淺談如何做好會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和建議

阿爾孜古麗?買買提/新疆醫(yī)科大學(xué)綜合檔案室

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淺談如何做好會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和建議

阿爾孜古麗?買買提/新疆醫(yī)科大學(xué)綜合檔案室

【摘 要】本文闡述了會(huì)計(jì)檔案的概念，日常管理中存在的問(wèn)題，提出如何做好檔案規(guī)范化管理的建議，為檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案；規(guī)范管理

在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，無(wú)論是在國(guó)家行政事業(yè)單位，還是企業(yè)都有財(cái)務(wù)產(chǎn)生，就會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)工作，這樣必然就會(huì)出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案，在沒(méi)有從事過(guò)財(cái)務(wù)工作的人來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)檔案無(wú)非是將每次產(chǎn)生的帳目、票據(jù)裝訂在一起罷了，沒(méi)有什么其他的嚴(yán)格規(guī)定，其實(shí)大多數(shù)人的想法過(guò)于簡(jiǎn)單了。那么什么是會(huì)計(jì)檔案呢？在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這就說(shuō)明在平時(shí)整理會(huì)計(jì)檔案中，那一項(xiàng)記錄和反映財(cái)務(wù)方面工作的資料缺一不可，每一份資料根據(jù)內(nèi)容，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定劃分不同的保管期限。既然是重要的史料和證據(jù)，那就需要有專人整理和保管。各行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、建設(shè)單位等凡是有會(huì)計(jì)檔案的部門，就必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，在工作中建立、健全規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實(shí)把好會(huì)計(jì)檔案管理的每一個(gè)關(guān)口和程序。

搞好會(huì)計(jì)檔案工作，需要會(huì)計(jì)檔案人員有較高的業(yè)務(wù)知識(shí)、專業(yè)水平和很強(qiáng)的責(zé)任心，在充分學(xué)習(xí)財(cái)會(huì)專業(yè)有關(guān)方面知識(shí)的同時(shí)必不可少的就是責(zé)任心。會(huì)計(jì)檔案的主要內(nèi)容是數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)反映單位的經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)狀況來(lái)說(shuō)明問(wèn)題。所以在整理、歸檔時(shí)就要求會(huì)計(jì)檔案管理人員把好關(guān)，在會(huì)計(jì)人員交來(lái)的會(huì)計(jì)材料中嚴(yán)格把關(guān)，與會(huì)計(jì)人員一同整理歸檔。在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它們之間互相有其嚴(yán)密的制約關(guān)系，缺一不可。它們是通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)反映情況，說(shuō)明問(wèn)題的。這就需要會(huì)計(jì)人員根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理的辦法》及其特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的管理?，F(xiàn)就我本人對(duì)如何做好會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和建議。

一、在會(huì)計(jì)檔案日常管理中存在的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)檔案資料的整理存在不規(guī)范現(xiàn)象

對(duì)與每一位會(huì)計(jì)及會(huì)計(jì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，都很清楚，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)（即會(huì)計(jì)檔案案卷目錄）移交到本單位的綜合檔案管理部門保管。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人必須按期，（即當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門保管一年，第二年時(shí)移交到本單位的綜合檔案管理部門。）將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交檔案管理部門，不得自行封包保存。檔案管理部門必須按期點(diǎn)收，不得推諉拒絕。檔案管理部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任避免以后發(fā)生不必要的麻煩。檔案管理部門對(duì)于違反會(huì)計(jì)檔案管理制度的，有權(quán)進(jìn)行檢查糾正，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)當(dāng)報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)政、審計(jì)機(jī)關(guān)嚴(yán)肅處理。各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，便與調(diào)閱。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

但在現(xiàn)實(shí)的日常管理中卻存在很多客觀原因，有些單位由于經(jīng)費(fèi)緊張或者綜合檔案管理室的面積小有待調(diào)整等情況的存在，這樣勢(shì)必就直接影響到會(huì)計(jì)檔案及其他檔案及時(shí)移交到綜合檔案室。這樣就造成檔案歸檔不全。

不少單位的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門管理，存在收集不齊全，整理不標(biāo)準(zhǔn)，編號(hào)不科學(xué)的現(xiàn)象。在帳簿的處理中有的活頁(yè)帳（指往來(lái)明細(xì)帳、固定資產(chǎn)明細(xì)帳等可以拆開(kāi)的帳簿）的空白頁(yè)在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)去除而沒(méi)有去處，有的連頁(yè)編號(hào)，在死頁(yè)帳簿（指銀行日記帳、現(xiàn)金日記帳、總分類帳等不能拆開(kāi)的帳簿）的處理上有的將帳簿的總張數(shù)直接登記為一本完整帳簿的頁(yè)數(shù)而不是記錄實(shí)際帳目的張數(shù)，等等此類想象很多，一些單位都各行其是，很不統(tǒng)一。不利于管理與利用，更談不上會(huì)計(jì)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。還有幾少數(shù)單位的會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性，將會(huì)計(jì)資料連整理都不整理，這種情況在現(xiàn)在已經(jīng)很少了但還是存在的。

