總包交鑰匙項目的溝通管理

◎張 巍 未金輝

總包交鑰匙項目的溝通管理

◎張 巍1未金輝2

溝通管理就是對信息交流和效果進(jìn)行有效的管理，溝通是人際(或組織)之間傳遞和交流信息的重要手段。在總包交鑰匙項目的實際運行中，溝通占用了大量的時間，通常項目管理人員花在這方面的時間占據(jù)全部工作的75%-90%。據(jù)統(tǒng)計，有70%以上的失敗項目，不是因為計劃不周詳，也不是控制不到位，而是因為項目某些資源無法及時、充足利用，這直接與溝通不利有關(guān)，所以在總包交鑰匙工程中更加需要相關(guān)各方通過信息的交流和傳遞進(jìn)行有效溝通，建立人的思想和信息之間的聯(lián)系，它是項目管理的重要內(nèi)容，能夠確保工程項目信息的合理收集和傳輸，保證相互動作協(xié)調(diào)，產(chǎn)生一系列的實施效益。

目前對于施工企業(yè)在總包交鑰匙工程中的各項管理制度，技術(shù)管理、質(zhì)量管理、安全文明施工管理、成本控制、合約管理、工期管理等方案和手段應(yīng)該說都比較健全，但項目管理效果并不進(jìn)入人意。如何將制度和規(guī)定有效的落實是總包交鑰匙工程項目管理的關(guān)鍵問題，采取合理的溝通管理方法，有效協(xié)調(diào)各參與方和各分包單位是施工總承包管理研究的主要課題，高效的溝通管理是施工總包管理理念貫徹與落實的重要前提。

溝通管理的應(yīng)用

堅持為業(yè)主服務(wù)的溝通方法。首先要加強與業(yè)主的溝通，認(rèn)真處理好與業(yè)主的關(guān)系，求得業(yè)主對施工總承包管理中的一些工作給與支持?！凹睒I(yè)主所急，想業(yè)主所想，做好為業(yè)主的服務(wù)工作”是基本理念，通常業(yè)主存在建設(shè)管理制度不完善，整體協(xié)作能力較差，人員缺乏大項目管理及施工現(xiàn)場管理經(jīng)驗等問題，與項目部的工作溝通存在一定的難度。

業(yè)主在總包交鑰匙工程施工中經(jīng)常關(guān)心工程成本及建成后各項使用功能是否合理，施工預(yù)算編制完畢后，經(jīng)常工程投資嚴(yán)重超出投資概算，在此情況下總包項目部應(yīng)認(rèn)真研究圖紙，在不降低工程使用功能及保證結(jié)構(gòu)安全的前提下提出了大量降低工程成本的措施；在使用功能方面也積極向業(yè)主提出合理化建議；在分包單位選擇及設(shè)備采購方面，配合業(yè)主做好招標(biāo)工作，提前提供招標(biāo)計劃及進(jìn)場時間，在各類分包單位管理上積極向業(yè)主提供合理化建議以盡量減少各分包單位對業(yè)主索賠；在工作上嚴(yán)格管理確保安全文明施工工作令業(yè)主滿意，因該工程屬市重點工程，來參觀的各級領(lǐng)導(dǎo)相當(dāng)多，項目部在該方面積極配合業(yè)主做好各方面的招待及相關(guān)準(zhǔn)備工作。通過上述各方面的努力，企業(yè)的管理水平得到了業(yè)主的認(rèn)可，并取得了業(yè)主的信任，同時尋求業(yè)主為項目部提供更多的方便和幫助。

堅持“公正”、“科學(xué)”的原則處理好各分包單位的關(guān)系。工程施工中參建各分包單位均為各自利益而工作，作為交鑰匙工程總承包單位必須以“公正”、“科學(xué)”的態(tài)度才能處理好各方關(guān)系，使之為整個工程建設(shè)而努力。首先要做好各分包單位的協(xié)調(diào)工作。因該工程各專業(yè)交叉影響多，如何合理安排施工程序保證各分包單位施工正常進(jìn)行是總包項目部協(xié)調(diào)工作的重點，另外各類共享資源的合理使用及如何公正合理的分?jǐn)傎M用，亦容易激發(fā)各分包單位矛盾，作為總承包項目部應(yīng)該擺著“公正”、“科學(xué)”的態(tài)度處理該方面的問題；另外在重大技術(shù)問題及施工難點方面積極為各類分包單位出謀劃策，與各分包單位在經(jīng)濟利益上做到親兄弟明算帳，在各項管理工作上嚴(yán)格按照施工總承包管理制度進(jìn)行監(jiān)督管理，另外還應(yīng)把各分包單位的工作作為自己的工作來處理，以此樹立總包項目部的威信，與各分包單位建立在互相理解支持的基礎(chǔ)上處理各方面的問題。在一些共享資源調(diào)配方面，總包項目部本著互惠互利的原則合理分?jǐn)傎M用，妥善處理好了各方的關(guān)系，避免了一些不必要的索賠。使工程項目的參建各方形成了一個團結(jié)協(xié)作有戰(zhàn)斗力的集體。

