單證操作系統(tǒng)完善體驗

文/李欽 陶偉峰 編輯/韓英彤

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單證操作系統(tǒng)完善體驗

文/李欽 陶偉峰 編輯/韓英彤

國際結算操作系統(tǒng)作為單證中心運用的最重要工具之一，其完善與否直接決定著單證中心能否向世界一流中心邁進。中國銀行2010年在北京、上海和廣州設立了國際結算單證處理中心，而單證中心所依托的就是最新的國際結算操作系統(tǒng)（GTS）。

此前很長一段時間，較為分散的IT應用格局，成為中國銀行快速發(fā)展業(yè)務、提高經(jīng)營管理水平、有效控制風險和案件的主要障礙。鑒此，中行于2004年全面啟動了IT藍圖建設，并通過在國際結算方面引入外部咨詢公司——科爾尼咨詢公司，完成了以國際最佳實踐為基礎的國際結算集中化運營模式和業(yè)務流程的整體設計工作，開始建設新一代國際結算和貿(mào)易融資集中化處理系統(tǒng)——GTS。2009年，新一代國際結算系統(tǒng)GTS正式投入運行，為全行提供了高效、優(yōu)質的后臺集中化單證處理服務。

新一代國際結算系統(tǒng)已經(jīng)運行六年時間，單證中心在該系統(tǒng)強有力的支持下，為全行國際結算業(yè)務提供了安全、快捷、優(yōu)質的單證服務。但隨著經(jīng)濟環(huán)境的改變、相關政策的變化，以及貿(mào)易金融產(chǎn)品的不斷推陳出新，新一代國際結算系統(tǒng)也暴露出一些需要完善和改進的問題。本文試從系統(tǒng)功能、優(yōu)勢分析入手，梳理系統(tǒng)不足，提出改進建議，以期完善單證操作系統(tǒng)，助力貿(mào)易金融發(fā)展。

GTS系統(tǒng)

GTS系統(tǒng)主要用于國際結算與貿(mào)易融資業(yè)務的集中化處理、產(chǎn)品管理和信息管理。其支持國際結算和貿(mào)易融資的業(yè)務集中處理，可實現(xiàn)全行邏輯集中，提供全行國際結算和貿(mào)易融資業(yè)務交易數(shù)據(jù)和信息，符合“處理中心-網(wǎng)點”（HUB-SPOKE模型）這一集中化運營模型及未來業(yè)務架構整合的建設需要。

G T S系統(tǒng)是基于B / S （Browser/Server）架構，以Eximbills Enterprise 產(chǎn)品為中心，以工作流為門戶，以影像模塊為延伸的綜合集成系統(tǒng)。整個系統(tǒng)主要由以下四個子系統(tǒng)組成：

●工作流系統(tǒng)（Biz-flow）。負責定義系統(tǒng)的所有作業(yè)流程，為所有參與流程的操作及操作者提供實時的監(jiān)控，實現(xiàn)任務分發(fā)管理的自動化。

●交易處理系統(tǒng)（Eximbills Enterprise）。提供國際業(yè)務所有交易處理核心功能，包括對交易畫面輸入、收費計算、賬務、客戶、優(yōu)惠等所有交易相關信息的輸入處理，并生成各種面函通知和發(fā)送的各類報文（SWIFT、EDI），同時接收/自動接收各類報文并導入系統(tǒng)。

●影像獲取系統(tǒng)（Capture）。通過掃描將紙制單據(jù)電子化，并完成電子化單據(jù)的質檢、查看、上傳，以及電子化單據(jù)與交易的聯(lián)動，實現(xiàn)全行電子單據(jù)集中管理。

●報表系統(tǒng)（B u s i n e s s Object）。提供與業(yè)務相關的各類報表、圖表、信息，供各級機構決策參考。定制各分類報表、信息類統(tǒng)計用報表，根據(jù)需要，按維度動態(tài)生成各類統(tǒng)計分析報表，支持全行國際業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)一分析。

國際結算操作系統(tǒng)作為單證中心運用的最重要工具之一，其完善與否直接決定著單證中心能否向世界一流中心邁進。

優(yōu)勢分析

基于對新一代國際結算系統(tǒng)的了解以及多年在單證中心的工作體驗，筆者將GTS系統(tǒng)的主要優(yōu)勢歸納為以下幾方面：

一是可有效控制操作風險。首先，在柜員設置方面，GTS系統(tǒng)根據(jù)“授權有限、相互制約”的原則設置了經(jīng)辦、復核和授權三大類操作權限：一筆業(yè)務經(jīng)辦處理好后，直接到復核工作隊列，如果還需授權，則業(yè)務直接到授權隊列。這種對一筆業(yè)務的經(jīng)辦、復核、授權的分離，有效避免了業(yè)務“一人一手清”的風險。其次，系統(tǒng)設置了網(wǎng)點和中心各自的業(yè)務范圍和權限，真正起到了相互制約的作用。系統(tǒng)還對一些業(yè)務進行實時監(jiān)控，比如進口信用證下業(yè)務，到單后第5個工作日，系統(tǒng)會自動提示此筆業(yè)務需要做拒付、付款或承兌，避免引發(fā)操作風險。

