市級(jí)煙草企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)信息化管理的構(gòu)建

陳賢冰

（福建省煙草公司 漳州市公司，福建 漳州 363000）

市級(jí)煙草企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)信息化管理的構(gòu)建

陳賢冰

（福建省煙草公司 漳州市公司，福建 漳州 363000）

近年來，隨著煙草商業(yè)企業(yè)的快速發(fā)展，市級(jí)煙草企業(yè)作為轄區(qū)的法人主體，實(shí)物資產(chǎn)存量也隨之急劇增加，傳統(tǒng)管理模式已無法滿足現(xiàn)代實(shí)物資產(chǎn)管理的要求。本文旨在從實(shí)物資產(chǎn)管理現(xiàn)狀分析出發(fā)，通過細(xì)化資產(chǎn)管理層級(jí)、深入運(yùn)用信息系統(tǒng)、引入RFID條碼管理、建立監(jiān)督考評(píng)體系等方式，實(shí)現(xiàn)實(shí)物資產(chǎn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程規(guī)范化、管理痕跡化的生命周期管理。

煙草；實(shí)物資產(chǎn)；信息化

實(shí)物資產(chǎn)管理，是指對(duì)一些使用年限較長(zhǎng)、有具體形態(tài)的資產(chǎn)進(jìn)行管理，具體是指對(duì)固定資產(chǎn)、包裝物以及易耗品等資產(chǎn)的購(gòu)置、使用、維護(hù)、報(bào)廢、處置。加強(qiáng)對(duì)煙草企業(yè)中實(shí)物資產(chǎn)的管理，不僅是提升企業(yè)整理管理水平的重要措施，還能夠挖掘現(xiàn)有資金潛力，盤活資產(chǎn)存量，防止國(guó)有資產(chǎn)的流失。近年來，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到企業(yè)管理中。我單位結(jié)合實(shí)物資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀，通過細(xì)化資產(chǎn)管理層級(jí)、深入運(yùn)用信息系統(tǒng)、引入RFID條碼管理、建立監(jiān)督考評(píng)體系等方式，不斷完善實(shí)物資產(chǎn)信息化管理體系，取得了良好的現(xiàn)實(shí)成效。

一、實(shí)物資產(chǎn)信息化管理概述和意義

實(shí)物資產(chǎn)信息化管理是將先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用到實(shí)物資產(chǎn)的管理中，其意義在于通過合理配置實(shí)物資產(chǎn)，保障資產(chǎn)的安全完整，以達(dá)到降低運(yùn)營(yíng)費(fèi)用，促進(jìn)企業(yè)管理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效地依據(jù)。

二、市級(jí)煙草企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)管理存在的問題及原因分析

近年來，行業(yè)的資產(chǎn)清查和審計(jì)檢查都反映出實(shí)物資產(chǎn)管理中的一些問題，前清后亂的現(xiàn)象時(shí)常存在，主要體現(xiàn)在：部門臺(tái)賬尚未健全，業(yè)務(wù)流程存在脫節(jié)，盤點(diǎn)清查效率低下，系統(tǒng)模塊缺乏融合，資產(chǎn)更新較為隨意等方面。主要原因分析如下：

1、責(zé)任主體不夠明確

現(xiàn)行的資產(chǎn)管理制度側(cè)重規(guī)定了各部門的主要職責(zé)，對(duì)具體某件事情由誰來做，什么時(shí)候做，怎么做的界定不夠詳細(xì)，容易造成部門之間互相推諉，資產(chǎn)信息傳遞不及時(shí)、不完整。

2、信息系統(tǒng)不夠完善

（1）流程設(shè)計(jì)不夠順暢，節(jié)點(diǎn)銜接也不夠清晰；（2）各使用人對(duì)資產(chǎn)的日常運(yùn)營(yíng)記錄（如：維修、出租等數(shù)據(jù)）不夠自覺，無法及時(shí)完整反映資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)情況；（3）資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)其他子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)銜接比較薄弱，信息系統(tǒng)的管控作用沒有完全發(fā)揮。