（二）會(huì)計(jì)檔案資料的收集不全現(xiàn)象

根據(jù)檔案法的要求，每個(gè)單位都建立了綜合檔案室，將各門類載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，基本上做到了收集齊全、分類造冊(cè)、按規(guī)范化管理排列上架。但是也有部分文件材料給忽略了，列如會(huì)計(jì)檔案與文書(shū)檔案之間屆定不清的（這里指的屆定不清是指部分會(huì)計(jì)檔案管理人員和部分文書(shū)檔案管理人員對(duì)預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料的歸檔范圍不明確），出現(xiàn)文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案兩不管現(xiàn)象。有的檔案員認(rèn)為會(huì)計(jì)工作專業(yè)性強(qiáng)，責(zé)任大，工作特殊，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)誰(shuí)經(jīng)手誰(shuí)保管，而有的則認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案有歷史憑證和法律的作用，除會(huì)計(jì)人員外別人不能介入，怕?lián)?zé)任，沒(méi)有較強(qiáng)的責(zé)任心，在隔年進(jìn)行移交時(shí)，出現(xiàn)歸檔不全或未移交齊全時(shí)也不敢多問(wèn)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)很強(qiáng)，多與少由會(huì)計(jì)人員自己定，與自己并無(wú)直接的關(guān)系，只要按移交清冊(cè)接收就行，以上出現(xiàn)的種種現(xiàn)象，造成會(huì)計(jì)檔案資料殘缺不全，給各項(xiàng)工作提供參考利用數(shù)據(jù)時(shí)帶來(lái)許多不便。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全現(xiàn)象

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀、借閱、利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都做了明確規(guī)定。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 第七條規(guī)定：各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報(bào)經(jīng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊(cè)，并應(yīng)限期歸還。

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》單從實(shí)際情況看，不少單位沒(méi)有根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自己的實(shí)際情況，建立和健全會(huì)計(jì)檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度。有的單位雖然制定了相關(guān)的規(guī)章制度，但實(shí)際上也沒(méi)有嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

在會(huì)計(jì)檔案的提供利用上存在漏洞，移交綜合檔案室后無(wú)論是借閱會(huì)計(jì)檔案還是其他檔案都要進(jìn)行檔案借閱登記、檔案利用效果登記、檔案利用事例匯編的登記，為了借閱方便及時(shí)，檔案員往往先將案卷調(diào)出來(lái)，再讓利用者查閱，（因?yàn)槭潜静块T的財(cái)務(wù)人員）用完后再進(jìn)行上述登記工作，有時(shí)因?yàn)楣ぷ髅?huì)忽略了調(diào)閱案卷的登記，致使有些案卷沒(méi)有及時(shí)歸位，在下次利用時(shí)才發(fā)現(xiàn)沒(méi)有歸還，但由于時(shí)間較長(zhǎng)很容易忘記是誰(shuí)調(diào)閱的案卷，有些調(diào)卷者會(huì)主動(dòng)歸還，而有些調(diào)閱者由于種種原因忘記歸還，這樣勢(shì)必造成會(huì)計(jì)檔案管理上的不規(guī)范，容易造成檔案的丟失。所以，無(wú)論是會(huì)計(jì)人員還是檔案人員都因該有很強(qiáng)的責(zé)任心。

以上現(xiàn)象不光在會(huì)計(jì)檔案管理中也普遍存在，同時(shí)在各種載體的檔案管理中也普遍存在，主要是檔案管理人員缺乏一定的責(zé)任心，給一些工作帶來(lái)許多麻煩。做好會(huì)計(jì)檔案的收集、歸檔、借閱等工作，是為財(cái)政工作的開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)，同時(shí)也是貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)法》的具體表現(xiàn)。目前，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的迅速，科技手段的高明，不少經(jīng)濟(jì)犯罪分子鉆會(huì)計(jì)檔案管理不嚴(yán)不規(guī)范的空子，做一些違法的行為，這就要求檔案人員和會(huì)計(jì)人員把好每一關(guān)，杜絕各類違規(guī)違法事件的發(fā)生。