二是節(jié)約了成本。GTS系統(tǒng)采用brower/server（瀏覽器/服務器）架構，由于前端使用IE瀏覽器，后臺使用集群分布技術，因而負載均衡、擴展方便、易于維護，且全行數(shù)據(jù)邏輯集中，實現(xiàn)了全行一點管理，結合影像系統(tǒng)，支持跨地域操作。業(yè)務人員只要通過IE瀏覽器進行簡單配置后，就可連接上服務器進行業(yè)務操作。相較中行前一代采用client/server（客戶端/服務器）架構的NISS國際結算系統(tǒng)，GTS省去了單獨安裝客戶端的環(huán)節(jié)，因而大幅降低了安裝難度、減少了維護費用，有效節(jié)約了營業(yè)成本。

三是實現(xiàn)了單據(jù)電子化。GTS強大的影像技術使單證中心能夠通過影像來操作業(yè)務，無須網(wǎng)點提供紙制文件，避免了實物單據(jù)的交換。網(wǎng)點通過文件掃描完成與中心的文檔交互。而在NISS系統(tǒng)時代，國際結算的單據(jù)完全以紙制方式保存。紙制單據(jù)雖然為業(yè)務人員審單提供了方便，但保存和未來調(diào)閱卻非常麻煩。而GTS系統(tǒng)將單據(jù)通過掃描直接以電子數(shù)據(jù)的格式保存，則有效解決了業(yè)務檔案的保存和調(diào)閱問題。

四是實現(xiàn)了信息的全方位收集和集中。GTS系統(tǒng)的報表子系統(tǒng)Business Object，用于各類業(yè)務統(tǒng)計分析報表的生成。通過報表系統(tǒng)可以得到全行的國際結算數(shù)據(jù)。由于數(shù)據(jù)完全集中在單證中心，GTS憑借強大的電子化實力，可以實現(xiàn)業(yè)務信息的高度集中。理論上，報表平臺能采集到全行國際結算的任意數(shù)據(jù)，比如全行開證筆數(shù)、金額，特定客戶的開證余額等。除了這些常規(guī)的業(yè)務統(tǒng)計數(shù)據(jù)外，有關國際結算產(chǎn)品的收益、特定客戶的貢獻、分支行機構的業(yè)務情況等信息，也可以從GTS系統(tǒng)自動、準確地提取，為業(yè)務開展提供了有力支持；同時，通過報表系統(tǒng)還可對重點客戶或重點行業(yè)進行分析，更為有效地收集大客戶的業(yè)務數(shù)據(jù)，對大客戶或重點行業(yè)的業(yè)務發(fā)展進行科學預判，使行內(nèi)政策制定更加富有效率，并切實可行。

五是提高了業(yè)務處理效率。GTS系統(tǒng)最大的特色就是引入了工作流技術。系統(tǒng)內(nèi)各類業(yè)務流動由工作流控制，通過控制業(yè)務流程的走向，實現(xiàn)操作系統(tǒng)從以往“人找業(yè)務”到“業(yè)務找人”模式的轉變。此前的NISS系統(tǒng)，業(yè)務人員做每一筆業(yè)務都需要從不同菜單里先選操作這筆業(yè)務的功能模塊，再選擇要操作的此筆業(yè)務，相比之下，GTS系統(tǒng)的工作流功能會自動判斷此筆業(yè)務的下一步操作，相關業(yè)務會自動出現(xiàn)在具有此功能業(yè)務人員的工作界面上，業(yè)務人員只需點擊工作項，相應操作界面就會打開。這就像工廠中的生產(chǎn)流水線，每個人都有自己專門的工作平臺和工作內(nèi)容。該項功能與單證中心人員的專業(yè)性相結合，大大提高了全行國際結算業(yè)務工作的處理效率。

六是便于量化考核。由于GTS的工作流系統(tǒng)可以自動記錄每筆業(yè)務從進入系統(tǒng)到業(yè)務人員開始處理，再到業(yè)務最終完成的時間，包括操作過程中可能被復核或授權退回的時間、次數(shù)等，因而通過系統(tǒng)中的工作流報表，就能分析每位員工的工作量和業(yè)務處理效率，可實現(xiàn)對員工業(yè)務量的科學量化，使量化考核真正做到真實、客觀、公平。

不足分析

雖然包括GTS系統(tǒng)在內(nèi)的各大銀行的國際結算系統(tǒng)為業(yè)務處理提供了有力的支撐，但隨著經(jīng)濟環(huán)境的改變、相關政策的變化，以及貿(mào)易金融產(chǎn)品的不斷推陳出新，加之科學技術的不斷提高，在系統(tǒng)功能和系統(tǒng)建設上也暴露出一些不足。筆者將其歸納為以下幾方面：