3、資產(chǎn)標(biāo)識(shí)不夠先進(jìn)

目前資產(chǎn)的識(shí)別主要還是采用手工逐個(gè)核對(duì)的方式，所使用的傳統(tǒng)紙質(zhì)標(biāo)簽容易脫落、褪色，不易長(zhǎng)期使用，容易造成資產(chǎn)無法識(shí)別和統(tǒng)計(jì)誤差。

4、監(jiān)督管理不夠到位

目前實(shí)物資產(chǎn)的監(jiān)管側(cè)重資產(chǎn)的實(shí)物是否存在，而缺乏對(duì)資產(chǎn)日常管理的過程管控及責(zé)任追究，容易造成一些使用者對(duì)資產(chǎn)的使用比較隨意，存在浪費(fèi)和閑置的現(xiàn)象。

三、市級(jí)煙草企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)信息化管理體系的構(gòu)建

筆者認(rèn)為要構(gòu)建以制度建設(shè)為基礎(chǔ)、信息系統(tǒng)為平臺(tái)、RFID標(biāo)簽為工具、監(jiān)督考評(píng)為手段的四位一體的實(shí)物資產(chǎn)信息化管理模式，以此來實(shí)現(xiàn)實(shí)物資產(chǎn)全生命周期管理，達(dá)到“歸屬清晰、配置均衡、使用高效、處置規(guī)范、監(jiān)管有力”的管理目標(biāo)：

1、加強(qiáng)管理制度建設(shè)

要建立實(shí)物資產(chǎn)內(nèi)部控制規(guī)范，明確管理過程中的不相容崗位的類型以及各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)；要建立由市公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理，各資產(chǎn)使用部門主體管理的三級(jí)管理的實(shí)物資產(chǎn)管理模式，突出使用部門的主體地位，強(qiáng)化管理部門的管理職責(zé)，明確縣市兩級(jí)資產(chǎn)管理員、各部門資產(chǎn)管理員的具體職責(zé)，解決權(quán)責(zé)不清的問題。

2、深度應(yīng)用信息系統(tǒng)

由于資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)上線時(shí)間較短，系統(tǒng)尚未完善。要充分優(yōu)化和應(yīng)用系統(tǒng)的功能，發(fā)揮信息化管理的作用，要做到以下幾方面

（1）流程內(nèi)容要全面覆蓋。要根據(jù)全生命周期管理的理念，設(shè)計(jì)涵蓋預(yù)算、購(gòu)置、運(yùn)營(yíng)、變動(dòng)、盤點(diǎn)、處置各個(gè)環(huán)節(jié)具體的業(yè)務(wù)的流程，并編制詳細(xì)的流程圖及流程說明。

（2）流程節(jié)點(diǎn)要銜接清晰。系統(tǒng)流程的設(shè)計(jì)，要注重各節(jié)點(diǎn)之間的銜接，特別是數(shù)據(jù)、表單之間的傳遞，使得上個(gè)環(huán)節(jié)任務(wù)完成后，下個(gè)環(huán)節(jié)能夠及時(shí)的了解情況。

（3）資產(chǎn)影像要直觀可視。所有資產(chǎn)在建立卡片的同時(shí)要上傳資產(chǎn)的實(shí)物圖像和權(quán)屬圖像，使管理者能清楚地識(shí)別資產(chǎn)，特別是生僻資產(chǎn)及成套資產(chǎn)，還可以運(yùn)用百度地圖來對(duì)房產(chǎn)進(jìn)行方位確認(rèn)，并將地圖影像上傳到資產(chǎn)卡片。

（4）過程記錄要及時(shí)完整。對(duì)涉及資產(chǎn)全生命周期的購(gòu)置、維修、變動(dòng)、評(píng)估、處置以及審批文件等數(shù)據(jù)均要求在系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)記錄，特別是車輛管理方面的油耗、維修、保險(xiǎn)、行駛里程、事故等日常使用信息，實(shí)行全方位管理。

