高校教學(xué)秘書管理角色現(xiàn)狀及發(fā)展對策研究

高校教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的執(zhí)行者，所發(fā)揮的作用直接關(guān)系到高校教學(xué)水平。但因種種原因，教學(xué)秘書管理角色“錯位”、“缺位”問題嚴(yán)重，影響到了教學(xué)質(zhì)量。本文從教學(xué)秘書管理中的主要職責(zé)、教學(xué)秘書管理中的角色定位、教學(xué)秘書管理角色現(xiàn)狀、教學(xué)秘書管理發(fā)展策略四部分，對高校教書秘書管理角色現(xiàn)狀及發(fā)展對策進(jìn)行了探討，旨在進(jìn)一步推動高校教學(xué)管理水平。

“上有千條線，下面一根針”。要保證高校高層決策的落地，必須有一支作風(fēng)頑強、能力過硬的基層管理隊伍，而教學(xué)秘書就是隊伍的重要組成部分，這就需要高校必須重視這些人員的培養(yǎng)，從制度上、從教育上等各方面為他們營造良好的工作氛圍，唯有這樣，才能調(diào)動其工作積極性。

1教學(xué)秘書管理中的主要職責(zé)

1.1協(xié)調(diào)教學(xué)工作

這種職責(zé)主要表現(xiàn)在三方面：首先是，起到“橋梁”的作用。將“上面”的決策部署傳達(dá)下去，將“下面”的情況上報管理層。其次是，起到協(xié)調(diào)的作用。協(xié)調(diào)對象為學(xué)校各部門以及教學(xué)雙方，具體來說，就是各部門之間的工作關(guān)系，師生之間的教學(xué)安排。還有是，起到直接的管理作用。就是執(zhí)行主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的決策，督促師生按照決策進(jìn)行工作。

1.2日常教學(xué)管理

教學(xué)工作無疑是學(xué)校工作的重中之重。教學(xué)管理工作必須圍繞教學(xué)工作開展，否則就會偏離方向，成為“無用功”，同時也會造成教學(xué)工作無序。教學(xué)管理內(nèi)容繁雜，包括教師調(diào)課停課、教材征訂、教學(xué)評估、質(zhì)量監(jiān)控等等，其中一些工作雖然細(xì)小，但直接影響教學(xué)工作的正常進(jìn)行。所以必須予以重視和認(rèn)真對待。

1.3教學(xué)檔案材料管理

教學(xué)檔案材料是高校的已往工作的原始資料，是衡量高校教育水平的標(biāo)尺。這些資料包括四個部分：一部分為：教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、教學(xué)工作等等，是高校開展管理的根據(jù)，也是高校工作提升的基礎(chǔ)。一部分為：教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)日歷、教學(xué)課表等等，是日常教學(xué)情況的反應(yīng)，可以據(jù)此對課堂教學(xué)進(jìn)行督導(dǎo)；還有一部分為：各年級、各班學(xué)生花名表，以及學(xué)生歷次考試的成績。是教師有針對性開展教學(xué)的依據(jù)，也是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)能力的存檔。最后一部分為：畢業(yè)論文、試驗報告、課程設(shè)計等等，是高校人才培養(yǎng)水平的反映。

1.4調(diào)研與建議

教學(xué)秘書作為學(xué)校高層管理者的助手與參謀，應(yīng)該以問題為導(dǎo)向，對教學(xué)過程中出現(xiàn)的新問題、新情況進(jìn)行摸底，本著“去粗取精，去偽存真”的原則，收集并整理相關(guān)信息，提供給學(xué)校高層管理人員，為其進(jìn)行正確的決策打下基礎(chǔ)。同時教學(xué)秘書也應(yīng)在此基礎(chǔ)上，根據(jù)自己的對新問題、新情況的看法，積極向高層管理者提出自己的意見和建議，為解決這些問題和情況，提供盡可能多的，正確的思路。

2教學(xué)秘書管理中的角色定位

2.1服務(wù)定位

教學(xué)工作在高校一切工作中是中心工作，是高于一切、壓倒一切、重于一切的工作，所有工作必須服從、服務(wù)以這個工作，這就決定了服務(wù)是教學(xué)秘書在管理中的角色是首要的。必須服務(wù)于教師、學(xué)生。應(yīng)積極了解教學(xué)計劃的執(zhí)行情況，能夠發(fā)現(xiàn)教學(xué)典型，并加以推廣。對于有限的教學(xué)資源，要合理進(jìn)行配置，為師生解決教學(xué)過程遇到的問題和困難等等。