把握管理動態(tài)及時處理過程中出現(xiàn)的問題。按照總包交鑰匙施工總承包管理制度要求，建立各項信息與溝通管理的各項制度，項目部應(yīng)建立報表制度，包括周報表、月報表，內(nèi)容函蓋工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全文明施工及各項資源配置等各項內(nèi)容。總包項目部每周召開一次各分包單位參加的會議，重點協(xié)調(diào)解決各專業(yè)交叉施工影響及各分包單位施工中存在問題，并對前周工作進(jìn)行總結(jié)及安排下周工作；總包項目部除平時跟蹤檢查外每旬進(jìn)行一次綜合性檢查，及時把掌握施工過程中的動態(tài)，解決當(dāng)前施工中進(jìn)度、質(zhì)量、安全等存在的問題。

加強各類文件的管理工作，并嚴(yán)格各類文件的審批、傳遞程序，以此來規(guī)范總承包管理的各項工作。各分包單位的各類文件必須經(jīng)專業(yè)工程師及總包經(jīng)理鑒字后方能上報業(yè)主及監(jiān)理，否則視為無效文件。業(yè)主及監(jiān)理的下發(fā)的各類文件必須經(jīng)總包項目部經(jīng)理簽發(fā)后方可下發(fā)各分包單位，以此規(guī)范各項管理、堵塞管漏洞。

溝通管理存在問題

管理者的溝通意識不強，傳統(tǒng)管理思想和管理行為，項目管理注重執(zhí)行不注重溝通，嚴(yán)重限制了員工工作的主動性、創(chuàng)造性；溝通渠道不規(guī)范，由于沒有形成科學(xué)有效的溝通系統(tǒng)，因而目前我國許多企業(yè)的溝通渠道都不夠規(guī)范，多數(shù)企業(yè)的管理者都是通過正式渠道與員工進(jìn)行交流，很少進(jìn)行有人情味的非正式溝通，這就使得部門之間缺乏聯(lián)系，部門間關(guān)系不和諧，團隊精神不好，企業(yè)的凝聚力不高；溝通方式陳舊也存在管理問題，目前我國的許多企業(yè)仍然采用上級向下級下指示、下級向上級匯報、各部門組織開會等傳統(tǒng)的溝通方式進(jìn)行內(nèi)部溝通，且大多數(shù)的會議都是以領(lǐng)導(dǎo)為主，自上而下地傳達(dá)內(nèi)容，傾向于單向溝通，缺乏雙向交流。

項目溝通是確保項目團隊的相關(guān)信息能及時、正確地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲存和最終處理好項目信息所需的各個過程。要想提升總包交鑰匙項目的成功率，溝通管理至關(guān)重要。在項目溝通管理效果方面，實時管控，建立預(yù)警機制，最大程度地確保溝通信息在方式和效果上的一致性，幫助管理團隊減少誤解，提高溝通效率以及項目效益。

（作者單位：1.長春工程學(xué)院；2中建八局大連分公司）

對于總包交鑰匙項目除建設(shè)方、承建方意外，還有政府部門、咨詢方、專業(yè)的分包團隊等許多參與方，這就需要引入高效的溝通管理方法，針對不同對象，工作目標(biāo)和溝通重點，以應(yīng)對總包交鑰匙工程投資大、規(guī)模大、施工工藝復(fù)雜和施工生產(chǎn)周期長等特點。如何在既能達(dá)到建設(shè)項目既定目標(biāo),又能協(xié)調(diào)好以上所有項目關(guān)聯(lián)方的工作關(guān)系和工作效果是項目管理研究的重點內(nèi)容。