一是系統(tǒng)尚不具備提供差異性服務的功能。目前的系統(tǒng)模式下，只要網(wǎng)點提交業(yè)務，業(yè)務會自動出現(xiàn)在單證中心的業(yè)務隊列中，但對重點客戶和普通客戶，系統(tǒng)無法加以區(qū)別，導致單證中心操作人員對網(wǎng)點的了解遠遠大于對客戶的了解，熟知的是各網(wǎng)點提交業(yè)務的習慣而非客戶的習慣。而缺乏針對性的服務，可能導致客戶滿意度的下降，也不利于網(wǎng)點的業(yè)務發(fā)展。系統(tǒng)無法提供差異性服務，也是銀行同業(yè)面臨的共同問題，目前基本上都是通過系統(tǒng)外人工手工操作來加以彌補。

二是應急災備能力不足?，F(xiàn)在各大銀行都把國際結算單證業(yè)務集中到單證中心處理，系統(tǒng)操作也以單證中心為主。這種集中方式雖然有利于效率提高，成本降低，但如果單證中心突發(fā)意外，無法及時處理業(yè)務，則會對全行的國際結算業(yè)務產(chǎn)生重大影響。目前，各大行雖然設有分中心可以互為災備，但互為備份的程度不高，如何應對突發(fā)事件的應急預案也尚有待完備，且缺乏實踐的檢驗。

三是弱化了網(wǎng)點國際結算能力。為考慮高效率、低成本的目的，系統(tǒng)將主要功能都集中于單證中心，網(wǎng)點人員在系統(tǒng)前端基本就只進行掃描影像的工作，不再接觸具體業(yè)務操作。這會導致新增人員難以熟悉業(yè)務。長此以往，網(wǎng)點可能會出現(xiàn)單證業(yè)務后繼無人的現(xiàn)象，處理國際結算業(yè)務能力也會隨之下降，甚至無法有效營銷客戶、開拓市場，最終可能會陷入網(wǎng)點客戶流失的困局。此情況是各銀行同業(yè)需要面對的通病。

四是系統(tǒng)優(yōu)化不及時。各大銀行的國際結算系統(tǒng)基本上是自行開發(fā)，也有銀行是購買軟件公司的系統(tǒng)再結合自身情況進行改進完善。由于國際結算系統(tǒng)只是各行操作系統(tǒng)之一，雖然各行都有軟件中心，但內(nèi)部均沒有設置專門負責國際結算系統(tǒng)優(yōu)化的部門，也沒有聘用外部專業(yè)公司負責系統(tǒng)的維護優(yōu)化。這導致時至今日系統(tǒng)仍只能處理進出口的基本業(yè)務，相對于國際結算業(yè)務新產(chǎn)品的不斷出現(xiàn)嚴重滯后，許多新產(chǎn)品無法在國際結算系統(tǒng)中處理。以中行單證中心為例，雖然近幾年提出了許多系統(tǒng)優(yōu)化的需求，但由于得不到專業(yè)技術部門的支持，進展十分緩慢。

相關建議

針對系統(tǒng)存在的不足，筆者提出以下幾點改進建議，使系統(tǒng)能更好地服務于單證中心高效、節(jié)約的目標。

增強系統(tǒng)實時交流功能。針對單證中心人員面臨眾多的客戶群體，現(xiàn)在系統(tǒng)無法提供差異化服務的情況，可以通過增強系統(tǒng)的實時交流功能，來加強單證中心與網(wǎng)點的信息交流和傳遞，如增加“實時對話”等功能，把特殊業(yè)務記錄、反饋、意見等集合在系統(tǒng)里，無須再使用電話能外部工具，使得個性化需求直接可以通過系統(tǒng)渠道得以實現(xiàn)；同時，這些個性化需求保留在系統(tǒng)中，也便于后續(xù)監(jiān)督、檢查。

建立單證中心應急預案。要深刻認識到單證中心應急預案的重要性。目前，國內(nèi)各大行的單證中心都設立了分中心，要利用幾個中心互為備份，同時要根據(jù)突發(fā)事件可能的影響范圍，對各類突發(fā)事件制定詳細的應急預案。比如，如果中心系統(tǒng)癱瘓，全行的國際結算業(yè)務應該如何處理。為保證預案的可操作性，還應該定期對預案進行模擬演練。

加強國際結算業(yè)務培訓。總行要重視網(wǎng)點的國際結算業(yè)務，加強對網(wǎng)點國際結算業(yè)務人員的培訓。同時，單證中心作為單證專業(yè)人才的集中地，要加強與網(wǎng)點交流，組織單證中心的專家定期對全行國際結算人員進行業(yè)務指導，組織網(wǎng)點結算人員與中心人員相互交流、學習。

建立系統(tǒng)優(yōu)化團隊。應建立專門的國際結算系統(tǒng)優(yōu)化團隊，負責對國際結算系統(tǒng)的各類需要進行分析研究。對業(yè)務操作人員日常碰到的系統(tǒng)問題，能快速反應，及時解決；對出現(xiàn)的國際結算新產(chǎn)品，要分析其能否進入系統(tǒng)操作，并據(jù)此對系統(tǒng)進行改進、完善和升級。此外，還要做好系統(tǒng)的日常維護工作，保證操作系統(tǒng)平穩(wěn)、高效運行。

作者單位：中國銀行國際結算單證處理中心（上海）