2.2管理定位

教學(xué)秘書作為“兵頭將尾”的管理者，起到的是上傳下達(dá)，溝通左右的作用。教學(xué)秘書的教學(xué)管理的包括內(nèi)容：學(xué)生的成績管理、學(xué)籍管理，教學(xué)計劃執(zhí)行管理，教師的課程考核管理、教學(xué)過程中的質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)過程中產(chǎn)生信息的統(tǒng)計與整理等等。教學(xué)秘書的工作是瑣碎而繁雜的，唯有不斷高標(biāo)從嚴(yán)對自己進(jìn)行要求，才能適合秘書崗位的要求，成為一個優(yōu)秀的管理人員。

2.3參謀定位

教學(xué)秘書的工作性質(zhì)決定了其是教學(xué)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，應(yīng)該積極發(fā)揮建言獻(xiàn)策的作用。要成為一個合格的教學(xué)秘書，必須要對高校教學(xué)工作相關(guān)的政策、教學(xué)資源的配置情況、教學(xué)計劃執(zhí)行情況等各方面工作都能做到了然于胸。唯有如此，才能發(fā)現(xiàn)日常教學(xué)工作中產(chǎn)生的問題，并找出問題的癥結(jié)所在。在向相關(guān)管理者進(jìn)行匯報時，能提出合理的解決建議，為做出決策提供參考。

3教學(xué)秘書管理角色現(xiàn)狀

由于教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理中最基礎(chǔ)的一層，并且工作內(nèi)容異常繁重而具體，導(dǎo)致很多人對這個崗位的認(rèn)識出現(xiàn)了偏差，認(rèn)為從事這個崗位只要熱愛本職工作，有足夠的責(zé)任心和耐心就行，對管理素養(yǎng)的要求不高。殊不知，要勝任這份工作，不僅要具備相當(dāng)管理能力，而且對與人交往能力等均有較高的要求。這種認(rèn)識上的偏差以及工作性質(zhì)的要求導(dǎo)致教學(xué)秘書處境困難。

3.1任務(wù)繁重，倍感壓力

教學(xué)秘書服務(wù)對象為主管教學(xué)主任、教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)、師生，工作內(nèi)容多是充分調(diào)配教學(xué)資源、領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生之間的溝通協(xié)調(diào)、檔案材料的管理等等。這些工作瑣碎而重要，稍有不慎就會造成一定的影響，這使教學(xué)秘書承受了巨大的壓力，同時其往往忙于解決各類突發(fā)事件中，從而對工作出現(xiàn)的新問題和新情況，很少進(jìn)行思考和總結(jié)，無法發(fā)揮有效的參謀助手作用。

3.2“為”與“位”不相稱

教學(xué)秘書是處在“現(xiàn)場”的管理者，起到“承上啟下”的作用，對領(lǐng)導(dǎo)者來說，其發(fā)揮的是參謀和助手的作用，對教師和學(xué)生，發(fā)揮的是服務(wù)和管理的作用。因為教學(xué)秘書長年和教師、學(xué)生打交道，對教學(xué)中存在問題具有相當(dāng)?shù)恼J(rèn)知，這決定了其在發(fā)揮參謀助手作用時，能影響到學(xué)校的重大決策，對學(xué)校教學(xué)水平的提高，學(xué)校的發(fā)展起到極其重要的作用。但縱觀很多學(xué)校，教學(xué)秘書長期處于被動地位，工資待遇等各方面并不突出，其“作為”和“地位”明顯不相稱。

3.3兩頭受氣，處境尷尬

教學(xué)秘書“上”接觸的是管理人員；“下”，直接面對的是教職工和學(xué)生。管理者和被管理者雖然都是為學(xué)校教學(xué)而服務(wù)的，但又同時是一對無法調(diào)和的矛盾。作為最基層的管理者，教學(xué)秘書必須將上級要求進(jìn)行落實，這不免引發(fā)被管理者的誤會，認(rèn)為其故意刁難。而管理者有時出于誤解，認(rèn)為其落實不夠積極徹底。這種兩頭受氣，嚴(yán)重挫傷教學(xué)秘書的工作積極性，影響到其工作能動性的發(fā)揮。