二、如何做好會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理

（一）嚴(yán)格做到集中統(tǒng)一管理

按照《檔案法》的要求，各單位各部門都建立了綜合檔案室，使檔案管理工作趨于更加規(guī)范更加標(biāo)準(zhǔn)的軌道。這就要求各單位各部門的綜合檔案室及會(huì)計(jì)部門要從工作實(shí)際出發(fā)，在便于利用的基礎(chǔ)上，將各類載體的文件材料，都應(yīng)收集齊全，妥善保管。例如在會(huì)計(jì)檔案中除會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表還因?qū)⑵渌麜?huì)計(jì)檔案文件資料進(jìn)行整理歸檔保管。各單位的會(huì)計(jì)人員與檔案管理人員應(yīng)積極配合，按照《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案等各門類的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管。移交綜合檔案室后，檔案人員要按照會(huì)計(jì)檔案的要求進(jìn)行分類，分組專柜存放，并要排列有序，方便提供利用，將會(huì)計(jì)檔案排列上架。收集時(shí)，嚴(yán)格按照檔案法的標(biāo)準(zhǔn)每類會(huì)計(jì)檔案都應(yīng)由3套會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，其中2套案卷目錄在移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)交給檔案員進(jìn)行統(tǒng)一保管，另1套留在會(huì)計(jì)檔案人員手中便于查卷時(shí)使用。

（二）積極做到規(guī)范科學(xué)整理

在年終整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)，將收集起來(lái)的會(huì)計(jì)檔案，按照科學(xué)的方法進(jìn)行分類立卷、編目、歸檔。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期二類。定期保管期限分為十五年、二十五年二種。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)部門的要求，會(huì)計(jì)檔案中的報(bào)表類、憑證類、帳簿、其它類等檔案，都因按要求抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄及會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，報(bào)表類、帳簿類的案卷封皮上按規(guī)定寫(xiě)好歸檔年月日、案卷號(hào)、頁(yè)數(shù)、全宗號(hào)、目錄號(hào)等信息，在備考表上注明死頁(yè)帳簿（即現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、總分類帳等）的哪些頁(yè)為空白頁(yè)，憑證要在案卷封皮及檔案盒上填寫(xiě)清楚冊(cè)號(hào)、憑單號(hào)、案卷號(hào)、目錄號(hào)等。然后按照年度逐一形成分類（報(bào)表、帳簿、憑證、其它）每類都抄寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，每類都各編一個(gè)流水號(hào)，最后抄寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。按規(guī)定財(cái)務(wù)部門只能保存當(dāng)年一年會(huì)計(jì)檔案，第二年一律移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。在分類排列中，無(wú)論采取哪種方法，一個(gè)單位一個(gè)全宗號(hào)，會(huì)計(jì)檔案中一類給一個(gè)目錄號(hào)，順序號(hào)即案卷號(hào)每一個(gè)類給一個(gè)流水號(hào)，一個(gè)單位要采用同一種分類方法進(jìn)行立卷歸檔，便于管理。在每年的歸檔月業(yè)務(wù)指導(dǎo)中要積極主動(dòng)的與相關(guān)檔案部門取得聯(lián)系，對(duì)會(huì)計(jì)檔案及其他載體的檔案在管理中存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行咨詢，以便得到及時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不走彎路，不做無(wú)用功。

（三）認(rèn)真做到各項(xiàng)規(guī)章、制度齊全

根據(jù)《檔案法》的要求，各單位、部門無(wú)論是上級(jí)部門還是基層都應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際工作來(lái)制定相應(yīng)會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案等的收集、保管、鑒定、借閱、利用、銷毀等制度，使每個(gè)會(huì)計(jì)人員和檔案人員及單位做到有章可循。檔案部門要經(jīng)常監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)督促監(jiān)督各單位會(huì)計(jì)檔案及各類檔案的整理歸檔工作，會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理不光是檔案管理人員的工作還需要領(lǐng)導(dǎo)的支持和會(huì)計(jì)人員的積極配合。只有這樣才能讓會(huì)計(jì)檔案管理步入規(guī)范化的管理軌道。

（四）提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)、加強(qiáng)職業(yè)道德教育

無(wú)論是在那里工作，干什么工作，工作干的好與壞，都需要每個(gè)人具有良好的職業(yè)道德，社會(huì)公德，責(zé)任心，會(huì)計(jì)人員、檔案人員也是如此。

財(cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)性、法規(guī)性、政策性很強(qiáng)，需要會(huì)計(jì)人員及檔案管理人員嚴(yán)格遵守黨的各項(xiàng)政策、法規(guī)，模范地執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案工作制度，同時(shí)也要很好地貫徹執(zhí)行其他法律、法規(guī)及政策為社會(huì)主義事業(yè)做好保駕護(hù)航的忠實(shí)財(cái)會(huì)人員及保管員。在工作中做到廉潔勤政也是每一個(gè)會(huì)計(jì)人員和檔案工作者都應(yīng)做到的。每一個(gè)會(huì)計(jì)人員和檔案工作者都要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)每個(gè)人的責(zé)任心，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要經(jīng)常不斷地進(jìn)行人生觀、世界觀、價(jià)值觀的思想以及責(zé)任、紀(jì)律、道德等方面的教育，與干部考核和獎(jiǎng)懲制度掛鉤，提高業(yè)務(wù)人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德。