（5）系統(tǒng)之間要融合管控。第一，要實(shí)現(xiàn)與核算系統(tǒng)的融合。在資產(chǎn)系統(tǒng)中錄入數(shù)據(jù)時(shí)，通過節(jié)點(diǎn)的設(shè)計(jì)，將數(shù)據(jù)及時(shí)的傳遞到財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，解決資產(chǎn)的價(jià)值管理和實(shí)物管理數(shù)據(jù)不同步的問題。第二，要實(shí)現(xiàn)與預(yù)算系統(tǒng)的融合。在編制年度預(yù)算時(shí)，預(yù)算員先在資產(chǎn)系統(tǒng)錄入次年預(yù)購(gòu)資產(chǎn)的具體內(nèi)容，再將計(jì)劃數(shù)據(jù)匯總導(dǎo)入預(yù)算系統(tǒng)，解決資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃與資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算經(jīng)常脫節(jié)的問題。第三，要實(shí)現(xiàn)與報(bào)銷系統(tǒng)的融合。在支付涉及資產(chǎn)的資金前，先在資產(chǎn)系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)，再傳報(bào)銷系統(tǒng)，增強(qiáng)日常記錄的時(shí)效性和自覺性。

（6）系統(tǒng)操作要簡(jiǎn)易便捷。要將流程圖嵌入資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，并作相應(yīng)的鏈接，使用人只需通過流程圖選擇相應(yīng)節(jié)點(diǎn)就可進(jìn)入相應(yīng)的界面進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，提高使用效率和準(zhǔn)確性。

3、引入RFID標(biāo)簽工具

RFID標(biāo)簽管理是以資產(chǎn)卡片為基礎(chǔ)，將卡片信息集成在金屬芯片上，然后通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)資產(chǎn)，獲取相關(guān)數(shù)據(jù)并傳輸?shù)叫畔⑾到y(tǒng)進(jìn)行匯總、分析、處理，實(shí)現(xiàn)實(shí)物資產(chǎn)從驗(yàn)收入庫(kù)到處置完成的全過程跟蹤管理。

運(yùn)用RFID數(shù)字標(biāo)簽進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)管理，首先要在建立資產(chǎn)卡片后及時(shí)根據(jù)資產(chǎn)編碼發(fā)行RFID標(biāo)簽，通過標(biāo)簽打印機(jī)、桌面發(fā)行器將資產(chǎn)相關(guān)信息集成在RFID標(biāo)簽上，并將其粘貼在實(shí)物資產(chǎn)身上，使其成為實(shí)物資產(chǎn)一生的身份證。在此基礎(chǔ)上，可以運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)在幾個(gè)方面：

（1）資產(chǎn)識(shí)別：通過RFID標(biāo)簽，管理人員只要一臺(tái)手持機(jī)即可實(shí)現(xiàn)對(duì)該資產(chǎn)的識(shí)別，資產(chǎn)的信息將實(shí)時(shí)的顯示在手持機(jī)上，改變了以往通過核編碼、翻賬簿、靠回憶的這種傳統(tǒng)方法，信息更全面，更直觀。

（2）資產(chǎn)巡檢:巡檢人員使用手持機(jī)掃描RFID標(biāo)簽，可隨時(shí)查看資產(chǎn)基礎(chǔ)信息，運(yùn)行記錄等，在發(fā)現(xiàn)破損、老舊等資產(chǎn)狀態(tài)不良的現(xiàn)象時(shí)，可通過手持機(jī)進(jìn)行攝像取證，以便開展預(yù)防性維修，保證資產(chǎn)安全穩(wěn)定運(yùn)行。