3.4缺乏專業(yè)知識

在多數(shù)高校中，教學(xué)秘書很多是教師兼職，每天要完成一定的教學(xué)任務(wù)，這決定了教學(xué)秘書被放到了次要的位置；另一方面，教學(xué)秘書崗位涉及面廣，任務(wù)繁雜而瑣碎，具有很大的壓力，使從事這個崗位的人員不能分出一定精力放到管理知識的學(xué)習(xí)上，造成了相關(guān)人員專業(yè)知識缺乏，在工作實踐中，不能采取有效的方法進(jìn)行管理，這造成了雖然工作態(tài)度認(rèn)真，但管理結(jié)果不佳的結(jié)果。

3.5工作積極性不高

雖然教學(xué)秘書工作任務(wù)非常繁重，但相應(yīng)的工資待遇并沒有跟上，也就是沒有體現(xiàn)出“多勞多得”，使得教學(xué)秘書和一般管理人員工資待遇基本一致，實際上比對勞動付出，教學(xué)秘書是一般管理人員的數(shù)倍。造成這樣局面的原因是，高校教學(xué)秘書因為身陷各種具體事務(wù)中，沒有足夠的精力和時間進(jìn)行科研，科研成果不高。而高校職稱評定，多以科研成果為標(biāo)準(zhǔn)，這極大了影響了教學(xué)秘書的工作積極性。

3.6缺少職業(yè)規(guī)劃

教學(xué)秘書在長年累月的工作中，不僅要承受巨大的工作壓力，而且要承受很多工作中的委屈。因為直接面對基層，對教學(xué)工作了如指掌，使他們具備豐富的實踐經(jīng)驗，但現(xiàn)有的高校中大多沒有將教學(xué)秘書納入到相應(yīng)的職業(yè)規(guī)劃中，而與此同時行政人員的高校輔導(dǎo)員卻不是這樣?，F(xiàn)實中的繁重工作再加上強烈的對比反差，嚴(yán)重制約了教學(xué)秘書的工作積極性。

4教學(xué)秘書管理發(fā)展策略

4.1嚴(yán)遵職責(zé)，做好本職

嚴(yán)遵職責(zé)，做好本職是任何一個崗位對從業(yè)人員最基本的要求，作為教學(xué)秘書來說，也是如此，只有明確該崗位的基本職責(zé)，認(rèn)真學(xué)習(xí)教學(xué)管理的知識，并充分運用到崗位職責(zé)的履行過程中，才能使其轉(zhuǎn)化為提高教學(xué)成果的動力。同時，樹立創(chuàng)新意識，加大教學(xué)管理的創(chuàng)新力度，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)教學(xué)管理理念和模式，才能提高教學(xué)管理的水平和質(zhì)量。

4.2強化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

當(dāng)今社會高速發(fā)展，作為構(gòu)成社會的組成部分，高校教學(xué)工作也處在不斷發(fā)展中，工作中出現(xiàn)的新問題、新情況迫使作為基層管理者的教學(xué)秘書，必須適應(yīng)形勢要求，在強化業(yè)務(wù)水平上加強學(xué)習(xí)。除了業(yè)余時間要加強自學(xué)、“學(xué)他”，學(xué)校也應(yīng)該積極組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)驗交流會之類的機會，鼓勵教學(xué)秘書積極參與。教學(xué)秘書必須在學(xué)習(xí)過程中，學(xué)會運用現(xiàn)代教學(xué)管理理念對教學(xué)工作進(jìn)行管理，提高管理的質(zhì)量和效益。

4.3擺正心態(tài)

俗話說：“要干一行愛一行”，熱愛自己的本職，全身心地投入到本職中去，以工匠精神去對待工作，不僅是崗位的要求，也是職業(yè)道德的要求。因為種種原因，教學(xué)秘書不受大家重視，對此，教學(xué)秘書不能因此就放任自流，或者自暴自棄，這樣做只能使本職崗位和自身陷于更加被動，反而更應(yīng)該以自己高漲的工作熱情、高效的工作方法、高質(zhì)的工作效果去改變這種錯誤的認(rèn)識，讓持有這種認(rèn)識的人認(rèn)識到自己工作的價值和意義，從而為開展本職贏得良好的工作氛圍，同時也能大大拓展自己職業(yè)發(fā)展的道路。

