)助企業(yè)采購辦公自動化、流程化、規(guī)范化，還能夠為企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略提供明細歷史數(shù)據(jù)作為重要參考。在這一過程當中，ERP系統(tǒng)能夠給企業(yè)的決策、運行提供時間、經(jīng)濟上的節(jié)省，有助于企業(yè)采購管理中的工作效率化。同時，也有效的改善了企業(yè)的采購模式，給企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟利益和更強的競爭力。隨著社會的發(fā)展，ERP技術(shù)的普及將會深入到企業(yè)的各個環(huán)節(jié)當中，為企業(yè)的經(jīng)濟效益提供可靠支持。

[1]朱道立，高小惠，魏大鵬.ERP在企業(yè)采購管理中的運用[J].商場現(xiàn)代化，2015，10（5）：10-12.

[2]陳璐.ERP系統(tǒng)在提升企業(yè)采購管理水平中的方法與作用[J].石油化工管理干部學(xué)院學(xué)報，2013（4）：1-2.

[3]羅春元.電子采購系統(tǒng)在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用[J].鐵路采購與物流.2014，11（9）：98-103.

衛(wèi)亭廷（1988—），女，江蘇省蘇州市人，單位是蘇州大學(xué)計算機科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，職務(wù)是碩士生，研究方向是計算機技術(shù)。

F275；F270.7

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1009-6434（2016）05-0063-01