（3）資產(chǎn)盤點(diǎn)：盤點(diǎn)人員只需先將盤點(diǎn)數(shù)據(jù)下載到手持機(jī)上，然后在盤點(diǎn)范圍內(nèi)自動(dòng)搜索實(shí)物資產(chǎn)的RFID信號(hào)，就可將信息自動(dòng)采集到手持機(jī)進(jìn)行盤點(diǎn)，而后數(shù)據(jù)信息通過現(xiàn)已覆蓋全面的無線網(wǎng)絡(luò)傳回資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)，自動(dòng)生成盤點(diǎn)表，并提供資產(chǎn)盤盈、盤虧、信息不相符的業(yè)務(wù)處理，有效提高資產(chǎn)盤點(diǎn)效率。

4、完善監(jiān)督考評(píng)機(jī)制

（1）健全監(jiān)督檢查機(jī)制。要根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范提出的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，建立實(shí)物資產(chǎn)內(nèi)部控制主要環(huán)節(jié)的檢查表，要求監(jiān)督部門要組織對(duì)實(shí)物資產(chǎn)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，以此促進(jìn)實(shí)物資產(chǎn)管理執(zhí)行力的提高。

（2）制定績(jī)效考評(píng)細(xì)則。要從崗位職責(zé)、日常管理、信息檔案三個(gè)維度入手，將實(shí)物資產(chǎn)的安全性、完整性和高效使用作為考核要點(diǎn)，制定各單位和各部門的實(shí)物資產(chǎn)考評(píng)細(xì)則，并將考評(píng)結(jié)果納入年度績(jī)效。

（3）建立責(zé)任追究規(guī)定。要對(duì)實(shí)物資產(chǎn)損失的各類情況做出詳細(xì)責(zé)任追究規(guī)定，要求相關(guān)人員要認(rèn)真履行實(shí)物資產(chǎn)的保管和使用責(zé)任，對(duì)因工作失職或未正確使用資產(chǎn)而造成損失要依規(guī)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)賠償和行政處理。

四、實(shí)物資產(chǎn)信息化管理的目標(biāo)

通過建立集制度、系統(tǒng)、設(shè)備、監(jiān)管“四位一體”的信息化管理模式，有效地解決實(shí)物資產(chǎn)管理中的頑疾，實(shí)現(xiàn)以下“三個(gè)轉(zhuǎn)變”:

1、實(shí)現(xiàn)由粗放型管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，使崗位職責(zé)更加清晰，業(yè)務(wù)流程更加順暢，監(jiān)督管理更加到位，提高資產(chǎn)管理工作的執(zhí)行力。

2、實(shí)現(xiàn)由繁雜型管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，促進(jìn)實(shí)物資產(chǎn)的管控水平，更方便迅速的獲取信息，提高數(shù)據(jù)分析的全面性和及時(shí)性。

3、實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)型管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，通過RFID標(biāo)簽的運(yùn)用，提升資產(chǎn)識(shí)別能力，提高盤點(diǎn)效率，減少統(tǒng)計(jì)誤差。

五、結(jié)語

相信隨著行業(yè)信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)以及思想觀念的逐漸轉(zhuǎn)變，信息化管理將不斷推動(dòng)行業(yè)實(shí)物資產(chǎn)管理上水平，為行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)、持續(xù)健康發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。我們必須與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提升管理水平，才能在當(dāng)前市場(chǎng)中脫穎而出，促進(jìn)企業(yè)的不斷進(jìn)步。

[1] 井艷霞．對(duì)縣級(jí)煙草公司實(shí)物資產(chǎn)管理體系的監(jiān)督與管控[J]．管理觀察,2015(21):160-162．

[2] 徐躍明,張習(xí)發(fā),王琳,等．煙草工業(yè)企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)管理系統(tǒng)總體架構(gòu)研究與應(yīng)用[J]．通信世界, 2015(24):36-37．

[3] 鄭偉茜．地市級(jí)煙草公司ISO信息化綜合平臺(tái)研究與設(shè)計(jì)[J]．信息系統(tǒng)工程,2014(2):123-124．

（責(zé)任編輯：劉 康）