4.4提升人際交往能力

管理本質(zhì)上是一項與人打交道的學(xué)問，如何能讓他人為我所“用”，不僅考驗著管理者的水平，而且檢驗著管理工作的成敗。教學(xué)秘書作為管理崗位其中的一種概莫能外，其日常工作主要對象就是上級領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生，所以教學(xué)秘書必須在實際工作中有意識的磨煉自己的人際交往能力，圍繞推動教學(xué)工作、管理工作這個目標(biāo)，積極有效地整合人際關(guān)系資源，處理好各項工作，尤其是各種應(yīng)急和突發(fā)事件。

4.5提高工作水平

針對高校工作實際，教學(xué)秘書要提高工作水平，應(yīng)該從三方面入手：首先是個人素養(yǎng)?！按蜩F首先自身硬”在高校工作和學(xué)習(xí)的人員都具備一定素養(yǎng)。所以要對這些人員進(jìn)行管理，必須在自身素養(yǎng)上下功夫，要盡可能的讓自己在學(xué)識方面具有一定的水平，這不僅會大大提升個人魅力，而且會助力崗位管理。其次是強化職業(yè)道德建設(shè)，現(xiàn)在雖然各高校中，教學(xué)秘書多出自師范院校，都是具備一定職業(yè)道德的高材生，但仍要強化自身的職業(yè)道德建設(shè)，做到“以德服人”，增加個人的影響力。還有是，加強管理知識的學(xué)習(xí)，提高工作水平。

4.6用正確的工作方法處理問題

唯物主義哲學(xué)強調(diào)：“矛盾時時有，處處有?！钡@并不等于放任矛盾的產(chǎn)生，而是要相仿設(shè)法減少或者消除矛盾。在高校里，教學(xué)秘書要開展工作，擁有良好的人際關(guān)系環(huán)境是前提也是保障。但工作中難免要產(chǎn)生矛盾，所以處理好這些矛盾要慎之又慎。首先是，要學(xué)會對事不對人地處理問題，讓教師和學(xué)生認(rèn)識到，你辦事是公道的，都是一心一意為了工作。其次是，要多幫助管理對象，不僅是幫助其解決工作中的困難，而且是要盡可能幫助其解決生活中的困難，以此進(jìn)一步融洽與管理對象之間的關(guān)系。

4.7學(xué)會熟練運用教務(wù)系統(tǒng)

信息社會里，高校教學(xué)管理已經(jīng)也步入了信息化階段，目前各高?；径紝崿F(xiàn)了教學(xué)教務(wù)管理的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化辦公，教學(xué)秘書只有適應(yīng)這種趨勢，并且學(xué)習(xí)和熟悉這種辦公系統(tǒng)，才能熟練掌握高校教學(xué)的管理規(guī)律；此外，也要通過走出去，以參加交流會的形式，多和同行進(jìn)行溝通，互相交流經(jīng)驗，總結(jié)教訓(xùn)。以此強化管理意識，提高管理水平。

4.8學(xué)校要推進(jìn)改革

教學(xué)管理體制是造成教學(xué)秘書工作困境的癥結(jié)所在，所以只有推進(jìn)體制改革，才能從根本上解決這一問題。首先是把好入口關(guān)。就是在選擇教學(xué)秘書時，一定要將能力強、素質(zhì)高、作風(fēng)佳的人員選擇到秘書崗位上。其次是以制定制度的形式，提升教學(xué)秘書個工資待遇，并針對其實際，制定良好的職業(yè)規(guī)劃，使其擁有一個良好的發(fā)展前景。唯有如此，才能做到“才位匹配，人盡其才，才盡其用?！?/p>

5結(jié)論

教學(xué)秘書管理角色中存在的種種問題，制約了這一崗位作用的發(fā)揮，對高校教學(xué)管理和教學(xué)水平的提高造成了影響。高校和教學(xué)秘書只有重視這些問題，并且從各自的角度采取相應(yīng)的措施，比如高校要推進(jìn)體制改革，給教學(xué)秘書足夠的發(fā)展空間。比如教學(xué)秘書應(yīng)該擺正認(rèn)識，強化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等等。唯有如此，才能徹底消除教學(xué)秘書目前所處的困境，從而最終推動我國教育事業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：伊犁師范學(xué)院大學(xué)生體質(zhì)監(jiān)測中心重點實驗室）